2025 rồi, công ty có cần phải xây dựng thang bảng lương không?

Thời điểm hiện tại, nếu để ý về lương trong các doanh nghiệp, chúng ta sẽ thấy tình trạng mỗi 1 nhân viên, công ty lại đàm phán thỏa thuận 1 mức lương khác nhau để có thể mời họ về làm việc tại công ty. Điều này dẫn tới một tình trạng lương trong công ty lộn xộn. Đây là một thực tế và điều này bình thường. Trên góc nhìn của tôi, đây là xu hướng hiện đại, thể hiện sự tự do và nhân quyền. Thỏa thuận lương là thỏa thuận dân sự và ai cũng có quyền thuận mua vừa bán, không ai bắt ép ai. Vì thế nhà nước không nên bắt ép hay can thiệp vào hoạt động dân sự này. Trừ khi mức lương thỏa thuận thấp một quá thể đáng, dưới mức tối thiểu, nhà nước mới nên điều chỉnh.

Ví dụ đây là tình huống hỏi về thang bảng lương: "Cho em hỏi doanh nghiệm phải nhất thiết có thang bảng lương không. Công ty em nhỏ, mới phát triển, đóng BHXH 70% thu nhập tháng, vừa có thai sản bên BH khai bắt buộc phải có thang bảng lương. Nhưng mỗi 1 bạn Sếp mời về lại 1 range lương khác nhau, em nghĩ cái này thì doanh nghiệp nhỏ nào cũng có. Thì không biết phương án đề xuất thang bảng lương như thế nào cho phù hợp ạ, mong anh chị giúp đỡ"

Theo dõi sự thay đổi của luật lao động, tôi thấy nhà nước đang đi theo xu hướng hiện đại này. Tức coi thỏa thuận lương là dân sự và để cho các bên tự quyết. Cụ thể hơn:

1. Doanh nghiệp có phải xây thang bảng lương không?

Hiện tại các hoạt động lao động được điều chỉnh bởi luật lao động 2019. Trong luật có diều 93. Xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động:

"1. Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.
2. Mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.
3. Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.
Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện."

Như vậy, người sử dụng lao động (tức công ty) phải xây dựng thang lương, bảng lương.

Như đã nói ở trên, tôi nhận định điều luật này lỗi thời và nó can thiệp vào việc thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động. Tai sao tôi phải dùng thang bảng lương để làm cơ sở:
- Thỏa thuận mức lương theo công việc?
- Chức danh ghi trong hợp đồng lao động?
- Trả lương cho người lao động?
Chả lẽ ngưởi sử dụng thỏa thuận được thấp hơn hoặc người lao động thỏa thuận được cao hơn so với các con số trong thang bảng lương thì 2 bên không được phép à? Rồi tiếp, tôi nghĩ ra chức danh công việc mới, chả lẽ chức danh này không được ghi vào hợp đồng lao động chỉ vì nó không có trong thang bảng lương?

[Update 20/11/25] Trong điều 93 ở trên có cụm từ “làm cơ sở”. Tức phải dùng thang bảng lương để làm cơ sở:
- Thỏa thuận mức lương theo công việc.
- Chức danh ghi trong hợp đồng lao động.
- Trả lương cho người lao động.

Hẳn ý từ cơ sở ở đây là không được thấp hơn mức lương trên thang lương, chứ không phải là phải trả lương theo thang lương. Cao hơn vẫn được.
[Hết update]

Dù sao thì luật lao động 2019 cũng đã tiến bộ hơn luật lao động 2012 (luật cũ) là khônng phải đăng ký với cơ quan nhà nước. Khoản 2 điều 10 Nghị định 49/2013/NĐ-CP (đã hết hiệu lực theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP) quy định thi hành 1 số điều chi tiết của Luật 2012 yêu cầu bắt buộc thang bảng lương phải đăng ký với Sở Lao động:

"Trách nhiệm tổ chức thực hiện việc xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.
a) Doanh nghiệp tổ chức xây dựng hoặc rà soát sửa đổi bổ sung thang lương, bảng lương, định mức lao động và gửi cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp để theo dõi, kiểm tra theo quy định tại Nghị định này. Trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị, chi nhánh hoạt động ở các địa bàn khác nhau thì sau khi xây dựng, quyết định thang lương, bảng lương và định mức lao động, doanh nghiệp gửi cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt đơn vị, chi nhánh của doanh nghiệp để theo dõi, kiểm tra;"

Nghị định 49/2013/NĐ-CP hết hiệu lực nên quy định trên cũng không còn phải tuân theo. Cho đến thời điểm viết bài này, tôi chưa đọc được điều nào trong thông tư hay nghị định quy định chi tiết luật lao động 2019 nói rằng phải đăng kí thang bảng lương.

Tuy nhiên không phải đăng kí thôi nhưng vẫn phải làm và thỉnh thoảng cơ quan nhà nước người ta lại kiểm tra. Dưới đây là 2 đầu bài kiểm tra trong năm nay mà tôi được các đồng nghiệp gửi cho:

Trong cả 2 đầu bài đều yêu cầu phải có thang bảng lương, quy chế lương để kiểm tra.

Vậy chốt lại là CÓ PHẢI XÂY DỰNG THANG BẢNG LƯƠNG.

2. Nhà nước có quy định cụ thể thang bảng lương phải thế nào không?

Quay trở lại với luật cũ 2012 và các nghị định lần thông tư đi theo, chúng ta sẽ thấy cơ quan nhà nước quy định khá sâu. Điều 7 của Nghị định 49/2013/NĐ-CP (hết hiệu lực) có đưa ra nguyên tắc xây dựng thang lương, bảng lương:

"1. Căn cứ vào tổ chức sản xuất, tổ chức lao động, doanh nghiệp xây dựng và quyết định thang lương, bảng lương đối với lao động quản lý, lao động chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ và công nhân trực tiếp sản xuất, kinh doanh, phục vụ.
2. Bội số của thang lương là hệ số chênh lệch giữa mức lương của công việc hoặc chức danh có yêu cầu trình độ kỹ thuật cao nhất so với mức lương của công việc hoặc chức danh có yêu cầu trình độ kỹ thuật thấp nhất, số bậc của thang lương, bảng lương phụ thuộc vào độ phức tạp quản lý, cấp bậc công việc hoặc chức danh đòi hỏi. Khoảng cách chênh lệch giữa hai bậc lương liền kề phải bảo đảm khuyến khích người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ, tích lũy kinh nghiệm, phát triển tài năng nhưng ít nhất bằng 5%.
3. Mức lương thấp nhất (khởi điểm) của công việc hoặc chức danh trong thang lương, bảng lương do công ty xác định trên cơ sở mức độ phức tạp của công việc hoặc chức danh tương ứng với trình độ, kỹ năng, trách nhiệm, kinh nghiệm để thực hiện công việc hoặc chức danh, trong đó:
a) Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định;
b) Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh đòi hỏi lao động qua đào tạo, học nghề (kể cả lao động do doanh nghiệp tự dạy nghề) phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định;
c) Mức lương của công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 5%; công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương của công việc hoặc chức danh có độ phức tạp tương đương, làm việc trong điều kiện lao động bình thường.
4. Khi xây dựng và áp dụng thang lương, bảng lương phải bảo đảm bình đẳng, không phân biệt đối xử về giới tính, dân tộc, màu da, thành phần xã hội, tình trạng hôn nhân, tín ngưỡng, tôn giáo, nhiễm HIV, khuyết tật hoặc vì lý do thành lập, gia nhập và hoạt động công đoàn đối với người lao động, đồng thời phải xây dựng tiêu chuẩn để xếp lương, điều kiện nâng bậc lương.
5. Thang lương, bảng lương phải được định kỳ rà soát để sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với điều kiện thực tế về đổi mới công nghệ, tổ chức sản xuất, tổ chức lao động, mặt bằng tiền lương trên thị trường lao động và bảo đảm các quy định của pháp luật lao động.
6. Khi xây dựng hoặc sửa đổi, bổ sung thang lương, bảng lương, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể người lao động tại doanh nghiệp và công bố công khai tại nơi làm việc của người lao động trước khi thực hiện, đồng thời gửi cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất của doanh nghiệp. Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu khi xây dựng hoặc sửa đổi, bổ sung thang lương, bảng lương phải báo cáo chủ sở hữu cho ý kiến trước khi thực hiện; đối với công ty mẹ - Tập đoàn kinh tế nhà nước, công ty mẹ của Tổng công ty hạng đặc biệt đồng thời gửi Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội để theo dõi, giám sát."

