Chỉ số KPI VẮNG MẶT Bradford Factor là gì?

Thuật ngữ “BRADFORD FACTOR” lần đầu tiên được sử dụng bởi Trường Đại học Quản lý Bradford (The Bradford University School of Management) vào những năm 1980. Trong công tác quản lý nhân sự, để đánh giá hiệu suất sử dụng thời gian làm việc, chúng ta thường dùng các chỉ số như:
- Số ngày nghỉ việc trung bình,
- Tỷ lệ vắng mặt
và tỷ lệ sử dụng thời gian làm việc…

Tuy nhiên, những chỉ số này mới chỉ xem xét ở số lượng thời gian mà chưa xét đến mức độ tác động đến công việc trong mối quan hệ phối hợp với người khác. Do đó, sẽ là thiếu sót khi không sử dụng Bradford Factor (BF), đây là chỉ số không chỉ đo lường về mức độ chuyên cần mà còn chỉ ra sự tác động của sự nghỉ việc đến hiệu quả công việc. BF dựa trên lập luận rằng một nhân viên có số ngày nghỉ càng nhiều và quan trọng hơn là càng nhiều lần sẽ càng ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả công việc của tổ chức (bao gồm các vị trí phối hơp ngang dọc trong quy trình hệ thống)

Tại sao cần có Bradford Factor?

Bạn thử tưởng tượng tại công ty, nhất là đối với SMEs, mỗi vị trí chức danh thường chỉ do 1 nhân viên phụ trách. Nếu vì một lý do nào đó mà nhân viên này thường xuyên nghỉ lại đúng vào những thời điểm quan trọng, khó khăn thì đây đúng là sự “kinh hoàng” cho người quản lý. Điều này làm gián đoạn dòng chảy công việc, khiến công việc bị ngưng trệ và làm rối loạn quy trình phối hợp gây nên những ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả công việc, chỉ số này đo lường sự ảnh hưởng đó.

💥💥💥CÔNG THỨC:

Công thức tính BRADFORD FACTOR như sau:
BF = S x S x D

S: là số lần nghỉ làm thực tế trong kỳ (không bao gồm những ngày nghỉ theo chế độ mà thuộc quyền lợi của NLĐ theo quy định của pháp luật như nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ cưới…). Ví dụ trong năm nay anh A nghỉ 10 lần. Vậy S là 10. Số lần này lấy từ những lần nghỉ có xin phép và không xin phép. Tức là số lần nghỉ làm.

D: là tổng số ngày nghỉ trong kỳ. Ví dụ tổng 10 lần anh A nghỉ là 20 ngày. Vậy D là 20. Số ngày nghỉ này được xác định bao gồm có xin phép và không xin phép.

Có thể thấy rõ hơn qua ví dụ so sánh dưới đây:
Trường hợp 1: Anh A nghỉ 10 lần, tổng số ngày nghỉ 20 ngày => BF = 10 x 10 x 20 = 2000
Trường hợp 2: Anh B nghỉ 1 lần, tổng số ngày nghỉ 20 ngày => BF = 1 x 1 x 20 = 20
Trường hợp 3: Anh C nghỉ 1 lần, tổng số ngày nghỉ 30 ngày => BF = 1 x 1 x 30 = 30

Như vậy, mặc dù tổng số ngày nghỉ của hai người cùng là 20 ngày, nhưng chỉ số BF của A gấp B đến 100 lần cho thấy mức độ vắng mặt của A nhiều hơn B do mức độ gián đoạn trong công việc của A (10 lần) nhiều hơn của B (1 lần).
Bên cạnh đó, cũng có thể thấy rằng, mặc dù tổng số ngày nghỉ của C (30 ngày) lớn hơn A (20 ngày), nhưng BF của A lớn hơn rất nhiều so với C do mức độ gián đoạn của A (10 lần) lớn hơn so với C (1 lần).

Bradford Factor Index = S x S x D

ÚNG DỤNG CỦA BRADFORD TRONG QUẢN TRỊ THẾ NÀO?

Trong quản trị, người ta sử dụng thang đo (Bradford Factor Scales) để xác định tiêu chuẩn và những giới hạn về số ngày nghỉ và số lần vắng mặt, quy định để các nhân viên tự điều chỉnh hành vi nghỉ việc của mình. Theo đó, sau khi xác định được chỉ số BF theo công thức ở trên, bạn sử dụng thang đo này để xác định chỉ số BF đó nằm trong “vùng” nào của thang đo, từ đó có những hành động quản trị phù hợp để tránh ảnh hưởng không tốt đến công việc.

Thông thường thang đo có thể được phân thành 5 vùng chính như sau:
1. Vùng an toàn: Nếu BF thuộc vùng này được coi là bình thường.
2. Vùng quan tâm: Nếu BF thuộc vùng này thì đủ để người quản lý lưu tâm và cân nhắc về vấn đề kỷ luật.
3. Vùng quan ngại: Nếu BF thuộc vùng này thì người quản lý bắt đầu hành động kỷ luật theo quy định của Công ty và pháp luật lao động (hình thức khiển trách: cảnh báo bằng miệng/hoặc văn bản, kéo dài thời hạn nâng bậc lương hoặc chuyển làm việc khác có mức lương thấp hơn ...)
4. Vùng quan ngại đặc biệt: Hãy hiểu rằng, những nhân sự thuộc nhóm này thực sự không còn yêu quý công việc hiện tại và công ty bạn nữa đâu. Lên kế hoạch tuyển người, ai giữ được thì giữ, ai thực sự muốn ra đi thì hãy để họ đi
5. Vùng nghiêm trọng: Nếu BF thuộc vùng này thì người quản lý xem xét việc sa thải

Tùy vào đặc điểm của công ty mà ngưỡng xác định vùng khác nhau

Nguồn: Nguyễn Bá Anh