Đánh giá hiệu quả theo MBO (Management by Objectives) hoặc OJB

Khi tìm hiểu về đánh giá hiệu quả công việc, bạn có thể gặp được thuật ngữ "sử dụng MBO" để đánh giá hiệu quả công việc. Nếu đọc sách dịch về chủ đề đánh giá hiểu quả công việc, bạn cũng sẽ thấy thuật ngữ này. Lúc đầu tôi khá thắc mắc. Vì trên góc nhìn của tôi MBO là quan điểm quản trị - Quản trị theo mục tiêu. Quan điểm sẽ sinh ra công cụ phục vụ. Quan điểm MBO sẽ có một loạt các công cụ đánh giá hiệu quả công việc như OGSM, OKR, KPI.. Cho nên chúng ta không nên để MBO ngang hàng với các công cụ đánh giá hiệu quả công việc. Cụ thể trong bài "MBO không phải là công cụ mà là quan điểm quản trị" tôi đã biên rõ.

Càng lăn lộn, tôi bắt đầu gặp các thực tế mở rộng tầm mắt bản thân hơi. Hóa ra trên thế giới và cả ở Việt Nam có một công cụ đánh giá hiệu quả tên là MBO. Thỉnh thoảng thôi nhận được tin nhắn có nhắc đến MBO như: "Bên e hiện đánh giá HQCV dựa theo OBJ đã áp dụng mấy năm", "Hiện tại bên em đang dùng MBO để đánh giá cho thưởng tháng lương 13". Cùng với tin nhắn là 1 số biểu mẫu:

Ví dụ:

hoặc

Biểu mẫu trên tạm gọi là MBO (Management By Objectives), đại khái có 3 cột: Mục tiêu cá nhân (Target & Criteria), kế hoạch hành động (Action Plan & Key Factor for Success (KFS)), trọng số (Weight), tự đánh giá (Self Evaluation), nhận xét của quản lý (2nd EV), tổng điểm (Sub-total Score).

Cơ bản thì biểu mẫu và cách làm giống như trong bài: "Nếu OK Rồi thì ta có phương pháp OKR".

Tức chúng ta làm như sau:
- Bước 1: CEO lên mục tiêu cho công ty.
- Bước 2: Trưởng bộ phận dựa vào mục tiêu công ty lên mục tiêu cho bộ phận.
- Bước 3: Nhân viên dựa vào mục tiêu bộ phận tự lên mục tiêu cho vị trí của mình.
- Bước 4: Có mục tiêu vị trí rồi, nhân viên tiếp tục đưa ra các ý tưởng hành động (hay là nhân tố thành công) để giúp mục tiêu đạt yêu cầu.
- Bước 5: Đến cuối năm, nhân viên sẽ tiến hành tự đánh giá mức độ hoàn thành của mình.
- Bước 6: Trưởng bộ phận đánh giá lại và ra kết luận.

Ví dụ:

MỤC TIÊU CHÍNH
1. Triển khai họp
1.1 Tổ chức và gửi các cuộc họp có sự tham giá của CEO.
1.2 Họp sales funnel định kỳ 2 tuần 1 lần và gửi MOM đúng hạn
1.3 Họp với team CS
- Gửi MOM trong ngày hếu họp diễn ra vào buổi sáng
- Gửi MOM vào sáng ngày kế tiếp nếu họp diễn ra vào buổi chiều
2. Thực hiện các báo cáo: báo cáo hàng tuần, báo cáo tháng của sales và các báo các khác theo chỉ định của CEO
3. Quy trình trình ký và đóng dấu: Đảm bảo tất cả các hồ sơ được lọc/kiểm tra trước khi trình ký và được trình ký kịp thời:
4. Chi Phí của CEO
4.1 Đảm bảo các chi phí của CEO được:
- Thanh toán đúng thời gian.
- có hóa đơn, chứng từ hợp lệ
4.2 Theo dõi, tổng hợp chi phí của CEO và gửi báo cáo:
- Hằng tháng: trước ngày 01 hằng tháng
5. Thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của vị trí làm việc

TIÊU CHÍ ĐO LƯỜNG
1. Triển khai họp
+ Mức 1: <90% lịch họp, MOM được gửi đúng thời gian quy định.
+ Mức 2: >=90% lịch họp, MOM được gửi đúng thời gian quy định.
+ Mức 3: 97% lịch họp, MOM được gửi đúng thời gian quy định và follow up công việc của các bộ phận sau buổi họp báo cáo lại cho CEO
+ Mức 4: >97% lịch họp, MOM được gửi đúng thời gian quy định và follow up công việc của các bộ phận sau buổi họp báo cáo lại cho CEO

