Nói chung, hoạt động trong lĩnh vực Quản trị Nhân sự, tôi thấy ngành này cũng có quy luật. Ví dụ như cứ giữa năm hoặc cuối năm là mọi người lại rộ lên việc xây dựng, đánh giá hiệu quả công việc. Và từ khóa hót là "KPI". Tuy nhiên từ này được sử dụng đến mức lạm dụng cho nên nhiều anh chị em không phải là người có chuyên môn cũng được giao "xây KPI". Điều này đồng nghĩa với việc Quản trị Nhân sự ngày càng được cộng đồng quan tâm. Tôi mừng khi mình là một trong những người tạo ra sóng này.
Và để góp thêm chút gió cho "cuộc cách mạng", hôm nay, nhân lúc sáng rảnh rỗi, tôi ngồi bàn và viết vài dòng với chủ đề: Xây dựng KPI tắt như thế nào cho nhanh? Với kinh nghiệm của tôi, sau khi mình xây KPI đủ nhiều (ý tôi là > 1000 chỉ số), tôi có quy luật. Đơn giản là trả lời câu hỏi: Làm thế nào để đo được hiệu suất - tức:
- Khối lượng
- Chất lượng
- Tốc độ hoàn thành
của người thực hiện công việc đó?
Hoặc câu hỏi: Với đầu việc này, như thế nào được gọi là tốt/hoàn thành/đúng giờ/ đúng hạn?
Tôi cứ lẩm bẩm vậy khi mở mô tả công việc ra. Đo thế nào nhỉ? Rồi sau khi ra chỉ số, tôi lại tự hỏi: Chỉ số này có Smart - tức:
- Cân
- Đo
- Đong
- Đếm
được hay không? Nếu trả lời được tức là chỉ số tốt/ ổn.
Vậy thôi. Tôi đã viết bài xong. Làm KPI đơn giản như đan rổ vậy. Trả lời được 2 câu hỏi trên, đồng nghĩa với việc chúng ta ra chỉ số KPI.
Hmm (suy nghĩ).... Tôi nghĩ tôi cần viết thêm kẻo anh chị em không hiểu. Tôi làm KPI tắt theo các bước sau:
Bước 1: Mở mô tả công việc ra. Nếu chưa có MTCV thì làm mô tả công việc.
Bước 2: Nhìn vào từng đầu công việc rồi lẩm bẩm khẩu quyết ở trên
Bc2.1. Làm thế nào để đo được hiệu suất - tức:
- Khối lượng
- Chất lượng
- Tốc độ hoàn thành
- Chi phí
của người thực hiện công việc đó?
Hay trả lời câu hỏi khẩu quyết: Công việc như thế nào là đạt về số lượng, chất lượng, thời gian, chi phí?
Bc2.2. Có được câu trả lời rồi thì chuyển đổi câu trả lời về mẫu KPI:
Số + ...
Tỷ lệ + ..
Thời gian ...
Ví dụ đơn giản: Chúng ta có CÔNG VIỆC: ĂN CƠM
Công việc "Ăn cơm" như thế nào là đạt về:
- Số lượng: Ăn hết 1 tô cơm
- Chất lượng: Ăn vui vẻ (Dạ ko bị la “ ăn đi con” hoặc ba mẹ khen)
- Thời gian: Ăn trong thời gian quy định (15 phút)
- Chi phí:
Chuyển đổi câu trả lời về mẫu KPI:
+ Đạt về số lượng: Ăn hết 1 tô cơm
>> KPI:
- Số tô cơm con cần ăn hết: 1 tổ
- Tỷ lệ số tô cơm con ăn được/ tổng số tô cơm con cần ăn: 100%
+ Đạt về chất lượng: Ăn vui vẻ (Dạ ko bị la “ ăn đi con” hoặc ba mẹ khen)
>> KPI:
Không bị la:
+ Số lần ba mẹ la con khi ăn: 0
+ Tỷ lệ số bữa ăn ba mẹ la con khi ăn/ tổng số bữa ăn: 100%
Ba mẹ khen:
+ Số lời khen của ba me cho con
+ Tỷ lệ số bữa bố mẹ hài lòng về con/ tổng số bữa ăn
+ Đạt về thời gian: Ăn trong thời gian quy định (15 phút)
>> KPI:
- Số lần ăn muộn hơn so với quy định: 0
- Thời gian trung bình con ăn cơm/ 1 bữa: 15 phút
- Tỷ lệ tổng thời gian con ăn cơm/ tổng thời gian cho phép: 100%
Ví dụ khác: Đầu việc: Chuẩn bi và kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào, dụng cụ dóng gói
Sau một lúc nhẩm khẩu quyết tôi ra KPI là: Tỷ lệ sản phẩm cũ được bỏ ra khỏi máy trước sản xuất
Bước 3: Rút xuống 8 thước đo. Sau khi ra được chỉ số rồi thì lầm bẩm tiếp từng câu hỏi:
Câu 1: Chỉ số này có Smart - tức:
- Cân
- Đo
- Đong
- Đếm
được hay không?
Câu 2: Nếu được thì chỉ tiêu là bao nhiêu? Liệu nhân viên có làm đc không?.
Câu 3: Thước đo có thể hiện được sự quan trọng, mức độ bao quát hay tần suất làm nhiều của nhân viên?
Nếu câu trả lời OK (Smart, Key - Quan trọng) thì tôi chọn thước đo đó rồi lại quay về bước 2.
Cứ vậy cho đến khi nào xong các đầu việc là có thể nói đã hoàn thành xong việc xây dựng KPI cho vị trí.
* Chú ý: Chúng ta có thể cứ ra tất cả các thước đo ở bước 2 rồi sau đó lựa chọn Kpi ở bước 3 cũng được.
Bước 4: Có các thước đo, tiếp sau là tính trọng số cho các thước đo (kpi). Trọng số còn đc gọi là tỷ trọng. Chúng ta có nhiều pp tính tỷ trọng:
- Chấm điểm: 1,2,3
- Phân % cho các chỉ số theo cảm tính
- Phân % cho các chỉ số (kpi) theo pp so sánh cặp.
Tôi hay chọn các tính trọng số theo %.
Làm như trên, nhanh phải không ạ? Tuy nhiên phải nói thật với cả nhà, xây KPI kiểu này nguy hiểm lắm vì nó sẽ tạo ra lỗi (bệnh) cho Hệ thống Quản trị Nhân sự (Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải) về sau. Cụ thể là bệnh: Nhân viên đạt KPI được thưởng ầm ầm trong khi công ty thì không có doanh số và có thể là lỗ. Tức là anh em vui nhưng tổ chức chả vui tí nào. Cách giải quyết bài toán này đó là gắn thêm các chỉ số từ bộ phận và công ty vào để tất cả mọi người cùng lên 1 thuyền.
Vậy là tôi đã giải quyết xong đầu bài: Xây dựng KPI tắt như thế nào cho nhanh?. Với tôi, xây không khó, cái khó hơn là xây chính sách, rồi khó nữa là đưa nó vào vận hành. Chúc anh chị em xây KPI nhanh như gió, rồi ai cũng thành chuyên gia.
Xin tặng anh chị và các bạn tài liệu để tham khảo. Vui lòng đăng kí vào form sau:
Tái bút 20/3/21: Phương pháp làm tắt này tôi đặt tên nó là JD - KPI. Xin gửi anh chị em mấy dòng tổng hợp:
PHƯƠNG PHÁP JD - KPIs: XÂY KPIs CHUẨN CHỈNH CHỈ TRONG 5 BƯỚC
KPI chính là thước đo năng suất hoạt động của toàn doanh nghiệp. Và để xây dựng KPI nhanh, CEO/HR phải đi theo lần lượt 6 bước chuẩn chỉnh dưới đây (JD - KPI):
Bước 0: Mở mô tả công việc ra. Nếu chưa có MTCV thì làm mô tả công việc.
Bước 1: Thiết lập hệ thống tiêu chí đánh giá công việc:
Chuyển từ yêu cầu trong Mô tả công việc tương ứng thành các tiêu chí đánh giá cho từng bộ phận hay vị trí cụ thể. Lượng hóa tất cả các tiêu chí thành đơn vị tính cụ thể.
Để ra các thước đo, cần trả lời câu hỏi: Làm thế nào để đo được hiệu suất - tức:
- Khối lượng
- Chất lượng
- Tốc độ hoàn thành
của người thực hiện công việc đó?
Hoặc câu hỏi: Với đầu việc này, như thế nào được gọi là tốt/hoàn thành/đúng giờ/ đúng hạn?
Ví dụ: Đầu việc: Chuẩn bi và kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào, dụng cụ dóng gói
Sau một lúc nhẩm khẩu quyết tôi ra KPI là: Tỷ lệ sản phẩm cũ được bỏ ra khỏi máy trước sản xuất
Bước 2: Xác định mục tiêu hoàn thành công việc:
Ứng với từng tiêu chí, CEO đưa ra mục tiêu công việc mà nhân sự cần đạt được. Đồng thời đảm bảo các mục tiêu phải cụ thể, mang tính khả thi.
Cụ thể, sau khi ra được chỉ số rồi trả lời tiếp câu:
Chỉ số này có Smart - tức:
- Cân
- Đo
- Đong
- Đếm
được hay không? Nếu được thì là bao nhiêu? Liệu nhân viên có làm đc không?
Cứ vậy cho đến khi nào xong các đầu việc là có thể nói đã hoàn thành xong việc xây dựng KPI cho vị trí.
Bước 3: Đặt trọng số cho từng tiêu chí:
Đặt ra các trọng số phù hợp tùy theo mức độ quan trọng của từng tiêu chí. Tiêu chí càng quan trọng, trọng số càng lớn (thông thường sẽ ở mức: từ 1 đến 3).
Bước 4: Quy định thang điểm KPI:
Mức thang này là căn cứ chấm điểm KPI. CEO đề ra thang điểm từ 1 – 4 tương ứng với chưa đạt, cần cố gắng, đạt và vượt tiêu chí. Mức Đạt (3 điểm) tương ứng là mục tiêu đều ra.
Bước 5: Theo dõi quá trình làm việc và chấm điểm KPI:
Căn cứ vào kết quả làm việc thực tế, đối chiếu với thang điểm để chấm điểm từng tiêu chí và tổng hợp cho ra điểm KPI chính xác nhất.
Làm như trên, sẽ nhanh. Tuy nhiên xây KPI kiểu này nguy hiểm vì nó sẽ tạo ra lỗi (bệnh) cho Hệ thống Quản trị Nhân sự (Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải) về sau. Cụ thể là bệnh: Nhân viên đạt KPI được thưởng ầm ầm trong khi công ty thì không có doanh số và có thể là lỗ. Tức là anh em vui nhưng tổ chức chả vui tí nào. Cách giải quyết bài toán này đó là gắn thêm các chỉ số từ bộ phận và công ty vào để tất cả mọi người cùng lên 1 thuyền.
Hết tái bút 20/3/21
Anh chị em muốn biết cách làm đầy đủ của tôi? Thân mời cả nhà cùng đọc seri chia sẻ kinh nghiệm KPI tại:
- Tại sao cần phải dùng BSC & KPI ? http://blognhansu.net.vn/?p=18264
- Quy trình và hướng dẫn xây dựng Key Performance Indicator (KPI) – chỉ số đánh giá thực hiện công việc http://blognhansu.net.vn/?p=7370
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 1: 11 thứ bắt buộc cần có để xây dựng KPI http://blognhansu.net.vn/?p=19981
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 2: làm cho CEO và Quản lý thấy bức tranh lớn về thệ thống QTNS http://blognhansu.net.vn/?p=20337
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 3: BSC – Chiến lược và cuộc họp hội đồng kiến trúc Doanh nghiệp http://blognhansu.net.vn/?p=20365
- Case: CEO FPT thuyết giảng bản đồ chiến lược (BSC) cho sếp Vingroup http://blognhansu.net.vn/?p=20394
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 4: cùng CEO hoàn thiện bức tranh chi tiết http://blognhansu.net.vn/?p=20385
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 5: KPI theo hành trình khách hàng http://blognhansu.net.vn/?p=19732
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 6: xây dựng KPI phòng – tâm tình giữa CEO và TBP http://blognhansu.net.vn/?p=20411
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 7: KPI nhân viên và tính toán phân bổ KPI http://blognhansu.net.vn/?p=20438
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 8: cơ chế chính sách thúc đẩy hoàn thành KPI http://blognhansu.net.vn/?p=20464
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 9: CEO sẽ quản lý nhân sự đội sale (kinh doanh) như thế nào? http://blognhansu.net.vn/?p=20119
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 10: Triển khai thực hiện KPI – con đường gian nan bắt đầu http://blognhansu.net.vn/?p=20528
Nguyễn Hùng Cường | Kinhcan24
HRM Blogger / HRM Consultant at Blognhansu[.]net[.]vn
Đt: 0988833616 Email: kinhcan24[@]gmail[.]com
Chiều đang bâng khuâng nghĩ về việc làm sao để mọi người biết đến và… Read More
Trong bối cảnh hiện đại, ngành sản xuất đang đối diện với những thách thức… Read More
(PLVN) - Qua khảo sát, thống kê của Trung tâm Dịch vụ việc làm Lâm… Read More
Trong vài tháng, Google đã cắt giảm nhân sự tại đội ngũ tiếp thị, nền… Read More
Cảm ơn anh chị và các bạn đã tới tham dự buổi offline ấm cúng… Read More
Các khóa học BSC KPI ngày càng dành nhận được nhiều sự quan tâm của… Read More
View Comments
Hi,
Cường hướng dẫn các bạn học nghề nhân sự như thế là 1 hướng đi đúng và chuẩn cho các bạn nhập môn được nghề nhân sự một cách nhẹ nhàng và đơn giản.
