Để xây hệ thống đãi ngộ 3P, ngoài ý tưởng, bản đồ, cần có thêm cả KPI chiến lược nữa

Chúng ta đang trong hành trình xây dựng hệ thống đãi ngộ 3P. Trong bài "Xây dựng hệ thống đãi ngộ 3p nên biết về chiến lược công ty", tôi chia sẻ rằng nên biết về chiến lược. Mà chiến lược là cách thức, con đường giúp cho công ty phát triển. Đôi khi chiến lược được tồn tại trên dạng ý tưởng hoặc định hướng của tổ chức. Cũng có khi, chiến lược là một tập hợp gồm: Các ý tưởng, mục tiêu cần đạt, kế hoạch triển khai, chính sách phân bổ nguồn lực để thị thực thi. Cho nên ít nhất chúng ta cần phải biết được công ty và từng phòng ban đang có: Ý tưởng chiến lược là gì? (1) Các ý tưởng đó kết nối với nhau thế nào trong 4 viễn cảnh tài chính - khách hàng - nội bộ - phát triển? (2) KPI (Key performance indicator - thước đo và chỉ tiêu hiệu quả) chiến lược ra sao? (3)

Các câu hỏi (1) và (2) đã được tôi viết tại bài "Nếu công ty không có chiến lược thì nên làm thế nào để bắt đầu xây hệ thống Đãi ngộ 3P? (cách tìm ra ý tưởng chiến lược)" và "Có ý tưởng chiến lược hãy tập hợp chúng lại vào bản đồ chiến lược với 4 viễn cảnh Tài chính – Khách hàng – Nội bộ – Phát triển". Giờ với KPI chiến lược chúng ta nên làm thế nào để biết?

Cách đơn giản nhất mà tôi tin ai cũng sẽ làm là đi hỏi ban lãnh đạo và các quản lý về chỉ tiêu của mình cho năm tới. Các chỉ tiêu đó có thể hiểu là KPI chiến lược.

Trong trường hợp ban lãnh đạo cũng như quản lý chỉ đưa ra được một vài chỉ tiêu chiến lược đơn giản và không thể nói thêm, mọi thứ không thực sự rõ ràng. Đặc biệt, khi đối chiếu với các ý tưởng trong bản đồ chiến lược, ta vẫn thấy có một số chiến lược chưa có chỉ tiêu, cách tốt nhất là giúp họ tìm ra được KPI chiến lược. Nếu bạn có năng lực để yêu cầu ban lãnh đạo và quản lý họp chiến lược thì tiếp tục triển khai, còn không thì lại ngồi với từng người. Tôi khuyến khích nên họp tất cả hội đồng chiến lược. Vì như thế các thành viên khác sẽ biết chỉ tiêu chiến lược bộ phận khác và họ sẽ có phản biện hoặc góp ý.

Khi bắt đầu họp chung (hoặc ngồi riêng từng người), chúng ta đi theo các bước:
Bước 1: Dựa vào bản đồ chiến lược, nhặt các ý tưởng chiến lược hay còn gọi là mục tiêu chiến lược phù hợp với từng bộ phận. Ví dụ như chiến lược xúc tiến: "Tối ưu công cụ tìm kiếm" là của bộ phận Marketing.
Bước 2: Từ các mục tiêu chiến lược, đi lần lượt từng mục tiêu. Với từng mục tiêu, đặt và trả lời câu hỏi: Chiến lược (mục tiêu) ... đạt kỳ vọng về số lượng, chất lượng, chi phí, thời gian là như thế nào?
Bước 3: Sau khi có các kỳ vọng (được diễn đạt bằng lời), chúng ta bắt đầu phiên đổi ra các thước đo với hàm ý tương tự kỳ vọng.
Bước 4: Có các thước đo chiến lược (KPI) rồi thì dựa vào tham chiếu (ngành, năm trước của công ty) và dựa và các công thức logic để ra được các chỉ tiêu chiến lược.

Ví dụ:
Bước 1: Mục tiêu chiến lược (KG) là Tối ưu chi phí
Bước 2: Trả lời câu hỏi "Chiến lược/ nhân tố/ chiến thuật .... có yêu cầu kết quả/ Như thế nào là đạt về số lượng, chất lượng, thời gian, chi phí, thời lượng? (diễn đạt bằng lời)?"
+ Chi phí thực tế bằng chi phí kế hoạch (chi phí thực tế = chi phí theo định mức)
+ Hạn chế chi vượt định mức (chi phí ngoài định mức = 0)
+ tổng chi phí nhỏ hơn doanh thu
+ chi phí bằng năm ngoái
+ Tổng chi phí không đổi
+ Khoản tăng chi phí = khoản giảm chi phí
+ Chi phí tiêu hao vượt định mức = 0
+ Thời gian trả công nợ lâu hơn năm ngoái
+ Chi phí sữa chữa máy móc giảm hơn năm trước

Bước 3: Phiên đổi ra tiêu chí - thước đo/ tên KPI chiến lược:
- Chi phí thực tế bằng chi phí kế hoạch (chi phí thực tế = chi phí theo định mức): Tỷ lệ chi phí thực tế/ chi phí kế hoạch
- Khoản tăng chi phí = khoản giảm chi phí: Tỷ lệ chi phí tăng/ tổng chi phí tiết kiệm
- Chi phí tiêu hao vượt định mức = 0: Tổng chi phí tiêu hao vượt định mức
- chi phí sữa chữa máy móc giảm hơn năm trước: Tổng chi phí sửa chữa máy móc năm nay

Bước 4: Chỉ tiêu KPI năm (chiến lược)
- Tỷ lệ chi phí thực tế/ chi phí kế hoạch = 100%
- Tỷ lệ chi phí tăng/ tổng chi phí tiết kiệm = 100%
- Tổng chi phí tiêu hao vượt định mức = 0 VND
- Tổng chi phí sửa chữa máy móc năm nay = 4,5 tỷ

Do đang trong quá trình xây dựng hệ thống Đãi ngộ 3P nên việc xác định KPI chiến lược chủ yếu dừng lại ở việc biết con số là gì nên chúng ta sẽ không quá đi sâu vào việc thiết lập KPI chiến lược, mà chỉ cần xác định được các con số mà công ty và bộ phận cần đạt được khi đưa ra một ý tưởng chiến lược bất kì nào đó. Nếu bạn muốn biết hơn, hãy đọc quyển sách "Tái tạo nhân sư - Nâng cấp hệ thống QT hiệu suất tổ chức theo BSCvsKPI".

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
HRM consultant / blogger at blognhansu.net.vn