Phòng nhân sự phải chuẩn bị gì khi thuế vào kiểm tra ?

Nhân chuyện đầu năm nói chuyện cuối năm, cơ quan thuế thường hay có lịch "thăm" doanh nghiệp vào những ngày cùng tháng tận. Các nhân viên của họ sẽ đi thành từng tốp 2-3 người hoặc nhiều hơn nữa tùy theo khối lương công việc. Mỗi người họ sẽ kiểm tra từng mục thuế khác nhau nên nếu chúng ta không muốn bị quay vòng vòng một lúc bởi hàng tá câu hỏi của họ thì nên sắp xếp hồ sơ trước để không rơi vào tình huống bị động. Đây là việc của bên phòng kế toán, tuy nhiên thì trong kiểm tra thuế có mục kiểm tra Thuế TNDN. Thuế TNDN là loại thuế mà liên quan đến toàn bộ hệ thống tài chính kế toán của doanh nghiệp, nên hồ sơ của loại thuế này chính là toàn bộ sổ sách kế toán, tài liệu kế toán của doanh nghiệp. Vì thế trong bộ hồ sơ chuẩn bị sẽ có bộ hồ sơ liên quan đến Nhân sự.

Chúng ta nên chuẩn bị hồ sơ nhân sự và sắp xếp như sau:
1. Hợp đồng lao động
2. Hồ sơ cá nhân lao động
3. Bảng lương, bảng trích nộp bảo hiểm cho người lao động
4. Bảng đối chiếu BH với cơ quan bảo hiểm
5. Hồ sơ các khoản nợ giữa cá nhân người lao động và công ty
6. Biên bản kiểm tra về lao động (nếu có)
7. Quyết định tuyển dụng, quyết định chức danh, quyết định tiếp nhận, quyết định lương
8. Tài liệu, hồ sơ đào tạo nhân sự

Ngoài ra, thuế sẽ còn kiểm tra về thuế thu nhập cá nhân. Một số nơi thì kế toán phụ trách mảng này, một số nơi thì nhân sự. Tuy nhiên khi kiểm tra hạng mục này thì sẽ phải có sự phối hợp của 2 phòng. Do vậy Nhân sự cũng cần chuẩn bị trước. Các hồ sơ tài liệu cần chuẩn bị:
- Hợp đồng lao động (để xem xét việc trả lương Gross hay là lương Net, mức lương, các khoản phụ cấp và các chế độ khác…), hồ sơ nhân sự (để chắc chắn nhân sự đó có tồn tại thật tại công ty).
- Quyết định lương, quyết định tăng lương, quy chế lương công ty.
- Bảng lương và các chứng từ thanh toán lương, kèm một file excel tổng hợp từng năm về tổng thu nhập, tổng thuế phải nộp, đã nộp
- Thẻ lương nhân viên có chữ ký của người nhận, UNC chuyển lương qua Ngân hàng
- Các biên lai khấu trừ thuế cho các lao động không ký hợp đồng, các lao động nghỉ việc giữa năm
- Tờ khai đăng ký giảm trừ gia cảnh có xác nhận của cơ quan thuế của từng nhân viên
- Bản sao công chứng hộ chiếu, visa của các cá nhân người nước ngoài
- Các ủy quyền quyết toán thuế của các lao động quyết toán thuế tại doanh nghiệp
- Các giấy tờ khác liên quan

Thường thì với một công ty mới thành lập thì thuế sẽ không vào kiểm tra trong 3 năm đầu. Chính vì thế chúng ta có 3 năm để hoàn thiện hồ sơ. Bài viết này dùng để đối chiếu tham khảo với bài: "Thứ tự các công việc Nhân sự cần làm từ năm 1 tới năm thứ 4 và tái cơ cấu hệ thống" rất tốt.

Nhắc tới "audit" thanh kiểm tra lại nhớ tới sở lao động cũng có đợt xuống kiểm tra công ty : Chuẩn bị gì cho đợt thanh tra lao động ?