8 công việc của Nhân sự cần làm tại doanh nghiệp mới thành lập (Startup) theo luật

1. KHAI TRÌNH VIỆC SỬ DỤNG LAO ĐỘNG KHI BẮT ĐẦU HOẠT ĐỘNG
TT Số: 23/2014/TT-BLĐTBXH :Việc khai trình sử dụng lao động khi bắt đầu hoạt động của người sử dụng lao động quy định tại Khoản 1 Điều 8 Nghị định số 03/2014/NĐ-CP được thực hiện theo mẫu số 05 ban hành kèm theo Thông tư này.

2. Thông báo ban đầu về số lao động đang làm việc tại đơn vị
TT số 28/2015 TT - BLĐ TBXH: "Đối với các đơn vị thành lập sau ngày 01 tháng 10 năm 2015 thì trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thành lập phải thông báo với trung tâm dịch vụ việc làm nơi đặt trụ sở làm việc về số lao động làm việc tại đơn vị theo Mẫu số 28 ban hành kèm theo Thông tư này."

3. Sau khi khai trình lao động, công ty lập thủ tục và đóng BHXH,BHYT,BHTN ngay tại thời điểm đăng ký.
Hồ sơ yêu cầu (Các loại hồ sơ để lập thủ tục đăng ký được liệt kê trong Phiếu Giao nhận hồ sơ 101):
1. Phiếu đăng ký tham gia BHXH, BHYT (mẫu 01/ĐKBB, 01 bản)
2. Quyết định thành lập hoặc Giấy phép kinh doanh/hoạt động (Bản sao có chứng thực)
3. Quyết định xếp hạng doanh nghiệp Nhà Nước - nếu có (Bản sao)
4. Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS, 01 bản)
5. Tờ khai tham gia BHXH, BHYTđối với người tham gia BHXH lần đầu (Mẫu số TK1-TS, 01 bản/người)
6. Tờ khai thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT đối với người đã có sổ BHXH từ tỉnh khác chuyển về (mẫu TK2-TS, 01 bản/người) "

"- Đối với đơn vị đăng ký chậm so với giấy phép thành lập, có truy thu BHXH, BHYT, hồ sơ bổ sung:
1. Văn bản giải trình của đơn vị (mẫu D01b-TS)
2. Văn bản xử lý vi phạm về BHXH, BHYT, BHTN của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền - nếu có (Bản sao)
3. Bảng thanh toán tiền lương, tiền công của đơn vị (bản sao); hợp đồng lao động (bản sao, 01 bản/người) tương ứng thời gian truy thu.
Lưu ý: Đơn vị phải lưu Hợp đồng lao động; Bảng thanh toán tiền lương, tiền công tháng ứng với thời gian truy thu để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. "

4. Đóng kinh phí công đoàn ngay tháng đầu tiên
'- Đối với DN mới hoạt động sẽ đóng bình thường cho tháng đầu tiên và tiếp nối các tháng sau đó.
- Những DN hoạt động được 1 thời gian mà chưa đóng sẽ bị truy thu trở lại từ tháng bắt đầu đóng KPCĐ . Số tiền được tính tương tự như trên.

“Điều 11. Hiệu lực thi hành

Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 10 tháng 01 năm 2014. Riêng quy định về mức đóng phí công đoàn tại Điều 5 Nghị định này được thực hiện từ ngày Luật công đoàn có hiệu lực thi hành.”
Theo Luật Công đoàn số 12/2012/QH13 tại Điều 32 quy định về hiệu lực thi hành như sau:

“Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 01 năm 2013.”

Do đó doanh nghiệp phải bắt buộc nộp kinh phí công đoàn kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2013.

5. Lập Sổ quản lý lao động
NĐ Số: 03/2014/NĐ-CP: Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

6. Xây dựng nội quy lao động
Điều 28 - Nghị định 05/2015 NĐ - CP
"- Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh.
- Người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động không phải đăng ký nội quy lao động."

