Hỏi đáp về Knowledge Management – Quản trị tri thức

Mai là đến buổi offline về KM. Mặc dù chưa đến chính hội nhưng những ì xèo bàn luận về KM đã nổ ra từ trước đó. KC mạn phép tổng hợp lại. Đây là nhiều cách nhìn rất đời, rất thực và tâm huyết. Nào hỏi xoáy đáp xoay bắt đầu: 

Kinh can:
Đống tài liệu anh Tùng up lên khiến người ta không thể không reply. Thanks anh đã chia sẻ. Xin phép được dịch nó và đưa lên blog của mình.

Kc có câu hỏi:
1. Anh đã thử nghiệm khoảng 15 hệ thống vậy nó là hệ thống nào ?
2. Hệ thống anh ứng dụng liệu có ứng dụng cho công ty khoảng 200++ thành viên?
3. Nó có thể úng dụng liên vùng ( online thông qua internet )l không ?
4. Tính bảo mật của nó ?
5. Mức độ đầu tư?
...

Em sẽ đưa nó lên làm thông báo và hỗ trợ truyền thông vì vậy anh có thể thay đổi địa điểm offline đươc không ( sẽ khá đông )? Một nơi nào chính thống hơn như 1 phòng học chả hạn?

Thanks

tùng aroma:
Cảm ơn Kinhcan nhiều. Khi đã muốn chia sẻ, nghĩa là muốn thông tin chia sẻ đến được với nhiều người. Cảm ơn Kinhcan về khoản truyền thông nhá. Hy vọng sẽ có nhiều ý kiến cùng trao đổi để ra được nhiều vấn đề hữu ích hơn cho mọi người.
Về thời gian, mình đã chuyển vào giữa tuần để mọi người có thể tham dự tốt hơn, cụ thể là vào tối thứ 4 ngày 27.10 rồi nhá.

Về địa điểm, nếu tầm 25 người mình sẽ tổ chức ở Mộc Xuân Trà ở Thái hà. Mình cũng chuẩn bị sẵn phương án dự phòng cho số lượng người lớn hơn. Cái này phải tùy tình hình xem mức độ mọi người quan tâm + đăng kí như nào.

Về các câu hỏi của Kinhcan thì mình chia sẻ như sau:

1. Anh đã thử nghiệm khoảng 15 hệ thống vậy nó là hệ thống nào ?
Đây là một quá trình khá dài, khoảng nửa năm mình đi tìm kiếm một hệ thống IT để sử dụng cho công tác quản lý của mình, cũng như ứng dụng vào tòan bộ công ty nói chung. Do đó mình mày mò khá nhiều hệ thống thuộc khá nhiều thể loại, từ knowledge managemnt, project management cho đến business intelligence, group office groupware, coordination sofware... Trong đó có cái chuyên sâu về KM, có cái thì KM là một tính năng trong đó. Các phần mềm lớn nhỏ đã cài đặt và thử nghiệm thì nhiều lắm, từ Group-Office groupware, TWiki Collaboration Platform, Openbravo ERP,Collabtive cho đến EGroupware Enterprise Collaboration, Projectivity, OpenGroupware, Remus Information Management, KMKey, moregroupware...
Sau mệt nhoài thử nghiệm thì hiện tại ở aroma đang sử dụng các hệ thống sau:

- Cynin cho Knowledge management
- Project.net cho Project Management
- Google Apps cho Email & Coordination
- SugarCRM cho Customer Relationship Management.
Project.net cho Project Management cũng là một hệ thống khá hay, là một sự bổ sung rất tốt cho KM khi ứng dụng ở quy mô lớn. Cái này nếu có điều kiện mình sẽ chia sẻ ở một buổi khác.

2. Hệ thống anh ứng dụng liệu có ứng dụng cho công ty khoảng 200++ thành viên?
Về hệ thống kĩ thuật, nó là hệ thống lớn, thường được cài đặt trên nguyên 1 con server, nên đủ sức cho lượng thành viên tầm 1000++
Còn về khả năng ứng dụng, thì cái này không còn nằm ở khâu kĩ thuật nữa, mà nằm ở khâu triển khai và xây dựng quy trình. Cái này phụ thuộc vào người quản lý và triển khai làm sao để quy trình ứng dụng tốt nhất, phù hợp với quy mô và mô hình hoạt động, quản lý của mỗi doanh nghiệp.
Mình đang triển khai ở quy mô nhỏ, và nếu chuyển lên quy mô lớn trong đầu mình cũng đã hình dung được mô hình quản lý và triển khai. Như mình nói, vấn này phụ thuộc hòan tòan vào khả năng của người triển khai.

3. Nó có thể úng dụng liên vùng ( online thông qua internet )l không ?
Bản chất của cái này dựa trên nền web-based với back-end là một server được cài đặt sẵn, còn front-end cho người dùng sẽ tương tác qua web-based (sử dụng các trình duyệt web như IE, Opera, Firefox) và thêm một Desktop Client nữa (cái này rất tuyệt, rất thuận tiện, mình chưa thấy hệ thống KM nào có Desktop client nào đi kèm cả, nhưng Cynin thì có).
Vì nó là web base nên về khả năng của nó hoàn tòan có thể liên vùng, truy cập từ xa qua internet ở bất kì nơi đâu. Về cụ thể hình thức triển khai có mấy dạng như sau:

- Mua dịch vụ dạng SaaS của Cynapse, thì tòan bộ hệ thống được tự động cài đặt và host trên server của Cynapse luôn. Mình chỉ việc dùng, chả phải lo nghĩ gì nữa. Nhưng thế này thì tất nhiên là mất tiền, và đôi khi là không yên tâm vì mình ko kiểm soát được dữ liệu
Còn lại là dùng Open source dạng Virtual ware appliance, thì tự do down về và cài đặt:

- Hoặc là cài trên một con server ở một datacenter nào đó, thì thỏai mái truy cập ở bất kì đâu
- Hoặc cài trên local ở trong công ty, và làm thêm động tác dynamic dns nữa thì vẫn truy cập được từ mọi lúc mọi nơi như thường
- Hoặc cài trên local mà không kết nối ra ngòai, thì chỉ trong nội bộ công ty truy cập được

Các phương án trên được xếp từ trên xuống theo chiều giảm dần về độ phức tạp khi cài đặt/thuận tiện khi sử dụng

4. Tính bảo mật của nó ?
Về hệ thống IT, nếu nói là bảo mật tuyệt đối thì không một hệ thống nào dám tuyên bố bảo mật tuyệt đối, kể cả hệ thống của NASA, hay các hệ thống dựa trên Oracle.
Tuy nhiên, xét về mặt tương đối thì Cynin được xếp vào hàng bảo mật rất cao, vì nó dựa trên nền Plone, Zope & Python. Đây là nền tảng được đánh giá vào hàng cao nhất về tính bảo mật trong các hệ thống quản lý thông tin hiện tại, và được sử dụng trong nhiều cơ quan chính phủ trên thế giới.
Đấy là về mặt kĩ thuật, được bảo mật cao. Còn trên thực tế, thì nó sẽ phụ thuộc khá nhiều vào yếu tố con người, ví dụ như bảo mật nhưng để lộ mật khẩu ra ngòai một cách dễ dàng thì hệ thống kĩ thuật cũng chịu...

5. Mức độ đầu tư?
Mức độ đầu tư thì từ rất thấp cho đến...không mất phí. Bản chất hệ thống là open source nên việc mình down cái đó về là miễn phí. Chi phí còn lại chỉ là máy móc của mình. Tùy thuộc vào quy mô và tính chất sử dụng mà có thể như sau:
- Nếu ứng dụng vào doanh nghiệp kha khá trở lên, thì nên thuê nguyên 1 con server hoặc 1 con VPS. Chi phí cho 1 con VPS HDD: 30GB, RAM: 768 MB, Datatransfer: 300GB giờ tầm 400k/tháng rolleyes.gif
- Nếu sử dụng cho doanh nghiêp quy mô kha khá trở xuống, thì chỉ cần một cài trên một con desktop cấu hình mạnh, để ở nội bộ trong công ty là ok. Tầm 7 triệu là có một con máy chạy ngon được.
- Cá nhân, nhóm muốn sử dụng thì có thể cài luôn trên máy desktop/laptop mình đang dùng, không mất thêm gì luôn

Đấy là một số chia sẻ của mình. Thực sự những sự quan tâm và những câu hỏi đặt ra như của Kinhcan là điều rất cần thiết để có thể chia sẻ được nhiều hơn, tạo ra sức sống cho topic cũng như buồi off.
Mọi người cùng chia sẻ nhé.

nuphero:
Chào anh Tùng, em có tìm hiểu một chút về KM và có 1 số thắc mắc thế này, mong anh giải đáp :

