Công thức tính, ngày công chuẩn, làm thêm và chính sách lương P1

Hành trình xây dựng thang và chính sách lương theo vị trí P1 có thể nói đến bài này là kết thúc. Chúng ta đã có được thang lương P1 thiết kế theo đúng lý thuyết và quan điểm quản trị của doanh nghiệp (có cần trung thành hay không cần). Giờ đến lúc bạn cần đưa ra chính sách lương P1.

Chính sách lương P1 là những nguyên tắc, đường lối, quy định về cách thức trả lương theo giá trị công việc P1.

Các quy định về lương P1 tối thiểu bao gồm:

1. Công thức tính lương P1.

Do bối cảnh là môi trường doanh nghiệp Việt và tuân theo luật lao động Việt Nam (khuyến khích có chế độ đãi ngộ tốt cho người lao động) nên tôi thấy có khá nhiều công thức trả lương P1 đang tồn tại:
- Công thức 1: Lương thực nhận P1 = Lương P1 theo hợp đồng - (số ngày nghỉ không lương * Lương P1 theo hợp đồng)/ ngày công chuẩn.
- Công thức 2: Lương thực nhận P1 = Lương P1 theo hợp đồng * số ngày làm việc thực tế trong tháng / 26
- Công thức 3: Lương thực nhận P1 = Lương P1 theo hợp đồng - (số ngày nghỉ không lương * Lương P1 theo hợp đồng)/ ngày công lý thuyết tháng.
- Công thức 4: Lương thực nhận P1 = Lương P1 theo hợp đồng + (ngày công thừa trong tháng * a% * lương P1 theo hợp đồng)/ ngày công chuẩn - (số ngày nghỉ không lương * Lương P1 theo hợp đồng)/ ngày công chuẩn.
- Công thức 5: Lương thực nhận P1 = Lương P1 theo hợp đồng + (ngày công thừa trong tháng * Lương P1 theo hợp đồng)/ ngày công chuẩn - (số ngày nghỉ không lương * Lương P1 theo hợp đồng)/ ngày công lý thuyết tháng.

Theo như bối cảnh, tôi đề xuất chúng ta chọn công thức có lợi nhất cho người lao động là công thức 4 hoặc 5. Tuy nhiên để đơn giản tôi thấy đa phần sử dụng công thức 3.

Trong các công thức, chúng ta thấy có một số thuật ngữ:
+ Lương thực nhận P1: Số tiền nhân viên sẽ được nhận chưa trừ đi khoản phải đóng của cá nhân (như BHXH, công đoàn, thuế thu nhập cá nhân nếu có)
+ Lương P1 theo hợp đồng: Là số tiền lương P1 theo thang lương P1 được thỏa thuận giữa 2 bên người sử dụng và lao động.
+ Số ngày nghỉ không lương: Số ngày người lao động xin nghỉ hoặc thỏa thuận 2 bên mà không được tính lương.
+ Ngày công thừa trong tháng: Số ngày dư ra nếu có quy định ngày công chuẩn. Ví dụ ngày công chuẩn của tháng là 26 thì số ngày dư ra = số ngày làm việc thực tế trong tháng - 26.
+ Ngày công chuẩn: Ngày công trung bình tháng theo quy định của công ty.
+ Ngày công lý thuyết tháng = số ngày công có trong tháng đúng luật
+ Ngày công chuẩn nhỏ hơn hoặc bằng 26
+ a%: Phần trăm tăng thêm theo luật

2. Ngày công chuẩn và phần trăm tăng thêm có phải bắt buộc?

Trước khi bài viết này ra đời, đã có nhiều tranh cãi về việc dùng công thức tính lương nào là hợp lý vì luật trước đó có quy định: "Tiền lương ngày được trả cho một ngày làm việc xác định trên cơ sở tiền lương tháng chia cho số ngày làm việc bình thường trong tháng theo quy định của pháp luật mà doanh nghiệp lựa chọn, nhưng tối đa không quá 26 ngày" - Nghị định số 05/2015/NĐ-CP.

Hiện nay, luật lao động của Việt Nam không còn quy định ngày công chuẩn làm việc của doanh nghiệp (nghị định 145/2020 đã không còn quy định ngày công chuẩn). Tùy doanh nghiệp thỏa thuận với người lao động miễn sao không vi phạm quy định theo luật lao động là được. Điều 105. Thời giờ làm việc bình thường
"1. Thời giờ làm việc bình thường không quá 08 giờ trong 01 ngày và không quá 48 giờ trong 01 tuần.
2. Người sử dụng lao động có quyền quy định thời giờ làm việc theo ngày hoặc tuần nhưng phải thông báo cho người lao động biết; trường hợp theo tuần thì thời giờ làm việc bình thường không quá 10 giờ trong 01 ngày và không quá 48 giờ trong 01 tuần.
Nhà nước khuyến khích người sử dụng lao động thực hiện tuần làm việc 40 giờ đối với người lao động.
3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm bảo đảm giới hạn thời gian làm việc tiếp xúc với yếu tố nguy hiểm, yếu tố có hại đúng theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và pháp luật có liên quan."

Như vậy, doanh nghiệp có thể thỏa thuận ngày công chuẩn linh hoạt theo từng tháng tương ứng với ngày làm việc lý thuyết tháng. Tức có tháng 27 ngày thì lấy công chuẩn 27. Có tháng 25 thì lấy công 25. Hoặc thỏa thuận quy định luôn ngày công chuẩn là bao nhiêu (thí dụ 24...). Nếu xét trên bình diện cả năm, khi tính kỹ và tuân theo điều 105 kia thi thực ra công chuẩn nó vẫn không quá 26 ngày.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp vẫn có thể quy định ngày công chuẩn là 26 nếu muốn. Và khi quy định ngày công chuẩn thì những ngày công tăng thêm trong tháng sẽ cần phải tính như tăng ca. Tức là phải nhân phần trăm tăng thêm theo luật.

3. Cách tính tiền lương làm thêm giờ vào ban đêm ngày lễ, tết, nghỉ có hưởng lương

Khi đã ra được quy định về cách tính lương rồi thì chúng ta cần tiếp tục xây dựng quy định về làm thêm. Luật lao động cũng có quy định về làm thêm giờ (điều 107):
"1. Thời gian làm thêm giờ là khoảng thời gian làm việc ngoài thời giờ làm việc bình thường theo quy định của pháp luật, thỏa ước lao động tập thể hoặc nội quy lao động.
2. Người sử dụng lao động được sử dụng người lao động làm thêm giờ khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau đây:
a) Phải được sự đồng ý của người lao động;
b) Bảo đảm số giờ làm thêm của người lao động không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 01 ngày; trường hợp áp dụng quy định thời giờ làm việc bình thường theo tuần thì tổng số giờ làm việc bình thường và số giờ làm thêm không quá 12 giờ trong 01 ngày; không quá 40 giờ trong 01 tháng;
c) Bảo đảm số giờ làm thêm của người lao động không quá 200 giờ trong 01 năm, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều này.
3. Người sử dụng lao động được sử dụng người lao động làm thêm không quá 300 giờ trong 01 năm trong một số ngành, nghề, công việc hoặc trường hợp sau đây:
a) Sản xuất, gia công xuất khẩu sản phẩm hàng dệt, may, da, giày, điện, điện tử, chế biến nông, lâm, diêm nghiệp, thủy sản;
b) Sản xuất, cung cấp điện, viễn thông, lọc dầu; cấp, thoát nước;
c) Trường hợp giải quyết công việc đòi hỏi lao động có trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao mà thị trường lao động không cung ứng đầy đủ, kịp thời;
d) Trường hợp phải giải quyết công việc cấp bách, không thể trì hoãn do tính chất thời vụ, thời điểm của nguyên liệu, sản phẩm hoặc để giải quyết công việc phát sinh do yếu tố khách quan không dự liệu trước, do hậu quả thời tiết, thiên tai, hỏa hoạn, địch họa, thiếu điện, thiếu nguyên liệu, sự cố kỹ thuật của dây chuyền sản xuất;
đ) Trường hợp khác do Chính phủ quy định.
4. Khi tổ chức làm thêm giờ theo quy định tại khoản 3 Điều này, người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này."

Theo thông tư số 23/2015/TT-BLĐTBXH, cách tính tiền làm thêm giờ như sau:

- Ngày làm việc bình thường là ngày làm việc trong tuần theo thỏa thuận miễn sao tổng số giờ làm việc không quá 48 giờ trong 01 tuần.

- Ca làm việc bình thường là ca có số giờ làm việc là 8h:
+ Nếu trong khoảng thời gian từ 6h sáng đến 22h giờ đêm: Lương P1 theo hợp đồng * 100%
+ Nếu trong khoảng thời gian từ 22h đêm đến 6h sáng: Lương P1 theo hợp đồng * 130%

- Sau khi hoàn thành ca làm việc bình thường và tiếp tục làm thêm giờ :
+ Nếu làm thêm trong khoảng thời gian từ 6h sáng - 22h đêm mà ngày đó là:
++ Ngày làm việc bình thường: Lương P1 theo hợp đồng * 150%
++ Ngày nghỉ (chưa bao gồm tiên lương ca làm việc bình thường ở trên): Lương P1 theo hợp đồng * 200%
++ Ngày lễ, tết (chưa bao gồm tiên lương ca làm việc bình thường ở trên): Lương P1 theo hợp đồng * 300%

+ Nếu làm thêm trong khoảng thời gian từ 22h đêm - 6h sáng mà ngày đó là:
++ Ngày làm việc bình thường và:
+++ Chưa làm thêm ban ngày: Lương P1 theo hợp đồng * 200%
+++ Đã làm thêm ban ngày: Lương P1 theo hợp đồng * 210%
++ Ngày nghỉ (chưa bao gồm tiên lương ca làm việc bình thường ở trên): Lương P1 theo hợp đồng * 270%
++ Ngày lễ, tết (chưa bao gồm tiên lương ca làm việc bình thường ở trên): Lương P1 theo hợp đồng * 390%

- Lưu ý: Khi làm thêm giờ trong trường hợp không có nghỉ bù ngày lễ, tết thì cần cộng thêm số tiền làm việc trong làm việc bình thường tức cộng thêm 100%:
+ Nếu làm thêm trong khoảng thời gian từ 6h sáng - 22h đêm mà ngày đó là:
++ Ngày lễ, tết: Lương P1 theo hợp đồng * 400%
+ Nếu làm thêm trong khoảng thời gian từ 22h đêm - 6h sáng mà ngày đó là:
++ Ngày lễ, tết: Lương P1 theo hợp đồng * 490%

Ví dụ: "Tiền lương làm thêm giờ ngày giỗ tổ, 30/4 và 1/5
- Không đi làm ngày lễ: Theo khoản 1 Điều 112 BLLĐ năm 2019, ngày 21/4, 30/4 và 1/5, người lao động được nghỉ làm hưởng nguyên lương. Do đó, nếu nghỉ 3 ngày này, người lao động được hưởng 100% lương của ngày làm việc bình thường.
- Đi làm ngày lễ (ban ngày): Người lao động đi làm vào ngày 30/4 và 1/5 được tính là làm thêm giờ.

Căn cứ điểm c khoản 1 Điều 98 BLLĐ năm 2019, người lao động làm việc vào ngày nghỉ lễ thì được hưởng ít nhất bằng 300% lương chưa kể tiền lương ngày lễ đối với người lao động hưởng lương ngày.

Do đó, nếu tính cả lương được trả cho ngày nghỉ lễ, người lao động đi làm vào những ngày này sẽ được hưởng ít nhất 400% lương của ngày làm việc bình thường.

- Đi làm vào ban đêm của ngày lễ: Theo khoản 3 Điều 98 BLLĐ năm 2019, người lao động làm thêm giờ vào ban đêm sẽ được hưởng thêm lương làm việc vào ban đêm và lương làm thêm giờ của công việc bình thường, đồng thời được hưởng thêm 20% tiền lương của công việc làm vào ban ngày của ngày làm việc đó.

Và như vậy, người lao động làm việc vào ban đêm của ngày 30/4 và 1/5 được hưởng tối thiểu 490% lương của ngày làm việc bình thường (nếu tính cả lương của ngày nghỉ)".

Theo Doanh nghiệp và Tiếp thị

4. Điều kiện tăng lương P1

Nếu chúng ta xây dựng thang lương P1 biến đổi phục vụ cho quan điểm cần sự trung thành của nhân viên thì cần quy định điều kiện tăng lương P1. Do cần lòng trung thành nên thường điều kiện tăng lương sẽ dựa trên thâm niên. Tùy công ty và tùy vị trí sẽ có điện kiện thời gian khác nhau. Tôi thấy nên tăng 1 năm 1 lần.

Do là chính sách lương P1 nên đây chỉ là 1 phần của chính sách lương 3P. Do đó những điều trên là cơ bản. Sau chúng ta sẽ bổ sung thêm ở phần chính sách lương P2 và thưởng P3.

6. Thang lương P1

Xu hướng về quản trị tiền lương là phá bỏ khung quy định và để cho thị trường tự quyết định. Nghĩa là mọi thứ về tiền lương sẽ do thoả thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động. Nhà nước ta có vẻ đi theo hướng này khi phá bỏ nhiều quy định như + 5% khi tăng bậc lương, + 7% nếu là các vị trí đã qua đào tạo. Theo luật lao động 2019, người sử dụng lao động không phải gửi thang lương bảng lương cho cơ quan nhà nước. Nhưng khi tìm hiểu chi tiết các quy định phạt thì tôi thấy nhà nước sẽ phạt công ty nếu không công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện: thang lương, bảng lương; mức lao động; quy chế thưởng.

Kể cả nhà nước bỏ hẳn khoản phạt kia, theo tôi, tổ chức vẫn nên có thang lương P1 (nếu P1 biến đổi). Nếu P1 cố định thì đó là thang lương P1 + P2. Vì thang lương sẽ cho người lao động biết lộ trình phát triển của mình về thu nhập từ đó tạo động lực phấn đấu cho họ. Tôi chợt nhớ đến một đơn vị tôi tư vấn. Họ có hỏi tôi là có nên công bố thang lương cho nhân viên không? Câu trả lời của tôi là: Có. Mỗi phòng ban sẽ có một bản quy chế lương với thang lương rõ ràng. Các tài liệu này được gửi cho nhân viên của phòng để trao đổi thỏa thuận.

Chúng ta sẽ còn bàn tiếp những vấn đề này khi hoàn thiện chính sách lương 3P. Giờ xin mời độc giả tiếp tục sang phần xây thang và chính lương theo năng lực P2.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản