5 lý do công ty nên có một hệ thống quản trị hiệu suất

Đã bao giờ bạn tự hỏi: "Thực sự tổ chức có cần phải đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên không?". Nhân ngày rộng tháng dài, tôi biên vài dòng để xác nhận thêm 1 lần nữa: "Tổ chức có cần". Lý do như sau.

1. Tổ chức cần tìm ra người đang cản trở tổ chức phát triển.

Xin kể cho độc giả về một tình huống hế sức phổ biến trong doanh nghiệp. Chúng ta có một công ty tên là Khó nhọc. Từ lúc bắt đầu thành lập, công ty đã có mục tiêu cần đạt và khối lượng công việc triển khai. Để hoàn thành mục tiêu và công việc, cùng với quá trình phát triển của mình, công ty bắt đầu tuyển người. Càng phát tiển, số người gia nhập tổ chức sẽ ngày một nhiều hơn. Công ty tuyển được một số nhân viên luôn hoàn thành công việc. Họ biết cẩn phải đi hướng nào, cần làm gì để thúc đẩy công việc. Họ đảm nhiều công việc việc và chịu trách nhiệm về những gì họ thực hiện. Nhờ họ mà công ty tiến lên. Rồi công ty tuyển thêm người. Những người làm việc có hiệu quả. Họ chịu khó làm việc và nâng cấp năng lực bản thân. Họ giúp được công ty một phần nào đó. Nếu được đào tạo và định hướng đúng, họ sẽ trở thành những người luôn hoàn thành công việc.

Công ty vẫn phát triển tiếp tục. Lúc này, bắt đầu xuất hiện những người làm việc kém hiệu quả. Đóng góp của họ không mang lại sự khác biệt cho kết quả nói chung. Họ phần nào có thái độ hợp tác và muốn giúp đỡ doanh nghiệp. Tiếp theo, công ty có thêm những nhân viên với. Họ là những người rắc rối tiềm tàng. Họ lúc thì giúp đỡ lúc thì phá hoại công việc. Chính vì sự tham gia của những người rắc rối tiềm tàng này mà công việc trở nên khó nhọc hơn và chịu nhiều rủi ro, khó đoán. Cuối cùng, đến lúc nào đó, công ty sẽ xuất hiện những nhân viên phá hoại. Loại người này thường tìm cách phá hoại, nói xấu, chia bè kết phái, tạo môi trường độc hại trong công công ty. Song trước mặt mọi người, sếp, họ thường che dấu bằng khuôn mặt tử tế. Họ gây ra những tình huống "chính trị nội bộ". Đây là những người gây nguy hiểm cho bất kì tổ chức nào.

Về lâu dài, công ty Khó nhọc sẽ bị vượt qua bởi những công ty Chiến thắc - nơi ở đó tất cả đồng lòng và có nhiều người luôn hoàn thành nhiệm vụ. Vì thế, công ty cần phân biệt chính xác những người làm việc có năng suất và người luôn phá hoại. Tìm cách loại bỏ những người cản trở tổ chức phát triển. Như vậy, công ty mới bớt khó nhọc.

2. Nhu cầu của cá nhân và tổ chức muốn được đánh giá đúng ghi nhận sự đóng góp.

Trong bất cứ doanh nghiệp nào, nếu đã có nhân viên thì sẽ luôn phát sinh các bài toán và vấn đề về nhân sự. Nguyên nhân xảy ra các điều đó là do nhu cầu của các bên không được đáp ứng. Một trong số nhu cầu đó là: Nhân viên muốn được công ty đánh giá đúng và ghi nhận công sức mình đóng góp cho tổ chức. Còn doanh nghiệp muốn công ty có lợi nhuận và trở thành một nơi làm việc có hiệu suất. Doanh nghiệp cần có một hệ thống nào đó để làm được việc này: Đáp ứng nhu cầu của hai bên.

3. Để có kết quả công việc thì cần có chỉ tiêu công việc.

Trên hành trình phát triển, doanh nghiệp sẽ tiến hành xây dựng cho mình một hệ thống QTNS nói chung và hệ thống Quản lý thực hiện công việc bài bản. Muốn bài bản, hệ thống cần được xây dựng trên cở sở lý thuyết về động lực. Trong các lý thuyết có phương trình kết quả công việc của Vroom. Từ phương trình kết quả công việc, doanh nghiệp cần có 7 công cụ quản trị nhân sự bao gồm Bộ chỉ tiêu thực hiện công việc. Bộ chỉ tiêu này cần được xác định sao cho nhân viên chỉ cần chăm chỉ là có thể đạt được. Do đó, khi một công việc xuất hiện, để có kết quả công việc thì cần có chỉ tiêu công việc.

