Cold Call – Kỹ thuật xử lý cuộc gọi ngẫu nhiên

(Tiếp bài trước: https://goo.gl/7vPMMe ) Tại phòng làm việc, hắn đang trao đổi với em Trang thực tập mảng C&B về việc trao đổi với người lạ qua điện thoại. Em khá run khi gọi điện thoại cho người khác. Em rất ngưỡng mộ khi thấy hắn có thể gọi điện cho các ứng viên một cách thoải mái và chuyên nghiệp. Trang hỏi bí kíp của hắn. Đang vui nên hắn chia sẻ luôn:

“Anh có một kỹ thuật. Gọi là Cold call - Kỹ thuật xử lý cuộc gọi ngẫu nhiên. Kỹ thuật này anh có được là do tình cờ đọc được stt của anh Nguyên – một người anh lão làng trong giới Nhân sự và có nhiều năm kinh nghiệm làm tuyển dụng cũng như headhunt (săn đầu người): “'Cold call' là một thuật ngữ được dùng nhiều trong tuyển dụng, đặc biệt hunting. Tuy vậy, qua trao đổi với các bạn làm HR - tuyển dụng thì thuật ngữ này có vẻ khá mới mẻ với nhiều người, thậm chí không được áp dụng trong công việc. Vậy công việc tuyển dụng chỉ đơn giản là đăng tuyển dụng để nhận hồ sơ rồi tổ chức phỏng vấn thôi sao?”

Anh đọc kỹ thấy trao đổi của anh Nguyên rất thú vị: “đúng là cold call được dùng nhiều hơn trong sales. Tuy nhiên, trong phạm vi trao đổi của stt này thi mình chỉ đề cập đến cold call trong tuyển dụng.

Vụ ôm điện thoại của Quỳnh nêu trên không phải là tele-interiew đâu, đúng là cold call vì hầu hết ứng viên - là người nhận điện thoại - không hề biết đến sẽ có cuộc gọi đó, giới thiệu cơ hội và thuyết phục. Các contacts này đều được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau...

Nói một cách khác, các ứng viên nhận được cold call là ứng viên thụ động - passive candidates. Họ không chủ động dự tuyển mà được bên tuyển dụng, hunting tiếp cận qua các cuộc gọi.”

Đọc đến đây anh tò mò liền tìm hiểu thêm thông tin về cold call. Các cuộc gọi ngẫu nhiên (Cold Calling) là các cuộc điện thoại hay thăm viếng ứng viên tiềm năng mà họ không biết ta. Mục đích của các cuộc gọi ngẫu nhiên là để thu thập thông tin về tiềm năng của ứng viên, thông tin cho ứng viên tiềm năng biết về lợi ích khi ứng tuyển vào công ty của ta và trong rất nhiều trường hợp là để hẹn gặp.

Có rất nhiều thử thách khi thực hiện các cuộc gọi ngẫu nhiên bao gồm: hơi run, phải thông qua trợ lý, thư ký hay những người “gác cổng” khác hay tìm ra đúng người cần gọi; tìm ra cách để đưa ra thông tin nhanh chóng và thúc đẩy quá trình ứng tuyển.

Anh cũng tìm ra một số kỹ thuật vượt qua những thử thách đó:

Tránh có những cuộc gọi ngẫu nhiên quá tẻ nhạt
Hỏi ứng viên hiện tại về ứng viên tiềm năng và sử dụng tên của ứng viên hiện tại để bắt đầu làm quen khi gọi điện. Để có được ứng viên tiềm năng, hãy tìm cách lấy được những thông tin đó từ những câu chuyện tự nhiên hàng ngày với ứng viên quen của họ thay vì chỉ đề nghị họ cho tên tuổi và số điện thoại của ứng viên tiềm năng. Ví dụ nếu ta muốn hỏi ai đó có biết người quan tâm đến việc mua bảo hiểm, họ có thể trả lời là không vì họ không thể nghĩ ra ai tức thời. Nhưng nếu như bạn nói chuyện với người đó về việc sinh con và hỏi liệu bạn của họ cũng đang sinh con, anh ta sẽ nhận ra rằng họ biết rất nhiều người có quan tâm tới kế hoạch cho tương lai…người mà muốn mua bảo hiểm.
Lao vào tức thời

Ta sẽ không bao giờ cảm thấy đủ sẵn sàng để thực hiện các cuộc gọi ứng viên, do đó đừng bao giờ chờ đợi khoảnh khắc hoàn hảo. Sự sợ hãi của ta sẽ không bao giờ tiêu tan và gọi điện để bị từ chối thì ta không bao giờ mong chờ. Do vậy, thay vì đưa ra các lý do để trì hoãn, hãy làm ngay khi có thể.

Hãy khéo léo
Dù cho ta gặp thư ký, trợ lý hay chính bản thân ứng viên tiềm năng trên điện thoại, hãy khéo léo đề cập lý do ta gọi điện. Giới thiệu mình và giải thích lý do cuộc gọi. Hãy khéo léo và ngắn ngọn. Người ta sẽ bực mình và nghi ngờ nếu ta không đưa ra lý do tại sao ta gọi điện. Phải biết được liệu đó có phải thời gian thích hợp để gọi điện không – nếu đúng, hãy đưa thêm thông tin; nếu không, hỏi ứng viên khi nào là thời gian thích hợp cho ta gọi lại.

Gọi điện nhiều lần
Nếu quá khó khăn để gặp người nào đó, hoặc là bởi vì trợ lý hay thư ký luôn trả lời điện thoại hay máy trả lời tự động, ta nên thử gọi điện vào những giờ không bình thường. Ứng viên tiềm năng sẽ có thể nhận điện thoại vào lúc 8 giờ sáng hay 6.30 chiều. Hơn nữa, lúc đó họ có vẻ thoải mái hơn và có thời gian để nói chuyện vì họ không phải chịu áp lực từ 9 xuống 5. Nếu ta gọi điện cho cá nhân vào các giờ không bình thường thì buổi tối có lẽ là thời điểm tốt hơn là buổi sáng.

Đừng mong đợi ứng viên sẽ gọi điện lại cho ta
Ta không nên đợi ứng viên tiềm năng gọi điện lại cho ta. Họ có thể sẽ không gọi, ngay cả khi họ rất quan tâm đến vị trí của ta. Đừng quá tự tin là khi ứng viên tiềm năng nói họ sẽ gọi điện lại cho ta họ sẽ làm. Hãy vượt lên cái tôi của ta và gọi cho họ. Và khi ta làm việc đó, hãy vui vẻ, cho dù ta cảm thấy bực mình khi họ không bao giờ gọi lại cho ta.

Tạo cảm tình với ứng viên
Có một thực tế rằng, ứng viên phần nhiều ứng tuyển với những người mà họ thích., những người mà họ cho rằng hiểu họ và công việc của họ. Thu hút ứng viên tiềm năng của ta bằng cách hỏi và tỏ ra thực sự quan tâm tới ứng viên.
Không nói quá nhiều

Hãy thực hiện các cuộc gọi ngẫu nhiên để thu thập thông tin về nhu cầu của ứng viên tiềm năng. Tất nhiên ta cần phải cung cấp đầy đủ thông tin về những ích lợi mà vị trí đem lại cho họ để thu hút họ nói chuyện với ta. Nhưng đừng nói quá nhiều. Nếu ta đưa ra một đoạn giới thiệu quá dài mà không cần biết ứng viên tiềm năng nghĩ gì, ta sẽ làm họ khó chịu. Hãy hỏi ứng viên tiềm năng về những vấn đề và nhu cầu của họ (ta cần phải chuẩn bị những câu hỏi ) và chăm chú lắng nghe câu trả lời của họ. Rồi tập trung vào những thông tin có lợi cho ta để giải quyết những vấn đề đó và đáp ứng nhu cầu của họ. Tốt nhất, nên cố gắng có được cuộc gặp mặt trực tiếp.

Nếu ai đó yêu cầu ta gửi cho mô tả công việc, hỏi họ xem liệu ta có thể gặp họ trong vòng 15 phút để nói về vị trí công việc. Bằng cách này nó có thể hiệu quả hơn đối với họ để biết về công việc vì ta có thể giới thiệu thông tin và trả lời các câu hỏi của họ. Hơn nữa, gặp mặt trực tiếp ai đó sẽ có quan hệ thân thiện hơn và sẽ dễ làm họ nhớ ta là ai và tại sao họ cần vị trí tuyến dụng.

Hãy tìm kiếm lời tư vấn thay vì tìm kiếm ứng viên cao cấp
Đối với ứng viên tiềm năng, có một cách nữa để tiếp cận đó là xin lời khuyên, tư vấn. Con người có hướng mở lòng hơn với những ai tôn trọng họ. Tôn vin những kiến thức kinh nghiệm mà họ có được. Vì thế một lời nhờ tư vấn đôi khi sẽ rất hiệu quả để nói chuyện và gặp mặt.”

Hắn dừng một lúc rồi nói tiếp với Trang: “Em thấy không, mình là Nhân sự thì phải học Marketing, và học cả về sale. Đúng không em ?”. Trang gật đầu và nói: “Để em ghi lại”. Hắn khoe: “Anh có cả kịch bản gọi điện cho ứng viên nữa.”

Còn tiếp!
Nguyễn Hùng Cường | Kinhcan24
HRM Blogger / HRM Consultant / KM for HrShare Community at Blognhansu.net.vn