Định biên nhân sự có những cách thông dụng nào ?

Sáng nay tôi đọc được tài liệu hay hay trả lời về câu hỏi: Định biên nhân sự có những cách thông dụng nào ?. Đây là silde đào tạo của chị Nam Phương trong hổi thảo của HRA gần đây. Mọi người đọc thử nâng cao thêm kiến thức nhé.

Khái niệm định biên nhân sự và hoạch định nguồn nhân lực
• Định biên
– Ngôn ngữ của nền kinh tế kế hoạch và nhà nước
– hàm ý tính toán số lượng nhân sự
– là tiền đề cho hoạch định nguồn nhân lực
– liên quan tới xây dựng cấu trúc và ngân sách
– không có công thức nhất quán
• Hoạch định nguồn nhân lực
– Có hai cấp độ “chiến lược” (dài hạn) và “hoạt động” (ngắn hạn)
– Hàm ý các biện pháp và chính sách đáp ứng số lượng và chất lượng nhân sự

Điều kiện để tính định biên
• Cấp công ty:
– Có chiến lược phát triển rõ ràng
– Có Kế hoạch kinh doanh với ngân sách và các kịch bản thay đổi
• Cấp bộ phận
– Xác định được hệ thống vị trí công việc
– Xác định được tần suất các nhiệm vụ và quy trình thực hiện công việc một cách tương đối
– Xác định được kỳ vọng về mức độ thành thạo và ước lượng được kết quả đầu ra của các vị trí
– Rõ về mức độ ứng dụng tự động hóa trong thực thi công việc và hệ thống dữ liệu quản lý

Các nguyên tắc tính thông dụng (1) -Nguyên tắc tỉ lệ tương quan

Nguyên tắc: Tỉ lệ tăng / giảm so với năm trước tương ứng với tương quan tăng/ giảm của mức doanh thu
Ví dụ : Doanh thu 2017 tăng 30% thì định biên tăng 20%
Bối cảnh áp dụng: Công ty có quy mô rất lớn, thay đổi nhân sự có tính quy luật cao

Nguyên tắc: Tương quan giữa nhóm vị trí trực tiếp (kinh doanh và sản xuất) với vị trí gián tiếp
Ví dụ : Trực tiếp vs gián tiếp là 65% và 35%, Quản lý vs nhân viên là 15% - 85%
Bối cảnh áp dụng: Công ty đã có dữ liệu điều tra của nhiều năm

Nguyên tắc: Tương quan giữa ngân sách cho các nhóm quản lý và nhân viên, gián tiếp và trực tiếp
Ví dụ : Chi phí / doanh thu = 78%. Quỹ lương quản lý và nhân viên = 22% - 78%

Các nguyên tắc tính thông dụng (2) - Nguyên tắc định mức lao động

Nguyên tắc: theo khốilượng
Ví dụ :
- 30 sản phẩm / ca / người
- 100 sản phẩm /ca/ dây chuyền (nhóm)
- 15 khách hàng phục vụ / ngày
- Làm sạch 800 m2 sàn / ca
Bối cảnh áp dụng: Công việc gắn với sản xuất hoặc dịch vụ, tăng lên theo mức độ thành thạo của người thực hiện

Nguyên tắc: theo hệ chỉ tiêu hiệu suất
Ví dụ: Tập hợp các chỉ tiêu doanh thu (100 tỉ) và số lượng khách hàng (200 khách) / năm
Bối cảnh áp dụng: thường áp dụng cho khối kinh doanh

Nguyên tắc: theo thông lệ thao tác nghề nghiệp
Ví dụ: Số lượng chứng từ hoàn thành, số báo cáo X tần suất trong năm
Số lượng giao dịch thực hiện / ngày
Bối cảnh áp dụng: Áp dụng cho khối gián tiếp

Nguyên tắc: theo đối tượng phục vụ
Ví dụ: 1 nhân viên nhân sự tương ứng với 60 người trong công ty
Bối cảnh áp dụng: Áp dụng cho khối gián tiếp

Các nguyên tắc tính thông dụng (3) - Nguyên tắc tần suất và thời lượng

Nguyên tắc: Dựa vào cơ cấu chức danh, tần suất và thời lượng thực hiện nhiệm vụ
Ví dụ: Vị trí Kế toán chi phí bao gồm nhiệm vụ
• Kiểm tra chứng từ, hạch toán, thanh toán – hàng ngày, 100 chứng từ / ngày
• Lập báo cáo: cuối mỗi tháng, 1 ngày/ báo cáo
• Làm việc với thanh tra thuế: cuối mỗi quý, 3 ngày
• Hoàn thiện các chứng từ thanh toán (hóa đơn, nghiệm thu, v.v.): cuối mỗi năm, 20 ngày

Bối cảnh áp dụng:
• Thường áp dụng cho khối gián tiếp
• Có thông lệ tham khảo được giữa các doanh nghiệp

Vị trí sản xuất
• Các thông số đầu vào
– Sản lượng
– Định mức lao động của mỗi vị trí
– Các vị trí trong ca
– Số ca & kíp sản xuất
• Công thức tính
– Số nhân sự = số lượng kíp x số người trong kíp
– Số người 1 kíp = (tổng sản lượng dự tính trong ca / năng suất cá nhân = số người mỗi vị trí) x số vị trí + số người quản lý
• Chi phí nhân sự
– lương + chi phí theo lương (bảo hiểm, phúc lợi, chế độ đào tạo, chi phí an toàn lao động, v.v.).
– Dùng mức lương trung bình của nhóm x số lượng, không tính lương cụ thể của toàn bộ những người đang nhận.

Hướng dẫn hoạch định cụ thể từng vị trí

Vị trí kinh doanh
• Có thể áp dụng 3 cách:
1. Tổng quỹ lương được phân bổ / lương trung
bình
2. Tổng doanh thu / định mức doanh thu trung bình của từng ngành hàng
3. Làm cả 2 bước trên, rồi điều chỉnh về con số
tốt nhất, có xem xét tăng định mức cao hơn

Vị trí gián tiếp
• Nguyên tắc tính
– Tính theo nguyên tắc thống kê (ví dụ tỉ lệ gián tiếp trên trực tiếp, hoặc tỉ lệ tăng nhân sự = doanh thu mới / doanh thu cũ x 100%)
– Tính theo nguyên tắc khối lượng công việc:
• Định mức LĐ : số lượng NS= khối lượng mới / năng suất LĐ) cũ x % tăng năng suất.
• Ví dụ
– giả định doanh thu tăng 30% thì số lượng giao dịch của kế toán từ 7000 chứng từ/giao dịch thành 10,000 chứng từ,
– việc vay vốn, làm thủ tục mở L/C / thanh toán tăng thêm khoảng 20 ngày làm việc, áng chừng công việc tăng thêm 40% sẽ tương đương với 7 người (5 x 140%).
– Tuy nhiên, 5 người với năng suất tăng 15% sẽ tương đương 5.75 người, do vậy tỉ lệ tăng thực tế là 7 người / 5.75 người = 122%, tức là 5 người x 122% = 6,2 người. Phòng kế toán chỉ cần 6 người nếu năng suất / đầu người cao hơn một chút (làm ngoài giờ) hoặc xem xét hệ thống phần mềm đưa vào sẽ giảm nhẹ khối lượng công việc.

Vị trí gián tiếp
• Cơ cấu / vị trí theo công nghệ
– Một số công việc thường phải tuân theo nguyên theo cơ cấu tổ chức như lái xe (theo số lượng xe), vận hành dây chuyền (theo số nút công nghệ), bảo vệ (tính theo số điểm kiểm soát), thủ kho (theo số điểm kho).

Các bước hoạch định nhân lực
• Hoạch định hàng năm được định nghĩa là hoạch định ngắn hạn
• Trải qua 5 bướccơ bản
• Bao gồm những chương trình, chính sách, biện pháp bảo đảm số lượng và chất lượng nguồn NL

Cuối cùng, mọi người tham khảo tài liệu ở đây nhé: https://goo.gl/9k48dg