4. Việc đánh giá công việc là thường trực trong tâm trí con người khi làm việc.

Vừa rồi là 3 lý do giải thích tại sao cần có hệ thống quản trị hiệu suất. Chúng ta đi tiếp đến lý do thứ 4. Trong hành trình lăn lộn tại lĩnh vực Quản trị nhân sự, tôi phát hiện ra có một công việc Quản trị nhân sự sẽ xuất hiện ngay trong đầu bất cứ ai khi thấy có công việc và người làm. Đó chính là suy nghĩ đánh giá hiệu quả công việc. Chúng ta, tự nhiên xuất hiện trong đầu những tâm lý, nhận xét về việc người này người kia làm việc có hiệu quả công, có thông minh không, có nhanh không khi chứng kiến họ làm việc. Dù muốn hay không thì chúng ta vẫn đánh giá. Nếu không có công cụ hay phương pháp rõ ràng để định lượng hiệu quả công việc, con người sẽ sử dụng cảm tính để đưa ra nhận định của mình. Cho nên, không sớm thì muộn, tổ chức sẽ tìm cách để nâng cấp cách thức đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên lên.

5. Đánh giá hiệu suất thường xuyên sẽ giúp công việc có kết quả tốt hơn.

Trong quyển sách "Tái tạo tổ chức" của Dave Ulrich, ở phần Hiệu suất trách nhiệm, tác giả có đưa ra nhận định: ""Tại sao đi học cứ phải có bài tập và kiểm tra?" Vì không có nó, hiệu quả học tập của sinh viên không cao. Điều này cũng tương ứng với công việc. Không có chỉ tiêu và đánh giá hiệu suất thường xuyên, kết quả công việc cũng không cao". Từ nhận định này, ông đã có lời khuyên rằng tổ chức nên có hệ thống Quản trị hiệu suất để thúc đẩy tổ chức phát triển.

6. Cần căn cứ xử lý quan hệ lao động.

Cuối cùng, dưới đây là một tình huống nhạy cảm về xử lý quan hệ lao động:

"Em chào anh chị ạ. Cả nhà cho em xin giải pháp đối với trường hợp này với. Công ty em là doanh nghiệp mới thành lập, ở khu công nghiệp và chưa đăng ký nội quy lao động, chưa có công đoàn.

Hiện công ty em có 1 bạn nhân viên kho do không hoàn thành công việc (có kinh nghiệm nhưng không biết cơ bản về công việc, không làm việc theo quy trình của công ty, hay làm sai sót và bị Công ty/các phòng ban liên quan phản ánh nhiều lần) nên công ty muốn chấm dứt hợp đồng lao động với bạn này. Bạn này đang ký hợp đồng 01 năm, làm việc tại công ty được 07 tháng.
- Thứ 07 tuần trước, đại diện công ty và phòng HCNS đã trao đổi lý do và thoả thuận chấm dứt với nhân viên, thoả thuận cụ thể là nghỉ việc sau 30 ngày, lương và trợ cấp trả đầy đủ, người lao động sẽ viết đơn nghỉ việc và người lao động không thắc mắc và có ý kiến gì cả. (Có ghi âm).
- Sau đó ngày hôm sau đi làm phòng HCNS gửi đơn xin nghỉ việc thì nhân viên đó không đồng ý vì lý do mình không xin nghỉ việc và nếu công ty cho nghỉ thì phải trả trợ cấp thôi việc là 02 tháng lương cho nhân viên. Sau đó công ty đã làm thông báo chấm dứt HĐLĐ vì lý do nhân viên không hoàn thành công việc.
- Nhân viên đã phản hồi là không đồng ý với thông báo trên và thoả thuận công ty bồi thường trợ cấp thôi việc vì lý do công ty cho nghỉ việc. Nếu không sẽ làm đơn lên Sở lao động để được đảm bảo quyền lợi.

Anh chị tư vấn giúp em với. Em cảm ơn ac rất nhiều ạ!"

Theo như luật lao động 2019, công ty muốn chấm dứt hợp đồng lao động với nhân viên một cách đúng luật, ở Điều 34 về các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động có nhiều quy định một cách cụ thể:

"1. Hết hạn hợp đồng lao động, trừ trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 177 của Bộ luật này.
2. Đã hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động.
3. Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động.
4. Người lao động bị kết án phạt tù nhưng không được hưởng án treo hoặc không thuộc trường hợp được trả tự do theo quy định tại khoản 5 Điều 328 của Bộ luật Tố tụng hình sự, tử hình hoặc bị cấm làm công việc ghi trong hợp đồng lao động theo bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật.
5. Người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam bị trục xuất theo bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
6. Người lao động chết; bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết.
7. Người sử dụng lao động là cá nhân chết; bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết. Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động hoặc bị cơ quan chuyên môn về đăng ký kinh doanh thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra thông báo không có người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật.
8. Người lao động bị xử lý kỷ luật sa thải.
9. Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định tại Điều 35 của Bộ luật này.
10. Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định tại Điều 36 của Bộ luật này.
11. Người sử dụng lao động cho người lao động thôi việc theo quy định tại Điều 42 và Điều 43 của Bộ luật này.
12. Giấy phép lao động hết hiệu lực đối với người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo quy định tại Điều 156 của Bộ luật này.
13. Trường hợp thỏa thuận nội dung thử việc ghi trong hợp đồng lao động mà thử việc không đạt yêu cầu hoặc một bên hủy bỏ thỏa thuận thử việc."

Tiếp đến, Điều 36 cũng quy định chi tiết về quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động đúng luật:

"1. Người sử dụng lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trong trường hợp sau đây:
a) Người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động được xác định theo tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc trong quy chế của người sử dụng lao động. Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc do người sử dụng lao động ban hành nhưng phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
b) Người lao động bị ốm đau, tai nạn đã điều trị 12 tháng liên tục đối với người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc đã điều trị 06 tháng liên tục đối với người làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng hoặc quá nửa thời hạn hợp đồng lao động đối với người làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn dưới 12 tháng mà khả năng lao động chưa hồi phục.
Khi sức khỏe của người lao động bình phục thì người sử dụng lao động xem xét để tiếp tục giao kết hợp đồng lao động với người lao động;
c) Do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, địch họa hoặc di dời, thu hẹp sản xuất, kinh doanh theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền mà người sử dụng lao động đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng vẫn buộc phải giảm chỗ làm việc;
d) Người lao động không có mặt tại nơi làm việc sau thời hạn quy định tại Điều 31 của Bộ luật này;
đ) Người lao động đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định tại Điều 169 của Bộ luật này, trừ trường hợp có thỏa thuận khác;
e) Người lao động tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên;
g) Người lao động cung cấp không trung thực thông tin theo quy định tại khoản 2 Điều 16 của Bộ luật này khi giao kết hợp đồng lao động làm ảnh hưởng đến việc tuyển dụng người lao động.
2. Khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trong trường hợp quy định tại các điểm a, b, c, đ và g khoản 1 Điều này, người sử dụng lao động phải báo trước cho người lao động như sau:
a) Ít nhất 45 ngày đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn;
b) Ít nhất 30 ngày đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng;
c) Ít nhất 03 ngày làm việc đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn dưới 12 tháng và đối với trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều này;
d) Đối với một số ngành, nghề, công việc đặc thù thì thời hạn báo trước được thực hiện theo quy định của Chính phủ.
3. Khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động quy định tại điểm d và điểm e khoản 1 Điều này thì người sử dụng lao động không phải báo trước cho người lao động."

Với tình huống trên, nếu công ty muốn "chấm dứt HĐLĐ vì lý do nhân viên không hoàn thành công việc" thì cần phải chứng minh và có quy định. Nếu không chứng minh được, rắc rối, rủi ro về luật lao động sẽ xảy ra.

Tóm lại, vì 6 lý do:
1. Cần tìm ra người đang cản trở tổ chức phát triển
2. Nhu cầu của cá nhân và tổ chức muốn được đánh giá đúng ghi nhận sự đóng góp
3. Để có kết quả công việc thì cần có chỉ tiêu công việc
4. Việc đánh giá công việc là thường trực trong tâm trí con người khi làm việc
5. Đánh giá hiệu suất thường xuyên sẽ giúp công việc có kết quả tốt hơn
6. Căn cứ xử lý quan hệ lao động.
Nên doanh nghiệ cần có hệ thống Quản trị và đánh giá hiệu quả công việc.

Tôi thường nói, một công ty có lương cao, chế độ đãi ngộ tốt mà thiếu đi đánh giá hiệu quả công việc sẽ giống như có "gót chân Asin (Achilles)". Đây là yếu điểm "chết người" của một doanh nghiệp.

Bạn hãy xây cho mình một hệ thống Quản trị hiệu suất ngay khi có thể!

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản