10 tháng 3 và các bước, kế hoạch, tài liệu xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Kỳ nghỉ lễ giỗ tổ Hùng Vương 10/3 dần trôi qua. Nhớ lại năm ngoái, hình như cũng giờ này tôi cũng ôm chiếc laptop nhỏ thân thuộc và nghĩ về Nhân sự. Năm nay tôi tình cờ tìm ra được 1 file kế hoạch tôi đã làm từ lâu. Đó là file kế hoạch xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Đọc lại, tôi thấy khá thú vị và tôi chợt nghĩ sao không post lên đây để xin ý kiến cả nhà nhỉ.

Hôm nay quả là đẹp trời để nghỉ ngơi, thư giãn và làm điều mình thích. Trời hơi se se lạnh nhưng không quá đến độ phải mặc những chiếc áo to xù xụ. Còn gì thú vị hơn khi được thư giãn. Tôi chợt nhớ đến câu thơ của Nguyễn Bính: Tình em như hoa cỏ may. Một ngày gió cả đơm đầy áo anh. Bạn đẫ bao giờ đọc thơ Nguyễn Bính. Nếu bạn chưa bao giờ đọc thì thật phí. Thơ Nguyễn Bính luôn là 1 bức tranh đẹp. Tôi thích điều đó.

Quay lại chủ đề xây dựng văn hóa doanh nghiệp, tôi luôn tâm niệm: văn hóa doanh nghiệp có 2 phần. Phần nổi và phần chìm. Phần nổi luôn là thứ dễ nhìn thấy nhưng phần chìm thì không dễ dàng gì. Vậy phần chìm và phần nổi đó là những gì ? Theo tôi đó là:

I.Kế hoạch xây dựng văn hóa nổi
1Xây dựng hệ thống xương văn hóa
Xây dựng Triết lý phát triển
Xây dựng Hoài bão
Xây dựng Sứ mệnh
Xây dựng Hệ giá trị cốt lõi
Xây dựng Slogan
Xây dựng Logo
2Kiến trúc doanh nghiệp
Mặt tiền làm việc của doanh nghiệp
Phòng làm việc của bảo vệ
Nơi giữ xe
Phòng tiếp khách
Lối đi chung
3Xây dựng hệ thống văn bản nội bộ - bộ nhận diện thương hiệu công ty
Xây dựng Sơ đồ tổ chức
Xây dựng website
Xây dựng Sổ vàng
Xây dựng Mẫu file mềm
Xây dựng Mẫu phong bì thư
Xây dựng Profile
Xây dựng Nội quy công ty
Xây dựng Sổ tay công ty
4Xây dựng các nghi lễ cho công ty
Ngày hội văn hóa
Kỷ niệm sinh nhật công ty
Nghi lễ khen thưởng
Các cuộc thi đấu thể thao thường kỳ
5Xây dựng "chiến thần" - tấm gương điển hình
Lên kế hoạch xây dựng tấm gương điển hình
Lựa chọn người xuất sắc
Viết các bài PR
Trao thưởng và tuyên truyền
6 Xây dựng kênh truyển thông văn hóa
Xây dựng báo nội bộ
Thành lập diễn đàn ( xây dựng cộng đồng )
Xây dựng kênh radio
Xây dựng kênh tivi
7Các yếu tố văn hóa khác
Đồng phục
Thẻ nhân viên
8"Xây dựng kế hoạch training văn hóa "
Làm slide giới thiệu văn hóa, chiến lược phát triển…
Training cách xưng hô cho nhân viên, giao tiếp
Training cách nghe điện thoại
Training cách trả lời mail
9"Kế hoạch kiểm tra duy trì văn hóa "
Xây dựng các bài test

II.Kế hoạch xây dựng văn hóa chìm
1Xây dưng văn hóa cho Sếp
Lên tiêu chuẩn tuyển dụng văn hóa
Nghiên cứu, Training điều chỉnh cách nói chuyện
Nghiên cứu, Training điều chỉnh cách ăn mặc
Nghiên cứu, Training điều chỉnh cách ứng xử với cấp dưới
Lên kế hoạch liên hoan tại nhà sếp
Nghiên cứu, Training điều chỉnh cách ứng xử giao tiếp với khách hàng
Nghiên cứu, Training điều chỉnh cách ứng xử giao tiếp với cấp trên
Nghiên cứu, Training điều chỉnh tinh thần làm việc
Nghiên cứu, Training điều chỉnh cách giận dữ
2Xây dựng văn hóa cho Nhân viên
Lên kế hoạch vui chơi
Lên kế hoạch các hoạt động team building
Lên tiêu chuẩn tuyển dụng văn hóa
Training điều chỉnh giao tiếp ứng xử
Training điều chỉnh cách ăn uống

Bạn thấy thế nào? Cách phân chia của tôi liệu có hợp lý ? Để các bạn hình dung rõ hơn những điều tôi nói, các bạn vui lòng tải các tài liệu sau:

Ke hoach xay dung van hoa
1. Tài liệu nghiên cứu và hướng dẫn xây dựng VHDN 109 trang
2. Phụ lục 1 tiêu chuẩn phân cấp văn hoá doanh nghiệp: 4 trang.
3. Phụ lục 2 danh mục trọng số các yếu tố VHDN: 1 trang.
4. Phụ lục 3 check list các loại nghi lễ trong DN: 1trang.
5. Phụ lục 4 hướng dẫn xây dựng slogan cho công ty: 5 trang.
6. Phụ lục 5 tài liệu huấn luyện văn hoá giao tiếp ứng xử nơi công sở: 27 trang.
7. Phụ lục 6 quy định về văn hoá giao tiếp của CNV: 2 trang.
8. Phụ lục 7 bảng đánh giá mức độ phong cách giao tiếp của CNV: 1trang.
9. Phụ lục 8 danh mục các triết lý kinh doanh của DN: 2 trang.
10. Phụ lục 9 mẫu triết lý về phương châm quản lý công ty 2 trang.
11. Phụ lục 10 bảng phân quyền cho CNV công ty 2 trang.
12. Phụ lục 11 check list hê thống văn bản nội bộ doanh nghiệp 3 trang.
13. Phụ lục 12 danh mục các giá trị tính cách mà DN hướng tới: 4 trang.
14. Phụ lục 13 câu hỏi phỏng vấn khách hàng về văn hoá doanh nghiệp 1 trang.
15. Phụ lục 14 câu hỏi phỏng vấn ứng viên về VHDN 3 trang.
16. Phụ lục 15 câu hỏi phỏng vấn về lý tưởng – niềm tin – sự thoả mãn của nhân viên 3 trang.
17. Phụ lục 16 checklist kiểm tra đạo đức trong văn hoá tổ chức 3 trang.
18. Phụ lục 17 checklist thăm quan và đánh giá VHDN 3 trang.
19. Phụ lục 18 bảng đánh giá điểm phân cấp văn hoá doanh nghiệp 1 trang.
20. Phụ lục 19 bản đánh giá VHDN tham khảo 5 trang.

Do dung lượng của Blog có hạn nên các bạn chịu khó click vào link để tải xuống nhé. Hy vọng đây có thể sẽ là ý tưởng hay cho dự án Xây dựng văn hóa của DN. Chúc các HR chạy theo dự án luôn có dự án để chạy :)

Điểm qua 1 chút lý thuyết về văn hóa doanh nghiệp không lại có bạn bảo tôi kiệm lời. Thực ra những định nghĩa này hẳn ai cũng có thể tìm thấy nhan nhản trên mạng. Nhưng cái quý chính là cái kế hoạch tái cấu trúc doanh nghiệp và cái checklist trong mục các việc sẽ phải làm khi tái cấu trúc doanh nghiệp. Đó mới là cái hiếm. Rất khó để tìm được những tài liệu như vậy vì ai nói cũng giỏi nhưng làm thì chưa chắc. :)

Văn hóa - như có học giả đã nói, đó là cái cân bằng khi xã hội có nhiều nguy cơ biến động. Hoặc có thể hiểu nôm na rằng, mọi vật chất có thể mất đi, cái còn đọng lại chính là văn hóa. Bất kể quốc gia nào, tổ chức nào, giáo phái nào muốn trường tồn thì phải có văn hóa riêng, và doanh nghiệp cũng không nằm ngoài quy luật đó. Trong điều kiện hội nhập, cạnh tranh trên một môi trường ngày càng phẳng, văn hóa doanh nghiệp càng trở nên quan trọng.

Văn hóa doanh nghiệp hiện nay đang là đề tài tranh luận sôi nổi trên các diễn đàn của giới doanh nghiệp, các nhà quản lý và trên phương tiện thông tin đại chúng. Tuy nhiên, văn hóa doanh nghiệp là gì, thì không phải doanh nghiệp nào cũng thấu hiểu, nhất là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Trước hết, khái niệm văn hóa doanh nghiệp nói riêng và văn hóa nói chung là rất khó phân định, bởi có đến hàng trăm định nghĩa về văn hóa. Song, có thể hiểu văn hóa theo các cách sau: Theo bộ Từ Hải xuất bản vào năm 1989, thì văn hóa có nghĩa là Văn trị và Giáo hóa. Theo ngôn ngữ của phương Tây, thì văn hóa có nghĩa là tạo dựng, giữ gìn và chăm sóc. Trong nhân loại học và xã hội học, khái niệm văn hóa được đề cập đến theo một nghĩa rộng nhất, đó là bao gồm tất cả mọi thứ vốn là một bộ phận trong đời sống con người. Văn hóa không chỉ là những gì liên quan đến tinh thần mà bao gồm cả vật chất. Theo cách hiểu thông thường thì văn hóa là cách sống bao gồm phong cách ăn mặc, ăn uống, cư xử, đức tin và tri thức... Theo đó, có thể hiểu văn hóa doanh nghiệp như là các giá trị tinh thần, vật chất và tri thức… được xây dựng trong suốt quá trình tồn tại và phát triển, trở thành quan niệm, tập quán, truyền thống của doanh nghiệp đó. Trên thế giới có một số định nghĩa văn hoá doanh nghiệp như sau:

1. Phẩm chất riêng biệt của tổ chức được nhận thức phân biệt nó với các tổ chức khác trong lĩnh vực. (Gold, K.A.)

2. Văn hóa thể hiện tổng hợp các giá trị và cách hành xử phụ thuộc lẫn nhau phổ biến trong doanh nghiệp và có xu hướng tự lưu truyền, thường trong thời gian dài. (Kotter, J.P. & Heskett, J.L.)

3. Văn hóa doanh nghiệp là những niềm tin, thái độ và giá trị tồn tại phổ biến và tương đối ổn định trong doanh nghiệp. (Williams, A., Dobson, P. & Walters, M.)

Văn hóa doanh nghiệp được thể hiện ở nhiều cấp độ khác nhau, từ dễ nhận biết đến ẩn sâu trong tiềm thức của tập thể mà phải qua thời gian dài mới hình dung ra được. Cấu trúc của văn hóa doanh nghiệp gồm 4 nhóm: nhóm yếu tố giá trị, nhóm yếu tố chuẩn mực, nhóm yếu tố không khí và phong cách quản lý của doanh nghiệp và nhóm yếu tố hữu hình. Trong đó, giá trị là thước đo các hành xử, xác định những gì doanh nghiệp phải làm, xác định những gì doanh nghiệp cho là đúng. Giá trị ở đây gồm 2 loại. Loại thứ nhất là các giá trị đã tồn tại trong doanh nghiệp hình thành theo lịch sử, có thể do rèn luyện có chủ đích, có thể hình thành tự phát. Loại thứ hai là các giá trị mới mà lãnh đạo mong muốn doanh nghiệp mình có để đáp ứng với tình hình mới và phải xây dựng từng bước trong thời gian dài. Chuẩn mực là những quy định không thành văn nhưng được mọi người tự giác tuân thủ. Cũng có thể xếp các yếu tố nghi lễ được sử dụng trong các sự kiện quan trọng của doanh nghiệp, logo... vào nhóm này. Không khí có thể hiểu là các ngầm định về cung cách ứng xử hàng ngày của các thành viên trong tổ chức, có thể niềm nở hay nghiêm túc, vui đùa xuề xòa hay công thức, trang trọng, giữ khoảng cách hay thân mật, ăn nói thoải mái có phần bỗ bã hay hình thức hàn lâm…. Phong cách quản lý của doanh nghiệp thể hiện ở thái độ và quyền lực của người quản lý trong việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Phong cách quản lý được thể hiện theo nhiều cách khác nhau như: độc đoán, dân chủ, cứng nhắc hay mềm dẻo... Cuối cùng nhóm yếu tố hữu hình là phần nổi dễ nhìn thấy như: bàn ghế, trang thiết bị, công nghệ, máy móc, nhà xưởng, khẩu hiệu… hoặc các chuẩn mực hành vi như nghi lễ, nghi thức, các nguyên tắc, hệ thống thủ tục, chương trình…

Từ những đặc tính đó của văn hóa doanh nghiệp, hai tác giả Julie Heifetz & Richard Hagberg đã đề xuất một mô hình 11 bước cụ thể như sau:

Bước 1: Tìm hiểu môi trường và các yếu tố ảnh hưởng đến chiến lược doanh nghiệp trong tương lai. Xem xét có yếu tố nào làm thay đổi chiến lược doanh nghiệp trong tương lai.

Bước 2: Xác định đâu là giá trị cốt lõi làm cơ sở cho thành công. Đây là bước cơ bản nhất để xây dựng văn hoá doanh nghiệp. Các giá trị cốt lõi phải là các giá trị không phai nhòa theo thời gian, là trái tim và linh hồn của doanh nghiệp.

Bước 3: Xây dựng tầm nhìn mà doanh nghiệp sẽ vươn tới. Tầm nhìn chính là bức tranh lý tưởng về doanh nghiệp trong tương lai. Tầm nhìn chính là định hướng để xây dựng văn hoá doanh nghiệp. Có thể doanh nghiệp mà ta mong muốn xây dựng hoàn khác biệt so với doanh nghiệp hiện mình đang có.

Bước 4: Đánh giá văn hóa hiện tại và xác định những yếu tố văn hoá nào cần thay đổi. Sự thay đổi hay xây dựng văn hoá doanh nghiệp thường bắt đầu bằng việc đánh giá xem văn hoá hiện tại như thế nào và kết hợp với chiến lược phát triển doanh nghiệp. Đánh giá văn hoá là một việc cực kỳ khó khăn vì văn hoá thường khó thấy và dễ nhầm lẫn về tiêu chí đánh giá. Những ngầm định không nói ra hay không viết ra thì càng khó đánh giá. Thường thì con người hoà mình trong văn hoá và không thấy được sự tồn tại khách quan của nó.

Bước 5: Khi chúng ta đã xác định được một văn hoá lý tưởng và cũng đã có sự thấu hiểu về văn hoá đang tồn tại trong doanh nghiệp mình, thì sự tập trung tiếp theo là làm thế nào để thu hẹp khoảng cách giữa những giá trị chúng ta hiện có và những giá trị chúng ta mong muốn. Các khoảng cách này nên đánh giá theo 4 tiêu chí: phong cách làm việc, ra quyết định, truyền thông, đối xử.

Bước 6: Xác định vai trò của lãnh đạo trong việc dẫn dắt thay đổi văn hóa. Lãnh đạo đóng vai trò cực kỳ quan trọng cho việc xây dựng văn hoá. Lãnh đạo là người đề xướng và hướng dẫn các nỗ lực thay đổi. Lãnh đạo chịu trách nhiệm xây dựng tầm nhìn, truyền bá cho nhân viên hiểu đúng, tin tưởng và cùng nỗ lực để xây dựng. Lãnh đạo cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xua tan những mối lo sợ và thiếu an toàn của nhân viên.

Bước 7: Soạn thảo một kế hoạch hành động bao gồm các mục tiêu hoạt động, thời gian, điểm mốc và trách nhiệm cụ thể.

Bước 8: Phổ biến nhu cầu thay đổi, kế hoạch hành động và động viên tinh thần, tạo động lực cho sự thay đổi.

Bước 9: Nhận biết các trở ngại và nguyên nhân từ chối thay đổi và xây dựng các chiến lược để đối phó. Lôi kéo mọi người ra khỏi vùng thoải mái của mình là một công việc rất khó. Vì vậy người lãnh đạo phải khuyến khích, động viên và chỉ cho nhân viên thấy lợi ích của họ tăng lên trong quá trình thay đổi.

Bước 10: Thể chế hóa, mô hình hóa và củng cố sự thay đổi văn hóa. Các hành vi, quyết định của lãnh đạo phải thể hiện là mẫu hình cho nhân viên noi theo và phù hợp với mô hình văn hoá đã xây dựng. Các hành vi theo mẫu hình lý tướng cần được khuyến khích, động viên; hệ thống khen thưởng phải được thiết kế phù hợp với mô hình xây dựng văn hoá doanh nghiệp.

Bước 11: Tiếp tục đánh giá văn hóa doanh nghiệp và thiết lập các chuẩn mực mới về không ngừng học tập và thay đổi. Văn hoá không phải là bất biến vì vậy khi ta đã xây dựng được một văn hoá phù hợp thì việc quan trọng là liên tục đánh giá và duy trì các giá trị tốt và truyền bá những giá trị đó cho nhân viên mới./.

Bạn muốn tìm kiếm thêm thông tin về các vấn đề Nhân sự. Vui lòng click tại đây để tìm kiếm thêm: http://kinhcan.net/ Đây là công cụ tìm kiếm được tích hợp tìm kiếm khoảng 30 site chuyên về nhân sự. Chi tiết vui lòng click tại đây: Kinhcan24's Search