3P – Kinh nghiệm tính thử chính sách lương 3P

Bạn đọc đến bài này, có thể bạn đã cùng tôi đi đến đoạn cuối cùng của hành trình chia sẻ những tri thức và trải nghiệm về lương 3P mà tôi biết. Giờ tôi đang tường thuật lại diễn biến những gì tôi đến đối tác để tư vấn triển khai chính sách lương 3P. Hi vọng rằng độc giả khi đọc các bài ở phần trước kết hợp với việc đọc tường thuật diễn biến sẽ có cái nhìn toàn cảnh triển khai xây dựng hệ thống lương 3P, chứ không đơn thuần giống như các sách khác là chỉ nắm được lý thuyết.

Tổng quan lại diễn biến các buổi họp, tôi làm chính sách lương 3P là như sau:
- Họp riêng với ban lãnh đạo và đại diện Công đoàn (nếu có) buổi 1: Chia sẻ về kế hoạch, cơ sở lý thuyết, sản phẩm sẽ có sau dự án lương 3P.
- Họp tổng thể toàn công ty buổi 1: Đào tạo về hệ thống QTNS và công bố dự án nâng cấp chính sách lương theo mô hình 3P

- Triển khai ở thượng tầng: Tập hợp ban lãnh đạo và các quản lý để thành lập Hội đồng tiền lương và tiến hành họp.
+ Buổi 1: Xác định các yếu tố, mức và điểm giá trị tương ứng từng mức để chuẩn bị đánh giá giá trị công việc.
+ Buổi 2: Họp đánh giá giá trị công việc.
+ Buổi 3: Xác định thang lương P1.

- Triển khai ở hạ tầng: Tập hợp từng trưởng bộ phận, đại diện ban lãnh đạo (CEO), đại diện phòng Nhân sự (HRM) và đại diện Công đoàn (nếu có) thành tiểu ban tiền lương của bộ phận. Mỗi bộ phận sẽ có 1 tiểu ban tiền lương riêng (hội đồng tiền lương nhỏ). Rồi sau đó lại tiếp tục họp tiểu ban.
+ Buổi 1: Họp xác định lương P2, thưởng P3 cho các vị trí của bộ phận.
+ Buổi 2: Họp tính thử chính sách và hoàn thiện văn bản giao khoán.

- Họp tổng thể toàn công ty buổi 2: Đào tạo về hệ thống đãi ngộ theo mô hình lương 3P, hỏi đáp về dự thảo chính sách lương 3P
- Họp riêng với ban lãnh đạo và đại diện Công đoàn (nếu có) buổi 2: Chốt và công bố chính sách lương 3P

Lưu ý: Số lượng buổi họp có thể dài hơn nếu quy mô số lượng vị trí nhiều.

Tiếp tục với việc triển khai xây dựng chính sách lương ở hạ tầng (bộ phận). Sau khi hoàn thành hướng dẫn tư vấn cho trưởng bộ phận và hội đồng tiền lương (tiểu ban) xây ra được chính sách lương 3P của bộ phận (Vui lòng xem bài "Kinh nghiệm, tường thuật diễn biến làm lương P2 và thưởng P3"), tôi hẹn lịch buổi họp sau để tính toán thử chính sách lương 3P mới và so sánh với chính sách lương cũ.

Buổi 2: Tính thử chính sách lương 3P để cân đối với ngân sách

Cuộc họp của tiểu ban tiền lương bộ phận tiếp tục diễn ra tại phòng họp đúng giờ hẹn. Tôi mở file excel và sheet Tính thử chính sách. Trang tính này có bảng với các cột như sau: Stt; Mã Bộ phận; Mã Nhân viên; Họ tên; Vị trí; Bậc; Doanh thu (Mục tiêu; Thực tế; % Doanh thu); % HT KPI; Lương cơ bản (P1, P2); Thưởng P3 lý thuyết; Thưởng P3 đã phân tách [Tháng - thưởng ngay; Tích lũy thưởng Quý; Tích lũy thưởng 6 tháng; Tích lũy thưởng Năm); Quà (phúc lợi)]; Tổng thu nhập; Thực nhận hàng tháng; Chi phí Vận hành (Tiếp khách; Chiết khấu; Công tác; VPP; Lobby…); Chi phí Quản lý (Văn phòng; BHXH; BHTN; BHYT; CĐ; Thuế thu nhập cá nhân); Tổng chi phí tháng; Chi phí thực chi cuối quý; Chi phí thực chi cuối 6th; Chi phí thực chi cuối năm; Tổng chi phí nhân viên cả năm; Bảng kê chi trung bình từng tháng (1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10; 11; 12); Bảng kê thu nhập thực nhận cá nhân (lương thưởng, không bao gồm quà) của nhân viên từng tháng (1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10; 11; 12); Tổng quỹ lương của nhân viên năm chưa bao gồm quà; Tổng thu nhập của nhân viên năm bao gồm quà.

1. Nhập dữ liệu từ chính sách lương 3P nháp, mời theo số lượng nhân viên thực tế
- Tôi: Hôm trước, chúng ta đã ra được chính sách lương 3P nháp. Không biết có gì thay đổi không ạ? Nếu không chúng ta đi tiếp vào tính thử chính sách lương.
+ Trưởng bộ phận (TBP): Không có.
- Tôi: Vậy chúng ta sẽ bắt đầu nhập dữ liệu để tính thử chính sách. Anh chị hãy liệt kê số nhân viên ở từng vị trí, tương ứng với bậc lương cũ để Cường nhập và liên kết số liệu với chính sách lương 3P mới.
+ Trưởng bộ phận: Bộ phận có các nhân viên hiện tại là ... ở vị trí ... có bậc lương cũ là... (Ví dụ: Nguyễn Văn A - vị trí HR - bậc lương 1)
- Tôi nhập tên và vị trí nhân viên vào trang tính, sử dụng hàm vlookup để bắt đầu kết nối dữ liệu của Sheet Chính sách lương 3P demo. Các dữ liệu bắt đầu tự động hiện ra: Doanh thu - Mục tiêu; Lương cơ bản (P1, P2); Thưởng P3 lý thuyết; Thưởng P3 đã phân tách [Tháng - thưởng ngay; Tích lũy thưởng Quý; Tích lũy thưởng 6 tháng; Tích lũy thưởng Năm); Quà (phúc lợi)]. (Ví dụ: Doanh thu - Mục tiêu: 160 triệu; Lương cơ bản (P1: 3 triệu, P2: 5 triệu); Thưởng P3 lý thuyết: 8 triệu; Thưởng P3 đã phân tách [Tháng KPI: 1 triệu - thưởng ngay (hoa hồng): 6,13 triệu; Tích lũy thưởng Quý: 2/3 triệu; Tích lũy thưởng 6 tháng: 0; Tích lũy thưởng Năm: 8/12 triệu ); Quà (phúc lợi): 0,2 triệu)
2. Tính toán tổng thu nhập và thực nhận của nhân viên
- Tôi tiếp tục đưa các công thức tính toán để các trường dữ liệu sẽ thay đổi khi tiểu ban tiền lương đổi thông tin. Cụ thể:
. Nội dung các cột Thưởng KPI (tháng, quý, năm) = Nội dung cột % HT KPI * hàm vlookup tìm kiếm mức thưởng trong trang tính chính sách lương 3P demo. (Ví dụ: Thưởng KPI tháng = 100% * 1 triệu = 1 triệu. Thưởng KPI quý = 100% * 2 triệu = 2 triệu. Thưởng KPI năm = 100% * 8 triệu = 8 triệu).
. Nội dung cột thưởng ngay (hoa hồng) = Nôi dung cột doanh thu thực tế * Hàm điều kiện if theo nội dung Sheet chính sách hoa hồng lũy tiến. (Ví dụ: Sale được 3,83% nếu doanh thu từ 160 triệu trở lên).
. Nội dung cột Tổng thu nhập = Nộng dung cột Lương P1 + Lương P2 + Thưởng P3 lý thuyết; (Ví dụ: Tổng thu nhập = 3 + 5 + 8 = 16 triệu).
. Thực nhận hàng tháng = Lương P1 + Lương P2 + Thưởng tháng (KPI + hoa hồng). (Ví dụ: Thực nhận tháng = 3 + 5 + 1 + 160 * 3,83% = 3 + 5 + 1 + 6,13 = 15,13 triệu).

3. Nhập và tính toán chi phí nhân viên cho từng tháng, từng thời điểm và cả năm
- Tôi hỏi tiếp tiểu ban: Chi phí vận hành chuyên môn trung bình tháng của vị trí là bao nhiêu? Nếu trong trường hợp không tính riêng được từng vị trí thì chi phí vận hành đó sẽ tính cho trưởng bộ phận.
+ Tiểu ban: Đưa ra các chi phí vận hành.
- Tôi nói: Vậy là anh chị trưởng bộ phận (tên) nắm được hết các chi phí vận hành chuyên môn rồi đúng không ạ? Chúng ta đi tiếp vào tính tổng chi phí cho từng vị trí.
- Tôi lại tiếp tục nhập các chi phí Vận hành vào các cột (Tiếp khách; Chiết khấu; Công tác; VPP; Lobby…) tương ứng với vị trí. (Ví dụ: Tiếp khách 1 triệu; Chiết khấu: 0; Công tác: 0,5 triệu). Sau làm công thức tính:
. Chi phí Quản lý (Văn phòng; BHXH; BHTN; BHYT; CĐ; Thuế thu nhập cá nhân): Sử dụng hàm nhân chia bình thường để tính ra số chi phí theo các điều khoản luật quy định. (Ví dụ:Văn phòng: 0; BHXH = (3 + 5) * 22,5% = 1,8 triệu; BHTN: 0 triệu; BHYT: 0 triệu; CĐ = 2% * (3 + 5) = 0,16 triệu; Thuế thu nhập cá nhân: 0).
. Tổng chi phí tháng = Lương P1 + Lương P2 + Thưởng tháng (KPI + Hoa hồng + Quà) + Thưởng của tháng được tích lũy (thưởng Quý + thưởng 6 tháng + thưởng Năm) + Chi phí Vận hành + Chi phí Quản lý. (Ví dụ: Tổng chi phí tháng = 3 + 5 + 1 + 6,13 + 0,2 + 2/3 + 0 + 8/12 + 1 + 0,5 + 1,8 + 0,16 = 20,12 triệu).
. Chi phí thực chi cuối quý = Lương P1 + Lương P2 + Thưởng tháng (KPI + Hoa hồng + Quà) + Thưởng của tháng được tích lũy thưởng Quý * 3 + Chi phí Vận hành + Chi phí Quản lý. (Ví dụ: Chi phí thực chị cuối quý = ). (Ví dụ: Chi phí thực chi cuối quý = 3 +5 + 1 + 6,13 + 0,2 + 2/3 * 3 + 1 + 0,5 + 1,8 + 0,16 = 20,79 triệu)
. Chi phí thực chi cuối 6th = Lương P1 + Lương P2 + Thưởng tháng (KPI + Hoa hồng + Quà) + Thưởng của tháng được tích lũy thưởng Quý * 3 + Thưởng của tháng được tích lũy thưởng 6 tháng * 6 + Chi phí Vận hành + Chi phí Quản lý. (Ví dụ: Chi phí thực chị cuối quý = ). (Ví dụ: Chi phí thực chi cuối quý = 3 +5 + 1 + 6,13 + 0,2 + 2/3 * 3 + 0*6 + 1 + 0,5 + 1,8 + 0,16 = 20,79 triệu)
. Chi phí thực chi cuối năm: Lương P1 + Lương P2 + Thưởng tháng (KPI + Hoa hồng + Quà) + Thưởng của tháng được tích lũy thưởng Quý * 3 + Thưởng của tháng được tích thưởng 6 tháng * 6 + Thưởng của tháng được tích thưởng Năm * 12 + Chi phí Vận hành + Chi phí Quản lý. (Ví dụ: Chi phí thực chị cuối quý = ). (Ví dụ: Chi phí thực chi cuối quý = 3 +5 + 1 + 6,13 + 0,2 + 2/3 * 3 + 0*6 + 8/12 *12 + 1 + 0,5 + 1,8 + 0,16 = 28,79 triệu)
. Tổng chi phí nhân viên cả năm = Tổng chi phí tháng * 12. (Ví dụ: Tổng chi phí nhân viên cả năm = 20,12 * 12 = 241,44 triệu).

4. Tính toán chi phí và thu nhập của nhân viên từng tháng cụ thể
- Tôi tiếp tục nhập công thức để tính chi tiết từng tháng:
. Bảng kê chi từng tháng (1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10; 11; 12); Tháng 1 = 2 = 4 = 5 = 7 = 8 = 10 = 11 = Lương P1 + Lương P2 + Thưởng tháng (KPI + Hoa hồng + Quà) + Chi phí Vận hành + Chi phí Quản lý. Tháng 3 = 9 = Chi phí thực chi cuối quý. Tháng 6 = Chi phí thực chi cuối 6th. Tháng 12 = Chi phí thực chi cuối năm. (Ví dụ: Tháng 1 = 2 = 4 = 5 = 7 = 8 = 10 = 11 = 3 + 5 + 1 + 6,13 + 0,2 + 1 + 0,5 + 1,8 + 0,16 = 18,79 triệu. Tháng 3 = 9 = 20,79 triệu. Tháng 6 = 20,79 triệu. Tháng 12 = 28,79 triệu).
. Bảng kê thu nhập thực nhận cá nhân (lương thưởng, không bao gồm quà) của nhân viên từng tháng (1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10; 11; 12); Tháng 1 = 2 = 4 = 5 = 7 = 8 = 10 = 11 = Lương P1 + Lương P2 + Thưởng tháng (KPI + Hoa hồng). Tháng 3 = 9 = Lương P1 + Lương P2 + Thưởng tháng (KPI + Hoa hồng) + Thưởng của tháng được tích lũy thưởng Quý * 3. Tháng 6 = Lương P1 + Lương P2 + Thưởng tháng (KPI + Hoa hồng) + Thưởng của tháng được tích lũy thưởng Quý * 3 + Thưởng của tháng được tích lũy thưởng 6 tháng * 6. Tháng 12 = Lương P1 + Lương P2 + Thưởng tháng (KPI + Hoa hồng) + Thưởng của tháng được tích lũy thưởng Quý * 3 + Thưởng của tháng được tích thưởng 6 tháng * 6 + Thưởng của tháng được tích thưởng Năm * 12. (Ví dụ: Tháng 1 = 2 = 4 = 5 = 7 = 8 = 10 = 11 = 3 + 5 + 1 + 6,13 + 0,2 = 15,33 triệu. Tháng 3 = 6 = 9 = 15,33 + 2/3*3 = 17,33 triệu. Tháng 12 = 17,33 + 8/12 *12 = 25,33 triệu).
. Tổng quỹ lương của nhân viên năm chưa bao gồm quà = Tổng thu nhập thực nhận cá nhân các tháng.
. Tổng thu nhập của nhân viên năm bao gồm quà = Tổng thu nhập thực nhận cá nhân các tháng + Quà *12.

5. Tính toán tổng chi phí của bộ phận và so sánh với ngân sách
- Tôi hỏi tiểu ban: Sắp tới chúng ta có dự định tuyển thêm người không? Và đó là vị trí nào?
+ Tiểu ban: Trả lời (Có hoặc không).
- Tôi tiếp tục nhập thông vị trí dự kiến vào bảng tính thử chính sách như trên. Lúc này, trong bảng tính chỉ cần sao chép (copy) dòng là xong.
- Tôi: Giờ chúng ta tính tổng chi phí của bộ phận.
- Tôi đến cột Tổng chi phí tháng và dùng lệnh sum để tính toàn bộ dữ liệu có trong các ô.
- Tôi tiếp tục hỏi tiểu ban: % chi phí / doanh thu dự kiến mà công ty cắt cho bộ phận là bao nhiêu %?
+ Tiểu ban: Đưa ra con số ...% (Ví dụ: 10%)
- Tôi kiểm tra lại bảng ngân sách dự kiến cho các bộ phận đã được làm từ giai đoạn lập bản BSC cho tổ chức (nếu có). Rồi tiếp tục nhập số liệu % và tổng doanh thu công ty dự kiến (trong bản BSC - nếu có). Từ 2 con số này, tôi dùng công thức nhân để tính ra tổng ngân sách được cấp cho bộ phận theo tháng = (% chi phí / doanh thu dự kiến * tổng doanh thu công ty dự kiến) / 12.
- Tôi gõ công thức để tiếp tục tính tồn giữa ngân sách và chi phí tháng theo công thức: Tồn = Ngân sách dự kiến tháng của bộ phận - Tổng chi phí tháng dự kiến của bộ phận.
- Có được tồn, nếu con số > 0, tôi thông báo cho tiểu ban là ổn. Nhưng nếu tồn < 0 thì tôi đề nghị tiểu ban xem lại chính sách và số liệu.
+ Tiểu ban: Trao đổi về số liệu và chính sách lương 3P (nếu tồn < 0)

6. So sánh giữa chính sách cũ và mới
Nếu công ty đang trong giai đoạn chuyển đổi từ chính sách lương cũ thành lương 3P thì tôi sẽ dẫn tiểu ban tiếp tục so sánh.
- Tôi thêm cột Chính sách cũ vào cạnh cột thu nhập nhân viên các tháng trong phần Bảng kê thu nhập thực nhận cá nhân, rồi hỏi tiểu ban: Chính sách lương cũ của bộ phận với từng vị trí là gì? Và nếu theo chính sách cũ thì thu nhập của nhân viên sẽ là bao nhiêu cho các tháng?
+ Tiểu ban: Trả lời về chính sách lương cũ. Sau đấy họ sẽ đưa ra mức thu nhập theo chính sách cũ.
- Tôi tiếp tục dùng các hàm của excel để tính ra được thu nhập theo chính sách cũ ở cột Chính sách cũ mới thêm vào. Sau đấy yêu cầu tiểu ban xem và so sánh.
+ Các thành viên tiểu ban bắt đầu điều chỉnh dữ liệu để xem có vấn đề gì xảy ra giữa cũ và mới không. Việc so sánh này mất thời gian nhất ở bộ phận kinh doanh. Nếu xảy ra tình huống lương mới thấp hơn lương cũ thì tiểu ban lại tiếp tục bàn các đối sách ứng phó.

7. Đưa các dữ liệu vào chính sách hoặc văn bản giao khoán
+ Sau khi tiểu ban hoàn thành xong việc so sánh, tiểu ban hỏi: Có chính sách rồi thì chúng ta sẽ làm gì? Có công bố cho toàn công ty không?
- Tôi: Thông thường các dữ liệu này sẽ được đưa vào chính sách lương 3P cho từng phòng. Và bảo mật chỉ nhân viên phòng đó biết nội dung dành riêng cho phòng. Còn các nội dung, quy định chung sẽ được công bố rộng rãi. Ngoài ra, nếu cần thì công ty có thể biến chính sách lương đó thành 1 văn bản giao khoán (nếu nhân viên ngại đọc). Văn bản giao khoán thì có khóa: KPI, thu nhập, chi phí vận hành.
+ Tiểu ban: Thống nhất lựa chọn văn bản.

Cuộc họp của tiêu ban kết thúc. Tôi chuyển sang phòng ban khác để tiếp tục vòng lặp.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản