Kinh nghiệm, tường thuật diễn biến làm lương P2 và thưởng P3

Khi đọc những bài viết về lương 3P của tôi, hẳn bạn sẽ thấy đa phần các nội dung chủ yếu là lý thuyết và hướng dẫn cách làm cùng với các lưu ý. Đã bao giờ bạn tự hỏi thực tế diễn biến tôi sẽ triển khai thế nào chưa? Nếu chưa, xin mời bạn đọc bài tường thuật diễn biến các bước tôi làm lương P2 và thưởng P3 trong thực tế. Ở bài viết này tôi xin chia sẻ kinh nghiệm, tường thuật diễn biến làm lương P2 và thưởng P3. Diễn biến như sau.

***

Khi hoàn thành xây dựng thang lương P1 xong, tôi bắt đầu thông qua phòng Nhân sự hẹn lịch riêng với từng trưởng bộ phận để tiến hành làm thang lương P2 và chính sách thưởng P3. Ngày họp cũng đã đến. Các thành viên buổi họp gồm: Tôi (tư vấn), đại diện phòng Nhân sự (HRM), đại diện ban lãnh đạo (Giám đốc hoặc Phó giám đốc), trưởng phòng chuyên môn.

Buổi họp 1: Tính toán chính sách lương 3P nháp (demo)

Sau khi cắm laptop vào màn chiếu, tôi mở file excel chính sách lương 3P nháp của bộ phận ra. Trong file này có các sheet (trang): Cơ cấu tổ chức bộ phận; Chính sách lương 3P demo; Hoa hồng lũy tiến; Tính thử chính sách. Chi tiết nội dung các sheet:
- Sheet 1: Đây là trang chứa nội dung về cơ cấu tổ chức của bộ phận: Mục đích bộ phận sinh ra, sơ đồ các vị trí, chức năng của bộ phận.
- Sheet 2: Trong này chứa các bảng tương ứng với các vị trí (mỗi 1 vị trí 1 bảng). Các bảng có nội dung bỏ trống như nhau với các cột như sau: Stt; Bậc (KPI; Năng lực; Lương); KPI; Lương cơ bản - Lương cứng (P1; P2); Thưởng P3 (Full - 100%; Tháng (KPI; Quà; Hoa hồng); Tích lũy (Quý; 6 tháng; Cuối năm); Quy đổi năm kinh nghiệm; Lương thị trường; Tổng trả hàng tháng; Thực nhận tháng; Tổng thưởng tích lũy (Quý; 6 tháng; Cuối năm); Tỷ lệ tăng thu nhập; Điều kiện tăng lương P1; Điều kiện tăng lương P2; Tần suất tăng lương; Điều kiện thưởng; Tần suất thưởng.
- Sheet 3: Trang này có các nội dung để tính thưởng hoa hồng như: Bậc lương, Lương P1, Lương P2; Tổng thưởng P3; Tổng thu nhập của Sale; Số tiền thưởng KPI và quà; Số tiền còn lại dùng để thưởng hoa hồng; Tỷ lệ chi phí cho Sale/ doanh thu; Bảng tính % thưởng hoa hồng.
- Sheet 4: Là bảng để gom toàn bộ các chi phí của bộ phận bao gồm: Stt; Mã Bộ phận; Mã Nhân viên; Họ tên; Vị trí; Bậc; Doanh thu (Mục tiêu; Thực tế; % Doanh thu); % HT KPI; Lương cơ bản (P1, P2); Thưởng P3 lý thuyết; Thưởng P3 đã phân tách (Tháng - thưởng ngay; Tích lũy thưởng Quý; Tích lũy thưởng 6 tháng; Tích lũy thưởng Năm); Quà (phúc lợi)); Tổng thu nhập; Thực nhận hàng tháng; Chi phí Vận hành (Tiếp khách; Chiết khấu; Công tác; VPP; Lobby…); Chi phí Quản lý (Văn phòng; BHXH' BHTN; BHYT; CĐ; Thuế thu nhập cá nhân); Tổng chi phí tháng; Chi phí thực chi cuối quý; Chi phí thực chi cuối 6th; Chi phí thực chi cuối năm; Tổng chi phí nhân viên cả năm; Bảng kê chi trung bình từng tháng (1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10; 11; 12); Bảng kê thu nhập thực nhận cá nhân (lương thưởng, không bao gồm quà) của nhân viên từng tháng (1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10; 11; 12); Tổng quỹ lương của nhân viên năm chưa bao gồm quà; Tổng thu nhập của nhân viên năm bao gồm quà.

1. Xác định cơ cấu tổ chức của bộ phận
Mở xong file excel, tôi quay qua trưởng bộ phận và hỏi:

1.1 Nếu đã có cơ cấu tổ chức bộ phận:
- Tôi: Cơ cấu tổ chức của bộ phận anh chị thế này có phải không?
+ Trưởng bộ phận trả lời: Đúng.
- Tôi: Vậy chúng ta lướt qua lại cơ cấu và các vị trí của bộ phận nhé. Chúng ta có các vị trí... Giờ ta bắt đầu làm chính sách lương P2 + P3.

1.2 Nếu chưa có cơ cấu tổ chức bộ phận (Trường hợp làm tắt không qua giai đoạn xác định cơ cấu tổ chức toàn công ty):
- Tôi: Anh chị vui lòng cho Cường xin cơ cấu tổ chức của anh chị?
+ Trưởng bộ phận: Tôi không có?
- Tôi: Nếu không có thì chúng ta sẽ cùng làm nhanh cơ cấu. Đầu tiên vui lòng cho biết: Bộ phận sinh ra với mục đích gì?
+ Trưởng bộ phận trả lời: Mục đích của bộ phận là...
- Tôi tiếp tục hỏi thêm: Sơ đồ các vị trí của bộ phận là gì?
+ Trưởng bộ phận: Đưa ra câu trả lời.
- Tôi tư vấn dựa trên những nguyên tắc khi xây dựng cơ cấu tổ chức (thống nhất, tối ưu, hiệu quả). Ví dụ dựa trên tầm hạn quản lý 1 - 7, nếu số lượng nhân viên hoặc vị trí nhiều mà không có vị trí quản lý ở trên thì cần thêm quản lý. Và ngược lại nếu số lượng nhân viên ít (<7) mà lại có vị trí phó phòng có quân thì không hợp lý. Hoặc dùng các quy tắc ước tính định viên để trao đổi thêm về việc cần vị trí hay không.
+ Trưởng bộ phận: Trao đổi, đồng ý hoặc không đồng ý với những gì tôi tư vấn và nêu lý do.
- Tôi tiếp sau khi tư vấn: Các công việc lớn của bộ phận ra sao?
+ Trưởng bộ phận: Đưa ra câu trả lời.
- Tôi tư vấn: Lúc này có thể trưởng bộ phận đưa ra các công việc lớn của bộ phận khá lộn xộn. Tôi trao đổi và nói cho họ biết về việc bộ phận nào cũng luôn có luồng chảy công việc, nói công việc lớn theo dòng chảy sẽ dễ dàng hơn. Ví dụ như dòng chảy Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải.
+ Trưởng bộ phận: Sau khi được hướng dẫn, bắt đầu nói lại các công việc lớn theo dòng chảy.
- Tôi: Đến phần cuối cùng, anh chị phân bổ các công việc lớn của bộ phận xuống các vị trí theo C - chịu trách nhiệm chính, T - tham gia vào hoạt động công việc , H - cung cấp thông tin thế nào? Trưởng bộ phận có phải là người chịu trách nhiệm chính cho toàn bộ công việc của bộ phận không?
+ Trưởng bộ phận (TBP): Đúng là trưởng bộ phận chịu trách nhiệm chính cho toàn bộ công việc của bộ phận. Các vị trí còn lại tham gia ở các công việc sau...

Thông thường nếu làm nhanh như trên, việc xác định cơ cấu tổ chức của bộ phận mất tầm 15 - 30 phút.

2. Xác định chính sách lương của bộ phận

Có cơ cấu tổ chức, tôi mở sang Sheet Chính sách lương 3P demo và tiếp tục...

2.1 Xác định lương P1:
- Tôi vừa nói vừa làm: Chúng ta sẽ làm chính sách lương 3P nháp cho từng vị trí một, từ thấp đến cao. Đầu tiên là vị trí... Vị trí này có lương P1 theo như đã làm từ trước là... (Tôi mở thang lương P1 và lấy dữ liệu lương P1 của vị trí sang Sheet Chính sách lương 3P demo, đưa vào cột Lương P1). (Ví dụ lương P1 = 3 triệu)

2.2 Xác định lương P2:
- Tôi hỏi: Nếu quy đổi các bậc trong thang lương ra năm kinh nghiệm tương ứng với thị trường thì bậc 1, anh chị quy đổi là mấy năm? Bậc 2 quy đổi mấy năm... Việc quy đổi này dùng để tính toán mức lương của thị trường.
+ TBP: Đưa ra các quy đổi từng bậc tương đương năm kinh nghiệm. Thông thường các TBP hay quy đổi 2 năm 1 bậc. Bậc 1 thường dưới 1 năm kinh nghiệm.
- Tôi: Gõi lại quy đổi năm kinh nghiệm vào cột "Quy đổi năm kinh nghiệm".
- Tôi: Tương ứng với từng bậc, mức lương cơ bản (nhận cố định hàng tháng) bao nhiêu là có thể tuyển được 1 bạn có năm kinh nghiệm tương tự về công ty làm việc?
+ TBP: Khoảng... Thông thường các TBP có thể trả lời rõ ràng về mức lương. Nhưng nếu họ không trả lời được hoặc đưa ra mức lươn vô lý, tôi sẽ dựa trên các bản khảo sát lương để tiếp tùng cùng họ thảo luận, xác định mức lương phù hợp nhất. (Ví dụ lương thị trường bậc 1 là 8 triệu, bậc 2: 9 triệu)
- Tôi: Khi nhận được câu trả lời liền gõ luôn nội dung mức lương vào bảng chính sách lương 3P tại cột "Lương thị trường". Có thông tin lương thị trường tôi sử dụng công thức "Lương P2 = Lương thị trường - Lương P1" để nhập nội dung vào cột "Lương P2". Tôi còn dùng công thức tính lương P2 bậc sau = Lương P2 bậc trước + khoảng cách bậc. Khoảng cách lương bậc 2 = Lương P2 bậc 2 - lương P2 bậc 1. (Ví dụ: Lương P2 bậc 1 = 8 -3 = 5 triệu; Lương P2 bậc 2 = 9 - 3 = 6 triệu; Khoảng cách bậc lương P2 = 6 - 5 = 1 triệu; Lương P2 bậc 3 = 6 + 1 = 7 triệu).
- Tôi vừa làm công thức lương P2 vừa chia sẻ với TBP: Chính sách lương 3P cú trọng công bằng bên trong và bên ngoài. Cho nên tổng lương cứng P1 và P2 sẽ luôn ngang bằng thị trường, anh chị ạ.

2.3 Xác định thưởng P3:
- Tôi hỏi TBP tiếp: Để tính tổng thưởng P3 mà vị trí này sẽ nhận được, chúng ta cần biết %lương cứng/ thu nhập và %lương mềm/ thu nhập. Lương cứng là khoản tiền cố định hàng tháng nhân viên nhận được. Còn lương mềm là các khoản thu nhập phát sinh thêm trung bình hàng tháng bao gồm các loại phụ cấp, phúc lợi, thưởng... Nếu là thưởng cuối năm thì lấy số đó chia cho 12 tháng để ra trung bình 1 tháng. Nói chung là toàn bộ số tiền thu nhập thêm của nhân viên ở vị trí này chia cho 12. Vậy anh chị có biết con số này không?
+ TBP: Không biết.
- Tôi quay qua đại diện ban lãnh đạo: Vậy thì cần phải hỏi Giám đốc về tỷ lệ này. Anh chị có nắm được con số này không?
+ Giám đốc: Tôi không nắm được. Để tôi bảo phòng nhân sự thống kê rồi trả lời.
- Trưởng phòng nhân sự mở bảng lương, tính toán: Các nhân viên ở vị trí này có mức lương cứng là..., lương mềm là.... Như vậy tỷ lệ %lương cứng/ thu nhập và %lương mềm/ thu nhập là ...: ... (Ví dụ 70 : 30)

- Tôi nhập các con số % rồi sau đó dùng công thức tính tổng thưởng P3 điền vào nội dung cột Thưởng P3 - Full - 100%. Công thức: Tổng Thưởng P3 = % lương mềm / % lương cứng * (lương P1 + Lương P2). (Ví dụ: Thưởng P3 full bậc 1 = 30 / 70 * ( 3 + 5) ~ 3,4 triệu). Sau khi kéo công thức cho tất cả các bậc, tôi hỏi Giám đốc và các thành viên trong cuộc họp: Theo lệ Việt Nam, cuối năm nhân viên luôn muốn có 1 khoản thưởng gọi là lương tháng 13. Công ty có muốn thưởng cuối năm 1 tháng lương cho nhân viên không?
+ Tất cả: Có!
- Tôi điền nội dung cho cột Tổng thưởng tích lũy - Cuối năm theo công thức: Tổng thưởng cuối năm = Lương P1 + Lương P2. (Ví dụ thưởng cuối năm bậc 1 = 3 + 5 = 8 triệu). Tôi hỏi: Chúng ta đã có thưởng cuối năm, giờ đến bài toán giữ chân nhân viên. Anh chị có muốn trích 1 phần của thưởng P3 full để làm thưởng quý, 6 tháng không? Như vậy, khi có thưởng quý, nhân viên sẽ cố ở công ty đến kì nhận thưởng quý. Nếu có thưởng 6 tháng thì nhân viên sẽ cố ở đến kì nhận thưởng 6 tháng.
+ CEO bàn: Tất nhiên là có!
- Tôi: Chúng ta có thể tùy chọn con số thưởng sao cho không quá phần còn lại của P3. Theo kinh nghiệm của Cường thì nên thưởng 6 tháng = 3 lần thưởng tháng, thưởng quý = 2 lần thưởng tháng.
- Tôi vừa nói vừa điền công thức cho các cột: Thưởng P3 - Tháng - KPI; Tổng thưởng tích lũy - Quý; Tổng thưởng tích lũy - 6 tháng. Công thức của Thưởng Tháng = (Tổng thưởng P3 - Tổng thưởng tích lũy năm / 12 )/ 6; Tổng thưởng tích lũy Quý = 2 * Thưởng Tháng; Tổng thưởng tích lũy 6 tháng = 3 * Thưởng Tháng. (Ví dụ: Thưởng tháng = (3,4 - 8/12)*6/13 = 1,27 triệu; Tổng thưởng tích lũy quý = 2 * 1,27 = 2,55 triệu; Tổng thưởng tích lũy 6 tháng = 3 * 1,27 = 3,82 triệu).
- Tôi tiếp tục hỏi: Anh chị có điều chỉnh gì không ạ?
+ Tất cả: Không!
- Tôi: Do lý thuyết nói rằng nếu quy đổi tất cả thưởng ra tiền thì nhân viên sẽ coi tổ chức là nơi trao đổi. Vì thế chúng ta nên trích lại 1 ít tiền để đổi ra quà, nâng cao yếu tố tinh thần cho nhân viên. Anh chị có đồng ý không?
+ Tất cả: Có.
- Tôi: Vậy chúng ta sẽ trích ra 1 khoản tương đương tiền góp 1 bữa nhậu hiện thời (khoảng 200k).
- Tôi liền trích ra ...% của thưởng tháng để sao cho Quà ~ 200k. Nội dung này được điền vào cột: Thưởng P3 - Tháng - Quà. Ví dụ: Quà = 15,67% * 1,27 = 0,2 triệu.
- Tôi điền công thức tính tổng thu nhập = Lương P1 + lương P2 + thưởng P3 full và Tổng thực nhận = Lương P1 + Lương P2 + Thưởng tháng vào các cột: Tổng trả hàng tháng; Thực nhận tháng. Tôi hỏi các thành viên trong cuộc họp: Anh chị thấy tổng thu nhập và thực trả nhân viên vị trí này đã ổn và so với thu nhập hiện tại của nhân viên có chênh lệch gì không?
+ Trưởng BP hoặc Giám đốc sẽ cho ý kiến và sau đó điều chỉnh lại nếu tổng thu nhập cũ cao hơn tổng thu nhập mới hoặc ngược lại.

Cứ như vậy tôi cùng cả nhóm đi từng vị trí một. Đến vị trí trưởng phòng...
- Tôi: Với vị trí trưởng phòng, chúng ta làm giống như vị trí nhân viên nhưng có chút lưu ý. Thông thường lương cứng của trưởng phòng = 1,5 = 2 lần so với trung bình của nhân viên. Trưởng phòng cần gắn bó dài hạn với doanh nghiệp hơn nên đề nghị công ty chỉ có thưởng quý và 6 tháng đối với trưởng bộ phận. Không biết công ty có đồng ý? (Ví dụ: Lương P1 + P2 = 2 * 8 = 16 triệu)
+ Giám đốc: Trao đổi và ra quyết định tùy theo đặc điểm của tổ chức.

Hoàn thành xong vị trí trưởng phòng là tôi cũng hoàn thành xong Sheet Chính sách lương 3P demo. Buổi họp cũng kết thúc. Tôi sang buổi 2.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản