Tự động gửi mail phản hồi cho từng ứng viên bằng gmail

Cách miễn phí làm giảm thời gian làm việc cho cán bộ tuyển dụng: Làm tuyển dụng, nhất là tuyển dụng số lượng trung bình và lớn, hẳn ai cũng có một nỗi khổ lớn:... trả lời email ứng viên.

Rõ ràng: không trả lời mail ứng viên thì không chuyên nghiệp mà ...
- Phương án 1: Trả lời từng mail thì đúng thật việc quá tỉ mỉ và mất công.
- Phương án 2: Nếu để tự trả lời thì ai liên hệ tới email cũng nhận được 1 email giống nhau. Cho nên phương án này cũng không khả thi.
- Phương án 3: Chờ đủ một số lượng email rồi dùng mail merce hoặc gửi bcc có vẻ ổn hơn nhưng vẫn bị ứng viên chửi vì phải chờ.

Liệu có phương án nào để ứng viên gửi mail ứng tuyển, hệ thống tự gửi lại xác nhận rằng đã nhận được mail ứng tuyển vị trí A của ứng viên? Mail được cá nhân hóa tới mức: gửi tên, gọi anh hoặc chị.

Cường mới tìm ra phương án sử dụng gmail, google form và google excel để giải quyết bài toán trên. Cụ thể:
Chúng ta có 2 ứng viên:
1. Ứng viên: Nguyễn Văn A
- Vị trí ứng tuyển: Nhân sự
- Giới tính: anh

2. Ứng viên: Nguyễn Thị B
- Vị trí ứng tuyển: Kế toán
- Giới tính: chị
Khi 2 ứng viên điền thông tin ứng tuyển vào form google, gmail tự gửi mail cho tứng ứng viên:

Ứng viên A:
"Kính gửi anh Nguyễn Văn A

Cám ơn anh đã gửi mail ứng tuyển vị trí Nhân sự. Chúng tôi đã nhận được thông tin của anh và đang đánh giá sự phù hợp của anh với vị trí. Trong vòng 1 tuần làm việc, chúng tôi sẽ liên hệ lại với anh.

Trường hợp anh không nhận được phản hồi hay liên hệ của phòng Nhân sự, điều này tức là CV của anh chưa phù hợp với nhu cầu công ty. Hẹn gặp lại anh ở một cơ hội khác.

Trân trọng!"

Ứng viên B: tương như mail như trên nhưng "Nguyễn Văn A" được đổi thành "Nguyễn Thị B", "Nhân sự" được thay bởi "Kế toán" và "anh" thay bằng "chị".

Việc này đã giảm thao tác gửi mail. Anh chị em tuyển dụng nào nhà nghèo nhưng lại lười, muốn công việc trôi nhanh thì hãy làm như sau:

Bước 1: Hãy tạo cho mình 1 gmail chuyên nghiệp. Ví dụ như: tuyendung.congtyA@gmail.com hoặc hr.congtyA@gmail.com ...

Bước 2: Vào hòm thư gmail tạo một email nháp (draf) và soạn mail:

Chủ đề: v/v Ứng tuyển tại công ty A
Nội dung:
Kính gửi {{Giới tính}} {{Họ tên}},

Cám ơn {{Giới tính}} đã gửi mail ứng tuyển vị trí {{Vị trí ứng tuyển}}. Chúng tôi đã nhận được thông tin của {{Giới tính}} và đang đánh giá sự phù hợp với vị trí. Trong vòng 1 tuần làm việc, chúng tôi sẽ liên hệ lại với {{Giới tính}} .

Trường hợp {{Giới tính}} không nhận được phản hồi hay liên hệ của phòng Nhân sự, điều này tức là CV của {{Giới tính}} chưa phù hợp với nhu cầu công ty. Hẹn gặp lại {{Giới tính}} ở một cơ hội khác.

Trân trọng!

Lưu ý: Nội dung email có thể tự tùy chỉnh theo ý bạn. Ở đây tôi chỉ làm mẫu để mọi người hình dung. Chúng ta thấy có mấy chỗ: {{Giới tính}}, {{Họ tên}}, {{Vị trí ứng tuyển}} chính là chỗ gmail tự động thay đổi thông tin cho phù hợp với ứng viên.

Bước 3: Tạo form Google doc cho ứng viên nhập thông tin

Sau khi tạo form, việc đầu tiên là vào cài đặt/ thu thập email:

Cài đặt xong, chúng ta tạo ra các trường để thu thập thông tin ứng viên. Trường bao nhiêu, tùy vào nhu cầu mỗi người

Bước 4: Sau khi tạo trường xong, chúng ta có form google. Xem thêm ví dụ tại đây: https://goo.gl/H94VqW

Bước 5: Chúng ta vào Câu trả lời để tạo bảng tính

Bước 6: Chọn tiện ích bổ sung

Chọn tiện ích Yet Another Mail Merge và ấn nút + miễn phí

Bước 7: Cái đặt tự động gửi mail

Chức năng sẽ hiện ra một bảng thiết lập. Chúng ta làm theo hình.

Vậy là xong rồi và giờ chúng ta hưởng thành quả. Nếu thông minh chúng ta có thể ứng dụng cách này trong khá nhiều việc không chỉ đơn giản là tự động trả lời email ứng viên sau khi ứng tuyển. Ví dụ như: Tự gửi cho ứng viên lịch hẹn (dùng mail merge hoặc như cách trên: tạo form với trường Thời gian hẹ gặp rồi sau đó đưa lệnh {{Thời gian}} vào trong nội dung email. Rồi từ đó khi xác định thời gian hẹn ứng viên thì copy thông tin thời gian vào ô Thời gian. Hệ thống sẽ tự gửi email.

Chúc các bạn và anh chị em sáng tạo ra nhiều ứng dụng cho cách này. Thử ví dụ ở đây nhé: https://goo.gl/H94VqW

Lưu ý: Gmail một ngày chỉ cho phép gửi đi 100 mail thôi. Nhưng với 100 email là quá tuyệt rồi. Ai thấy tút hay nhớ cho tôi xin 1 share nhé!

Nguyễn Hùng Cường | Kinhcan24
HRM Blogger / HRM Consultant / KM for HrShare Community at Blognhansu.net.vn