KPI là chỉ số đo lường “sức khỏe” của doanh nghiệp

Chiều nay, tôi được 1 anh bạn gửi cho 1 link bài viết về KPI. Do là KPI nên tôi vào đọc kĩ và có chút lời bình. Thân mời cả nhà đọc bài rồi xem lời bình của tôi ở dưới nhé!

***

2024 rồi, sếp đừng ép KPIs nữa

Trong quá trình tư vấn cho khách hàng, có câu hỏi mình hay nhận được là: “Làm thế nào để ép đội ngũ bán hàng đạt được KPIs doanh số?” Đứng trước câu hỏi này, mình luôn trả lời vui là: “Để không phải lo lắng về KPIs doanh số, thì sếp đừng giao KPIs doanh số nữa”.
KPIs được biết đến là một chỉ số đo hiệu suất quan trọng, ưu tiên, được viết tắt bởi cụm từ “Key performance Indicator”, được đưa ra với vai trò phản ánh LIÊN TỤC, THỰC TẾ, hiệu suất của nhiệm vụ, bộ phận, cơ thể, cỗ máy… đang như thế nào… để chúng ta có sự ưu tiên đi tìm kiếm những giải pháp nhằm cải thiện các chỉ số KPIs đó.

Ví dụ:
- Để giữ cho những lốp ôtô hoạt động ổn định, thì trên những chiếc xe luôn có một chỉ số áp suất lốp, nếu lốp xe có chỉ số áp suất ngoài vùng an toàn từ 30 PSI đến 35 PSI thì người chủ phải có phương án đưa áp suất về vùng an toàn, thì chỉ số áp suất lốp có thể được coi là một KPI
- Một ví dụ khác về các chỉ số KPIs của một cơ thể con người như huyết áp, nhịp tim… cũng được coi là các chỉ số KPIs, bởi nó đại diện cho các chỉ số hiệu suất quan trọng liên quan tới sức khoẻ của một người, nếu chỉ số này lệch chuẩn đồng nghĩa với việc cơ thể con người đang không khỏe mạnh.
- Một ví dụ khác trong nhân sự như chỉ số Turnover rate, Thời gian để tuyển một nhân sự mới, Chi phí để tuyển dụng một vị trí, Số CV về cho một vị trí tuyển dụng, Điểm NPS… cũng có thể được coi là các chỉ số KPIs
Do đó chỉ số KPIs có vai trò quan trọng trong việc phản ánh ĐÚNG ĐIỀU THỰC TẾ ĐANG XẢY RA, không được phép sai lệch, không được fake số, bởi vì nếu có sự sai lệch thì sẽ có rủi ro tiềm ẩn ảnh hưởng tới cả tổ chức.

Quay lại ví dụ về chỉ số huyết áp của cơ thể con người, điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta phạt tiền bác sỹ khi chỉ số huyết áp ngoài vùng an toàn? Có phải bác sỹ sẽ luôn cho ta một chỉ số đẹp và chúng ta có thể đột tử bất kỳ thời điểm nào?

Tương tự như “Thời gian để tuyển một nhân sự mới”, điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta phạt tiền HR khi chỉ số này đang quá dài, có phải họ sẽ tuyển ẩu không?

Vậy câu hỏi đặt ra, không ép KPIs thì chúng ta nên ép gì?

KPIs được biết đến là một chỉ số đo hiệu suất quan trọng với vai trò phản ánh LIÊN TỤC, THỰC TẾ, hiệu suất của nhiệm vụ, bộ phận, cơ thể, cỗ máy… đang như thế nào… nếu các chỉ số KPIs đang không trong ngưỡng kỳ vọng thì chúng ta cần phải làm khác đi bằng cách tìm ra các MỤC TIÊU quan trọng, nếu chúng ta hoàn thành các mục tiêu này thì các chỉ số KPIs đều hoàn thành.

Mục tiêu có thể là Input (đầu vào - hành động), output (đầu ra - kết quả hành động) hoặc Income (Hiệu quả có được), do đó đôi khi một chỉ số KPIs có thể được lấy ra làm mục tiêu nên khiến nhiều người hiểu nhầm KPIs là mục tiêu, và nhiều người hiểu nhầm KPIs là kết quả.
Mục tiêu thường khó xây dựng do đòi hỏi sự kinh nghiệm, chuyên môn… nên khi đặt mục tiêu cần trí tuệ tập thể, cần có sự phản biện, lôi cuốn và đồng thuận giữa các thành viên với nhau.

Mục tiêu đã được xây dựng, lúc này đội cần tìm ra những hoạt động then chốt để giúp đội nhóm đạt mục tiêu, việc anh em cam kết thực hiện các hoạt động then chốt đóng vai trò quan trọng trong việc đội nhóm có đạt mục tiêu hay không, do đó để anh em thực hiện các hành vi then chốt, các sếp có thể áp dụng phương pháp 6 nguồn ảnh hưởng để giúp họ tăng động lực thực hiện, trong đó có nguồn quan trọng là đào tạo cho họ năng lực thực hiện hành vi then chốt đó,

“Mục tiêu ⇔ Hành vi then chốt ⇔ 6 nguồn ảnh hưởng ⇔ Đào tạo”

Ví dụ để cải thiện chỉ số “Thời gian để tuyển dụng một nhân sự mới”, thay vì giao chỉ tiêu cho HR, thì hãy cùng họ phân tích, đào sâu, để tìm ra một mục tiêu quan trọng, lúc này mục tiêu có thể là: “Cài đặt văn hoá DN trải nghiệm wow trong doanh nghiệp:, nếu HR đạt được mục tiêu này thì các chỉ số Turnover rate, chi phí tuyển dụng, thời gian tuyển dụng… sẽ đồng loạt được cải thiện.

Do đó, bước sang năm 2024 này, thay vì các sếp ép KPIs, các sếp hãy cùng anh em:
- Xây dựng bộ chỉ số PIs, KPIs để đo lường hiệu suất doanh nghiệp, để cùng nhau biết các hoạt động trong doanh nghiệp đang có kết quả như thế nào.
- Xây dựng các mục tiêu quan trọng, là những mục tiêu nếu hoàn thành thì sẽ cải thiện được rất nhiều chỉ số KPIs đang đo lường.
- Tìm ra các hành vi then chốt, là các hành vi hiệu quả tác động tới kết quả đạt mục tiêu.
- Training cho anh em các hành vi then chốt, ứng dụng “Luyện tập có chủ đích” để ép anh em làm chủ các hành vi then chốt như những phải xạ tự nhiên.
- Ứng dụng 6 nguồn ảnh hưởng để nâng cao động lực, để ép họ thực hiện các hành vi then chốt, ép họ phải đạt được mục tiêu đã cam kết.

Nguồn: Bach Xuan Nguyen

***

Lời bình:
1. Bài này đang viết trong bối cảnh nói tổng thể cả doanh nghiệp chứ không nói đến vị trí.

2. KPI là chỉ số đo sức khỏe doanh nghiệp:
- Có lẽ anh dịch "performance" thành "hiệu suất" nên anh đang coi KPI như là một chỉ số đo lường hiệu suất hay đo lường "sức khỏe" của doanh nghiệp (hoặc vị trí hoặc bộ phận).
- Do anh coi KPI như là chỉ số "sức khỏe" nên nếu chỉ số này bị sao đó thì cần phải tìm cách để đưa các chỉ số về lại ngưỡng an toàn.
- Tiếp tục vì coi KPI như là chỉ số sức khỏe nên sau khi có bộ chỉ số sức khỏe thì cứ để đấy, thỉnh thoảng coi xem doanh nghiệp có bị chỉ số nào không ổn không.

3. Hành vi then chốt là công cụ để "ép" nhân viên đạt KPI
- Khi có bộ KPI rồi thì xây dựng các mục tiêu quan trọng (G - Goal hoặc O - Object hoặc SF - Success factor) - những mục tiêu nếu hoàn thành thì sẽ cải thiện được rất nhiều chỉ số KPIs đang đo lường.
- Từ các mục tiêu quan trọng đó, tìm ra các hành vi then chốt (KGI - Key goal indicator hoặc KR - Key Results hoặc Critical success factor) - các hành vi hiệu quả tác động tới kết quả đạt mục tiêu.
- Training cho anh em các hành vi then chốt, ứng dụng “Luyện tập có chủ đích” để ép anh em làm chủ các hành vi then chốt như những phải xạ tự nhiên (làm thế nào để nhân viên có nhiều hành vi then chốt là được).

4. Năm 2016, tôi đã từng thấy có anh CEO làm như vậy với sale. Cụ thể:
- Anh giao số cho Sale
- Anh yêu cầu sale lập kế hoạch công việc tuần. Trong kế hoạc bắt buộc phải có công việc là đi gặp khách.
- Anh giám sát và yêu cầu sale phải thực hiện việc gặp khách liên tục.

5. Đố bạn biết, làm theo cách này thì sẽ có bài toán gì tiếp theo?

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)