Deadline chết đến đít rồi nhưng vẫn còn đủng đỉnh…

Cái cảm giác làm việc với người có năng lực yếu nhưng lại có thái độ không chủ động hoặc vô tâm khi xử lý công việc thật khó chịu. Đây là cái cảm giác lần thứ 3+ nên tôi nghĩ rằng mình nên viết ra để lưu giữ lại kinh nghiệm cũng như kiến thức của mình mới được. Cả 3 lần đều liên quan đến tổ chức sự kiện, và cả 3 đều dính tới người làm trưởng ban tổ chức. Tình huống nói chung là như thế này:

Sự kiện được thống nhất tổ chức với các mục tiêu sau:
- Số người tham dự: 80
- Số đăng ký: 120
- Địa điểm: sẽ dự kiến trước sau đó chốt dựa trên số lương người xác nhận tham dự (chuyển khoản trước)
- Thời gian: chốt một ngày cụ thể

Để sự kiện diễn ra, sẽ có một người làm trưởng ban tổ chức (gọi là Leader). Nhiệm vụ của leader là làm thế nào để sự kiện diễn ra đạt mục tiêu. Cụ thể hơn về công việc của leader:
+ Lên kế hoạch và phân công công việc dự kiến cho sự kiện
+ Nắm thông tin, điều phối phân công công việc
- Viết bài thông báo mời họp BTC
- Họp các thành viên cộng đồng lập BTC
- Điều hành các cuộc họp BTC để chốt các vấn đề trong kế hoạch dự kiến
- Theo dõi, quản lý , thúc đẩy, hỗ trợ các thành viên hoàn thành công việc
+ Truyền thông cho sự kiện
- Viết bài thông báo chung về sự kiện
- Thiết kế in ấn
+ Liên hệ hậu cần
+ Đầu mối liên lạc giữa các đối tác và nhà tài trợ
+ Tham gia các công việc khác

Trong các công việc trên, đối với leader thì quan trọng nhất là 2 việc đầu. Mọi việc sẽ chẳng xay ra vấn đề gì nếu như:
- Leader có trách nhiệm, chủ động với kế hoạch công việc chi tiết, luôn theo dõi nắm thông tin, thúc đẩy, theo dõi hỗ trợ anh em. Kịp thời đưa ra các quyết định điều chỉnh để sự kiện đạt mục tiêu.
- Anh em làm việc nhiệt huyết, cũng chủ động như leader và biết công biết việc để làm.

Thường ở các sự kiện thì tôi đứng với vai trò hỗ trợ truyền thông hoặc truyền thông. Ngoài ra tôi còn hỗ trợ, dự phòng cho tất cả các vị trí từ hậu cần, tài trợ, kỹ thuật, MC, diễn giả…

Tuy nhiên như tôi nói ở trên, thật không may khi đôi khi tôi gặp phải Leader có năng lực yếu (không có kinh nghiệm tổ chức sự kiện) nhưng lại có thái độ không chủ động hoặc vô tâm khi xử lý công việc. Hay chính xác hơn là họ không hề có chút kỹ tĩnh nào trong quá trình chuẩn bị sự kiện. Họ chuẩn bị kế hoạch một cách sơ sài, công việc thì cứ viết vài dòng phân công rồi gửi mail hay nhắn tin cho thành viên, không quan tâm xem họ có nhận được không. Rồi họ cũng không để tâm đến việc các thành viên của sự kiện chuẩn bị đến đâu, kết quả thế nào. Cảm giác như kiểu thế nào cũng được. Họ còn không thèm hỏi hay nhờ tôi hỗ trợ. Haizz. Nói chung là khó chịu lắm.

Cụ thể 3 lần mà tôi nhớ về việc leader như ở trên như sau:

Lần 1, tổ chức sự kiện với chị tên LH. Chị tham gia với tôi theo kiểu tình nguyện nhận vị trí. Không có hỗ trợ, hay phụ cấp gì. Sự kiện này là sự kiện cộng đồng. Sau khi chốt mọi thứ như ở trên: mục tiêu, phân công, các thành viên bắt đầu tiến hành công việc. Tôi truyền thông liên tục nhưng kết quả không được là bao. Chỉ còn 5 ngày nữa là sự kiện diễn ra nhưng số lượng đăng ký chỉ là 20. Số đóng phí còn ít hơn, khoảng 10 người gì đó. Không thấy chị đả động hỏi han hay truyền thông gì, tôi sốt ruột quá nên kêu lên: “Chị ơi! Tình hình hiện tại mới có thể. Em lo quá chị ạ!”. Chị hồn nhiên trả lời: “Em yên tâm. Không sao đâu. Chị tin là chúng ta sẽ đạt mục tiêu khi sự kiện diễn ra”. Tôi nghe xong mà bực đến độ không muốn nói. Vì dù sao chị cũng là tình nguyện. Tôi nghĩ chắc chị để tâm tới việc khác của chị hơn. Dần dần, sau lần đấy tôi ít hợp tác với chị hơn.

Lần 2, gần đây hơn. Sự kiện đấy là kêu gọi tình nguyện hiến máu. Khổ cái là nó rơi vào đúng dịp dịch bệnh nên đã khó lại càng khó. Lần này leader được giao cho một bạn gái mới vào thử việc công ty tôi. Tức là bạn ăn lương để làm việc này. Bạn nhận công việc, kêu khó rồi sau đó để đấy. Cứ khi nào tôi dục truyền thông thì bắt đầu mới thúc bên truyền thông làm việc và chủ động truyền thông. Còn không thì giống như chị LH ở trên. Bạn không quan tâm xem đã bao nhiêu người đăng ký hiến máu. Cũng không quan tâm xem nên truyền thông chỗ nào để có thể thu hút được số lượng đông hơn. Sự kiện đó sau đổi thành sự kiện từ thiện. Tôi phải chủ động cung cấp thông tin về số lượng người quyên góp tiền, số tiền quyên góp được. Rồi thứ 7 cũng đến. Trong khi hôm sau, theo lịch là sẽ diễn ra chương trình, thì đáng ra lúc này phải tiến hảnh tổng duyệt, nhắc nhở mọi người hoàn thành công việc. Nhưng không! Tới tận 5h chiều thứ 7 hôm ấy tôi vẫn không thấy bạn đả động gì. Tôi cáu và yêu cầu bạn báo cáo. Bạn nói: “Em đã gửi kế hoạch cho mọi người rồi. Chúng ta cứ theo kế hoạch mà làm”. Tôi hỏi: “Kế hoạch gì? Anh làm cái gì? Mọi người làm cái gì?”. Bạn bảo để bạn mở kế hoạch ra rồi chụp ảnh cho tôi các đoạn công việc. Tôi trả lời: “Em làm sao thế. Em giao công việc bằng cách gửi cái mail với cái file rồi kệ nó không quan tâm xem người ta đã đọc hay chưa à? Rồi em cũng không quan tâm xem kết quả thế nào đúng không?”. Bạn: “Em tưởng mình có văn hóa TỰ CHỦ nên mọi việc cứ thế mà làm chứ!”. Thôi xong! Tôi đã có nhân viên mắc bệnh “em tưởng”. Sau vụ đấy, tôi phải ngồi lụi hụi viết ra quan điểm để các bạn khác không gặp phải.

Quan điểm trong công việc: Đừng bao giờ mắc bệnh "em tưởng". Tính cách lõi của tổ chức là "tự chủ". Điều này đồng nghĩa với việc các thành viên trong tổ chức cần phải chủ động trong công việc của mình, tránh để nhắc nhở.

Tuy nhiên khi tiếp cận với tính cách này, một bệnh xuất hiện đó là "em tưởng". Chúng ta được giao một công việc nào đó (lead), rồi sau đó chúng ta phân công lại công việc cho mọi người. bằng cách viết mail, gửi file kế hoạch ... Vì nghĩ rằng văn hóa có tính cách tự chủ nên chúng ta tưởng rằng những người trong đó họ sẽ chủ động đọc mail, chủ động thực hiện và chủ động báo cáo. Còn chúng ta chỉ ngồi chờ kết quả . Vô hình chung, chúng ta mắc bênh. Chúng ta ngồi không và chờ. Chúng ta không còn tính cách chủ động nữa. Sao lại ngồi không chờ kết quả mà không phải là chủ động kiểm tra xem tiến độ của mọi người đến đâu, chủ động nghĩ trước các phương án, chủ động backup anh em., chủ động cập nhật thông tin cho đội nhóm ...

Đó chính là chủ động.

Lần 3, là một bạn trai. Bạn cũng giống như bạn gái ở trên: ăn lương để tổ chức sự kiện. Tuy nhiên ở đây có điểm khác là bạn trai có nhiệm vụ chuyên tổ chức sự kiện. Nghĩa là trong bản chỉ tiêu giao hàng tháng có chỉ số (KPI) về tổ chức sự kiện và số lượng người trung bình tham dự. Bạn làm việc được với tôi tầm 4 tháng và đã trải qua khoảng 8 sự kiện. 8 sự kiện ấy tôi để bạn làm leader nhưng vẫn thúc và hỗ trợ truyền thông đằng sau. Nói chung, mọi thứ đều ok cho đến bây giờ. Tôi thấy bạn cũng bắt đầu bắt được nhịp, cộng với việc bạn cũng đã có kinh nghiệm tổ chức sự kiện và cũng từng khởi nghiệp nhưng thất bại nên quyết định để bạn chủ động gần như hoàn toàn. Tôi sẽ tập trung vào dự án khác. Thời điểm này, cũng đúng dịp công ty tách ra làm việc online ở nhà.

Sự kiện lần 3 là sự kiện hội nghị trực tuyến có thu phí (50k/ người) diễn ra vào chiều thứ 7. Dự kiến khoảng 80 – 100 người sẽ chuyển khoản tham gia. Đây cũng là sự kiện kết hợp với lễ khai giảng một khóa học online. Như đã nói ở trên, tôi tập trung dự án khác, cho đến chiều thứ 7 tuần trước, tôi kiểm tra mới thấy có 10 người đăng ký và 2 người đóng phí. Nhắc nhở thì được lời động viên anh cứ yên tâm. Tôi nghĩ bạn ăn lương, thu nhập gắn với KPI người tham gia sự kiện, chắc bạn cũng không đến nỗi như chị LH ở trên. Do đó tôi tiếp tục kiên nhẫn chờ sang tuần sau.