1,Vấn đề cốt lõi của KM là tri thức, nhưng đây lại là một khái niệm rất trừu tượng, khó nắm bắt. Trong khi đó, để quản trị hiệu quả nó, ta lại cần biết rõ nó là cái gì. Do đó em muốn hỏi 1 số câu như :

- Tri thức là gì?
- Những đặc điểm cơ bản của tri thức là gì?
- Một thứ mang những yếu tố gì thì được gọi là tri thức, mất đi yếu tố nào thì nó không còn là tri thức nữa?
- Thông tin khác tri thức thế nào? Tại sao thời đại ngày nay là Thời đại Thông tin mà không phải Thời đại Tri thức (trong khi đó lại có nền kinh tế tri thức chứ không phải kinh tế thông tin?)

2, Mục đích cuối cùng của KM là gì? Nó có thực sự góp phần vào tăng trưởng, lợi nhuận hay sự phát triển bền vững của tổ chức? KM có phải cách duy nhất để đạt được mục đích đó không? Nếu không thì những cách đó là gì?

3, Ngay hình đầu tiên trong tài liệu anh gửi (và nhiều tài liệu khác em đọc) nó đã đề cập đến mô hình Tổ chức học tập. Vậy KM và học tập trong tổ chức có mối liên quan với nhau như thế nào?

Em nghĩ trước khi chúng ta đề cập đến phần tool, hay thủ thuật thì ta nên thống nhất với nhau trước phần mindset, quy trình, mô hình đã. Nếu không thống nhất được cái này trước thì đề cập đến tool và thực tế triển khai cũng khá là vô nghĩa.

Kinhcan:
Kc trả lời đôi chút về câu hỏi của bạn:

QUOTE(Chú Thích)(nuphero @ Oct 20 2010, 09:28 PM) *
Chào anh Tùng, em có tìm hiểu một chút về KM và có 1 số thắc mắc thế này, mong anh giải đáp :

1,Vấn đề cốt lõi của KM là tri thức, nhưng đây lại là một khái niệm rất trừu tượng, khó nắm bắt. Trong khi đó, để quản trị hiệu quả nó, ta lại cần biết rõ nó là cái gì. Do đó em muốn hỏi 1 số câu như :

- Tri thức là gì?
- Những đặc điểm cơ bản của tri thức là gì?
- Một thứ mang những yếu tố gì thì được gọi là tri thức, mất đi yếu tố nào thì nó không còn là tri thức nữa?
- Thông tin khác tri thức thế nào? Tại sao thời đại ngày nay là Thời đại Thông tin mà không phải Thời đại Tri thức (trong khi đó lại có nền kinh tế tri thức chứ không phải kinh tế thông tin?)

Tri thức là thông tin được cấu trúc hóa, được kiểm nghiệm và có thể sử dụng được vào mục đích cụ thể. Tri thức thường thể hiện trong những hoàn cảnh cụ thể kết hợp với kinh nghiệm và việc phán quyết hay ra quyết định. Để truyền tải thì đòi hỏi sự học tập của người tiếp nhận tri thức. Như vậy nếu một thông tin giúp chúng ta nhận thức và đưa ra quyết định thì là tri thức. Thông tin trở thành “đầu vào” được nạp vào trong não, qua quá trình xử lý sẽ tạo ra tri thức. Nhưng quá trình xử lý này với mỗi một cá nhân khác nhau sẽ cho ra những “đầu ra” khác nhau. Có nghĩa là cùng một thông tin như vậy nhưng với mỗi cá nhân thì tri thức mà anh ta nhận thức được sẽ khác với tri thức mà người khác nhận thức. Thông tin là những dữ liệu được cấu trúc hóa được thể hiện ra ngoài và ai cũng có thể tiếp cận. Nhưng tri thức thiên về những thông tin được cấu trúc hóa và cá nhân hóa nằm trong mỗi con người cụ thể, do đó khả năng tiếp cận khó hơn và sự thể hiện ra ngoài không phải lúc nào cũng chính xác.

Thông tin là những mô hình hay tập hợp dữ liệu đã được tổ chức lại và diễn giải đặt trong bối cảnh và nhằm một mục đich cụ thể. Thông tin là những thông điệp thường được thể hiện theo dạng văn bản hoặc giao tiếp có thể thấy được hoặc không thấy được… nhằm mục đích thay đổi cách nhận thức của người nhận thông tin về vấn đề cụ thể, và gây ảnh hưởng đến sự đánh giá và hành vi của người nhận. Vì thông tin là những dữ liệu được tổ chức lại vì một mục đích nào đó, vì vậy mà nó sẽ giảm bớt sự không chắc chắn. Đó cũng chính là sự khác biệt của thông tin với dữ liệu. Tương tự như dữ liệu, thông tin được mã hóa và tương đối dễ dàng truyền tải.

QUOTE(Chú Thích)
2, Mục đích cuối cùng của KM là gì? Nó có thực sự góp phần vào tăng trưởng, lợi nhuận hay sự phát triển bền vững của tổ chức? KM có phải cách duy nhất để đạt được mục đích đó không? Nếu không thì những cách đó là gì?

- Giảm thiểu rủi ro do nhảy việc
- Thúc đẩy, phát triển năng lực nhân viên.
- Gia tăng giá trị và hình ảnh công ty
…

QUOTE(Chú Thích)
3, Ngay hình đầu tiên trong tài liệu anh gửi (và nhiều tài liệu khác em đọc) nó đã đề cập đến mô hình Tổ chức học tập. Vậy KM và học tập trong tổ chức có mối liên quan với nhau như thế nào?

Em nghĩ trước khi chúng ta đề cập đến phần tool, hay thủ thuật thì ta nên thống nhất với nhau trước phần mindset, quy trình, mô hình đã. Nếu không thống nhất được cái này trước thì đề cập đến tool và thực tế triển khai cũng khá là vô nghĩa.

Mô hình tổ chức học tập là 1 phần của KM. Bạn có cơ sở hạ tầng phục vụ cho KM nhưng lại không có văn hóa học tập và chia sẻ thì KM gần như không hoàn thành.
Bạn muốn hiểu thêm thì vui lòng search trên google. Nhiều thông tin lắm bạn ạ!

nuphero:
QUOTE(Chú Thích)(kinhcan @ Oct 21 2010, 02:31 AM) *
- Giảm thiểu rủi ro do nhảy việc
- Thúc đẩy, phát triển năng lực nhân viên.
- Gia tăng giá trị và hình ảnh công ty
…

Cảm ơn kc đã trả lời câu hỏi của mình, thế nhưng có 1 vấn đề phổ biến trong doanh nghiệp đang phải đối mặt đó là Quá tải thông tin, và mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp đang là QUản trị thông tin (Information Management - IM) hơn là Quản trị tri thức KM. Theo 1 research của tổ chức AIIM.org khảo sát với 400 doanh nghiệp trong ngành công nghệ của Mỹ thì 87% nói rằng IM là quan trọng đến đặc biệt quan trọng với sự phát triển của công ty họ. Có bao nhiêu người nghĩ rằng KM là đặc biệt quan trọng với tổ chức mình? Những gì IM giải quyết rất thiết thực với tổ chức, giải quyết quá tải thông tin. Còn 3 mục đích triển khai KM của bạn đưa ra thì không cụ thể, trừ lý do số 1.

QUOTE(Chú Thích)(kinhcan @ Oct 21 2010, 02:31 AM) *
Mô hình tổ chức học tập là 1 phần của KM. Bạn có cơ sở hạ tầng phục vụ cho KM nhưng lại không có văn hóa học tập và chia sẻ thì KM gần như không hoàn thành.

Bạn muốn hiểu thêm thì vui lòng search trên google. Nhiều thông tin lắm bạn ạ!

Câu trả lời này của bạn rất xác đáng, và đúng như bạn nói, có 1 thời kỳ triển khai KM tập trung vào các biện pháp công nghệ thông tin, database mà không chú trọng đến con người. Kết quả của trào lưu đó là gì? Xin mời google "Knowledge management failure".

Tại sao tôi lại đặt ra tất cả các câu hỏi mang tính hoài nghi này? Vì theo những gì tôi đọc được, KM (chí ít là trào lưu KM 1.0) là một trào lưu thất bại, sau thất bại đó người ta phải tư duy lại toàn bộ, nghiên cứu sâu hơn về KM. Chúng ta có lợi thế đi sau, có thể học hỏi kinh nghiệm của người đi trước, nếu lại mắc đúng sai lầm trên thì thật là đáng buồn.

Trong công ty, đã có Content Management và Record Management đã giúp quản lý "tri thức hiện" một cách hiệu quả rồi, Information Management giúp khả năng xử lý và tiếp thu thông tin của nhân viên được cải thiện. Những trào lưu Social Learning, Attention Economy, hay xuất phát từ chính KM : Personal Knowledge Management (PKM) đều có hướng tiếp cận đi từ con người, đi từ văn hóa học tập trong tổ chức. Vậy ta có thực sự cần triển khai KM, một hệ thống giúp ta quản lý "tri thức ẩn" nữa không? Nó có đáng để triển khai không?

Các bạn có thể xem slide này để biết về KM 1.0 và KM 2.0 ;

P/S : Chúng ta không nên tin ngay vào những thứ ta kiếm được khi search Google phải không nhỉ?

Kinhcan:
QUOTE(Chú Thích)
P/S : Chúng ta không nên tin ngay vào những thứ ta kiếm được khi search Google phải không nhỉ?
Bài post của bạn là bài thứ 2 khiến kc phải reply trong topic này. Bài viết của bạn hay và có hồn. Nó không phải copy&paste mà xuất phát từ những nghiên cứu của bạn.

Bạn viết và đặt ra khá nhiều câu hỏi và đều là những câu hỏi hay. Vậy không biết bạn đã có câu trả lời chưa?

Kc thích cái khái niệm của bạn: Trào lưu. Liệu KM có phải là trào lưu? Để tìm hiểu nó, ta sử dụng google.com/trends ( 1 công cụ phân tích xu hướng tìm kiếm của từ khóa - cho biết xu hướng tăng hay giảm ). Và kc nhận thấy rằng thế giới đang giảm dần mức độ quan tâm của KM ( xu hướng đi xuống ). Nhưng ở VietNam thì có vẻ ngược lại. Từ khóa Quản trị tri thức chỉ mới xuất hiện gần đây ( đầu quý IV năm 2008 ) và đang có xu hướng được người dùng tìm kiếm ngày càng nhiều.

Bạn đặt ra câu hỏi:
QUOTE(Chú Thích)
Vậy ta có thực sự cần triển khai KM, một hệ thống giúp ta quản lý "tri thức ẩn" nữa không? Nó có đáng để triển khai không?
Một câu hỏi thông minh. Từ bài viết của bạn, kc cảm nhận rằng bạn đang định hướng KM hay Quản trị tri thức được chia làm 2 nhóm : quản trị tri thức hiện và quản trị tri thức ẩn.

Và quản trị tri thức hiện bao gồm:
- Content Management
- Record Management
- Information Management
Quản trị tri thức ẩn: chưa rõ.

Theo cách hiểu của kc thì KM hay Quản trị tri thức là 1 chuỗi các hành động để biến đổi tri thức hiện thành ẩn và tri thức ẩn thành hiện. Từ cách hiểu này sẽ dẫn tới 1 loạt các hành động: chia làm 2 loại:
- Xây dựng cơ sở vật chất cho KM
- Xây dựng văn hóa học tập ( chính sách, chế độ, khen thưởng, kỷ luật .... )

Việc nó có đáng triển khai hay không ? Với kc thì đáng. Và tự nhiên kc lại nhớ đến 1 câu truyện viễn tưởng mang tên "Người hóa thú". Trong câu truyện có kể về 1 loài. Loài này có 1 khả năng đặc biệt đó là toàn bộ những suy nghĩ, kiến thức, cảm xúc, kinh nghiệm ... ( tri thức ẩn ) đều được chảy vào 1 bể chứa ( tri thức hiện ). Bể chứa này đều gắn với các cá thể trong loài. Khi 1 cá thể gặp kẻ thù những tri thức, kinh nghiệm để chống lại kẻ thù đó luôn được cập nhật vào bể chứa. Cứ như thế thông tin về kẻ thù chảy vào bể chứa càng nhiều. Các cá thể khác dù ở bất cứ đâu đều được cập nhật kiến thức, kinh nghiệm chiến đấu thông qua bể chứa và chúng đều có khả năng chống lại kẻ thù như cá thế kia. Hơn nữa kinh nghiệm ngày càng được bồi đắp và chỉnh sửa. Và cứ thế loài đó tiêu diệt được kẻ thù của mình.

Bạn thấy không dù là viễn tưởng nhưng đó là 1 mô hình của KM. Tri thức ẩn và hiện luôn được biến đổi và không bao giờ mất đi nếu có 1 ai đó tách ra khỏi tổ chức. Ta cứ coi 1 công ty là 1 quốc gia. 1 quốc gia muốn phát triển thì phải có 1 bộ giáo dục cho riêng mình. Bộ giáo dục càng mạnh thì quốc gia đó sớm hay muộn sẽ hưng thịnh.

Một chút lạm bàn ...