Quy trình và các bước khảo sát lương

Đọc đến bài này, bạn đã đi tới bước xác định thang và chính lương theo năng lực P2 trong hành trình xây dựng chính sách lương theo 3P. Trong bước trước (xây dựng thang và chính sách lương theo giá trị P1), chúng ta đã hoàn thành xong thang lương P1. Ở thời điểm này, chúng ta chưa cần quan tâm lắm đến yếu tố lương thị trường mà sẽ quan tâm nó khi sang làm thang lương P2. Mặc dù vậy, vẫn có đơn vị sẽ quyết định so sánh lương P1 với thị trường và không làm lương P2.

Đây có thể gọi là cách làm thang lương thông thường. Cách làm của họ như sau:
- Cách 1: Khảo sát thị trường rồi sau đó xác định mức lương thị trường cao nhất (Tmax) của vị trí (hoặc ngạch). Có Tmax, họ tính ra được mức lương các bậc theo công thức bội số lương: Lương bậc i = Lương bậc 1 * Hệ số lương bậc i. Trong đó:
+ Lương bậc 1 = Tmin
+ Hệ số lương bậc i = Hệ số lương bậc (i-1) * hệ số khoảng cách
+ Hệ số khoảng cách = căn bậc (n-1) của bội số lương
+ Bội số lương = Tmax / Tmin
+ n: Số bậc lương
+ Tmin vị trí i = hệ số giá trị công việc của vị trí i * mức lương thấp nhất theo thị trường của vị trí có điểm giá trị thấp nhất
+ Trong trường hợp mức lương thấp nhất theo thị trường của vị trí có điểm giá trị thấp nhất nhỏ hơn mức lương tối thiểu theo luật định thì chúng ta lấy mức lương tối thiểu.

- Cách 2: Tôi nghiên cứu và thấy có chuyên gia hướng dẫn như sau.
+ Sau khi có điểm hệ số giá trị công việc của các vị trí thì tiến hành khảo sát lương để ra được mức lương thị trường của các vị trí.
+ Lựa chọn mức lương thị trường theo định vị của công ty (lương ở top mấy của thị trường).
+ Xác định hệ số lương thị trường bằng công thức: Hệ số lương thị trường của vị trí = lương thị trường của vị trí/ lương thị thấp nhất trong các vị trí.
+ Lập ra hệ tọa độ Descartes có trục nằm ngang (trục x - trục hoành) là trục chứa hệ số lương thị trường, trục đứng (trục y - trục tung) là trục chứa hệ số giá trị công việc.
+ Dóng (kéo) điểm hệ số giá trị công việc của vị trí và điểm hệ số lương thị trường của vị trí sao cho cắt nhau.
+ Tạo dải lương: Tại điểm giao giữa x và y của vị trí i, so sánh với các điểm của vị trí khác. Nếu hệ số lương thị trường vị trí i mà thấp hơn vị trí (i - 1) trong khi điểm hệ số giá trị công việc lại cao hơn thì kéo sang phải. Và ngược lại, nếu hệ số lương thị trường vị trí i cao hơn vị trí (i - 1) trong khi điểm hệ số giá trị công việc lại thấp hơn thì kéo sang trái.

Lưu ý: Việc kéo trái hay kéo phải, tùy thuộc vào tổ chức ("bốc thuốc"). Tôi vẫn chưa tìm được công thức hay logic nào khả dĩ hơn. Nếu độc giả thấy có tài liệu nào tương tự và giải thích được, vui lòng chia sẻ gúp tôi. Cám ơn anh chị nhiều.

Ví dụ:

Tôi hơi lan man một chút mất rồi. Thôi! Xin mời bạn về chủ đề chính của chúng ta: "Quy trình và các bước khảo sát lương". Tóm lại là xây dựng chính sách lương theo mô hình 3P hay một cách thông thường thì chúng ta cũng cần phải đảm bảo tính công bằng giữa bên trong và bên ngoài. Tức là chúng ta cần làm sao cho mức lương các vị trí có thể ngang bằng với trung bình thị trường (để có thể tuyển được người và giữ người). Dĩ nhiên công ty vẫn có thể tạo ra một mức lương thấp so với trung bình thị trườn và vẫn tuyển và giữ được người. Tuy nhiên việc này sẽ trở nên khó khăn. Trừ khi tổ chức có bối cảnh nào đó đặc biệt.

1. Các cách thức khảo sát lương thị trường

Muốn biết được mức lương thị trường, tôi thấy có nhiều cách. Đơn giản nhất là dựa vào những báo cáo lương miễn phí của các đơn vị tuyển dụng, khó khăn hơn 1 chút là tự mình tham khảo các thông báo tuyển dụng được các công ty đối thủ đăng tải, khó hơn nữa thì sẽ nhân viên phỏng vấn ứng viên rồi hỏi họ mức lương, khó nữa là tìm cách có được mức lương của thị trường thông qua việc đi xin, lấy cắp dữ liệu, khó hơn hẳn là bỏ tiền ra mua hoặc phối hợp với một đơn vị tư vấn để khảo sát lương thị trường.

2. Quy trình khảo sát lương thị trường

Bản thân tôi là người tư vấn xây dựng hệ thống Quản trị nhân sự bài bản nên có thực hiện các hoạt động khảo sát lương thị trường. Xin được chia với bạn các bước tôi làm như sau:

- Lập kế hoạch khảo sát lương
- Nghiên cứu, lựa chọn vị trí, mục tiêu khảo sát
- Truyền thông khảo sát lương
- Lấy đăng ký của các đối tác tham gia
- Ký thỏa thuận bảo mật thông tin với đối tác
- Lập phiếu khảo sát
- Tiến hành thu thập dữ liệu lương
- Lập báo cáo lương
- Đưa chuyên gia đánh giá báo cáo lương
- Công bố và gửi báo cáo lương cho các đối tác tham gia

Nói chung tôi thấy các bước này cũng đơn giản không khó về mặt tổng thể. Tuy nhiên về chi tiết sẽ có đôi chút cần lưu ý. Cụ thể:

2.1 Xác định vị trí, số bậc cần khảo sát

Do mỗi công ty sẽ có bối cảnh khác nhau dẫn tới các vị trí có thể cùng tên nhưng chưa chắc đã làm những công việc giống nhau. Rồi tiếp nữa là đến số lượng bậc cho các vị trí có tên giống nhau ở các công ty cũng khác biêt. Muốn giải quyết bài toán này, chúng ta cần có bản mô tả công việc vị trí đúng khoảng 60 - 70% cho tất cả các vị trí cùng tên. Bên cạnh đó, các bậc lương của các vị trí cần quy đổi ra năm kinh nghiệm làm tại vị trí. Một cách giải khác là sử dụng mẫu của 1 đơn vị điển hình (có thể là đầu ngành). Chúng ta cũng có thể có một lựa chọn nữa là sử dụng mẫu của các hiệp hội, tổ chức đại diện cho những người làm ở vị trí đó.

2.2 Truyền thông và thu hút đối tác tham gia

Công việc này thật không dễ đối với các công ty không chuyên. Tôi đã thấy có nhiều anh chị cũng thực hiện nghiên cứu khảo sát thị trường bằng cách lấy danh nghĩa cá nhân hoặc công ty hiện tại. Nhưng tôi tin sẽ khó thành công. Vì không phải ai cũng dễ dàng cung cấp thông tin thuộc loại nhạy cảm như thế này cho một người lạ hoặc công ty đối thủ. Để đổi về một lời hứa rằng sẽ nhận được báo cáo và dữ liệu. Nếu ai đó có cung cấp dữ liệu, tôi đoán rằng dữ liệu đó cũng không thật lắm.

Để giải quyết việc này, ngoài uy tín của người tiến hành, còn là tính độc lập của đơn vị tổ chức và việc cam kết bảo mật thông tin. Thông thường, sau khi đăng kí, tôi và đồng đội nghiên cứu hay gửi bản thỏa thuận bảo mật thông tin để 2 bên kí kết. Nếu không có bản thỏa thuận, cho dù đối tác có cung cấp dữ liệu, thông tin này có thể cũng không chính xác.

2.3 Phân tích và hoàn thiện báo cáo lương

Khâu này cũng khó khăn không kém các khâu trên. Khi dữ liệu được thu thập, cơ bản sẽ không đồng nhất. Có đơn vị sẽ cung cấp luôn bảng lương nhưng có đơn vị thì lại điền dữ liệu vào phiếu khảo sát. Dữ liệu thì có nơi sẽ để đơn vị triệu nhưng có nơi thì để đơn vị đồng. Rồi lại có nơi để số, có nơi để chữ. Cùng với đó là số lượng dữ liệu nhiều khi không đủ. Để một khảo sát ra kết quả tốt thì dữ liệu nên có hơn 100. Tức 1 vị trí nên có hơn 100 đơn vị trả kết quả.

Chúng ta cần phải kiên nhẫn đọc, lọc và đưa các dữ liệu về cũng 1 loại. Sau đó sử dụng các hàm tính toán để ra được kết quả như: Trung bình, thấp nhất, cao nhất, bách phân vị.

Tôi tin có thể bạn sẽ tham khảo một số bản khảo sát lương có các thuật ngữ nước ngoài. Vì thế nhân tiện viết về quy trình khảo sát lương, xin gửi bạn một vài thuật ngữ để đọc kết quả dễ dàng hơn:

CO.: Company - Số lượng công ty đại diện trong thống kê

ALLOWANCES – PHỤ CẤP: Một khoản tiền bổ sung để trang trải những khoản chi phí do hàng hóa và dịch vụ tăng giá trong bối cảnh khan hiếm nguồn cung. Là số tiền gián tiếp một phần của tổng số bồi thường cho nhân viên để cung cấp bảo vệ tài chính và kết hợp tốt hơn giữa những trách nhiệm trong công việc - cuộc sống

AVERAGE/AVG – GIÁ TRỊ TRUNG BÌNH: Giá trị trung bình của một tập số liệu là tổng giá trị của tất cả các số hạng trong tập số liệu đó chia cho số lượng số hạng thuộc tập số liệu đó. Giá trị trung bình về tiền lương của một nhóm đối tượng thường được gọi là Lương bình quân.

BENEFITS – PHÚC LỢI: Phần gián tiếp trong toàn bộ phần thù lao dành cho nhân viên, giúp mang lại sự bảo đảm tài chính và giúp nhân viên cân đối hơn giữa trách nhiệm với công việc và trách nhiệm với cuộc sống.
CO: Là chữ viết tắt chỉ số lượng công ty tham gia cung cấp số liệu để xác định một thông số thống kê nào đó.

CURRENCY – LOẠI TIỀN TỆ: Tất cả các con số tiền lương trong báo cáo tính bằng USD. Tỷ giá hối đoái là 1 USD = 20,000 VND

GROSS TOTAL – TỔNG CHI PHÍ THÙ LAO: Tổng thù lao gộp. Số tiền này bao gồm tiền lương cơ bản, tiền thưởng, các khoản phúc lợi, thuế thu nhập cá nhân và 23% đóng góp xã hội.

NET BASE – LƯƠNG CƠ BẢN THỰC LĨNH: Lương cơ bản hang năm ( 12 tháng) không bao gồm thuế thu nhập cá nhân và các khoản phải đóng góp xã hội (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế) của nhân viên.

NET TOTAL – THU NHẬP THỰC LĨNH: Tổng thu nhập thực lĩnh. Tổng số tiền mặt hang năm mà nhân viên được nhận về bao gồm tiền thưởng, phụ cấp và các loại thanh toán khác. Không bao gồm bất kỳ khoản đóng góp xã hội ( bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế) hoặc thuế thu nhập cá nhân nào khác.

PERCENTILES (SALARY RANGES)- BÁCH PHÂN VỊ (KHOẢNG LƯƠNG): Trong thống kê mô tả, việc sử dụng giá trị bách phân vị là phương pháp để ước tính tỷ lệ dữ liệu trong một tập số liệu rơi vào vùng cao hơn hoặc vùng thấp hơn một giá trị cho trước. Số phân vị Pth là một giá trị mà tại đó nhiều nhất có P% số trường hợp quan sát trong tập dữ liệu có giá trị thấp hơn giá trị này và nhiều nhất là (100 – P)% của trường hợp có giá trị lớn hơn giá trị này.

Do đó:
Bách phân vị 10th là giá trị mà tại đó nhiều nhất là 10% số quan sát là kém hơn giá trị này
Bách phân vị 25th là giá trị mà tại đó nhiều nhất là 25% số quan sát là kém hơn giá trị này
Bách phân vị 50th là giá trị mà tại đó nhiều nhất là 50% số quan sát là kém hơn giá trị này
Bách phân vị 75th là giá trị mà tại đó nhiều nhất là 75% số quan sát là kém hơn giá trị này
Bách phân vị 90th là giá trị mà tại đó nhiều nhất là 90% số quan sát là kém hơn giá trị này
Bách phân vị 50th còn được gọi là trung vị

Ví dụ về bách phân vị trong khảo sát lương:

Nhìn vào bảng sẽ thấy có nhiều nhất 25% số phiếu khảo sát có kết quả lương nhỏ hơn 3.137 .

Chúc bạn có được dữ liệu lương tốt để xây dựng thang lương!

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản