Một tổ chức không chỉ cần người, mà còn cần 3 đúng: đúng số lượng – đúng thời điểm – đúng ngân sách

Khi đọc đến bài này, bạn đang trên hành trình cùng làm (xây dựng hoặc tái thiết) cơ cấu tổ chức. Đây là bước thứ 4 trong "Giai đoạn 2 - Xác định cơ cấu tổ chức toàn công ty - thượng tầng". Bước trước đó (bước 3): Tiến hành hoạch định lộ trình phát triển (bậc chuyên môn - tầng quản lý). Ở bước này, trên góc độ vĩ mô, doanh nghiệp cần xác định được môt số thứ như ước tính định biên nhân sự để thực thi chiến lược, định biên ngân sách trích cho từng phòng và quỹ lương là bao nhiêu. Có thể hiểu, hoạt động dự kiến ngân sách và nhân viên trong khi xây dựng cơ cấu tổ chức là khái toán (ngôn ngữ của lĩnh vực xây dựng).

Chúng ta sẽ cần làm chi tiết ra các con số. Đồng nghĩa với việc chúng ta cần có 2 văn bản sau: Ước tính định biên ngân sách và Ước tính định biên nhân sự.

1. Ước tính định biên ngân sách. Các bước làm như sau:

Bước 1. Xác định doanh thu và định biên chi phí/ doanh thu dự kiến toàn công ty áp cho từng bộ phận. Để xác định, bạn tạo ra một file excel mới có tên: File tính định biên nhân sự và chi phí năm. Trong file có sheet: Kế hoạch doanh thu chi phí năm. Sheet có các nội dung: Dự kiến doanh thu, chi phí (định mức chi phí theo % + con số cụ thể) và lợi nhuận.

- Doanh thu dự kiến của công ty được lấy từ bản kế hoạch kinh doanh công ty. Thông thường hàng năm, tôi tin công ty nào cũng có làm 1 bảng dự kiến doanh thu hàng tháng như thế này:

- Còn % ngân sách được lấy từ tham chiếu dữ liệu chi phí quá khứ của công ty và trung bình ngành. Con số trong file là tôi giả định lấy thông tin từ công ty tôi: Marketing (10%), Bán Hàng (10%), Sản xuất (50%), GĐ (5%), HR (3%), Kế toán (2%). Vì thế anh chị đừng dùng số này mà hãy hỏi phòng kế toán tài chính. Nguồn từ báo cáo của phòng kế toán sẽ chính xác nhất.

Trong trường hợp phòng kế toán không có dữ liệu này, bạn có thể yêu cầu họ phân tách dữ liệu. Về sau theo tôi, chúng ta nên tư vấn cho công ty có 2 cái bảng theo dõi dòng tiền và theo dõi tài chính theo từng tháng và từng bộ phận.

Bước 2. Xác định định biên chi phí (quỹ hoạt động) cho bộ phận. Có được % và ngân sách dự kiến cho các bộ phận, chúng ta tạo sheet "Dinh bien Chi phí Cty" rồi sau đó đưa các loại chi phí dự kiến vào. Các loại chi phí này sẽ được lấy từ kế hoạch năm của các bộ phận.

Ví dụ như đây là kế hoạch năm của nhân sự:

Còn đây là kế hoạch chi phí phòng Marketing dự kiến 1 tháng (Sheet Marketing)

Từ các kế hoạch chi phí, chúng ta ra bảng tổng hợp:

Khi có hết các chi phí, chúng ta tính tổng cho từng nhóm để xác định được các quỹ dự kiến: Quỹ lương, quỹ thưởng, quỹ vận hành... Từ các con số, chúng ta chia cho doanh thu dự kiến là ra % ngân sách quỹ/ doanh thu dự kiến. Để chắc chắn những con số là hợp lý, chúng ta lại so sánh % ngân sách từng quỹ với tham chiếu của ngành.

Lưu ý: Trong trường hợp bạn muốn có tỷ lệ % cho các chi phí này thì cần phải tự tính toán hoặc sử dụng tham chiếu. Số tham chiếu ở đây thì bạn phải tự đi khảo sát hoặc mua hoặc lấy dữ liệu của những năm trước đó.

Đến đây là chúng ta xong phần tính toán ngân sách và định biên chi phí. Để định biên nhân sự, anh chị vui lòng đọc tiếp phần dưới đây.

2. Ước tính định biên nhân sự. Các bước làm như sau:

Sau khi có định biên ngân sách rồi, chúng ta bắt đầu tính toán đưa các loại chi phí vào để cân đối. Tức là bạn mở từng sheet riêng của các bộ phận như Marketing, nhân sự, sản xuất, giám đốc ...

Ví dụ dưới đây là sheet phòng Marketing:

Trong sheet có các nội dung:
- % ngân sách / doanh thu dự kiến của phòng Marketing: Lấy từ sheet Doanh thu chi phí dự kiến
- Ngân sách/ Quỹ cho hoạt động trung bình tháng: (Tổng doanh thu dự kiến cả năm / 12 tháng) * % ngân sách của bộ phận Marketing
- Các dòng tiếp theo là dùng để tính toán chi phí:
+ Chúng ta nhập tên tất cả các nhân viên của phòng Marketing và điền các loại chi phí tương ứng với từng người (Lương, thưởng, chi phí vận hành, chi phí quản lý...). Chúng ta có bao nhiêu loại chi phí thì đưa hết vào. Ví dụ như chi phí phòng marketing bao gồm cả các chi phí dành cho các chiến dịch Marketing. Phòng kinh doanh thì có chi phí tiếp khách, chiết khấu...
+ Có hết các chi phí, ta tính tổng chi phí cho từng người. Tiếp đó là tính tổng chi phí cho cả phòng bằng cách cộng chi phí từng người một.

- Dưới cùng, chúng ta có dòng tính tồn (thừa hay thiếu) giữa ngân sách dự kiến và chi phí dự kiến. Nếu tồn dương thì bộ phận còn ngân sách và có thể thuê thêm người. Nếu tồn âm thì bộ phận đã chi quá ngân sách, cần phải bớt người hoặc bớt chi phí.

Cứ đi từng phòng tính toán là chúng ta sẽ ra được số lượng người dự kiến cần. Sau rốt là chúng ta ra được ước lượng định biên nhân sự toàn công ty.

Vậy là tôi đã hướng dẫn anh chị và các bạn cách ước tính định biên và cân đối quỹ lương (ngân sách) trước khi tiến hành xây dựng hệ thống đãi ngộ 3P rồi đó. Tôi cũng sẵn tiện làm cái file mẫu để bạn tham khảo. Vui lòng click vào link dưới.

Linkdownload: File dinh bien nhan su chi phi va tinh thu chinh sach cho toan cong ty.xlxs

Lưu ý:
- Ở trên, tôi hướng dẫn bạn cách ước tính số lượng nhân viên thông qua chi phí. Ngoài cách này, chúng ta còn có thể ước tính số lượng người thông qua một số cách khác.
- Việc ước tính được ngân sách và nhân sự giúp doanh nghiệp đạt được 3 đúng: Đúng số lượng – đúng thời điểm – đúng ngân sách.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản