Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 10: Triển khai thực hiện KPI – con đường gian nan bắt đầu

Sáng nay, đang ngồi uống trà đá ven đường trước khi vào làm việc, tầm khoảng 7h30 sáng tôi nhận được một cuộc gọi. Đây là một đồng nghiệp nữ. Chị hỏi tôi về việc có tổ chức khóa đào tạo nào về hướng dẫn xây dựng BSC và KPI không? Tôi ngạc nhiên bảo: "Hiện tại Cường chưa mở khóa nào nhưng đã chia sẻ hết mọi thứ tại 9 bài viết với chủ đề chia sẻ kinh nghiệm xây dựng KPI. Chị chỉ cần vào đó đọc hết 9 bài là biết làm. Cường không dấu diếm cái gì cả". Chị đồng nghiệp: "Em đã đọc đến bài số 7 rồi nhưng vẫn khó hiểu". Tôi:"Khó hiểu là do chị chưa tải file mẫu về xem. Cường viết bài đều có chụp ảnh để mọi người lần theo cho dễ làm. Chị vào bài số 1 tải về sau đó xem file và đọc tiếp các bài chia sẻ của Cường là sẽ hiểu. Đọc xong, có gì chưa hiểu, chị cứ gọi hỏi Cường. Lúc đó C sẽ trả lời chi tiết hơn". Cuộc trao đổi kết thúc. Không biết có anh chị nào có cùng băn khoăn như chị đồng nghiệp của tôi? Nếu có, thân mời cả nhà cùng đọc lại các bài đã viết:

1. Bộ tài liệu KPI full của doanh nghiệp, công ty cần có ( http://blognhansu.net.vn/?p=16095 )
2. Seri bài viết chia sẻ kinh nghiệm xây KPI:
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 1: 11 thứ bắt buộc cần có để xây dựng KPI ( http://blognhansu.net.vn/?p=19981 )
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 2: làm cho CEO và Quản lý thấy bức tranh lớn về thệ thống QTNS ( http://blognhansu.net.vn/?p=20337 )
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 3: BSC – Chiến lược và cuộc họp hội đồng kiến trúc Doanh nghiệp ( http://blognhansu.net.vn/?p=20365 )
- Case: CEO FPT thuyết giảng bản đồ chiến lược (BSC) cho sếp Vingroup ( http://blognhansu.net.vn/?p=20394 )
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 4: cùng CEO hoàn thiện bức tranh chi tiết ( http://blognhansu.net.vn/?p=20385 )
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 5: KPI theo hành trình khách hàng ( http://blognhansu.net.vn/?p=19732 )
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 6: xây dựng KPI phòng – tâm tình giữa CEO và TBP ( http://blognhansu.net.vn/?p=20411 )
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 7: KPI nhân viên và tính toán phân bổ KPI ( http://blognhansu.net.vn/?p=20438 )
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 8: cơ chế chính sách thúc đẩy hoàn thành KPI ( http://blognhansu.net.vn/?p=20464 )
- Kinh nghiệm xây dựng KPI bài 9: CEO sẽ quản lý nhân sự đội sale (kinh doanh) như thế nào? ( http://blognhansu.net.vn/?p=20119 )

Cũng chính vì cuộc trao đổi đó mà chiều nay, tôi lại bỏ thời gian ra viết tiếp bài chia sẻ số 10: Triển khai thực hiện KPI - con đường gian nan bắt đầu. Bài này dự cũng dài không kém các bài kia. Cơ bản các nội dung tôi định chia xẻ như ở hình dưới:
(1) đo thử
(2) đào tạo + nhân viên tự xây KPI
(3) thí điểm nhân viên mới + toàn bộ 1 đơn vị
(4) HD Xây dựng kế hoạch thực hiện KPI cho nhân viên + đơn vị áp dụng
(5) Áp dụng đại trà

Chúng ta đi vào chi tiết từng việc. Đầu tiên là đo thử. Hẳn chúng ta còn nhớ: tôi đã nói rằng khi hoàn thành được bảng KPI cho từng vị trí, chúng ta sẽ có 1 bảng với rất nhiều dòng. Điều này sẽ gây tâm lý ngại làm KPI cho bất cứ ai nhìn thấy nó. "Làm sao mà có thể làm được từng ý KPI cơ chứ?" - đây là câu nói không chỉ ở các trưởng phòng mà ngay chính bản thân HR tham gia vào dự án cũng nói. Mặc dù họ đều hiểu rằng KPI kết quả thực ra chỉ có 1 ít còn đâu chủ yếu là KPI dẫn. Điều này có nghĩa là nếu 1 chỉ số hoàn thành thì các chỉ số dẫn tới nó cũng hoàn thành. Việc tạo ra các chỉ số dẫn để giúp cho những ai chưa biết thực hiện công việc, lần theo các chỉ số dần sẽ hoàn thành kết quả cuối cùng. Dù sao thì bảng KPI vẫn dài. Trước khi giao KPI cho nhân viên chúng ta sẽ cần phải đo thử và lọc bỏ KPI để sao cho nó ngắn lại. Cơ bản, mỗi vị trí KPI tháng chỉ cần 5 - 10 KPI là quá đủ.

Quá trình đo thử này mới gian nan và bắt đầu nản. Ở các buổi trước, khi xây dựng KPI, hẳn mọi người nhớ đến cột nguồn chứng minh/ cách đo. Thường phần này làm rất sơ sài và tóm tắt. "Cứ báo cáo hoặc thống kê" viết vào bảng. Từng chỉ tiêu một của từng phòng ban với câu hỏi nguồn minh chứng đâu và kết quả thực tế thế nào? Dĩ nhiên mỗi chỉ số lại có cách thức tổng hợp dữ liệu khác nhau nên việc này nếu không tập trung, công việc sẽ trôi rất ít.

Cứ kiên nhẫn, kiên trì từng phòng ban từng tiêu chí để xây dựng bộ dữ liệu nguồn. Dần dần chúng ta tạo ra được một loạt các tài liệu biểu mẫu liên thông. Vâng. Vậy là chúng ta đã tạo ra một hệ thống ERP - Quản trị doanh nghiệp. Và cũng quá trình này, chúng ta bắt đầu lọc ra các chỉ tiêu KPI chưa quan trọng. Mặc dù các chỉ tiêu này chính là các điểm cần kiểm soát để tránh rủi ro. Như đã nói ở trên, chúng ta co làm sao cho có từ 5 - 10 KPI là đủ.

Sau khi đo thử, chúng ta đã có bộ KPI hòm hòm, giờ là lúc tiến hành đào tạo nhân viên về KPI. Trong quá trình triển khai dự án, việc các quản lý lần lượt vào họp liên tù tì với đội dự án không ít thì nhiều sẽ dẫn tới sự tò mò của nhân viên. Dần dần thông tin sẽ bắt đầu rò rỉ dẫn tới những đồn đoán nghi ngờ. Và nếu không có các hoạt động truyền thông kịp thời đôi khi dự án sẽ có tác động tiêu cực tới tâm lý nhân viên. Vì thế song song với việc xây dựng KPI, phòng nhân sự và công ty phải liên tục tiến hành truyền thông chia sẻ về những sự thay đổi sắp tới. Chúng ta phải duy trì nhịp để đánh tan những rào cản do tâm lý ngại thay đổi.

Truyền thông nội bộ cho dự án là điều ai cũng biết nhưng nhiều công ty và CEO không đánh giá được sức mạnh của nó. Chính vì thế họ bỏ bê hoặc coi đó là việc của tôi (thành viên từ bên ngoài vào tư vấn). Có công ty còn yêu cầu tôi xây dựng chương trình và tiến hành tổ chức chương trình teambuilding cho toàn công ty với nội dung kịch bản nói về các dự án công ty đang triển khai. Tuy nhiên việc chủ động truyền thông nội bộ nên là của công ty. Không nên trông chờ vào bên ngoài kể cả việc chỉ đạo.

Buổi đào tạo nhân viên về KPI cũng đã tới. Tôi lại bắt đầu công việc của mình: vẽ tranh. Lần này tôi vẽ một bức tranh khác. Đâu đó là một bức tranh đầy mộng mơ để giúp cho nhân viên hiểu tại sao cần có hệ thống Quản trị Nhân sự, tại sao lại cần có KPI và các dự án.

...

Sau buổi đào tạo, tôi sẽ bắt đầu gửi các mẫu file yêu cầu trưởng bộ phận hướng dẫn nhân viên xây dựng KPI cho bản thân. Từ các KPI được xây dựng đó, chúng ta lưu lại, xem xét. Rồi tiếp, tôi sẽ ngồi với tất cả bộ phận (nhân viên và quản lý) để cùng xây KPI. Công việc giống như bài số 6 và số 7. Chỉ khác là giờ có thêm toàn bộ nhân viên. Điểm này chính là điểm khó khăn và không dễ có tổ chức nào vượt qua được. Làm sao có thể tập hợp được toàn bộ nhân viên của bộ phận để nghe đào tạo và thực hành KPI? Với những tổ chức không nghiêm túc, việc này cực khó. Tổ chức vứi suy nghĩ tiền trên nhân sự thì khó chính là ở đây. Thời điểm này dự án băt đầu vỡ. Cũng phải, như tiến sỹ Lê Thâm Dương nói: liệu anh có dám bỏ toàn bộ số tiền kiếm được của ngày hôm đó để nâng cao năng lực tổ chức? Bài toán đánh đổi rất lớn nếu như con số lên đến tiền tỷ.

Xây KPI cùng nhân viên toàn bộ phận xong, tôi bắt đầu khới KPI đã hoàn thiện sau đo thử, KPI nhân viên tự xây và KPI xây cùng phòng. Lúc này, chúng ta sẽ ra được bản KPI của từng vị trí ứng với từng nhân viên. Việc tiếp theo chỉ là áp dụng. Tuy nhiên trước đó, chúng ta sẽ hoàn thiện nốt quy chế và quy trình đánh giá.

Quy trình cơ bản như sau:
- Cuối tháng: nhân viên tổng hợp KPI gửi quản lý. Quản lý tổng hợp KPI gửi HR. HR rà soát rồi gửi lại quản lý.
- Đầu tháng: nhân viên tự nhận KPI tháng theo bảng các tiêu chí KPI. Quản lý sẽ trao đổi với nhân để ra bản KPI chốt tháng.
- Đến cuối tháng: công việc lại như trên.

Đấy là quy trình. Tuy nhiên triển khai dự thì chúng ta sẽ bắt đầu thí điểm bộ phận và lựa chọn người mới áp dụng ngay. Còn người cũ sẽ cho 3 tháng để duy trì 2 hệ thống cũ mới song song. Đến tháng thứ 3 sẽ chuyển hẳn sang hệ thống mới. Khi tiến hành KPI một việc khó nữa với các công ty vừa và nhỏ là không biết xây dựng kế hoạch để triển khai KPI. Vậy là tôi và quản lý lại phải sắn tay vào đào tạo việc này: HD Xây dựng kế hoạch thực hiện KPI cho nhân viên + đơn vị áp dụng. Cuối cùng, cứ thế từng bộ phận được tiến hành. Khi đi hết các bộ phận là chúng ta đã: Áp dụng đại trà

Cơ bản chúng ta sẽ thấy KPI là một phần của Quản lý thực hiện công việc. Tổng quan về Quản lý thực hiện công việc có thể thấy: Nhìn vào bức tranh dưới đây, chúng ta sẽ thấy KPI (chỉ tiêu công việc nằm ở đâu). Thực chất việc của chúng ta là làm thế nào để hoàn thành công việc? Để hoàn thành công việc, khi một công việc phát sinh cần có mô tả nhiệm cụ công việc. Có mô tả nhiệm vụ rồi thì cần có quy trình thực hiện các nhiệm vụ đó. Có quy trình rồi thì cần có hướng dẫn đào tạo quy trình. Có hướng dẫn đào tạo, có quy trình, có mô tả công việc rồi thì cần có các chỉ tiêu công việc cần đạt được để người thực hiện biết đường đạt được. Có chỉ tiêu rồi thì cần có yêu cầu năng lực để tìm ra đúng người. Đúng người đúng việc, sự ắt thành.

Nguyễn Hùng Cường |kinhcan24
HRM Blogger | HRM consultant at Blognhansu.net.vn