Bạn sử dụng bộ tiêu chí nào để đánh giá giá trị công việc?

Tối qua theo chương trình mới để cho thằng Cu Tí nhà tôi có giấc ngủ ngon hơn, mẹ nó đã đề ra là cứ cháu lên giường đi ngủ là cả nhà phải ngủ. Thế là tôi phải đi ngủ sớm. Do quen giấc ngủ ít nên tầm 5h sáng là mắt tôi mở thao láo. Bước xuống giường, sau khi làm các công việc vệ sinh cá nhân tôi lại ngồi vào bàn làm việc ngắm trời ngắm đất và nghiệm lại các vấn đề công việc đã qua.

Trời Hà Nội dường như đã vào thu rõ nét. Những làn gió man mát phà vào người như cái khí điều hòa cho những ngày nắng gắt. Gió thổi vi vu ngoài trời. Bao phủ không gian là ánh sáng trắng. Thứ ánh sáng dìu dịu. Cùng với cái không khí mùa thu, dòng người ngoài đường như chậm lại để tận hưởng cái lành lạnh phảng phất.

Tôi lại tiếp tục hành trình để lại cho đời một cái gì đó. Thế là tôi lại viết sách. Bài này nằm trong bước số 2 khi xây dựng thang và chính sách lương theo vị trí P1. Các bước bao gồm:
Bước 1: Thống nhất các vị trí trí và mô tả công việc
Bước 2: Thống nhất bảng xếp hạng giá trị công việc
Bước 3: Xây dựng thang và chính sách lương P1

Muốn thống nhất bảng xếp hạng giá trị công việc cần hoàn thành 1 số đầu mục sau:
- Lựa chọn sử dụng bộ tiêu chính đánh giá giá trị công việc
- Tiến hành đánh giá giá trị công việc và sắp xếp lại thứ tự công việc theo điểm giá trị đã đạt được.

Vậy, bạn sử dụng bộ tiêu chí nào để đánh giá giá trị công việc?

Khi tìm hiểu về các bộ tiêu chí, chúng ta có 2 phương án thiết lập bộ tiêu chí: SỬ DỤNG BỘ TIÊU CHÍ CÓ SẴN hoặc TỰ XÂY BỘ TIÊU CHÍ.

I. Sử dụng bộ tiêu chí: Trên thị trường có rất nhiều cách chấm điểm các vị trí (ví dụ như HAY, CRG ..) nên chúng ta cần lựa chọn 1 phương pháp.

1. Theo CRG có 7 yếu tố:
- 1. Tác động lên tổ chức
- 2. Mức độ quản lý
- 3. Phạm vi trách nhiệm
- 4. Mức độ phối hợp
- 5. Trình độ học vấn và kinh nghiệm
- 6. Giải quyết vấn đề
- 7. Điều kiện môi trường làm việc

Hoặc theo HAY với 8 yếu tố:
- 1. Kiến thức chuyên môn,
- 2. Trình độ quản lý,
- 3. Kỹ năng quan hệ nhân sự,
- 4. Giải quyết vấn đề,
- 5. Mức độ thử thách của quyết định,
- 6. Mức độ chủ động trong công việc,
- 7. Tác động của vị trí vào kết quả cuối cùng,
- 8. Mức độ trách nhiệm liên đới về tài sản

Hoặc theo phương pháp IPE (International Position Evaluation) của Mercer với 4 nhóm yếu tố:
- 1. Impact – độ ảnh hưởng
- 2. Communication – giao tiếp
- 3. Innovation – cải tiến
- 4. Knowledge – kiến thức

Hoặc theo 6 tiêu chí như sau:
- Tiêu chí 1: Nỗ lực thể chất và tinh thần
- Tiêu chí 2: Trình độ và kinh nghiệm
- Tiêu chí 3: Khả năng đưa ra quyết định
- Tiêu chí 4: Kỹ năng giao tiếp
- Tiêu chí 5: Hậu quả của việc mắc sai sót
- Tiêu chí 6: Điều kiện làm việc

... ngoài ra còn nhiều phương pháp nữa. Nếu có đủ duyên và đủ tiền để mua bản quyền, bạn có thể dùng một trong các phương pháp có sẵn ở trên. Tuy nhiên theo như tôi tìm hiểu thì mỗi một phương pháp sẽ phù hợp với một bối cảnh nào đó. Ví dụ: Trong phương pháp của Mercer có tiêu chí nhỏ Breadth (Phạm vi địa lý) để chỉ năng lực thích nghi đa địa phương, đa văn hóa trong vị trí công việc nhưng trong phương pháp Hay thì lại không. Và ngược lại, phương pháp HAY có tiêu chí Mức độ trách nhiệm liên đới về tài sản còn Mercer thì không. Phương pháp HAY được sử dụng rộng rãi để đánh giá quản lý các công việc kỹ thuật trên thế giới. Phương pháp IPE thì lại sử dụng với những công ty có yếu tố đa quốc gia.

Do không có bản quyền sử dụng các phương pháp trên nên tôi chỉ giới thiệu và đề xuất độc giả đi theo hướng tự xây.

II. Tự xây bộ tiêu chí. Hành động này sẽ giúp chúng ta không bị vướng vào bản quyền và có thể chủ động thay đổi được các tiêu chí cho phù hợp với bối cảnh doanh nghiệp. Các bước như sau:

1. Khảo sát yếu tố lớn ảnh hưởng đến giá trị công việc

Đầu tiên, chúng ta cần tạo ra một phiếu khảo sát và các câu hỏi phỏng vấn nhân viên trong tổ chức với chủ đề: Tại sao lương vị trí Alại cao hơn vị trí B và ngược lại. Các câu hỏi bao gồm:
- Vị trí Giám đốc lại có lương cao hơn Nhân viên?
- Tại sao vị trí Nhân sự lại có lương khác với Công nhân?
- Tại sao vị trí Nhân sự lại có lương khác với Kế toán
- Tại sao vị trí Nhân sự lại có lương khác với Kinh doanh
- Tại sao lương Kinh doanh lại khác lương Kỹ sư

Sau đấy tiến hành phát phiếu khảo sát và tiến hành phỏng vấn mẫu những người quan trọng trong công ty. Với kinh nghiệm tư vấn cá nhân, tôi thường đề xuất công ty thành lập hội đồng tiền lương (các trưởng bộ phận) và phỏng vấn họ cho nhanh.

Có được các yếu tố ảnh hướng đến giá trị công việc, chúng ta phân tích và nhóm các tiêu chí lại. Thông thường các tiêu chí sẽ thành các nhóm lớn theo:
- Đầu Vào Của Công Việc như: Kiến Thức, Kỹ Năng, Kinh Nghiệm Công Việc, Yêu Câu – Đòi Hỏi.
- Vận hành - Quá Trình Thực Hiện: Nhận Thức Vấn Đề, Giải Quyết Vấn Đề, Trách nhiệm vật chất.
- Đầu ra - Sản Phẩm Của Công Việc: Đưa Ra Các Quyết Định, Hành Động , Các Tác Động.
- Môi trường bao quanh công việc: Bệnh nghề nghiệp, Độ nguy hiểm, Yếu tố địa lý.

Hoạt động cuối cùng trong bước này là chúng ta cùng trao đổi với các thành viên hội đồng tiền lương (các quản lý) để thống nhất, thêm hoặc bớt các nhóm yếu tố tùy vào điều kiện công ty. (Câu hỏi tôi hay dùng để dẫn dắt hội đồng là: Các anh chị thấy 7 yếu tố này thế nào? Có cần thay đổi, thêm hay bớt yếu tố nào không?)

2. Tiến hành định nghĩa các tiêu chí

Đến bước nhỏ này, chúng ta tiếp tục cần có sự hợp tác của các thành viên hội đồng (Tiền lương) để cùng trả lời câu hỏi: "Từng yếu tố lớn được giải thích hoặc định nghĩa hoặc mục đích thế nào?". Lần lượt các thành viên sẽ đưa ra định nghĩa của mình và cùng thống nhất sẽ sử dụng định nghĩa nào.

Ví dụ: Nếu hội đồng thống nhất có thêm tiêu chí NỖ LỰC THỂ CHẤT VÀ TINH THẦN. Họ sẽ cũng nhau định nghĩa: Tiêu chí này đo lường những yêu cầu về thể chất, quan sát và tinh thần của công việc. Những yêu cầu này cần được đánh giá trên các mặt: Tần suất, thời gian và mức độ nặng nhọc.

Để việc tiến hành bước này suôn sẻ, tôi thường hay chuẩn bị trước các định nghĩa:
- 1. Nhóm yếu tố Trình độ chuyên môn và kinh nghiệm: Nhóm yếu tố này đo lường trình độ học vấn (chuyên môn) đã qua đào tạo và kinh nghiệm mà vị trí vị trí công việc đòi hỏi.
- 2. Phạm vi quản lý về nhân sự của vị trí công việc: Nhóm yếu tố này đo lường số lượng và chất lượng nhân viên mà vị trí công việc quản lý trực tiếp phụ trách.
- 3. Phạm vi trách nhiệm đối với công việc của vị trí công việc: Nhóm yếu tố này đo lường mức độ tự chủ, quyền tự quyết, trách nhiệm (vinh quang và rủi ro) của vị trí công việc trong hoạt động thường ngày. Yếu tố này cũng đo lường mức độ chịu sự giám sát của các cấp quản lý cấp trên của vị trí công việc.
- 4. Mức độ phối hợp trong công việc (bên trong và bên ngoài): Nhóm yếu tố này đo lường mức độ quan trọng và tần suất của hoạt động phối hợp giữa vị trí công việc với các cá nhân bộ phận khác trong hoặc ngoài tổ chức.
- 5. Khả năng giải quyết vấn đề và năng lực sáng tạo: Nhóm tếu tố này đo lường khả năng phân tích một vấn đề thực tế phát sinh, sự sáng tạo cần có để tạo ra kết quả của vị trí công việc.
- 6. Mức độ tác động của vị trí công việc lên tổ chức: Nhóm yếu tố này đo lường phạm vi tác động, ảnh hưởng dọc và ngang của vị trí công việc lên các cá nhân, đơn vị, phòng ban trong tổ chức.
- 7. Điều kiện môi trường làm việc: Nhóm tếu tố này đo lường mức độ khó khăn, nguy hiểm hoặc độc hại của môi trường làm việc.

3 Phân cấp độ và định nghĩa cho từng cấp đổ của từng nhóm yếu tố.

Có các nhóm yếu tố lớn, chúng ta có khá nhiều việc cần làm. Hội đồng tiền lương sẽ cùng bàn bạc để chia nhỏ các yếu tố phục vụ cho công tác đánh giá dễ dàng hơn. Thực tế, đa phần các thành viên hội đồng đều mới lạ trong việc phân nhỏ các yếu tố nên chúng ta cần chuẩn bị trước để gợi ý cách thức chia nhỏ. Ví dụ: Mức độ tác động lên tổ chức = Phạm vi ảnh hưởng + Mức độ tác động. Chúng ta sẽ chia nhỏ nhóm yếu tố dựa trên các định nghĩa đã có. Việc chuẩn bị này khá dễ dàng nếu như hoạt động khảo sát bước đầu được làm kĩ (vì trong khảo sát, đa phần người tham gia sẽ đưa ra các tiêu chí nhỏ để so sánh giá trị các vị trí với nhau).

Xong việc xác định các yếu tố phụ thành phần, việc tiếp theo là xác định cấp độ và định nghĩa từng cấp độ cho các yếu tố thành phần phụ. Công việc này rất vất vả. Nó vất vả tương tự như định nghĩa năng lực trong xây dựng khung năng lực. Tuy nhiên nếu làm được thì công ty đã có bộ tiêu chí riêng. Ví dụ cho định nghĩa cấp độ:

Nhóm yếu tố: Giải quyết vấn đề
Yếu tố phụ thành phần: KHẢ NĂNG ĐƯA RA QUYẾT ĐỊNH
+ Cấp độ 1: Khi được giao một công việc, người thực hiện được chỉ dẫn phải làm gì, khi nào làm và làm như thế nào. Các quy trình và thủ tục thực hiện công việc hoàn toàn cụ thể và dễ hiểu. Có rất ít hoặc không có lựa chọn khi quyết định phải làm cái gì.
+ Cấp độ 2: Các hoạt động phải thực hiện tương đối đa dạng, nhưng các quy trình và thủ tục đã được thiết lập và các hướng dẫn cụ thể đã có. Quyết định liên quan đến việc cần phải làm gì với các phương án khác nhau đòi hỏi người thực hiện công việc phải nhận biết dược sự khác biệt giữa các tình huống khác nhau.
+ Cấp độ 3: Người thực hiện công việc được yêu cầu cần phải làm gì, nhưng phải tự quyết định làm như thế nào. Cách thức thực hiện công việc như thế nào phải được lựa chọn từ nhiều phương án khác nhau. Các hướng dẫn mang tính chung chung, và nhân viên phải sử dụng một số khả năng phân tích trong việc hiểu và áp dụng các hướng dẫn khi giải quyết vấn đề cụ thể.
+ Cấp độ 4: Người thực hiện công việc được giao mục tiêu và phải quyết định cách thức cụ thể để hoàn thành mục tiêu. Các quyết định về những gì cần làm thường đòi hỏi việc đánh giá các tình huống mới và thông tin đầy đủ hoặc xung đột. Ví dụ như việc diễn giải số liệu, lập kế hoạch hoặc lựa chọn các kỹ thuật được sử dụng.
+ Cấp độ 5: Các cá nhân có trách nhiệm xác định các mục tiêu phù hợp. Công việc này đòi hỏi phải có sự phân tích chu đáo để xác định bản chất và phạm vi của vấn dề và các định các giải pháp có thể có.

Lưu ý: Cần căn cứ vào đặc điểm tổ chức (Ngành nghề, lĩnh vực; Quy mô (doanh thu, nhân sự); Môi trường sản xuất; Trình độ quản lý (tầm hạn quản lý); Nguyên tắc SMART (cân đo đong đếm được)) để phân mức và định nghĩa cho phù hợp.

Ví dụ: Công ty chỉ có 50 người, kết hợp với nguyên tắc tầm hạn quản lý (1 quản lý 7) và SMART (cân đo đong đếm được) thì tiêu chí Số lượng nhân viên phụ trách quản lý trực tiếp có các cấp độ sau:
- Mức 1: Không quản lý nhân viên
- Mức 2: Quản lý từ 1 đến 7 nhân viên
- Mức 3: Quản lý từ 8 đến 49 nhân viên

Trong trường hợp hội đồng bí, không ra ý tưởng nào, chúng ta cứ áp dụng phương pháp chuyên gia (tức là làm "tắt"), lấy bộ tiêu chí chuẩn bị sẵn rồi yêu cầu các thành viên cùng xem xét.

Đến đây chúng ta có được các nhóm yếu tố, các yếu tố phụ và các định nghĩa cấp độ. Và chúng ta sang...

4. Xác định mức độ quan trọng của các nhóm yếu tố đánh giá giá trị công việc trong doanh nghiệp

Để biết nhóm yếu tố nào quan trọng hơn, chúng ta sẽ đưa các nhóm yếu tố vào 1 bảng mang trận có trụng dọc và ngang được sắp xếp lần lượt các nhóm yếu tố lớn. Và ta sử dụng phương pháp so sánh cặp và tiến hành so sánh các ô ở mỗi dòng với các ô ở mỗi cột, nếu:
Ô ở dòng có tầm quan trọng lớn hơn ô ở cột thì chấm: 3 điểm
Ô ở dòng có tầm quan trọng bằng với ô ở cột thì chấm: 2 điểm
Ô ở dòng có tầm quan trọng kém hơn so với ô ở cột thì chấm: 1 điểm

Do chúng ta có hội đồng nên chúng ta sẽ lấy điểm theo trung bình cộng. Tôi phát cho mỗi thành viên hoặc yêu cầu các thành viên hội đồng nhìn lên màn hình máy chiều và đánh giá so sánh các nhóm yếu tố với nhau. Từng người sẽ đọc điểm và tôi ghi vào file excel. Ví dụ: Mức độ tác động tổ chức so sánh với Mức độ quản lý =(3+2+1+2+1+2+2+2+2)/9.

Tính ra điểm xong thì tôi tính ra được điểm tổng cộng và tỷ trọng. Thí dụ: Mức độ tác động tổ chức có điểm tổng cộng là 12,33333333 và tỷ trọng = 12,33333333 / 87,55555556 x 100% = 14%. Trong đó 87,55555556 là Tổng điểm.

5: Tính điểm các cấp độ cho các yếu tố phụ thành phần (tiêu chí đánh giá giá trị công việc chi tiết).

Thời điểm này, chúng ta đi qua 8 bước nhỏ xác định điểm giá trị cho các cấp độ như sau:
- 1. Liệt kê các yếu tố chính và yếu tố phụ thành phần
- 2. Điền trọng số yếu tố chính
- 3. Xác định trọng số của các yếu tố phụ thành phần (pp so sánh cặp)
- 4. Xác định số mức (cấp) độ của từng yếu tố phụ thành phần (n)
- 5. Thống nhất mức điểm giá trị công việc tối đa (t) và tối thiểu (t)
- 6. Tính điểm tối đa và tối thiểu cho từng yếu tố phụ thành phần
- 7. Tính điểm khoảng cách giữa các mức
- 8. Tính điểm từng mức độ

Để tính điểm cho các cấp độ chúng ta quy ước:
- T: Tổng điểm số tối đa cho P1: 1000
- t: Tổng điểm số tối thiểu cho P1: 100
- n: Số khoảng cách trong một yếu tố; Ki: Trọng số của từng yếu tố
- T: Số điểm tối đa cho tất cả các yếu tố (1000 điểm); t: Số điểm tối thiểu cho tất cả các yêu tố (100 điểm)

Tổng điểm tối đa và tối thiểu không nhất thiết cứ phải là 1000 và 100 điểm mà có thể là con số khác. Tuy nhiên nên dùng 2 con số này cho dễ tính. Chúng ta có công thức tính ra điểm từng cấp độ:
+ Điểm tối đa của yếu tố i: Mi = Ki x T;
+ Điểm tối thiểu của yếu tố i: mi = Ki x t
+ Khoảng cách giữa các bậc trong yếu tố i = (Mi-mi)/(n-1)
+ Bậc kế tiếp: Bậc đứng trước + khoảng cách giữa các bậc

Như vậy là chúng ta xong được bảng tiêu chí đánh giá công việc. Và sang đến công việc tiếp theo: Hội đồng cùng chấm điểm giá trị các vị trí. Như ảnh trên chụp Hội đồng tiền lương, tôi sẽ phát cho mỗi thành viên hội đồng 1 tờ tiêu chí đánh giá giá trị công việc và danh sách các vị trí cùng mô tả công việc. Tiếp đến là yêu cầu từng thành viên cho điểm theo bảng mẫu tiêu chí.

Lưu ý: Tốt nhất chúng ta nên làm ngay, tránh để về nhà cho mọi người tự làm vì đa phần sẽ không làm. Chúng ta phải đi "thúc đít" từng người hoàn thành việc chấm điểm này sẽ dẫn tới rất mệt mỏi.

Kết quả là chúng ta ra được bảng tổng hợp điểm giá trị công việc:

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản