KPI năng lực là gì?

Tôi tình cờ đọc được một dòng trạng thái của chị Hoàng Thị Thúy nói về KPI. Do đúng nghề của mình nên tồi vào xem. Dòng trạng thái của chị kèm ảnh:

"Chưa bao giờ xây dựng KPIs mà lại dễ dàng đến như vậy.
Cảm ơn cô Thúy Loan đã cho em thật nhiều kiến thức, cái nhìn rõ hơn về KPIs."

Xem nội dung ảnh đến đoạn: "KPIs gồm 3 loại: Ouput, Hành vi, Năng lực" thì tôi thấy lạ ở cái thuật ngữ KPI năng lực. KPI kết quả và KPI điều chỉnh hành vi thì tôi thấy nhiều rồi. Còn KPI năng lực thì gần đây tôi mới được khai sáng là dùng nó theo hướng đánh giá hiệu quả công việc.

Cụ thể hơn là ngày 20/5 tôi có hỏi thử AI (trí tuệ thông minh nhân tạo) về cách làm KPI thì được trả về 3 bản thảo hướng dẫn. Trong đó có bản thảo số 3 ví dụ KPI liên quan đến kỹ năng và kiến thức. Lúc đọc bản thảo này, trong đầu tôi liên tưởng ngay đến thuật ngữ "năng lực".

Bạn vui lòng xem bài: https://blognhansu.net.vn/2024/05/20/so-sanh-cach-lam-kpi-do-ai-cua-google-la-bard-va-nguoi-la-nguyen-hung-cuong-lam/

Sau đó, ngày 31/5 tôi có đọc bài với chủ đề "KPI hiệu quả: Bí mật thành công của những doanh nghiệp hàng đầu" trên FB. Đại ý bài nói rằng: Mỗi một bộ phận cần phải có 1 bộ KPI phù hợp. Phù hợp tức là tùy vào bộ phận mà có thể có bộ KPI tập trung vào đầu ra hoặc bộ KPI hành vi hoặc bộ KPI năng lực. Sau đó bài viết có đưa ra ví dụ:
- General Electric (GE) dưới thời CEO Jack Welch, GE đã áp dụng mạnh mẽ KPI đầu ra để thúc đẩy doanh thu và lợi nhuận
- Starbucks, công ty này đã áp dụng các KPI hành vi để đánh giá thái độ phục vụ của nhân viên.
- Google, công ty này sử dụng các KPI năng lực để đánh giá và phát triển khả năng sáng tạo và kỹ năng kỹ thuật của nhân viên.

Bài viết còn định nghĩa:
- KPI đầu ra (output) là một trong những loại KPI phổ biến nhất, tập trung vào việc đo lường kết quả cuối cùng, cho phép doanh nghiệp thực hiện công tác đánh giá một cách nhanh chóng và hiệu quả. Ví dụ, doanh số bán hàng, lợi nhuận ròng, và số lượng sản phẩm được sản xuất là những KPI đầu ra điển hình.
- KPI về hành vi là một xu hướng tương đối mới trong quản lý hiệu suất, tập trung vào việc đo lường các hành vi và thái độ của nhân viên.Đây là những yếu tố thường khó lượng hóa nhưng lại cực kỳ quan trọng đối với một số vị trí công việc. Ví dụ, tại vị trí chuyên viên dịch vụ khách hàng, các hành vi như tích cực làm việc, chăm chỉ, và cẩn thận là những yếu tố tiên quyết đảm bảo đầu ra tại vị trí làm việc.
- KPI năng lực chú trọng vào khả năng và kỹ năng của nhân viên. Khác với KPI đầu ra tập trung vào kết quả cuối cùng, KPI năng lực tập trung vào nguyên nhân và quá trình. Ví dụ, một nhân viên có thể có KPI về kỹ năng giao tiếp, khả năng giải quyết vấn đề, hoặc kiến thức chuyên môn.

Xem chi tiết hơn tại bài: https://blognhansu.net.vn/2024/05/31/kpi-theo-nang-luc/

Tôi thấy lạ và muốn biết tác giả là ai nhưng nguồn không rõ ràng và văn phong thì có vẻ như được dịch chứ không phải do người Việt viết.

Rồi! Đây mới là công chuyện. Như đã viết ở phần đầu, tôi hôm nay lại được tiếp cận một cách trực diện hơn với thuật ngữ "KPI năng lực". Tôi còn được biết cả tên của người đang đào tạo truyền bá thuật ngữ này. Tôi cũng đã vào FB của chị Thúy để hỏi thêm về định nghĩa và ví dụ. Nhưng cơ bản, tôi tin nội dung bức ảnh của chị Thúy sẽ giống như bài ngày 31/5 mà tôi đọc.

Có lẽ cái lý của góc nhìn này là căn cứ vào từ "Performance", dịch ra tiếng Việt là hiệu suất. Hiệu suất là:
- Kết quả lao động biểu hiện bằng khối lượng công việc làm được trong một thời gian nhất định. (Nguồn tratu .soha)
- Đại lượng đặc trưng cho mức sử dụng năng lượng hữu ích của một máy hay một hệ thống nào đó, bằng tỉ số năng lượng hữu ích với tổng năng lượng mà máy hay hệ thống đó nhận được.(Nguồn tratu .soha)
- Là khả năng làm tốt một việc mà không có lãng phí (Nguồn Wiki)
- Là khả năng để làm một việc gì đó hay tạo ra kết quả mong muốn bằng lượng một cách tối đa bằng nguồn lực cố định. (Nguồn Thế giới di động)
- Trong lĩnh vực công nghệ, "hiệu suất" thường ám chỉ khả năng thực hiện một nhiệm vụ cụ thể một cách hiệu quả, nhanh chóng, và mà không gây lãng phí. (Nguồn FPT shop)
Tôi thấy khá nhiều người căn cứ vào từ khóa này để đưa ra định nghĩa, cách làm KPI.

Như vậy là tôi đã hiểu tại sao lại có 3 loại định nghĩa KPI như này.

Thường khi nhắc đến KPI là nhắc đến hiệu quả công việc chứ ít người nói đến năng lực. Tôi không dùng KPI năng lực và cũng hiếm khi dùng KPI hành vi vào việc đánh giá kết quả công việc.

Khi làm khung năng lực, tôi có hướng dẫn cộng đồng là có thể định nghĩa các mức độ thành thạo của một năng lực bằng các KPI (kết quả đạt được). Như vậy một khung năng lực có tiêu chuẩn mức độ thành thạo từng năng lực khác nhau. Mỗi mức độ lại được định nghĩa là theo hướng KPI.

Ví dụ năng lực Nhiệt tình:
- Định nghĩa: Là sẵn sàng giúp đỡ người khác
- KPI năng lực theo từng mức thành thạo:
+ Mức 1 - Yếu:
++ Nhận 1 dự án thử thách trong kì đánh giá
++ Số lượng đề xuất công việc mới: 1 đề xuất trong kì đánh giá
++ Số lượng cám ơn của người khác cho cá nhân: 1 trong kì đánh giá

+ Mức 2 - Trung Bình:
++ Nhận 2 dự án thử thách trong kì đánh giá
++ Số lượng đề xuất công việc mới: 2 đề xuất trong kì đánh giá
++ Số lượng cám ơn của người khác cho cá nhân: 2 trong kì đánh giá

+ Mức 3 - Khá:
++ Nhận 3 dự án thử thách trong kì đánh giá
++ Số lượng đề xuất công việc mới: 3 đề xuất trong kì đánh giá
++ Số lượng cám ơn của người khác cho cá nhân: 3 trong kì đánh giá

+ Mức 4 - Giỏi:
++ Nhận 3 - 5 dự án thử thách trong kì đánh giá
++ Số lượng đề xuất công việc mới: 3 - 5 đề xuất trong kì đánh giá
++ Số lượng cám ơn của người khác cho cá nhân: 4 trong kì đánh giá

+ Mức 5 - Xuất sắc:
++ Nhận >5 dự án thử thách trong kì đánh giá (nhận 100% các dự án thử thách )
++ Số lượng đề xuất công việc mới: > 5 đề xuất trong kì đánh giá
++ Số lượng cám ơn của người khác cho cá nhân: > 4 trong kì đánh giá

Mỗi vị trí sẽ có 1 khung năng lực tập hợp nhiều năng lực. Ví dụ, bị trí Sale dự án có các năng lực sau:
Stt - Tên năng lực - Loại năng lực - Yêu cầu mức độ thành thạo năng lực của bậc thợ 3
1. Đấu thầu - S - 3
2. Xây dựng mối quan hệ - S - 3
3. Thực dụng - A - 3
4. Sáng tạo - S - 2
5. Dịch vụ (sản phẩm) - K - 3
6. Công ty - K - 3
7. Tư vấn giải pháp - S - 3
8. Nhiệt tình - A - 3
9. Đàm phán - S - 3
10. Xử lý vấn đề - S - 2
11. Lập kế hoạch - S - 2

Nhìn vào yêu cầu mức độ thành thạo năng lực của bậc thợ 3, chúng ta sẽ thấy để một nhân viên đạt được yêu cầu cần đáp ứng một loạt các tiêu chí như:
- Năng lực Nhiệt tình cần phải ở mức 3 - Khá với các KPI năng lực:
++ Nhận 3 dự án thử thách trong kì đánh giá
++ Số lượng đề xuất công việc mới: 3 đề xuất trong kì đánh giá
++ Số lượng cám ơn của người khác cho cá nhân: 3 trong kì đánh giá
- Năng lực Đấu thầu cần phải ở mức 3 - Khá với 1 loạt KPI...

Khi nhân viên đáp ứng được yêu cầu các năng lực của bậc thợ 3 vị trí sale dự án thì sẽ có lương theo năng lực tương ứng.

Tôi vẫn hay nói: Năng lực và Kết quả công việc như 2 mặt của bàn tay. Năng lực tốt thì Kết quả có thể tương ứng tốt và ngược lại. Tuy nhiên khi sử dụng thuật ngữ tôi hay dùng KPI như là công cụ để đánh giá hiệu quả và kết quả công việc. Chứ không dùng KPI năng lực để mang hàm ý đánh giá hiệu quả công việc.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QT bài bản