7. Thành lập bộ phận an toàn vệ sinh lao động và Thành lập bộ phận y tế
Điều 36, 37, Nghị định 39/2016/NĐ-CP, ban hành ngày 15/05/2016:

" Cơ sở sản xuất, kinh doanh hoạt động trong các lĩnh vực, ngành nghề khai khoáng, sản xuất than cốc, sản xuất sản phẩm dầu mỏ tinh chế, sản xuất hóa chất, sản xuất kim loại và các sản phẩm từ kim loại, sản xuất sản phẩm từ khoáng phi kim, thi công công trình xây dựng, đóng và sửa chữa tàu biển, sản xuất, truyền tải và phân phối điện sử dụng:
+ Dưới 50 lao động: phải bố trí ít nhất 1 người làm công tác an toàn, vệ sinh lao động theo chế độ bán chuyên trách.
+ Từ 50 đến dưới 300 lao động : phải bố trí ít nhất 01 người làm công tác an toàn, vệ sinh lao động theo chế độ chuyên trách.
+ Từ 300 đến dưới 1000 lao động: phải bố trí ít nhất 02 người làm công tác an toàn, vệ sinh lao động theo chế độ chuyên trách.
+ Trên 1000 lao động: Lập phòng an toàn, vệ sinh lao động hoặc bố trí ít nhất 03 người làm công tác an toàn, vệ sinh lao động theo chế độ chuyên trách.
Cơ sở sản xuất, kinh doanh hoạt động trong các lĩnh vực, ngành nghề khác sử dụng:
+ Dưới 300 lao động: phải bố trí ít nhất 01 người làm công tác an toàn, vệ sinh lao động theo chế độ bán chuyên trách.
+ Từ 300 đến dưới 1.000 lao động: phải bố trí ít nhất 01 người làm công tác an toàn, vệ sinh lao động theo chế độ chuyên trách.
+ Trên 1.000 lao động: Phải thành lập phòng an toàn, vệ sinh lao động hoặc bố trí ít nhất 2 người làm công tác an toàn, vệ sinh lao động theo chế độ chuyên trách.

Người làm công tác an toàn, vệ sinh lao động theo chế độ chuyên trách quy định phải đáp ứng một trong các điều kiện sau đây:

– Có trình độ đại học thuộc các chuyên ngành khối kỹ thuật; có ít nhất 01 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh của cơ sở;
– Có trình độ cao đẳng thuộc các chuyên ngành khối kỹ thuật; có ít nhất 03 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh của cơ sở;
– Có trình độ trung cấp thuộc các chuyên ngành khối kỹ thuật hoặc trực tiếp làm các công việc kỹ thuật; có 05 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh của cơ sở.

Người làm công tác an toàn, vệ sinh lao động theo chế độ bán chuyên trách phải đáp ứng một trong các điều kiện sau đây:

– Có trình độ đại học thuộc các chuyên ngành khối kỹ thuật;
– Có trình độ cao đẳng thuộc các chuyên ngành khối kỹ thuật; có ít nhất 01 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh của cơ sở;
– Có trình độ trung cấp thuộc các chuyên ngành khối kỹ thuật hoặc trực tiếp làm các công việc kỹ thuật; có 03 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh của cơ sở."

" Cơ sở sản xuất, kinh doanh trong các lĩnh vực, ngành nghề chế biến, bảo quản thủy sản và các sản phẩm từ thủy sản, khai khoáng, sản xuất sản phẩm dệt, may, da, giày, sản xuất than cốc, sản xuất hóa chất, sản xuất sản phẩm từ cao su và plastic, tái chế phế liệu, vệ sinh môi trường, sản xuất kim loại, đóng và sửa chữa tàu biển, sản xuất vật liệu xây dựng sử dụng:
+ Dưới 300 lao động: phải có ít nhất 01 người làm công tác y tế có trình độ trung cấp;
+ Từ 300 đến dưới 500 lao động: phải có ít nhất 01 bác sĩ/y sĩ và 01 người làm công tác y tế có trình độ trung cấp;
+ Từ 500 đến dưới 1.000 lao động: phải có ít nhất 01 bác sĩ và mỗi ca làm việc phải có 01 người làm công tác y tế có trình độ trung cấp
+ Từ 1000 lao động trở lên: phải thành lập cơ sở y tế theo hình thức tổ chức phù hợp quy định của pháp luật về khám bệnh, chữa bệnh.
Cơ sở sản xuất, kinh doanh hoạt động trong các lĩnh vực, ngành nghề khác sử dụng:
+ Dưới 500 lao động: có ít nhất phải có 01 người làm công tác y tế trình độ trung cấp;
+ Từ 500 đến dưới 1.000 lao động: có ít nhất 01 y sĩ và 01 người làm công tác y tế trình độ trung cấp;
+ Từ 1.000 lao động trở lên: phải có 01 bác sỹ và 01 người làm công tác y tế khác.

Người làm công tác y tế ở cơ sở quy định phải đáp ứng đủ các Điều kiện sau đây:

– Có trình độ chuyên môn y tế bao gồm: bác sỹ, bác sỹ y tế dự phòng, cử nhân Điều dưỡng, y sỹ, Điều dưỡng trung học, hộ sinh viên;
– Có chứng chỉ chứng nhận chuyên môn về y tế lao động.

Người sử dụng lao động phải thông báo thông tin của người làm công tác y tế cơ sở theo mẫu tại Phụ lục XXI ban hành kèm theo Nghị định 39/2016/NĐ-CP với Sở Y tế cấp tỉnh, nơi cơ sở có trụ sở chính.

Trường hợp cơ sở không bố trí được người làm công tác y tế hoặc không thành lập được bộ phận y tế cơ sở sản xuất, kinh doanh thực hiện ký hợp đồng với cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đủ năng lực theo quy định sau đây:
+ Cung cấp đủ số lượng người làm công tác y tế theo quy định;
+ Có mặt kịp thời tại cơ sở sản xuất, kinh doanh khi xảy ra các trường hợp khẩn cấp trong thời hạn 30 phút đối với vùng đồng bằng, thị xã, thành phố và 60 phút đối vùng núi, vùng sâu, vùng xa;

và Thông báo thông tin cơ sở khám bệnh, chữa bệnh trên theo mẫu tại Phụ lục XXII ban hành kèm theo Nghị định này với Sở Y tế cấp tỉnh, nơi cơ sở có trụ sở chính."

8. Đăng ký thang bảng lương với Phòng Lao động Quận:
"- Nghị định 49/NĐ - CP : Điều 10 - trách nhiệm tổ chức thực hiện: Doanh nghiệp tổ chức xây dựng hoặc rà soát sửa đổi bổ sung thang lương, bảng lương, định mức lao động và gửi cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp để theo dõi, kiểm tra theo quy định tại Nghị định này.
-"Điều 13 Nghị định 95/2013/NĐ-CP ban hành ngày 22 tháng 08 năm 2013 quy định xử phạm hành chính trong lĩnh vực lao động:
1. Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không gửi thang lương, bảng lương, định mức lao động đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện theo quy định.
2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
a) Không xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng theo quy định pháp luật;
b) Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng;
c) Không công bố công khai tại nơi làm việc thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng;
d) Không thông báo cho người lao động biết trước về hình thức trả lương ít nhất 10 ngày trước khi thực hiện."

"I/. Thủ tục đăng ký thang lương, bảng lương lần đầu:
- 01 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao công chứng).
- 03 bản Thang lương, bảng lương.
- 03 bản phụ cấp lương (nếu có ).
- 03 bản công văn đăng ký hệ thống thang lương, bảng lương.
- 03 bản quy định chi tiết mô tả chức danh công việc.
II/. Thủ tục đăng ký thang lương, bảng lương lại hay thay đổi, điều chỉnh lại mức lương tổi thiểu:
+ 03 bản Thang lương, bảng lương mới.
+ 03 bản phụ cấp lương (nếu có ).
+ 01 bản thang lương, bảng lương cũ ( Phòng Lao động-TB&XH quận đã xác nhận ).
+ 3 bản công văn đăng ký hệ thống thang lương, bảng lương (theo hướng dẫn như thủ tục 1)."

"* Nếu Doanh nghiệp có từ đủ 05 lao động trở lên thì 03 bản công văn đăng ký hệ thống thang lương, bảng lương phải có xác nhận của Liên đoàn lao động quận :

a. Nếu Doanh Nghiệp không thành lập công đoàn (do LĐLĐ xem xét) thì LĐLĐ sẽ xác nhận vào công văn đăng ký thang lương, bảng lương.

(Biên bản cuộc họp Ban chấp hành công đoàn về việc thống nhất thang lương, bảng lương do doanh nghiệp xây dựng (nếu doanh nghiệp nào chưa có tổ chức công đoàn thì có biên bản của đại diện người lao động về việc thống nhất thang lương, bảng lương do doanh nghiệp xây dựng)

b. Nếu DN có thành lập BCH CS thì công văn đăng ký thang lương, bảng lương phải có Giám đốc và Chủ tịch CĐCS cùng xác nhận (có LĐLĐ xác nhận Chữ ký của Chủ tịch CĐCS)."