Startup nên bỏ chút thời gian để xây nền móng QTNS từ đó làm nền tảng cho Văn hóa DN

Dạo gần đây, dịch Covid lần thứ 4 làm cho không chỉ Hồ Chí Minh, các tỉnh miền Nam mà cả Hà Nội và một số tỉnh miền Bắc phải đóng cửa 14 ngày, rồi lại 14 ngày. Thật khổ thân cho tất cả khi phải dừng mọi thứ để đứng yên. Covid ảnh hưởng lớn khủng khiếp. Gần khu tôi ở (Hà Nội), có chị bị F0. Thế là nháo nhào phong tỏa. Nhưng trước khi phong tỏa thì anh rể tôi đã tiếp xúc với chồng của chị F0. 4 ngày sau, anh chồng cũng F0. Và thế là anh rể tôi thành F1. Tôi không ở cùng nhà, chỉ đưa con gửi bà ngoại nên thành F3. Cả nhà tôi, từ lúc biết tin F3 nên đóng cửa ở yên. Cháu nó muốn ra sân chung giữa mấy nhà chơi nhưng tôi cũng không cho. Cứ ở yên trong nhà để đỡ ảnh hưởng đến ai và cũng là để tuân thủ theo chỉ thị giãn cách của thành phố. Dù sao thì công việc của tôi là tư vấn. Từ lúc bắt đầu dịch tôi đã tìm cách dịch chyển công việc lên online. Vì thế mọi thứ với tôi vẫn bình thường. Chỉ duy việc không ra ngoài làm tôi thấy hơi oải và cân nặng tăng do không được chạy thể dục.

Ngồi nhà nên rảnh vào fb đọc tin tức. Thời điểm này, các báo liên tục chia sẻ các bài viết nói về việc cách ly F0 tại nhà và hướng dẫn cách tự điều trị khi bị dính Covid dạng nhẹ không triệu chứng. Trong cách bài báo, các ca bệnh đều tự khỏi. Có lẽ chính vì những bài báo đó mà nhiều người tự tin sẽ khỏi. Và thế, họ chạy ra hiệu thuốc mua thuốc để tự chữa. Giờ ở Hà Nội có chùm bệnh từ nhà thuốc. Ở một chiều ngược lại, tôi cũng đọc được nhiều stt chia sẻ về những nỗi mất mát khi mất đi người thân vì covid. Có người chia sẻ, bố lúc mới bị Covid trông còn khỏe mạnh. Vậy mà sau chục hôm thì bố mất. Rồi có người chia sẻ, người thân khỏe mạnh không bệnh nền, mắc covid đã mất. Rồi có stt chia sẻ về hoàn cảnh cả nhà bị covid, mất mẹ, mất bà, mất con mới sinh. Thực sự khủng khiếp. Những ai đang ở nhà và ở nhà được thì nên ở nhà. Đừng làm gì cho dù là làm từ thiện. Việc đấy sẽ có chính phủ và những người được tiêm vắc xin lo.

Ảnh hưởng của dịch bệnh không chỉ tác động đến cá nhân mà cả đến tổ chức và doanh nghiệp. Có doanh nghiệp, tôi chuẩn bị ký hợp đồng tư vấn trong Đồng Nai, bỗng đùng cái Covid nên phải dừng công ty. Và thế là hợp đồng của tôi cũng hoãn lại. Vì là tư vấn về QTNS nên tôi quen khá nhiều CEO. Hồi đợt dịch lần đầu, tôi còn nghe họ mè nheo nhân viên, than khóc với mong muốn nhân viên biết ơn họ. Họ kêu gào nhưng họ vẫn cố gượng, chia máu cho người lao động. Giờ càng ngày, tôi càng ít nghe thấy những tiếng than khóc đó. Máu của họ có lẽ chảy cũng đã nhiều. Giờ họ đang tiến hành cầm máu cho doanh nghiệp. Và khi tiến hành cầm máu, họ bắt buộc sẽ phải cắt giảm. Khi mọi thứ đã cắt giảm hết thì đến khúc cuối, CEO sẽ tiến hành cắt giảm người. Đơn giản vậy. Họ cắt giảm là họ không khóc. Còn đâu đó nếu nghe thấy CEO khóc tức là họ chưa mất máu nhiều. Tôi đã thấy, có công ty tôi từng đến tư vấn, sau covid họ đã phải đóng cửa và có công ty thì đã thu hẹp quy mô đến 50%, có công ty tạm dừng hợp đồng với toàn bộ lao động chờ đến khi hết dịch mới tiếp tục.

Ở góc ngược lại với CEO, những người lao động có diễn biến khác, nhất là giới văn phòng. Giai đoạn đầu của dịch bệnh, họ không quan tâm lắm đến việc CEO than khóc. Họ đi làm và nhận lương. Công ty hay doanh nghiệp bị sao không phải việc của họ. Với người lao động, không làm ở công ty này thì làm công ty khác. Giờ thị trường lao động có việc đang nhiều hơn người. Đến đoạn dịch lần thứ 4 này, tôi thấy có sự biến chuyển. Người lao động bắt đầu hiểu hơn cho doanh nghiệp và đang dần hiểu và than khóc cho bản thân.

Thỉnh thoảng tôi được hỏi: "Dạo này Cường làm ăn được không?" Trộm vía, năm nay tôi làm cũng ổn. Tổng kết quả doanh thu 7 tháng năm nay = 86% năm trước mặc dù quy mô người giảm đến 50%. Có lẽ thời điểm này, các công ty thấy tốt khi tiến hành tái tạo lại Hệ thống Quản trị Nhân sự. Việc này lại đúng nghề của tôi.

Lan man nghĩ ngợi ngày chủ nhật, tôi mở mail và nhận được email với nội dung: "Em là fb Nu Tran có liên hệ anh cho em xin file form mẫu xây dựng kế hoạch văn hoá doanh nghiệp ạ, anh cho em xin nhé". Rồi tôi lên fb đọc được 2 bài:
- Văn hóa vingroup đã làm gì cho tôi của anh Pham To Hoai
- Doanh nghiệp sản xuất ở quê có thể làm được gì? của anh Le Trung Thu.
Bài đầu nói về văn hóa. Giờ đọc bài về văn hoá hay doanh nghiệp, tôi hay tự đặt câu hỏi theo một vòng tròn: Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải. Những câu hỏi này chỉ để cố gắng trả lời câu: Điều gì dẫn đến văn hoá như vậy trong bài?
Cụ thể là các câu hỏi:
- Về tuyển: làm sao anh tuyển đc ng? công ty đang cần người, a tuyển ra sao?
- Dạy: anh đào tạo, xây dựng văn hoá thế nào? giờ việc cần làm gấp, anh vẫn đào tạo?
- Dùng: anh quản lý hiệu quả công việc thế nào? anh có dùng kpi không? lập kế hoạch, báo cáo, mô tả công việc?
- Giữ: anh trả lương, chế độ đãi ngộ ra sao? tiền anh bỏ ra, a có thấy xót khi vẫn cứ đào tạo hoặc nhân viên không làm được việc? khi nào thì anh cầm máu (hoà vốn)?
- Thải: để duy trì kỷ luật, ngoài việc áp dụng phạt bỏ lợn, anh còn làm gì nữa không? Khi mọi ng phản ứng anh làm thế nào? Anh có sẵn sàng sa thải khi thiếu ng làm nhưng hiệu quả và văn hoá không tốt?

Sau khi có câu trả lời, tôi sẽ đặt mọi thứ vào bức tranh - mô hình văn hóa 6 tầng mà tôi đang có trong đầu. Xin chia sẻ một chút về mô hình văn hóa của tôi.

Nếu coi tổ chức như cơ thể sống thì toàn bộ những cái chúng ta thấy như cách thức giao tiếp, ứng xử, ra quyết định, đồng phục, cơ sở vật chất chỉ là vỏ ngoài - biểu hiện của văn hóa doanh nghiệp. Chụp cắt lớp doanh nghiệp chúng ta sẽ thấy có tất cả 6 lớp vỏ (tầng).

- Tầng ngoài cùng (tầng 6 - vỏ bọc): các biểu hiện về văn hóa như cách thức giao tiếp, ứng xử, ra quyết định, đồng phục, cơ sở vật chất. Tầng 6 bị chi phối bởi tầng 5.
- Tầng 5: Hệ thống quản trị như mô tả công việc, quy định, chính sách, quy trình, máy móc theo dõi, các cấp quản lý... Tầng 5 bị chi phối bởi tầng 4.
- Tầng 4: Quan điểm quản trị/ phong cách lãnh đạo/ chiến lược. Tầng 4 bị chi phối bởi tầng 3.
- Tầng 3: Sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị kinh doanh lõi
- Tầng 2: Triết lý/ nguyên tắc hành động
- Tầng 1: Giá trị lõi - tính cách văn hóa lõi

Cũng như trên, tầng 1 chi phối tầng 2, tầng 2 chi phối tầng 3, tầng 3 chi phối tầng 4... Tất cả tạo ra 1 cấu trúc hoàn chỉnh về văn hóa doanh nghiệp. Theo cách định nghĩa thông thường, văn hóa là toàn bộ các giá trị vật chất và tinh thần. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng có văn hóa. Chỉ có thể là chúng ta chưa nhận ra nét chính mà thôi.

Bài sau viết về tâm sự và mong ước của CEO khi mới thành lập công ty (2 vợ chồng cùng làm). Đọc xong, tôi tự nhiên có ý muốn hỗ trợ anh CEO. Công ty anh ý đang trong giai đoạn đầu, 2 vợ chồng cùng làm và sắp tới có thể sẽ có thêm nhân viên. Lúc này rất tốt để vẽ ra những nét đầu tiên trong bức tranh văn hóa của mình. Theo tôi Startup nên bỏ chút thời gian để xây nền móng QTNS từ đó làm nền tảng cho Văn hóa DN. Vậy chúng ta nên làm gì?

Đầu tiên, chúng ta nên xác định các từ khóa cho Doanh nghiệp. Các từ khóa cũng có thể được hiểu là năng lực lõi (core comepentencies) của Doanh nghiệp. Chúng ta có 2 loại năng lực lõi:
- Năng lực cạnh tranh lõi (giá trị cạnh tranh cốt lõi)
- Năng lực văn hóa lõi (năng lực nhân sự cốt lõi)

Để tra được 2 loại năng lực (từ khóa này), CEO nên để ra ít buổi để tự vấn và trả lời câu hỏi:
- Nếu tự nhận xét, anh là người có tính cách thái độ thế nào?
- Năng lực nào sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh (điểm hơn so với đối thủ)?
Từ 2 câu trả lời trên, tôi ra được một tập hợp các từ khóa (năng lực). Khá nhiều. Công việc tiếp theo là lọc, sắp xếp các năng lực để phân loại xem năng lực nào xuất hiện nhiều nhất? Sau khi phân loại xong, CEO nên chọn tối đa là 5. Con số này không phải là cố định, công ty có thể chọn thêm hoặc ít đi.

Thứ hai, có được từ khóa định hình văn hóa doanh nghiệp rồi, CEO tiếp tục đưa ra các triết lý và hệ tư tưởng mà mình theo đuổi để tạo ra tầng văn hóa thứ 2. Câu hỏi mà CEO cần tiếp tục trả lời: Điều gì là bất di bất dịch, không được phép thay đổi trong tổ chức này của tôi? Câu trả lời nên ngắn gọn để nhân viên về sau dễ nhớ và có thể tạo thành các tranh tạo động lực, tuyên truyền. Ví dụ như triết lý sống của công ty tôi KC24: ăn 1 quả trả 1 cục vàng + win win + đền đáp tiếp nối + nhân quả ở hiện tại + đừng làm cho người khác điều mình không muốn người khác làm cho mình.

Thứ ba, tiếp tục trả lời các câu hỏi của tầng 3:
- Hoài bão: Lý do công ty thành lập?
- Tầm nhìn: 5 năm nữa công ty tôi sẽ thế nào về doanh thu, quy mô nhân sự, lĩnh vực?
- Sứ mệnh: Công ty tôi sẽ luôn làm gì để có thể thúc đẩy công ty đạt được tầm nhìn?
- Giá trị cốt lõi (kinh doanh): Lợi thế cạnh tranh của sản phẩm công ty tôi là gì?

Với việc viết ra, trả lời được các câu hỏi của 3 tầng văn hóa lõi này, tôi tin anh CEO sẽ thấy nhẹ nhàng khi tiến hành phát triển doanh nghiệp cũng như văn hóa của công ty sau này.

Không biết bạn có quan tâm tới văn hóa không? Nếu có cùng mối quan tâm, xin tặng anh chị và các bạn tài liệu form mẫu kế hoạch văn hóa DN. Để tải, bạn vui lòng click vào link: https://bit.ly/3kS3Lsq Tôi sẽ gửi mail sau khi nhận được thông tin của anh chị.

Nguyễn Hùng Cường (mr)
Tư vấn tái tạo Hệ thống Quản trị Nhân sự