Như tôi đã viết ở trên, theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định: Nghị định 49/2013/NĐ-CP đã hết hiệu lực. Cho nên điều 7 của Nghị định 49/2013/NĐ-CP cũng hết hiệu lực.
- Khoảng chênh lệch giữa 2 bậc lương liền kề: 5% >> Bỏ.
- Mức lương thấp nhất đã qua đào tạo 7% >> Bỏ
- Mức lương của cv nặng nhọc độc hại, nguy hiểm cao hơn 5% so với CV trong MT bình thường >> Bỏ
Tôi chưa thấy điều khoản nào ở thông tư nghị định quy định chi tiết cho luật lao động 2019 quy định lại 3 khoản trên. Khoản 3 Điều 5 Nghị định 74/2024/NĐ-CP có quy định:

"3. Khi thực hiện mức lương tối thiểu quy định tại Nghị định này, người sử dụng lao động có trách nhiệm rà soát lại các chế độ trả lương trong hợp đồng lao động đã thỏa thuận với người lao động, thoả ước lao động tập thể và các quy chế, quy định của người sử dụng lao động để điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp. Đối với các nội dung trả lương đã thỏa thuận, cam kết mà có lợi hơn cho người lao động (như chế độ trả lương cho người lao động làm công việc hoặc chức danh đòi hỏi qua học tập, đào tạo nghề cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu và chế độ trả lương cho người lao động làm công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm cao hơn ít nhất 5%; công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm cao hơn ít nhất 7% so với mức lương của công việc hoặc chức danh có độ phức tạp tương đương, làm việc trong điều kiện lao động bình thường) thì tiếp tục được thực hiện, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác. Người sử dụng lao động không được xoá bỏ hoặc cắt giảm các chế độ tiền lương khi người lao động làm thêm giờ, làm việc vào ban đêm, chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật và các chế độ khác theo quy định của pháp luật lao động."

Chốt là người sử dụng lao động có trách nhiệm rà soát lại các chế độ trả lương trong hợp đồng lao động đã thỏa thuận với người lao động, thoả ước lao động tập thể và các quy chế, quy định của người sử dụng lao động để điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp.

3. Nếu không xây dựng bảng lương thì bị xử phạt như thế nào?

Căn cứ vào Khoản 1, Điều 17, Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định:
"Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
- Không công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện: thang lương, bảng lương; mức lao động; quy chế thưởng;
- Không xây dựng thang lương, bảng lương hoặc định mức lao động; không áp dụng thử mức lao động trước khi ban hành chính thức;
- Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương; định mức lao động; quy chế thưởng;
- Không thông báo bảng kê trả lương hoặc có thông báo bảng kê trả lương cho người lao động nhưng không đúng theo quy định;
- Không trả lương bình đẳng hoặc phân biệt giới tính đối với người lao động làm công việc có giá trị như nhau."

Do đó, nếu không xây dựng bảng lương thì NSDLĐ (là cá nhân) có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng. Riêng đối với doanh nghiệp thì mức phạt áp dụng gấp 02 lần, tức phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng theo quy định tại Khoản 1, Điều 6 Nghị định này.

4. Vậy tôi có thang bảng lương nhưng tôi không áp dụng mà thỏa thuận mức lương theo công việc, chức danh ghi trong hợp đồng lao động lung tung thì sao?

Tôi tìm hiểu ở điều 17 trong nghị định 12/2022/NĐ-CP. Vi phạm quy định về tiền lương:

"1. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
a) Không công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện: thang lương, bảng lương; mức lao động; quy chế thưởng;
b) Không xây dựng thang lương, bảng lương hoặc định mức lao động; không áp dụng thử mức lao động trước khi ban hành chính thức;
c) Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương; định mức lao động; quy chế thưởng;
d) Không thông báo bảng kê trả lương hoặc có thông báo bảng kê trả lương cho người lao động nhưng không đúng theo quy định;
đ) Không trả lương bình đẳng hoặc phân biệt giới tính đối với người lao động làm công việc có giá trị như nhau.

2. Phạt tiền đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi: Trả lương không đúng hạn theo quy định của pháp luật; không trả hoặc trả không đủ tiền lương cho người lao động theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động; không trả hoặc trả không đủ tiền lương làm thêm giờ; không trả hoặc trả không đủ tiền lương làm việc vào ban đêm; không trả hoặc trả không đủ tiền lương ngừng việc cho người lao động theo quy định của pháp luật; hạn chế hoặc can thiệp vào quyền tự quyết chi tiêu lương của người lao động; ép buộc người lao động chi tiêu lương vào việc mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ của người sử dụng lao động hoặc của đơn vị khác mà người sử dụng lao động chỉ định; khấu trừ tiền lương của người lao động không đúng quy định của pháp luật; không trả hoặc trả không đủ tiền lương theo quy định cho người lao động khi tạm thời chuyển người lao động sang làm công việc khác so với hợp đồng lao động hoặc trong thời gian đình công; không trả hoặc trả không đủ tiền lương của người lao động trong những ngày chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm khi người lao động thôi việc, bị mất việc làm; không tạm ứng hoặc tạm ứng không đủ tiền lương cho người lao động trong thời gian bị tạm đình chỉ công việc theo quy định của pháp luật; không trả đủ tiền lương cho người lao động cho thời gian bị tạm đình chỉ công việc trong trường hợp người lao động không bị xử lý kỷ luật lao động theo một trong các mức sau đây:
a) Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;
b) Từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;
c) Từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;
d) Từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;
đ) Từ 40.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

3. Phạt tiền đối với người sử dụng lao động khi có hành vi trả lương cho người lao động thấp hơn mức lương tối thiểu do Chính phủ quy định theo các mức sau đây:
a) Từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;
b) Từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;
c) Từ 50.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người lao động trở lên.

4. Phạt tiền đối với người sử dụng lao động khi có hành vi không trả hoặc trả không đủ cùng lúc với kỳ trả lương một khoản tiền cho người lao động tương đương với mức người sử dụng lao động đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật theo một trong các mức sau đây:
a) Từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;
b) Từ 5.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;
c) Từ 8.000.000 đồng đến 12.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;
d) Từ 12.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;
đ) Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

5. Biện pháp khắc phục hậu quả
a) Buộc người sử dụng lao động trả đủ tiền lương cộng với khoản tiền lãi của số tiền lương chậm trả, trả thiếu cho người lao động tính theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều này;
b) Buộc người sử dụng lao động trả đủ khoản tiền tương đương với mức đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cộng với khoản tiền lãi của số tiền đó tính theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt cho người lao động đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 4 Điều này."

Sau khi tìm hiểu thì không thấy chỗ nào phạt về việc trả lương thấp hơn hoặc cao hơn so với những gì ghi trong thang bảng lương cả.

Nhưng khi tìm hiểu ngược về luật cũ 2012 thì nhà nước có phạt nếu trả lương thấp hơn so với bảng lương. Nếu bạn muốn tìm hiểu, vui lòng đọc khoản 3 và Khoản 7 Điều 13 Nghị định 88/2015/NĐ-CP (đã hết hiệu lực). Trong này có đoạn: "Phạt tiền người sử dụng lao động có một trong các hành vi: ...trả lương thấp hơn mức quy định tại thang lương, bảng lương đã gửi cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện;". Khi nghiên cứu tìm hiểu trên mạng, vẫn có đơn vị luật dùng nghị định hết hạn này để bảo là "Nếu công ty bạn mà trả lương thấp hơn mức quy định tại thang lương, bảng lương đã đăng ký với cơ quan nhà nước thì sẽ bị xử phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng."

Chốt là chỉ cần có thang bảng lương là được. Còn trả lương thì theo thỏa thuận giữa 2 bên miễn sao không thấp hơn lương tối thiểu vùng là được.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản.