Nhân sự ở đây biến động rất nhiều, ra vào liên tục, giờ phải làm sao?

Một ngày nào đó, bạn phát hiện doanh nghiệp của mình bị bệnh:

"Dear anh Hùng Cường,
Em mới làm cho một doanh nghiệp thành lập đc 5 năm, cũng đã qua giai đoạn khởi nghiệp và đang trong quá trình phát triển. Tuy nhiên, trong thơi gian 2 tháng làm việc e nhận thấy nhân sự ở đây biến động rất nhiều. ra vào liên tục, vì vậy chi phí tuyển dụng rất cao.
anh có bài viết nào liên quan đến việc giữ người và liên quan đến xây dựng văn hóa doanh nghiệp không ạ.
Em muốn làm một báo cáo và kế hoạch để đưa ra giải pháp gửi Sếp em ạ.
Em cảm ơn anh nhiều."

Bạn muốn tự chữa trước khi đi gặp bác sỹ, vậy uống thuốc ra sao? Tôi tin sẽ chả chuyên gia nào rỗi hơi trả lời để mất nghề. Họ không, nhưng tôi thì khác. Phải trả lời chứ, họ đang cần sự giúp đỡ cơ mà?

Chúng ta sẽ làm gì với tình huống này: Hãy coi DN là một cơ thể sống. Các hành vi, ứng xử, ra quyết định, bệnh tật chỉ là thứ bên ngoài, bề mặt.

Bệnh tật xuất hiện là do bên trong cơ thể. Chụp cắt lớp DN chúng ta sẽ thấy có 6 tầng tạo ra văn hóa tổ chức.

Bệnh tật gì cùng là do bên trong không khỏe mạnh nên phát tác ra. Tôi sẽ khám bệnh từ ngoài vào trong.

Đầu tiên là công tác khám bệnh vòng ngoài - tầng 6.
Muốn khám bệnh, đầu tiên là phải biết nghe kể về bệnh. Khởi đầu luôn sẽ là câu hỏi làm quen:
- Doanh nghiệp anh bao nhiêu năm?
- Quy mô nhân sự bao nhiêu?
- Lĩnh vực là gì?
- Doanh số khoảng bao nhiêu 1 năm?
Sơ sơ làm quen vậy. Rồi tôi khen 1 câu cho mọi người phấn khởi. Hỏi xã giao nhưng không phải hỏi bâng quơ à nha. Số năm, quy mô nhân sự, doanh số, lĩnh vực sẽ cho ra được bài toán doanh nghiệp đang gặp phải.

Rồi sau đó tôi sẽ hỏi về bệnh:
Hỏi tổng quan hiện tượng bệnh:
- Hiện tại công ty đang có vấn đề gì về nhân sự? Câu trả lời: "nhân sự ở đây biến động rất nhiều, ra vào liên tục"
- Vậy anh đã làm gì để xử lý bệnh (vấn đề) này? Câu trả lời: "...." (bệnh nhân trả lời). Nghe thật kỹ để biết quan điểm Quản trị nhân sự, cách hành động đã làm trong vòng quay Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải.

Hỏi chi tiết để phân loại bệnh:
- Tỷ lệ nhảy việc chung là bao nhiêu? Lý do hỏi câu này là ở bài: CEO nên lưu ý về chỉ số tỷ lệ thôi việc ( http://bloggiamdoc.com/?p=229 )
- Khu vực nào nhân sự hay biến động (nghỉ việc)?
- Biến động này nằm trong giai đoạn nào trong vòng đời nhân viên: thử việc, đã làm được vài tháng, đã ở trên 1 năm?
- Có phỏng vấn nghỉ việc (exit interview)? Nếu có thì nguyên nhân là gì?

Thứ 2 khám cơ thể - tầng 5: hệ thống
Bước 1 mô tả bệnh: Hỏi theo vòng tròn Quản trị Nhân sự

1. Tuyển:
- Quy trình tuyển dụng gồm những gì?
- Có đánh giá sự phù hợp văn hóa công ty hay không?
2. Dạy:
- Có đào tạo hội nhập không? Nội dung đào tạo là những gì?
- Có đào tạo triển khai công việc?
3. Dùng:
- Có chương trình hay kế hoạch thử việc?
- Trong quá trình thử việc có được quan tâm?
- Đồng nghiệp có giúp đỡ hay thân thiện?
- Quản lý có quan tâm, đào tạo, hướng dẫn, động viên không?
- Đánh giá công việc thế nào? Cách thức đánh giá ra sao? Có công bằng?
4. Giữ:
- Bàn ghế văn phòng, môi trường làm việc ra sao?
- Các vấn đề về an toàn ổn chứ? (an toàn lao động)
- Địa điểm công ty có xa so với số đông? (trung tâm)
- Các chính sách nghỉ lễ, các chế độ có đủ?
- Lương, thưởng và tổng thu nhập so với thị trường thế nào?
5. Thải:
- Nội quy, quy chế công ty có công bằng minh bạch?
- Các vấn đề quan hệ lao động có được xử lý ngay khi mới bắt đầu? (mâu thuẫn)
- Công ty có gì không tuân theo luật không?

Sở dĩ tôi hỏi vậy vì tôi theo thuyết 2 yếu tố Hezberg:
- Nhóm yếu tố duy trì
- Nhóm yếu tố động lực
Ông ý nói rằng: nhân viên nghỉ việc chỉ khi bất mãn. Nhân viên bất mãn là khi các yếu tố duy trì không đủ hoặc không có. Các yếu tố duy trì bao gồm:
- Chế độ, chính sách của tổ chức
- Sự giám sát trong công việc
- Các điều kiện làm việc
- Lương bổng và các khoản thù lao
- Quan hệ với đồng nghiệp
- Quan hệ với các cấp (cấp trên, cấp dưới)
Chỉ cần những thứ này có đủ, bình thường là nhân viên không bất mãn dẫn tới nghỉ việc.

Vừa rồi là hỏi, giờ phải khám. Tức là khảo sát hiện trạng như trong bài: Kinh nghiệm mới bắt đầu làm trưởng phòng nhân sự – phần 2 - https://goo.gl/zvf4np. Bài này có các biểu mẫu khảo sát về thực trạng QTNS.

Nếu giỏi nữa thì chúng ta khám tâm bệnh tức là khám tầng 1 - 2 - 3 - 4. Tuy nhiên việc này là việc dài hơi, việc cấp bách chính là tìm ra bệnh và đưa ra phương thuốc chữa.

Tất nhiên phương thuốc vẫn là: Đẩy các yếu tố duy trì lên cho ngang bằng với bình thường hoặc nhỉnh hơn 1 chút. Đọc đến đây hẳn DN - chủ nhân của tình huống sẽ ức chế lắm khi cuối cùng tôi không đưa ra được cái gì cụ thể. Liệu có cái gì cụ thể hơn không? Phải nói thật là với một câu hỏi (bài toán) chung chung thì tất nhiên phương thức cũng chỉ có thể chung chung mà thôi. Quá trình trả lời các câu hỏi chính là lúc lên các phương thuốc.

Tôi sẽ nói cụ thể hơn 1 chút. Nếu là tôi thì:
1. Đào tạo để làm sao cho CEO và quản lý hiểu: việc quản trị nhân sự là của họ. Họ sẽ phải là người tuyển, dạy, dùng, giữ và thải nhân viên. Họ còn không hiểu điều đó thì mọi liêu thuốc đều vô hiệu. Bản thây việc họ hiểu và thực hiện QTNS chính là đơn thuốc đầu tiên rồi.
2. Đào tạo để HR (chúng ta) hiểu: HR thực ra chỉ là người hỗ trợ, tham mưu, tư vấn Quản trị nhân sự chứ không phải họ là người Quản trị Nhân sự. Điều này cũng quan trọng không kém vì nhiều người đang nhầm lẫn. Nhầm lẫn này tạo ra bệnh.

Đào tạo xong, là đã xử lý được nguyên nhân:
- Quan hệ với các cấp (cấp trên, cấp dưới)
- Quan hệ với đồng nghiệp

Tiếp đến, chúng ta bắt đầu chỉnh sửa các vấn đề "Lương bổng và các khoản thù lao" gây ra bệnh. Để xử lý cần dùng công cụ lương 3P. Tức là:
- Đánh giá mức độ quan trọng giữa các vị trí (p1)
- Xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc (các chỉ sổ, quy trình, cách thức, người thực hiện) (p2)
- Xây dựng các bậc năng lực với điểm số của từng bậc (p3)
- Xây dựng chính sách lương kết nối 3 gạch đầu dòng trên (3p)

Sau là đến xử lý vấn đề do:
+ Chế độ, chính sách của tổ chức
+ Sự giám sát trong công việc
+ Các điều kiện làm việc
Tôi sẽ triển khai xây dựng Mô tả công việc và quy trình. Việc xây dựng này sẽ có sự tham gia của các nhân viên. Họ sẽ được quyền đề xuất các vấn đề, mong muốn làm sao cho công việc được hoàn thành. Rồi đề thảo luận đàm phán các đề xuất.

Cuối cùng là một số phương thuốc gia cố thêm để bệnh dứt hoàn toàn:
- Cam kết bảo mật thông tin
- Triển khai đào tạo hội nhập
- Thực hiện chính sách thưởng quý tháng (80 -20)
- Tổ chức các sự kiện như các công ty khác để đảm bảo chế độ không thiếu.

Không biết như này đã là cụ thể chưa nhỉ? Dù sao thì bài viết này cũng đã lấy mất cả buổi chiều của tôi. Chúc anh chị em buổi chiều vui vẻ.

Nguyễn Hùng Cường | kinhcan24