Cường xem xét mở các lớp có phí dù ít dù nhiều vẫn tốt hơn là miễn phí để nâng tầm giá trị của bài giảng và thông tin cung cấp cho người học đồng thời người học mới thấy giá trị của việc học/của người dạy khi xác định mục tiêu đi học để làm gì?
Thank you.
NTS
Dear Mr Cường.
Theo Hải để có được một hệ thống KPI thì mình sẽ quan tâm tới 4 yếu tố.
1. Có mục tiêu chiến lượng của Công ty.
2. Thiết lập KPI theo nguyên tắc SMART
Lưu ý: sử dụng “Key”: có nghĩa là mỗi một chức danh họ có nhiệm vụ chính riêng, họ có những hạn chế riêng và có mục tiêu phát triển riêng nên mình phải đánh giá được chữ “Key” mà đưa ra tiêu chí và trọng số phù hợp.
Nếu MTCV dừng lại ở nội dung làm gì? Thì KPI sẽ hướng dẫn trả lời câu hỏi làm như thế nào, kết quả ra sao và đáp ứng tiêu chuẩn gì?
Bên cạnh đó KPI còn có thể có thêm phần mục tiêu chiến lược của Công ty nữa.
Ví dụ: Nhân viên bán hàng cần có kỹ năng bán hàng, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán, ngoại hình, ...là điều kiện đủ để làm nhân viên bán hàng. Tuy nhiên, nếu cty hướng tới việc bán hàng cho khách nước ngoài thì có thể đưa thêm tiêu chí khả năng giao tiếp bằng ngoại ngữ với khách nước ngoài nữa...; Hoặc một số tiêu chí khác nhằm hướng tới mục tiêu phát triển trong tương lai của cty.
Công thức thiết lập KPI của Hải thông thường gồm các phần sau:
P1: Tiêu chí đánh giá nhiệm vụ chính (70-80%)
P2: Tiêu chí đánh giá thái độ (5-15%)
P3: Tiêu chí đánh giá sự phát triển, cải tiến (5% - 15%)
P4: Tiêu chí khác ( tối đa 5%)
Note: Thông thường tiêu chí P4 được sử dụng trong các tình huống đặc biệt mà cá nhân co đóng góp đặc biệt cho Công ty hoặc cho cộng đồng được ghi nhận, biểu dương hoặc khen thưởng đặc biệt.
3. Duy trì, phát triển hệ thống KPI: Bản chất KPI các much tiêu, trọng số, và kết quả được xác định theo thời gian, chu kỳ đặc thù nhất định. Để phát huy tính hiệu quả của hệ thống thì Hàng kỳ, hàng năm theo đặc thù và kết quả thực hiện mục tiêu Công ty cần có sự review để revised các nội dung sao cho phù hợp.
Lưu ý: Một điểm khó mà Hải cho là căn bản duy nhất là: Định lượng mục tiêu chính xác vì mục tiêu nayf có thể ảnh hưởng tới tính khả thi và tạo ra chất lượng. Do vậy người xây dựng và kiểm soát tính hiệu suất phải hiểu và nhạy bén với các chỉ số đặt ra cho mỗi tiêu chí khi sửa đổi điều chỉnh hay bổ sung.
4. Các chỉ số có thể đo lường tham khảo:
- Chỉ số hoàn thành công việc;
- Chỉ số tài chính;
- Chỉ số tuân thủ;
- Chỉ số hài lòng của khách hàng( nội bộ và bên ngoài)
- Chỉ số phát triển cá nhân...
Theo đặc thù cv chúng ta có thể có nhiều dạng chỉ số đo lường được một cách cụ thể.
Trên đây là một số điểm theo Hải nghĩ là người xây dựng KPI cần chú ý để xây dựng KPI đúng, trúng và hiệu quả.
Mình hy vọng có một chút đóng góp thêm có ích cho nhóm.
Cám ơn anh Cường đã hỏi và cho Hải có cơ hội chia sẻ.
Trân trọng.
HH