Xây dựng 1 lộ trình về mảng nhân sự từ A đến Z để có thể sử dụng làm demo áp dụng cho các công ty

Nếu một ngày nào đó, bạn rơi vào tình huống dưới đây, bạn sẽ làm thế nào?

Hi Cường,

Mình là thành viên diễn đàn HR Share.Mình là trưởng phòng nhân sự, mình mới nhận 1 công việc mới với vị trí trưởng phòng nhân sự nhưng làm việc giống như giám đốc nhân sự. Mình được yêu cầu xây dựng 1 lộ trình về mảng nhân sự từ A đến Z để có thể sử dụng làm demo áp dụng cho các công ty chi nhánh của công ty mình, tùy theo ngành nghề kinh doanh sẽ điều chỉnh lại cho phù hợp. Mình chưa biết bắt đầu việc này như thế nào, Cường có thể giúp hướng dẫn mình cách làm được không ha mình thực sự đang confused và chưa có ý tưởng xây dựng nó như thế nào.

Cám ơn Cường rất nhiều.

Hẳn sẽ có bạn bối rối. Còn với tôi, đây là một tình huống tương tự tôi đang triển khai. Và tôi làm như này!

Đầu tiên phải hiểu yêu cầu đầu bài: "Mình được yêu cầu xây dựng 1 lộ trình về mảng nhân sự từ A đến Z để có thể sử dụng làm demo áp dụng cho các công ty chi nhánh của công ty mình, tùy theo ngành nghề kinh doanh sẽ điều chỉnh lại cho phù hợp". Có thể nói đây là mong muốn xây dựng được 1 hệ thống Quản trị Nhân sự sao cho: phù hợp thực tế + bài bản + từ A đến Z + có thể tùy chỉnh cho nhiều công ty. Đây là điều tôi cũng muốn và đang triển khai.

Rõ ràng, khi có một hệ thống bài bản và phù hợp thực tế, công ty có thể sẽ phát triển lớn mạnh và nhân bản được. Việc có Hệ thống chỉ là một điều kiện. Thực ra nó chỉ là một chiến lược trong viễn cảnh về nội bộ/ quy trình. Muốn công ty phát triển thì công ty phải có đầy đủ cả 4 viễn cảnh: Tài chính + Khách hàng + Nội bộ + Phát triển.

Như tôi vừa viết, Hệ thống QTNS chỉ là 1 phần của hệ thống Quản trị vì thế tôi làm như sau:

Bước 1: Đầu tiên tôi hỏi về mô hình kinh doanh của doanh nghiệp với câu hỏi: DN đã vẽ ra bức tranh này chưa?

Nếu chưa thì tôi đề nghị DN tự vẽ. Còn nếu đã có, tôi đề nghị được cho xem qua. Bức tranh này thú vị vì nó sẽ cho thấy doanh nghiệp của công ty sẽ thế nào?

Bước 2: Tôi yêu cầu thành lập hội đồng chiến lược bao gồm BGĐ và các quản lý để xây dựng:
- Các ý tưởng chiến lược (các ý tưởng này từng thành viên của hội đồng đã chuẩn bị trước)
- Ráp nối các ý tưởng lên bản đồ chiến lược
- Từ bản đồ chiến lược thống nhất các mục tiêu thực hiện
- Sau khi có các chỉ số và chỉ tiêu chiến lược, tôi nhập nó vào bảng excel BSC và cùng trao đổi với hội đồng về trọng số.

Chi tiết giống như trong seri bài hướng dẫn xây dựng KPI: http://blognhansu.net.vn/tag/kinh-nghiem-xay-dung-kpi/ .

Bước này chủ yếu để trả lời các câu hỏi như:
- Công ty sẽ đi về đâu, lớn cỡ nào, giải quyết đươc vấn đề gì của thị trường, mang lại giá trị / tiện ích cho khách hàng thông qua giải pháp giá trị cụ thể ra sao?
- Công ty sẽ sản xuất / cung cấp theo cách nào / bằng nguồn lực gì
- Các giá trị công ty nỗ lực tạo ra và mang nó cho khách hàng, cho cổ đông, cho nhân viên
- Các chỉ số tài chính như doanh thu, chi phí, lợi nhuận, thu nhập, năng suất hàng năm cần đạt là bao nhiêu
- Các ưu tiên cần thực hiện trong năm tới, trong 3 đến 5 năm tới là các ưu tiên nào, thực hiện xong thì kết quả đạt được bao nhiêu, do ai làm, làm bằng nguồn lực nào.
...

Bước 2 xong, tôi sang bước 3:
- Xây dựng KPI chi tiết cho bộ phận được phân bổ từ bảng BSC (KPI công ty) xuống
- Phác thảo nhiệm vụ, quy trình của bộ phận
- Tìm ra điểm điểm cần kiểm soát để cân đo đong đếm đưa vào KPI chức năng nhiệm vụ của bộ phận

Ở bước này, mục tiêu của tôi là tìm ra các KPI và: định mức, hạn mức, công tác kiểm soát giao dịch, kiểm tra, cùng với quan điểm lãnh đạo điều hành của chủ đầu tư, của ban lãnh đạo doanh nghiệp.... Song song với đó, trong bước này tôi cũng triển khai: Hình thành dần các quy chế / quy chuẩn / quy định / pháp lý áp dụng / quyền hạn / trách nhiệm nội bộ và Nhận diện rủi ro, bất khả kháng trong từng khâu công việc, tìm mọi biện pháp để ngăn ngừa / hoặc khắc chế / hoặc dự trù điều kiện chấp nhận cho rủi ro trong phạm vi chịu đựng được.

Ví dụ:

Bước 4: Xây dựng mô tả công việc cho các vị trí và thống nhất sơ đồ tổ chức của bộ phận. Có KPI cho bộ phận rồi, tôi bắt đầu tiến hành xây dựng mô tả công việc. Cách làm giống như trong seri bài hướng dẫn xây dựng KPI: http://blognhansu.net.vn/tag/kinh-nghiem-xay-dung-kpi/. Xây dựng mô tả công việc để rút gọn KPI cho phù hợp với vị trí. Bước này để làm rõ: các nhiệm vụ của vị trí / vai trò của phụ trách phòng / trách nhiệm / quyền hạn / quyền lợi từng vị trí trong bộ phận.

Chi tiết về hướng dẫn xây dựng MTCV, tôi cũng đã chia sẻ ở đây: http://blognhansu.net.vn/?p=20813

Như vậy là đến đây, tôi đã có:
- Mô hình công ty
- Bản đồ chiến lược công ty
- KPI công ty (bao gồm KPI CEO, bộ phận và vị trí)
- Phác thảo Sơ đồ tổ chức công ty, bộ phận, nhiệm vụ của các phòng ban
- Mô tả công việc của từng vị trí

Tiếp đến là sang các bước:
Bước 5: Tính thử chính sách thúc đẩy KPI, rút gọn KPI
Bước 6: Xây dựng chính sách lương thưởng cho công ty
Bước 7: Xây dựng Quy trình triển khai các công việc của công ty
Trong bước 6, tôi sẽ xây dựng và thống nhất các Quy trình, biểu mẫu, chu trình luân chuyển hồ sơ chứng từ, định mức, hạn mức, công tác kiểm soát giao dịch và Hệ thống kế hoạch, báo cáo, lưu trữ & bảo vệ hồ sơ / tài liệu, giao tiếp nội bộ... giúp hình thành quy trình ra quyết định và xử lý công việc.

Như vậy bước 5,6,7 sẽ cho ra đời thêm các công cụ:
- Chính sách sách lương thưởng cho công ty
- Quy trình triển khai công việc

Bước 8: Rà soát, xây dựng nội quy, quy định, nguyên tắc làm việc cho công ty và bộ phận
Bước 9: Xây dựng chi tiết lộ trình nghề nghiệp cho các vị trí
Với bước 9, tôi sẽ xây ra được: Các chương trình, quy định, hành động truyền thông nội bộ, đào tạo nội bộ, hướng dẫn, làm mẫu, thúc đẩy, động viên...

Kết thúc bước 9 là hệ thống QTNS sẽ có:
- Mô hình công ty
- Bản đồ chiến lược công ty
- KPI công ty (bao gồm KPI CEO, bộ phận và vị trí)
- Sơ đồ tổ chức công ty, bộ phận, nhiệm vụ của các phòng ban
- Mô tả công việc của từng vị trí
- Chính sách sách lương thưởng cho công ty
- Quy trình triển khai công việc
- Nội quy, quy định và nguyên tắc làm việc
- Khung năng lực và lộ trình nghề nghiệp/ đào tạo

Với tôi, doanh nghiệp có như thế này là quá bài bản rồi.

Đợt này, chạy "xô" tư vấn một lúc mấy công ty nên tự nhiên mình thấy thời gian trôi nhanh quá. Ngẩng mặt lên đã sang năm mới. Ngày nào cũng như ngày nào, cứ từ sáng cho đến đêm. Nhiều khi vợ hỏi vu vơ: "Em cứ bảo với mọi người là anh bận làm việc. Rồi mọi người hỏi anh bận làm gì mà đến giờ ăn rồi còn không xuất hiện. Hình như anh phải làm việc đến 12 tiếng nhỉ?". Lúc ấy, tôi đang ngồi bàn, vừa gõ phím vừa trả lời: "Nhanh nhỉ! Tận 12 tiếng cơ à? Giá mà có thể nhân bản anh được thì tốt!"... May mà vợ tôi hiểu, chứ không thì chắc không ổn tí nào.

Tôi vốn lười. Cho nên khi làm việc gì đó tôi luôn nghĩ làm sao để đỡ tốn sức, thời gian nhất. Do đó, những lúc rảnh rang giữ các "xô", tôi tự hỏi làm thế nào để có thể "hỗ trợ, tư vấn cho nhiều công ty?". Tôi đã tìm ra cách: "Nhân bản những gì tôi có". Từ ý tưởng đó tôi lọ mọ để:
- Công cụ
- Kiến thức
được đóng gói. Rồi lần lượt những đưa con tinh thần được ra đời:

- Công cụ:
+ iCPO advan ( http://kinhcan.net/hrform ) dành cho hệ thống Quản trị Nhân sự
+ iCEO ( http://tailieugiamdoc.com ) dành cho hệ thống Quản trị công ty
- Kiến thức: Sách blog nhân sự ( http://www.sachnhansu.net/ )

Tái bút: Những thứ tôi viết ở trên chính là những thứ tương tự như trong bài viết này. Anh chị em đọc thêm để nắm tổng thể.

Để phù hợp pháp luật, khi có bộ khung hệ thống quản trị tôi sang bước 10:
Bước 10: Rà soát sự tuận thủ pháp luật của hệ thống QTNS. Việc rà soát này vừa giúp hệ thống tuân thủ theo luật vừa giúp xem chúng ta còn lỗ hồng gì không? Nội dung rà soát như trong bài: http://blognhansu.net.vn/?p=21179

Hi vọng những gì tôi viết rõ ràng và giúp được anh chị em quan tâm. Nếu có trao đổi gì, rất mong cả nhà cùng comment ở dưới bài!

Nguyễn Hùng Cường (mr)
HRM consultant/ HRM blogger at blognhansu.net.vn