Áp dụng nguyên tắc SMART trong tuyển dụng

Với các phương pháp tuyển dụng thông thường, doanh nghiệp phải mất khá nhiều thời gian và tài chính để phỏng vấn từng ứng viên. Ngày nay, việc áp dụng các nguyên tắc, phương pháp thông minh sẽ giúp bạn dễ dàng sàng lọc và phân loại từng hồ sơ ứng viên. Từ đó lựa chọn những ứng viên tiềm năng và phù hợp nhất với tổ chức. Nguyên tắc SMART trong bài viết này sẽ giúp bạn xây dựng quy trình tuyển dụng hiệu quả nhất. Cùng Blognhansu tìm hiểu nhé!

1. Nguyên tắc SMART là gì?

SMART hay còn gọi là nguyên tắc “THÔNG MINH” giúp bạn tập trung và đánh giá được mục tiêu trong tương lai. Bạn sẽ biết được khả năng của mình có thể làm được gì và lập kế hoạch cụ thể cho chúng.

Nguyên tắc SMART dựa trên 5 thành phần chính bao gồm:

• S - Specific: Cụ thể, dễ hiểu
• M - Measurable: Đo lường được
• A - Achievable: Có thể đạt được
• R - Realistic: Tính thực tế
• T - Time - Bound: Thời gian hoàn thành

Hiện nay, SMART được áp dụng vào mọi lĩnh vực khác nhau. Trong tuyển dụng nó giúp nhân sự dễ dàng sàng lọc và đánh giá ứng viên trước buổi phỏng vấn.

2. Áp dụng nguyên tắc SMART trong tuyển dụng

2.1 S - Specific: Cụ thể, dễ hiểu

Với tiêu chí này, hồ sơ đăng ký cần tuyển dụng cần phải rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu thì mức độ xác thực càng cao.

Ví dụ như những hồ sơ dự tuyển mà các nội dung được quá văn tắt thì nhà tuyển dụng sẽ gặp vấn đề trong việc xác thực nội dung. Hay những hồ sơ được giải thích chi tiết, tỉ mỉ quá mức thì điều đó là không có khả năng. Bạn nên chọn những loại hồ sơ tuyển dụng rõ ràng, cụ thể và dễ hiểu và không quá mức chi tiết.

2.2 M - Measurable: Đo lường nội dung

Hồ sơ chứa đựng nhiều nội dung càng tốt nhưng phải có tính xác thực cao tránh làm giả, làm quá hồ sơ. Những nội dung này phải có sự liên quan đến quá trình làm việc và học tập trước đó. Điều quan trọng là nội dung hồ sơ phải thích hợp với vị trí dự tuyển của họ.

2.3 A - Achievable: Mục tiêu có thể đạt được

Hồ sơ dự tuyển phải nêu rõ những mục tiêu và thành tựu. Những điểm nổi bật mà ứng viên đã đạt được trong quá trình làm việc trước đó.

Ngoài có CV đẹp thì ứng viên cần có các kỹ năng giao tiếp, có năng lực xử lý công việc,... Nhà tuyển dụng không nên để lọt những ứng viên chỉ giỏi nói và thiếu năng lực, kỹ năng và sự quyết tâm trong công việc.

2.4 R - Realistic: Tính thực tế

Các nội dung trong CV được trình bày phải thực tế và phải có cơ sở và tài liệu tham khảo chắc chắn. Nếu cần, nhà tuyển dụng có thể tra cứu và kiểm chứng.

2.5 T - Time - Bound: Thời gian

Những ứng viên nghiêm túc thì các mốc thời gian nói đến trong hồ sơ luôn được họ nói đến một cách rõ ràng cụ thể theo từng sự kiện họ đã trải qua.

Đối với các nhà quản lý có thâm niên và kinh nghiệm, rất hiếm khi họ quên các mốc thời gian quan trọng. Như là ngày bắt đầu đi làm, những đợt tăng lương, khen thưởng,..Trừ khi các ứng viên muốn “ém” nội dung đó.

3. Xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART

Vậy là chúng ta vừa tìm hiểu khái niệm tiêu chí Smart trong KPI. Trong phần này, blognhansu sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART.

3.1 Bước 1: Xây dựng KPI cụ thể

Như bạn cũng biết, KPI là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, đánh giá hiệu suất làm việc. Thông thường, nhiều doanh nghiệp sẽ áp dụng KPI để làm căn cứ tính lương thưởng cho nhân viên. Do vậy, hãy xây dựng KPI cụ thể, càng cụ thể càng tốt.

Tiêu chí Smart trong KPI đặt ra không nên mơ hồ theo dạng nỗ lực cao nhất để đạt kết quả tốt nhất. Nhân viên sẽ không hiểu được đâu là ngưỡng được xem là hoàn thành mục tiêu mà lãnh đạo kỳ vọng.

Ví dụ:

Nhà quản lý muốn nhân viên kinh doanh đạt được tổng doanh số ký hợp đồng trong một năm là bao nhiêu thì hãy đặt ra con số rõ ràng. Có thể là 500 triệu đồng, 1 tỷ đồng hay 2 tỷ đồng, … miễn là một số cụ thể.

3.2 Bước 2: Xây dựng chỉ số KPI gắn với các yếu tố đo lường

Doanh nghiệp không nên biến KPI trở thành một con số “nặng nề”, tạo áp lực cho nhân viên. KPI khi gắn với tiêu chí Smart trong KPI nên được nhìn nhận như một chỉ số hợp lý giúp nhân viên tập trung hoàn thành mục tiêu với nỗ lực cao hơn.

Lãnh đạo đo lường, tính toán để đưa ra KPI hợp lý cho nhân viên theo từng hoàn cảnh, từng trường hợp cụ thể.

Ví dụ:

Tiếp nối ví dụ của bước 1, con số 1 tỷ đồng, 2 tỷ đồng, .. đã rất cụ thể rồi. Nhưng bạn sẽ khó để giải thích với nhân viên tại sao phải là 1 tỷ chứ không phải là 700 hay 800 triệu đồng. Nhân viên nhận được KPI từ lãnh đạo với tâm lý hoang mang.

Tiêu chí Smart trong KPI cần cụ thể hơn, như sau: Mục tiêu là đạt doanh số ký hợp đồng tăng 5% so với cùng kỳ năm ngoái.

>>> Theo đó:

• Với nhân viên: họ sẽ có một điểm mốc để xác định là căn cứ theo kết quả năm ngoái họ đã đạt được và thêm 5% kỳ vọng gia tăng trong năm nay.
• Với lãnh đạo: họ cũng có một căn cứ đo lường chính xác để biết rằng KPI của nhân viên có hoàn thành hay không và hoàn thành ở mức nào.

3.3 Bước 3: Đánh giá tính độ khả thi của KPI

Về bản chất, KPI (tiêu chí Smart trong KPI) là công cụ đề ra cho nhân viên một nhiệm vụ, một mục tiêu cụ thể. Nên KPI chỉ có thể hoàn thành nếu mục tiêu đó là khả thi. Lãnh đạo nên xem xét nguồn lực công ty, năng lực, kinh nghiệm chuyên môn của nhân viên xem có thể đáp ứng KPI này hay không.

Ví dụ:

Một nhân viên kinh doanh đạt tổng doanh thu năm 2019 là 500 triệu đồng. Vậy 2020, chúng ta có thể đặt ra KPI là tổng doanh số tăng 5%, lên mức 525 triệu đồng.

3.4 Bước 4: Đánh giá tính liên quan của KPI

Tiêu chí Smart trong KPI được áp dụng để xem xét mức độ liên quan của KPI. KPI của từng nhân viên cần cộng hưởng với KPI của nhân viên khác để giúp hoàn thiện KPI nhóm. Đồng thời, KPI từng nhóm cũng cần cộng hưởng để giúp hoàn thành KPI toàn công ty.

Khi doanh nghiệp đặt ra KPI cho một nhân viên, không nên xem đó là một mục tiêu riêng lẻ cho một nhân viên đơn lẻ. Chúng ta cần đặt KPI đó trong tổng thể của tổ chức. Chỉ khi các nhiệm vụ, mục tiêu có tính liên kết thì doanh nghiệp mới có thể tạo nên những giá trị và hiệu quả công việc tốt.

Ví dụ:

Kỳ vọng KPI năm 2020 của một phòng kinh doanh là đạt tổng doanh số hợp đồng ở mức 5 tỷ đồng. Mặc dù vậy, có 3 trên 5 nhân viên kinh doanh có kế hoạch nghỉ việc. Với nguồn lực đó, phòng kinh doanh khó lòng đạt được KPI. Nghĩa là cần xem xét thiết lập KPI phòng tuyển dụng có liên quan là tuyển dụng thêm 3 nhân viên kinh doanh nữa.

3.5 Bước 5: Gắn chỉ số KPI với giới hạn thời gian

Để xây dựng tiêu chí Smart trong KPI, bước cuối cùng mà bạn phải làm là gắn KPI với giới hạn thời gian.

Khi đặt KPI cho nhân viên, doanh nghiệp nên giới hạn thời gian. Trong trường hợp không giới hạn thời gian hoàn thành KPI, bạn sẽ gặp một số vấn đề như:

• Nhân viên chậm chế KPI gây ảnh hưởng đến nhân viên khác, team khác.
• Nhân viên không nhận thức đúng quyết tâm hoàn thành mục tiêu của lãnh đạo.
• Nhân viên không hiểu mức độ cấp thiết của KPI để phân bổ nguồn lực và thời gian hợp lý.

Ví dụ:

Từ ví dụ 4, doanh nghiệp ở đây đang phải tuyển thêm 3 nhân viên kinh doanh. Và nếu không gắn giới hạn thời gian cho KPI này thì rất có thể phòng kinh doanh phải đến gần hết quý I năm 2021 mới đạt được KPI.

Vậy để đạt được KPI, phòng tuyển dụng cần tuyển thêm 3 nhân viên kinh doanh, hoàn thành xong trước ngày 28/11/2022. Doanh nghiệp cần 1 tháng để nhân viên kinh doanh mới vào được đào tạo và hiểu rõ về sản phẩm, trước khi góp phần hoàn thành KPI cho phòng kinh doanh.

Lời kết,

Bài viết trên đây đã cho bạn hiểu rõ về nguyên tắc SMART là gì và cách áp dụng nguyên tắc SMART trong tuyển dụng. Việc tuyển dụng phải trải qua nhiều công đoạn để tìm được những ứng cử viên sáng giá và phù hợp với công ty. Mong rằng bài viết sẽ mang đến cho bạn những nội dung cần thiết và thêm những kiến thức mới.