Khung đo lường hiệu suất làm việc và văn hóa doanh nghiệp là gì?

Thấy có bạn đi khắp các Group để hỏi nên mình up lên đây.

"Em chào anh/chị!
Em làm HCNS tổng hợp mới chuyển sang C&B chuyên sâu nên còn nhiều vấn đề vướng mắc chưa hiểu rõ, hiện tại em đang làm cho một công ty về thời trang, anh/chị có kinh nghiệm làm về KHUNG ĐO LƯỜNG HIỆU SUẤT LÀM VIỆC của nhân viên và KHUNG ĐO LƯỜNG VĂN HÓA của doanh nghiệp cho em tham khảo với ạ. Em cũng tự tìm hiểu các tài liệu nhưng chưa hệ thống được kiến thức để áp dụng vào thực tế doanh nghiệp. Hi vọng anh/chị có thể chỉ dẫn giúp em ạ. Em cảm ơn anh/chị!"

Trước khi đi vào chia sẻ cách làm, tôi nghĩ chúng ta nên cùng hiểu về thuật ngữ KHUNG: Theo nghĩa đen là "vật cứng có hình dạng nhất định dùng làm cái bao quanh các phía để lắp đặt cố định lên đó một vật khác. Ví dụ: khung ảnh, khung thêu". Như vậy, hiểu nôm na: KHUNG ĐO LƯƠNG HIỆU SUẤT LÀM VIỆC VÀ KHUNG ĐO LƯỜNG VĂN HÓA là "vật" có hình dạng nhất định dùng làm cái bao quanh, khuôn để đo lương hiệu suất cũng như văn hóa. Nếu hiểu như này thì 2 cái Khung kia chính là tập hợp các tiêu chí để đo lương Hiệu suất làm việc (KPI), và văn hóa.

Rồi, xong định nghĩa, là đến phàn chia sẻ kinh nghiệm:
1. Kinh nghiệm làm KHUNG ĐO LƯỜNG HIỆU SUẤT LÀM VIỆC hay xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc (KPI). Vụ này thì đúng là tủ của tôi. Xin mời cả nhà đọc các bài sau:

- Mô hình chuỗi giá trị dùng để làm gì cho nghề nhân sự ? http://blognhansu.net.vn/?p=8221
- Tại sao cần phải dùng BSC & KPI ? http://blognhansu.net.vn/?p=18264 
- Quy trình và hướng dẫn xây dựng Key Performance Indicator (KPI) – chỉ số đánh giá thực hiện công việc http://blognhansu.net.vn/?p=7370
- Xây dựng KPI tắt (“dối") như thế nào cho nhanh? http://blognhansu.net.vn/?p=21864
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 1: 11 thứ bắt buộc cần có để xây dựng KPI http://blognhansu.net.vn/?p=19981
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 2: làm cho CEO và Quản lý thấy bức tranh lớn về thệ thống QTNS http://blognhansu.net.vn/?p=20337
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 3: BSC – Chiến lược và cuộc họp hội đồng kiến trúc Doanh nghiệp http://blognhansu.net.vn/?p=20365
- Case: CEO FPT thuyết giảng bản đồ chiến lược (BSC) cho sếp Vingroup http://blognhansu.net.vn/?p=20394
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 4: cùng CEO hoàn thiện bức tranh chi tiết http://blognhansu.net.vn/?p=20385
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 5: KPI theo hành trình khách hàng http://blognhansu.net.vn/?p=19732
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 6: xây dựng KPI phòng – tâm tình giữa CEO và TBP http://blognhansu.net.vn/?p=20411
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 7: KPI nhân viên và tính toán phân bổ KPI http://blognhansu.net.vn/?p=20438
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 8: cơ chế chính sách thúc đẩy hoàn thành KPI http://blognhansu.net.vn/?p=20464
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 9: CEO sẽ quản lý nhân sự đội sale (kinh doanh) như thế nào? http://blognhansu.net.vn/?p=20119
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 10: Triển khai thực hiện KPI – con đường gian nan bắt đầu http://blognhansu.net.vn/?p=20528
- Quyết định tự đạp đổ bát cơm của mình – chia sẻ file tài liệu full về KPI và BSC được dùng để mở lớp http://blognhansu.net.vn/?p=22785

Đấy, tôi đã chia sẻ hết các kinh nghiệm cũng như tài liệu luôn rồi. Tóm lại các bài trên được rút gọn trong lưu đồ dưới đây:

Để ý kỹ sẽ thấy, tôi đã phối hợp 2 phương pháp xây KPI: BSC - KPI (KPI từ chiến lược) và JD - KPI (KPI từ mô tả công việc). Thực sự thì chia sẻ trong một bài rất dài mà tóm gọn thì chỉ cần có lưu đồ kia là được. Các bước làm của tôi như sau:
- Bước 1: Xác định chiến lược (bản đồ chiến lược) công ty
- Bước 2: Xác định và thiết lập các chỉ tiêu (KPI) chiến lược
- Bước 3: Phân bổ KPI từ KPI công ty xuống bộ phận
- Bước 4: Thiết lập thư viện KPI
- Bước 5: Phân bổ, rút gọn KPI cho từng vị trí
- Bước 6: Phân bậc KPI
- Bước 7: Xây dựng chính sách đãi ngộ
- Bước 8: Xây dựng hệ thống theo dõi các chỉ số KPI

Cách phối hợp này khắc phục được 2 vấn đề:
- Nhân viên được thưởng nhưng công ty lỗ (JD - KPI)
- Nhân viên không biết cách thức triển khai hoặc (BSC - KPI)

Trường hợp anh chị em đọc vẫn chưa hiểu, thân mời cả nhà tham gia lớp học BSC và KPI tôi trực tiếp chia sẻ: http://daotaonhansu.net/ky-thuat-xay-dung-bsc-kpi/.

2. Kinh nghiệm về làm KHUNG ĐO LƯỜNG VĂN HÓA. Khi nhắc đến từ khóa này, tự nhiên tôi nhớ đến mấy nghiên cứu về văn hóa. Một trong số đó là bộ câu hỏi để đánh giá được sức khỏe văn hóa của Doanh nghiệp Denision. Chi tiết vui lòng xem bài: Doanh nghiệp của anh chị có đang bị bệnh ? ( http://bloggiamdoc.com/?p=340 )

Xin được gửi cả nhà 12 câu hỏi để đánh giá DN và vẽ lên sức khỏe của DN mình.

Câu 1: Tôi hiểu rất rõ ràng về định hướng chiến lược của công ty 
Câu 2: Chúng tôi liên tục theo dõi tiến trình của chúng tôi theo các mục tiêu đã nêu của công ty. 
Câu 3: Tầm nhìn của công ty tạo ra sự phấn khích và động lực cho nhân viên 
Câu 4: Khi bất đồng xảy ra, chúng tôi cùng cố gắng hết sức để đạt đến những giải pháp “cùng thắng” 
Câu 5: Việc điều phối các dự án thông qua các phòng ban khác nhau của công ty chúng tôi là tương đối dễ dàng. 
Câu 6 : Việc không quan tâm đến các giá trị cốt lõi của công ty sẽ làm cho chúng tôi gặp rắc rối. 
Câu 7: Mọi người đều tin tưởng là mình sẽ có những tác động tích cực. 
Câu 8 : Công việc được thiết kế sao cho mọi người đều thấy được mối liên hệ giữa công việc của họ đến mục tiêu của tổ chức. 
Câu 9: Khả năng của mọi người là không ngừng được nâng cao. 
Câu 10: Những cách làm mới và mang tích chất tiến bộ luôn luôn được thông qua 
Câu 11: Khách hàng luôn ảnh hưởng đến các quyết định của chúng tôi 
Câu 12: Chúng tôi luôn xem thất bại là cơ hội để học hỏi và tiến bộ 

Theo nghiên cứu là vậy, còn một cách khách để làm ra khung đo lường văn hóa là tham khảo bộ tài liệu số 05 (BTL05) hướng dẫn xây dựng văn hóa doanh nghiệp (http://blognhansu.net.vn/?p=18222). Trong này có một số tài liệu cũng hay và có vẻ đúng đầu bài:

1. Tài liệu nghiên cứu và hướng dẫn xây dựng VHDN 109 trang
2. Phụ lục 1 tiêu chuẩn phân cấp văn hoá doanh nghiệp: 4 trang.
3. Phụ lục 2 danh mục trọng số các yếu tố VHDN: 1 trang.
4. Phụ lục 3 check list các loại nghi lễ trong DN: 1trang.
5. Phụ lục 4 hướng dẫn xây dựng slogan cho công ty: 5 trang.
6. Phụ lục 5 tài liệu huấn luyện văn hoá giao tiếp ứng xử nơi công sở: 27 trang.
7. Phụ lục 6 quy định về văn hoá giao tiếp của CNV: 2 trang.
8. Phụ lục 7 bảng đánh giá mức độ phong cách giao tiếp của CNV: 1trang.
9. Phụ lục 8 danh mục các triết lý kinh doanh của DN: 2 trang.
10. Phụ lục 9 mẫu triết lý về phương châm quản lý công ty 2 trang.
11. Phụ lục 10 bảng phân quyền cho CNV công ty 2 trang.
12. Phụ lục 11 check list hê thống văn bản nội bộ doanh nghiệp 3 trang.
13. Phụ lục 12 danh mục các giá trị tính cách mà DN hướng tới: 4 trang.
14. Phụ lục 13 câu hỏi phỏng vấn khách hàng về văn hoá doanh nghiệp 1 trang.
15. Phụ lục 14 câu hỏi phỏng vấn ứng viên về VHDN 3 trang.
16. Phụ lục 15 câu hỏi phỏng vấn về lý tưởng – niềm tin – sự thoả mãn của nhân viên 3 trang.
17. Phụ lục 16 checklist kiểm tra đạo đức trong văn hoá tổ chức 3 trang.
18. Phụ lục 17 checklist thăm quan và đánh giá VHDN 3 trang.
19. Phụ lục 18 bảng đánh giá điểm phân cấp văn hoá doanh nghiệp 1 trang.
20. Phụ lục 19 bản đánh giá VHDN tham khảo 5 trang.

Ngoài ra còn một cách khác mà tôi nghĩ ra đó là xây dựng năng lực văn hóa lõi (Core competencies) rồi tạo ra bộ đánh giá các hành vi nhân viên xem có tuân theo năng lực lõi đó không. Cụ thể tôi sẽ làm như sau:

Bước 1: Tìm ra các từ khóa (tính cách, thái độ ... tính từ) nói về tổ chức. Ví dụ như ở #KC24 có 3 từ khóa: Tự chủ,
Nhiệt tình, Trắc ẩn. Đây có thể gọi là giá trị cốt lõi của tổ chức.
Bước 2: Định nghĩa các từ khóa đó. Ví dụ:
- Tự chủ: Không để người khác sai bảo trong nhiệm vụ của mình; Tự nghĩ ra việc
- Nhiệt tình: Giúp đỡ người khác khi có thể
- Trắc ẩn: Thấy mủi lòng, thương người hoặc đồng cảm khi thấy tình huống cảm động
Bước 3: Phân bậc cho các từ khóa
Bước 4: Định nghĩa hành vi cho từng bậc
Bước 5: Xây dựng bài đánh giá nhân viên xem có năng lực phù hợp với các định nghĩa không

Vậy là ra Khung đo văn hóa. Chúc bạn hoàn thành nhiệm vụ.

Nguyễn Hùng Cường | KC24