Thứ hai qua đi. Tình hình đăng ký vẫn vậy. Tôi bắt đầu sốt ruột. Tôi thúc (qua phần mềm chat) : “Này em cần anh hỗ trợ gì hay làm gì thì bảo anh nhé”. Bạn trai : “Vâng. Anh cứ để em lo. Anh mời giúp em diễn giả là được”. Tôi : “OK ! Anh V nhé !”. Bạn leader : “Vâng”. Thứ ba rồi thứ 4 trôi. Sự kiện lên được 33 đăng ký. Bạn trai vẫn không thèm hỏi tôi xem gọi điện cho diễn giả thế nào? Chốt được chưa ? Diễn giả sẽ nói nội dung gì ? Thứ 5 tới, nóng ruột quá nên tôi báo : "Diễn giả đã chốt xong rồi nhé. Em còn việc gì không ? Anh thấy số lượng đăng ký ít quá. Trong khi việc chuẩn bị thì nhiều". Rồi tôi nói tiếp : "33 đăng ký, trong đó 11 chuyển phí. Chủ đề hay mà đến giờ mới có tứng đó đăng ký thì thấp quá em ạ. Tới thời điểm này là hết thứ 5, chúng ta chỉ còn 1 ngày nữa. Em định làm gì?". Leader trả lời : "Với phương án của e là tiếp tục truyền thông, nhắc lịch, nhắc đóng phí trên các kênh. Kết hợp với nội dung giải mã. Vừa để tăng số lượng lớp mới, vừa mời học viên giải mã đang học để gia tăng số người tham dự”. Nghe xong tôi cay quá. Tôi nghĩ về 2 bài học ở trên. Tôi chờ câu nói có vẻ sốt ruột về sự kiện của bạn Leader. Ai ngờ bạn bình thản như không. Tôi cũng chờ hôm nay bạn phải kiểm tra lại toàn bộ các công việc cần làm, tổng duyệt các kịch bản cho sự kiện đền còn thiếu xót gì thì thứ 6 chuẩn bị cho kịp.

Tôi quả thực nóng và tiếp tục trao đổi. Tôi đoán bạn không hiểu rằng kỳ vọng về sự kiện của tôi ra sao. Chắc bạn nghĩ chỉ cần sự kiện tầm 10 – 20 người là được. Tôi: “Anh chốt nhé. Sự kiện này cần đạt 100 người đăng ký. Và số lượng dự (đóng phí) 80 người”. Nói đoạn này, tôi hi vọng bạn sẽ sửng sốt và trao đổi kỹ hơn về con số này. Chỉ có 1 ngày thì làm sao mà tử 30 lên 100 được? Bạn hành xử không như tôi hi vọng. Bạn trả lời: “Vâng”. Thế là hết, tôi thực sự nóng. Tôi hỏi (chat) liên tục:
- Em vâng thế thôi á?
- Anh có rất nhiều câu hỏi cho sự kiện thứ 7
- Ví dụ như ai sẽ host?
- Ai là người checkin và checkin thế nào?
- Rồi lúc nào thì tổng duyệt sự kiện?
- Diễn giả sẽ chia sẻ cái gì?

Một lúc sau bạn mới trả lời: “E là host. E check in. Chiều mai e sẽ lấy danh sách. Chốt lịch. Phương án check in là Invite hoặc gửi thông báo trên Zalo ,Mail. Danh sách mình có thì ai vào thừa luôn có ng trực để kick ra và e cũng làm luôn nhiệm vụ đó. Chương trình này online nên sáng thứ 7 e sẽ lên công ty kiểm tra lại hết về kỹ thuật. E và a làm tại công ty luôn. Các diễn giả đều biết dùng phần mềm rồi. Còn về nội dung e sẽ liên lạc trực tiếp với diễn giả để trao đổi”. Đọc đoạn chat này là tôi biết bạn không làm kế hoạch một cách nghiêm túc rồi. Quả đúng như vậy khi tôi mở kế hoạch ra. Tôi hỏi tiếp: “Chưa đủ! Người tham dự thì sao? Kệ họ? Họ thích vào thì vào? Không thích thì thôi?”. Câu trả lời của bạn đại ý là sẽ thông báo cho người tham dự kèm hướng dẫn vào chiều thứ 6. Tôi bức xúc quá. Với cương vị tôi là người tham gia, tôi sẽ không vui khi mà lịch trình cùng với hướng dẫn tham gia được gửi một cách muộn màng như vậy. Tôi có cảm giác BTC không hề tôn trọng tôi với cương vị khách tham dự sự kiện.

Đúng là Deadline chết đến đít rồi nhưng vẫn còn đủng đỉnh…

Nguyễn Hùng Cường
HN 16/4/2020