Categories: Dùng - Chuyện Quản lý nhân sự (KPI, BSC, OKR, ...)

Phương pháp đánh giá theo KPI cho nhân viên trong doanh nghiệp

Bạn có bao giờ tự hỏi làm thế nào để biết được nhân viên của mình đang đóng góp như thế nào vào mục tiêu chung của doanh nghiệp? Làm thế nào để đảm bảo rằng mọi nỗ lực đều được ghi nhận? Phương pháp đánh giá truyền thống đôi khi mang tính chủ quan và khó định lượng. Đó là lý do tại sao việc áp dụng hệ thống đánh giá dựa trên KPI (Key Performance Indicator) ngày càng trở nên phổ biến. Cùng Blognhansu tìm hiểu về phương pháp đánh giá theo KPI cho nhân viên trong bài viết nhé.

Phương pháp đánh giá theo KPI là gì?

KPI (viết tắt của Key Performance Indicators) được quy đổi hệ thống đo lường và đánh giá kết quả công việc của nhân viên, thể hiện qua số liệu, chỉ tiêu định lượng, các tỷ lệ so với mục tiêu đặt ra nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động của cá nhân, một bộ phận hay cả tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định.

KPIs được nhà quản lý đặt ra căn cứ vào vị trí, chức danh và trách nhiệm của nhân viên dựa trên bản mô tả công việc, từ đó thiết lập các thông số mục tiêu để yêu cầu nhân viên đó hoàn thành. Dựa trên kết quả KPI, doanh nghiệp sẽ có chế độ thưởng phạt, đãi ngộ nhân sự cho cá nhân và đội nhóm.

Nhìn chung, KPI là cơ sở để doanh nghiệp đánh giá thành tích của nhân viên, từ đó hoạch định chiến lược phát triển nhân sự trong doanh nghiệp, khuyến khích nhân viên phát huy tối tiềm năng của mình.

Quy trình đánh giá nhân viên theo KPI

1. Bước 1: Xác định bộ phận, nhân viên phụ trách xây dựng KPIs

Có 2 phương pháp chính để xác định nhân sự phụ trách:

Thứ nhất, các bộ phận/ban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống đánh giá KPIs cho từng nhân viên của phòng ban đó. Trong đó, đội ngũ quản trị nhân sự chỉ đóng vai trò hỗ trợ các trưởng phòng, chỉ dẫn phương pháp để đảm bảo đánh giá theo KPIs theo nguyên tắc của công ty.

Như vậy, vấn đề đặt ra là người xây dựng KPIs (cụ thể là các trưởng bộ phận) phải là người thấu hiểu các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí trong phòng ban của họ. Nếu bộ phận/phòng ban lớn thì các trưởng phòng có thể chia nhỏ công việc xây dựng KPIs cho cấp dưới.

Phương pháp này có các ưu và nhược điểm như sau:

Ưu điểm: Các chỉ số KPIs sẽ có tính khả thi cao, phản ánh rõ nét và chính xác chức năng, nhiệm vụ của bộ phận bởi người thiết lập là người gần gũi với nhân viên nhất.
Nhược điểm: Nếu phòng ban tự đặt mục tiêu thì có thể xuất hiện tình trạng thiếu khách quan, đặt mục tiêu cho nhân viên khá thấp. Vì vậy, vai trò của quản trị nhân sự như là một nhà cố vấn và kiểm định lại càng được đề cao hơn.

Thứ hai, bộ phận nhân sự hoặc đội ngũ quản lý cấp cao sẽ thiết lập bộ chỉ tiêu KPIs cho các phòng ban chức năng. Khác với phương pháp trên, trong phương pháp này, quản lý nhân sự/đội ngũ quản lý cấp cao sẽ trực tiếp thực hiện đánh giá KPIs để đảm bảo sự khách quan, khoa học.

Tuy nhiên, điểm trừ của phương pháp này là chỉ số KPIs có thể không thực tế, không phản ánh đúng nhiệm vụ, chức năng của các nhân viên. Như vậy, các trưởng phòng ban sẽ là nhà thẩm định đưa lại phản hồi cho đội ngũ quản lý cấp cao.

2. Bước 2: Xác định các chỉ số KPIs

Sau khi đã xác định các chỉ số KPIs phù hợp với chức năng/nhiệm vụ của phòng ban, công việc tiếp là xây dựng những tiêu chí đánh giá SMART cho các công việc:

S – Specific: Mục tiêu cụ thể
M – Measurable: Mục tiêu đo lường được
A – Attainable: Mục tiêu có thể đạt được
R – Relevant: Mục tiêu thực tế
T – Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể

3. Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Mức độ hoàn thành KPIs của các đầu việc nhìn chung đều có thể phân chia theo 3 nhóm chính sau:

Nhóm A: tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều tới mục tiêu chung.
Nhóm B: tốn ít thời gian để thực hiện, ít ảnh hưởng đến mục tiêu chung.
Nhóm C: tốn ít thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều tới mục tiêu chung hoặc/và tốn nhiều thời gian để thực hiện nhưng ít ảnh hưởng đến mục tiêu chung.

Mỗi nhóm KPI này sẽ có trọng số khác nhau tùy thuộc vào mức độ quan trọng, ví dụ có thể phân chia như sau: A: 35%; B: 15% và C: 50%. Cần phải gộp cả ba yếu tố A, B, C này khi đánh giá mức độ hoàn thành KPI của người lao động.

4. Bước 4: Liên hệ giữa đánh giá KPIs và lương thưởng

Với mỗi mức độ hoàn thành KPIs, nhân viên sẽ đạt được mức lương thưởng nhất định. Chính sách lương thưởng sẽ được quy định bởi lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp, kết hợp với đề xuất của quản lý cấp cao nhất phụ trách ban chức năng, người xây dựng đánh giá KPIs hoặc do nhân viên thống nhất với ban lãnh đạo.

5. Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu KPI

KPIs không bao giờ là một giá trị bất biến, nó phải được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian dựa trên mức độ phát triển của nhân viên, hoặc tác động của yếu tố ngoại cảnh trong từng giai đoạn. Còn trong giai đoạn bình thường, có thể mất vài tháng để công việc đạt mức tối ưu, một khi có được KPIs cuối cùng thì nên duy trì trong ít nhất một năm.

Lời kết

Phương pháp đánh giá theo KPI cho nhân viên không chỉ là một công cụ đo lường hiệu suất mà còn là một yếu tố then chốt thúc đẩy sự phát triển của cả nhân viên và doanh nghiệp. Việc xây dựng và triển khai hệ thống KPI hiệu quả, minh bạch và công bằng sẽ tạo ra một môi trường làm việc năng động, khuyến khích sự chủ động và đóng góp tích cực từ mỗi cá nhân.

quynhnt.kc24