Cách quản lý nhân sự hiệu quả theo cái nhìn hành vi trong công việc

Đợt này đi tầm sư học đạo nên tôi thấy có nhiều cái hay hay muốn chia sẻ với mọi người. Hồi trước kia, tôi từng có 2 bài viết bàn về chủ đề: "cách quản lý nhân sự hiệu quả".

Cách quản lý nhân sự như thế nào cho hiệu quả – phần 1 ?
Cách quản lý nhân sự như thế nào cho hiệu quả – phần 2 ?

Và với 2 bài viết đó tôi liệt kê ra 11 điều nên làm kèm với ifographic sưu tầm được.

1. Hệ thống theo dõi thông tin nhân sự rõ ràng và tốt – BigData
2. Quy trình nhân sự tốt và đầy đủ
3. Hệ thống chính sách được phổ biến rộng rãi và đầy đủ
4. Mô tả công việc, mục tiêu, mục đích rõ ràng
5. Hướng dẫn cụ thể, nâng cấp liên tục các kinh nghiệm và công cụ làm việc cho anh em nhân viên
6. Công cụ đánh giá công việc rõ ràng nhất quán
7. Thưởng phạt chắc chắn.
8. Thúc đẩy xây dựng nhóm liên kết với nhau
9. Cố gắng tạo ra hệ thống có thể tự vận hành khi không có sếp.
10. Xây dựng ra sứ mệnh vượt ra ngoài phạm vi tài chính cho nhóm.
11. Tự tạo ra mục tiêu ngoài sức tưởng tượng của nhóm.

Giờ ngồi ngẫm lại tôi lại thấy có một cách nhìn khác về vấn đề này. Nó cũng giống như 11 vấn đề trên nhưng được diễn giải theo hướng đánh giá hành vi con người. Trong nhân sự, nếu bạn thấu hiểu được hành vi con người thì bạn có thể sẽ giúp tổ chức tăng được hiệu quả công việc của các thành viên trong tổ chức đó.

Mời các bạn xem qua hình vẽ tôi nháp dưới đây:

Hình trên có thể tóm tắt ý rằng: để nhân viên làm tốt công việc thì cần phải hiểu được, dự báo được hành vi của nhân viên trong công việc. Muốn hiểu được hành vi trong công việc phải biết được cái gì tác động đến hành vi. Đó là:
- Tính cách
- Nhận thức
- Học hỏi (môi trường văn hóa của nơi làm việc)
- Động lực làm việc

Mỗi một cái lại có nguyên nhân nữa. Bạn biết đấy, mỗi một hành vi của con người khi được diễn ra đều là tổng hợp của nhiều yếu tố tác động đến não khi đưa ra quyết định.

Yếu tố đầu tiên chính là tính cách con người. Để hình thành nên tính cách, có 2 nhóm tác nhân:
- Gen di truyền .
- Môi trường : nôi dưỡng, học tập, xã hội , văn hóa.
2 nhóm tác nhân này thì hẳn ai cũng rõ rồi. Và rất khó để tác động. Vì thế cùng với yếu tố thứ 1 này, tôi nghĩ để quản lý nhân viên hiệu quả, chúng ta nên hiểu được tính cách của nhân viên.

Hiểu được tính cách sẽ ra được nhiều thứ từ dự báo cách xử lý tình huống, đến các giải quyết, nêu vấn đề. Khi hiểu được điều đó, chúng ta sẽ biết cách phân việc, phân vị trí, phân vai dễ dàng hơn. Tính cách phù hợp với công việc thì hiệu quả công việc sẽ tốt hơn rất nhiều.

Các công cụ đánh giá tính cách có khá nhiều. Một số công cụ còn đánh giá luôn cả nghề nào phù hợp với tính cách. Ví dụ một số công cụ nên tham khảo như: MBTI, DISC ... Tôi từng viết trong 1 bài nói về DISC rằng tôi dị ứng với những ai bị ngộ công cụ DISC. Dị ứng với những ai hở ra là tính cách S, I, D ... Vì để đánh giá tính cách không thể chỉ 1 công cụ là có thể giải quyết được. Hơn nữa, khi tạo ra các công cụ đánh giá, những nhà khoa học luôn khẳng định, con người là tổng hòa các tính cách. Tùy thuộc vào hoàn cảnh sẽ thể hiện loại tính cách phù hợp. Cho nên nếu định đánh giá tính cách, chúng ta nên phối hợp nhiều công cụ để ra một tập con giao thoa và chung nhất.

Ví dụ như : người có nhóm máu O thường chia bè phái, khả năng thích nghi và sinh tồn cao, nhưng khi trắc nghiệm DISC lại ra tính cách trội về nhóm S, trắc nghiệm MBTI thì thuộc nhóm NJFG ... thì có 1 điểm trung là ....

Viết đến đây tôi lại nhớ đến chia sẻ của 1 chị ứng tuyển vị trí HR vào công ty Pepsi Việt Nam. Chị than thở với tôi rằng, chị có nghiệp vụ, đã làm lâu năm trong nghề. Tuy nhiên khi ứng tuyển vào công ty lại phải trắc nghiệm DISC. Sau khi trắc nghiệm xong thì kết quả không hợp với nghề. Công ty đã từ chối tuyển dụng chị. Pepsico có cái lý của họ. Chị có thể làm tốt, làm giỏi nhưng làm đam mê thì chưa chắc.

Vậy là xong điều đầu tiên để quản lý nhân sự hiệu quả (phải biết tính cách của từng người), giờ đến vấn đề thứ 2. Tính cách tác động đến hành vi là đúng rồi. Tuy nhiên, không chỉ có tính cách mà còn có yếu tố Nhận thức. Nhận thức cũng góp phần cùng tính cách đưa cho não các thông số để chỉ huy và đưa ra hành động.

Nhận thức là quá trình diễn giải nhứng ấn tượng, cảm giác của cá nhân về hiện tượng.

Nhận thức thì có thể tác động dễ hơn so với tính cách. Nhận thức nó không ổn định như tính cách vì nó được hình thành bởi 3 nhóm tác nhân:
+ Tác nhân chủ thể nhận thức
+ Đối tượng được nhận thức
+ Bối cảnh nhận thức

Để đưa thông tin cho não ra quyết định, khu vực nhận thức sẽ lấy thông tin từ các tác nhân tạo nên chủ thể nhận thức bao gồm: Giá trị - cái mà con người coi trọng + kiến thức kinh nghiệm đã trải qua + thái độ động cơ + cảm xúc cá nhân lúc nhận thức.

Do đó, điều thứ 2 để quản lý nhân sự hiệu quả là biết được cái gì nhân viên sẽ coi trọng. Trong công việc họ coi trọng điều gì ? Tôi thường gọi yếu tố này là "cái tôi cá nhân" của mỗi người. Chỉ cần chúng ta không chạm vào hoặc chạm theo hướng tích cực thì tự nhiên tạo ra được thiện cảm cho đối phương. Những cái tôi thường bao gồm: bản thân, quê hương, gia đình, tổ chức của họ. Nói đến người Thanh Hóa mà cứ nhận xét Thanh Hóa bẩn tính thế này, bẩn tính thế kia thì hẳn người Thanh Hóa ai cũng ghét.

Khi giao việc, không đụng chạm đến cái tôi hoặc dùng cái tôi để kích thích nhân viên, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn nhiều.

Tiếp đến, điều thứ 3, quản lý nên biết về kiến thức và kinh nghiệm của nhân viên. Điều này không phải bàn. Phỏng vấn tuyển dụng, ai cũng làm rõ kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm của ứng viên.

Điều thứ 4, nắm được thái độ động cơ thực sự của nhân viên khi họ tham gia ứng tuyển. Họ làm việc vì tiền, vì tình hay vì kinh nghiệm. Thái độ động cơ thường nằm đâu đó ẩn khuất sau tính cách. Tính cách này thì thái độ kia. Nhưng đôi khi không phải. Động cơ có thể ẩn trong mục đích sống của họ.

Điều thứ 5, nắm được cảm xúc của nhân viên khi giao việc. Cảm xúc lúc nhận thức sự việc diễn ra khác nhau sẽ dẫn tới hành động khác nhau. Lúc họ chán nản thì hành động sẽ không quyết liệt, những lúc nóng nảy thì hành động sẽ không cẩn trọng ....

Điều 2, 3, 4, 5 đều được tóm gọn lại trong thuật ngữ mà hiện nay đang thịnh hành "đắc nhân tâm". Ai quan tâm nên đọc quyển đó. Tuy nhiên đắc nhân tâm thì được ứng dụng rộng không chỉ trong công việc. Tôi đọc nhiều và ngộ thấy rằng "đắc nhân tâm" thực ra từ xa xưa người đời đã dậy rồi. Chung quy lại là trong khẩu quyết "điều gì bản thân không muốn thì đừng làm cho người khác" - đây là khẩu quyết trong cuộc sống. Còn khẩu quyết trong công việc : "Việc gì mà không đủ lợi để dụ thì lấy hại ra dọa, việc gì hại không đủ để dọa thì lấy lợi ra dụ. Nếu cả lợi và hại đều không làm gì được người thì tốt nhất nên loại bỏ người đó".

Trên là các yếu tố bản thân trong quá trình nhận thức. Khi đưa thông tin cho não ra quyết định, Nhận thức còn dựa vào 2 yếu tố bên ngoài nữa là: Đối tượng được nhận thức (công việc có lớn, có gây chú ý, việc xảy ra có tác động mạnh, tới nhiều người ? ... ) và Bối cảnh xảy ra vấn đề (không gian, thời gian, địa điểm).

Cho nên để tăng hiệu quả công việc, người quản lý phải làm tiếp điều 6 khi giao việc đó là cho nhân viên biết về mục tiêu, tác động của công việc và chọn bối cảnh phù hợp để trao đổi công việc.

Sau yếu tố tính cách, nhận thức, yếu tố thứ 3 tác động đến hành vi trong công việc đó chính là: học hỏi. Con người có xu hướng học hỏi những gì diễn ra từ môi trường và văn hóa. Một tập thể người đến muộn thì người đến sớm rồi cũng sẽ đến muộn. Người đứng đầu đến muộn thì nhân viên rồi cũng đến muộn.

Như thế, điều thứ 7 là người quản lý cần phải tạo ra được môi trường văn hóa làm việc tốt để người nhân viên học hỏi và làm theo văn hóa của môi trường đó.

Môi trường bao gồm:
- Sự nêu gương của người quản lý. Người quản lý muốn gì và làm gì thì nhân viên sẽ làm như vậy. Tốt nhất nên là nói đi đôi với làm.
- Kích thích tinh thần làm việc nhóm, đồng đội.
- Tạo môi trường đoàn kết và chia sẻ ...

Cuối cùng, cái sẽ nói nhiều nhất chính là yếu tố động lực. Để nhân viên có hành vi trong công việc phù hợp, người quản lý cần phải xây dựng ra một hệ thống tạo động lực đủ tốt cho nhân viên. Hệ thống bao gồm các bước:

Bước 1: xác định các nhiệm vụ và tiêu chuẩn thực hiện công việc cho nhân viên
- Làm cho nhân viên hiểu rõ mục tiêu của tổ chức
- Xác định các nhiệm vụ cụ thể và tiêu chuẩn thực hiện công việc hợp lý
Bước 2: Tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên hoàn thành nhiệm vụ
- Loại trừ các yếu tổ gây trở ngại trong công việc của nhân viên
- Đào tạo, hướng dẫn nhân viên đầy đủ
- Cung cấp đủ điều kiện cần thiết cho công việc
- Bố trí công việc phù hợp với tính cách và nhận thức của nhân viên
Bước 3: kích thích làm việc
- Trả công / trả lương thỏa đáng và công bằng
- Hệ thông ghi nhận thành tích hiệu quả và nhanh chóng.
Bước 4: Đánh giá hiệu quả công việc
- Đánh giá thực hiện công việc thường xuyên và công bằng.
Bước 5: Thăng tiến
- Tạo điều kiện thăng tiến cho nhân viên.
- Đào tạo năng lực mới, kiến thức mới cho nhân viên.
- Cho phép nhân viên thử thách trong những cơ hội mới.
- Có lội trình công danh cho từng vị trí
Bước 6: Quay lại bước 1 khi thấy nhân viên làm việc không hiệu quả.

Hệ thống với 6 bước này khá hiệu quả và được đúc rút từ nhiều thuyết tạo động lực khác nhau. Nếu nhà quản lý cảm thấy không phục với 6 bước này, chúng ta có thể tham khảo thêm 1 loạt các thuyết tạo động lực mà tôi đã từng đề cập như:

- Thuyết ABCD của Paul R. Lawrence và Nitin Nohria
- Thuyết hai nhân tố, Herzberg
- Thuyết X, Y, Z

Tổng kết lại, chúng ta có 8 điều để tăng cường hiệu quả trong công việc
+ Điều 1 tới 5 : người quản lý phải biết về nhân viên
+ Điều 6: biết cách giao việc
+ Điều 7: biết xây dựng môi trường văn hóa
+ Điều 8: biết cách xây dựng hệ thống tạo động lực

Anh chị và các bạn nếu thấy hay dở gì nhớ cho tôi vào comment và like nhé. Thanks all!