2. Thực hiện các báo cáo:
+ Mức 1: <90% báo cáo được gửi đúng thời gian yêu cầu của CEO ít hơn 2 lần chỉnh sửa.
+ Mức 2: >=90% báo cáo được gửi đúng thời gian yêu cầu của CEO ít hơn 2 lần chỉnh sửa.
+ Mức 3: 100% báo cáo được gửi đúng thời gian yêu cầu của CEO ít hơn 2 lần chỉnh sửa.
+ Mức 4: 100% báo cáo được gửi đúng thời gian yêu cầu của CEO và có đề xuất được cách cải tiến các báo cáo sales funnel, báo cáo sales hàng tuần được cấp trên duyệt

3. Quy trình trình ký và đóng dấu:
+ Mức 1: <90% các hồ sơ được lọc/kiểm tra trước trình ký và trình ký trễ hơn 2 ngày làm việc.
+ Mức 2: >=90% các hồ sơ được lọc/kiểm tra trước trình ký hoặc trình ký trễ hơn 1 ngày làm việc.
+ Mức 3: 100% các hồ sơ được lọc/kiểm tra trước trình ký và trình ký trong ngày làm việc."

4. Chi Phí của CEO
4.1: Thanh toán chi phí CEO:
+ Mức 1: <70% chi phí thanh toán đúng hạn và có chứng từ/ hóa đơn lợp lệ, gửi báo cáo vào tháng sau
+ Mức 2: =70% - <80% chi phí thanh toán đúng hạn và có chứng từ/ hóa đơn lợp lệ, gửi báo cáo sau ngày 28 hằng tháng
+ Mức 3: >=80 - <100% chi phí thanh toán đúng hạn và có chứng từ/ hóa đơn lợp lệ, gửi báo cáo đúng hạn.
+ Mức 4: 100% chi phí thanh toán đúng hạn và có chứng từ/ hóa đơn lợp lệ, gửi báo cáo đúng hạn
4.2 Báo cáo chi phí của CEO
+ Mức 1: <90% báo cáo gửi đúng hạn và chỉnh sửa quá 2 lần.
+ Mức 2: >=90% báo cáo gửi đúng hạn hoặc chỉnh sửa quá 2 lần.
+ Mức 3: 100% báo cáo gửi đúng hạn và không chỉnh sửa quá 2 lần.
+ Mức 4: 100% lần đúng hạn yêu cầu và >2 lần và có đề xuất được giải pháp tiết kiệm chi phí."

5. Thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của vị trí làm việc
5.1Tham gia các buổi đào tạo Quy trình/ Nội quy của công ty:
+ Mức 1: <90%
+ Mức 2: 90% - <100%
+ Mức 3: 100%
5.2 Số bài Test của các training Quy trình/Nội Quy đạt kết quả là 80/100 điềm.
+ Mức 1: <80%
+ Mức 2: 80% - <100%
+ Mức 3: 100%
5.3 Nhân viên tuân thủ và quy định trong Nội quy công ty
+ Mức 1: Nhân viên vi phạm >2 lần cho mức độ Khiển trách miệng và văn bản
+ Mức 2: Nhân viên vi phạm <=2 lần cho mức độ Khiển trách miệng và văn bản
+ Mức 3: Nhân viên không vi phạm Nội quy công ty.

Làm theo cách này, nếu để xảy ra việc nhân viên đưa ra các mục tiêu mà không thể định lượng (cân đo đong đếm được) và văn hóa công ty có xu hướng chính trị thì sẽ xảy ra tình trạng quản lý bao che và đánh giá hoàn thành 100% cho tất cả nhân viên (nếu xếp hạng thì là hạng xuất sắc cho tất cả). Và để đối phó với tình trạng bao che, tôi tin công ty sẽ đưa ngăn xếp (hay tháp chuông) vào để khống chế tỷ lệ. Ví dụ như công ty sẽ yêu cầu chỉ có 10% xuất sắc, 80% giỏi và 10% khá. Chi tiết hơn về bài toán và các giải quyết tình trạng bao che, bạn có thể tham khảo thêm ở bài viết: Khi áp dụng KPI, làm sao giải quyết tình trạng sếp bao che, nâng kết quả cho nhân viên?

Cảm ơn anh chị em đã cho tôi thấy cái tôi chưa thấy. Đây đúng là một bài học hay!

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản