Vị trí thay đổi nhiệm vụ công việc thì áp dụng chính sách lương 3P thế nào?

Hà Nội sau những ngày xuân đặc trưng nồm ẩm là những ngày giao mùa rất đẹp. Những cơn gió nhè nhẹ thổi xuyên qua các tia nắng vàng trên con đường quen thuộc. Thời tiết hoàn hảo để uóng mộc cốc trà ấm và làm những việc yêu thích.

Hôm nay tôi thấy có câu hỏi: "Em chào các anh/chị ạ. Bên em là doanh nghiệp trong lĩnh vực Công nghệ - Startup. Hiện tại bên em có mong muốn xây dựng hệ thống lương 3P em có tìm hiểu và được biết trong 3P thì có P1 là pay for position (lương trả theo vị trí công việc). Đặc thù bên em là doanh nghiệp nhỏ nên đôi khi vị trí công việc cũng thay đổi khá nhiều (Vị trí X có 5 đầu việc chính nhưng khi biến động Công ty sẽ thay đổi để phù hợp chỉ còn 3 đầu việc chính của vị trí X thôi và làm thêm 2 việc mới của vị trí Y). Vậy không biết với mô hình kinh doanh có nhiều sự thay đổi như vậy thì có thể xây dựng 3P được không, rất mong các anh/chị có kinh nghiệm đi trước có thể cho em xin thêm một vài lời khuyên trong trường hợp này ạ. Cảm ơn các anh/chị và chúc mừng năm mới cả nhà."

Đây là một câu hỏi hay và xứng đáng để trở thành một chủ đề trong seri các bài viết về lương 3P của tôi.

Trước hết một trong những tình huống phổ biến của Quản trị nhân sự là: Ứng viên có kiến thức thời điểm này khi đi làm luôn yêu cầu cần có bản Mô tả công việc. Điều này đồng nghĩa với việc sẽ ít người lựa chọn công việc được đào tạo chấp nhận làm việc theo kiểu đa năng (thợ đụng - việc gì cũng làm). Dĩ nhiên những ứng viên lựa chọn công việc theo hướng sử dụng sức khỏe thì sẽ có tỷ lệ chấp nhận "đa di năng" cao hơn nhưng khi chuyển họ làm các công việc cần đào tạo sẽ tốn nguồn lực hơn. Và họ đã làm được công việc đã qua đào tạo thì lại quay lại vấn đề đầu là chỉ muốn làm những công việc trong thỏa thuận (mô tả công việc). Điều này dẫn tới một bài toán tiếp theo: Đây không phải việc của em. Nhân viên sau khi nhận công việc, sẽ không thích làm những công việc không phải trong phạm vi thỏa thuận ban đầu hoặc liên quan. Họ sẽ từ chối hoặc đòi hỏi cung cấp thêm nguồn lực (bao gồm cả tiền). Trong khi đó, nhân viên vẫn chỉ có 8h làm việc một ngày.

Bài toán tôi vừa viết được giải quyết trước hết ở khâu thiết kế công việc. Chúng ta cần phải viết ra một bản mô tả công việc (MTCV) phù hợp nguyên tắc:
- Đủ rộng để nhân viên không từ chối việc. Ví dụ như ở trên thì chúng ta có MTCV X + Y.
- Phù hợp với thị trường (có thể tuyển được người)
- Không tốn nguồn lực hoặc bị rủi ro khi chuyển đổi công việc

Sau đó tuyển được người có năng lực (quan trọng nhất là tính cách) phù hợp với công việc. Tìm được người như vậy thì họ sẽ dễ chấp nhận thay đổi các công việc.

Tiếp đến, khi giao việc cần tính toán lượng công việc (giao chỉ tiêu công việc - KPI) sao cho họ chỉ cần 6h một ngày là hoàn thành, 2h còn lại là làm các công việc khác phát sinh (định mức lao động).

Thực hiện được 3 điều trên (MTCV hợp nguyên tắc, tìm được người phù hợp, giao việc đúng định mức lao động) thì chúng ta đi đến trả lời câu hỏi ở đầu bài.

Chúng ta thống nhất: Thu nhập 3P = lương P1 + lương P2 + thưởng P3
- Lương P1: Là lương trả cố định theo thời gian và giá trị công việc.
- Lương P2: Là lương trả theo năng lực. Một số nơi coi đây là một khoản thưởng.
- Thưởng P3: Là khoản thưởng cho vuệc hoàn thành công việc.
- Lương cứng: Là khoản trả cố định theo thời gian hàng tháng. Lương cứng có thể là lương P1 hoặc lương P1 + một phần P2 hoặc lương P1 + lương P2.

Dựa vào câu hỏi, ta có khá nhiều phương án:

(1) Đầu tiên, chúng ta cần xem xét đến trường hợp: Việc mới chỉ là đột xuất, tạm trong thời gian ngắn, trong mô tả công việc. Bạn sẽ không cần tính tiền làm thêm hay bất cứ điều gì ngoài việc cho nhân viên biết đây là những công việc trong MTCV và thời gian để làm những việc này trong thời gian 2h (thực hiện các công việc khác). Nếu trong 2h không làm được hết thì nhân viên cần trao đổi lại để tiếp tục sử dụng 2h tiếp theo của ngày làm việc hôm sau.

(2) Tiếp theo là việc mới xuất hiện, được duy trì trong thời gian dài và vẫn là công việc trong mô tả công việc. Lúc này thì cần phải điều chỉnh lại chỉ tiêu công việc (KPI) sao cho phù hợp với định mức lao động (6h chính và 2h công việc khác) và năng lực xứng đáng mức lương đang nhận của nhân viên. Lương và thưởng sẽ vẫn như cũ. Bạn cũng không cần phải tính thêm lương cho thời gian làm việc thêm. Vì công việc đã được tính toán trong 8h làm việc. Nhân viên làm thêm giờ là do họ đã không tập trung công việc. Nhân viên nào phản đối thì khả năng cao họ đang lợi dụng công ty hoặc năng lực của họ dưới chuẩn so với mức lương họ được nhận.

Nếu tìm hiểu ví dụ, chúng ta tham khảo thêm Thông tư 28/2009/TT-BGDĐT. Trong thông tư này, Bộ giáo dục đã giảm số tiết dạy của giáo viên (giảm chỉ tiêu công việc) nếu họ kiêm nhiệm công việc khác: Giáo viên chủ nhiệm lớp ở cấp tiểu học được giảm 3 tiết/tuần, ở cấp trung học cơ sở và cấp trung học phổ thông được giảm 4 tiết/tuần.

(3) Nếu việc mới vừa là phát sinh thêm, vừa duy trì trong một khoảng thời gian nhất định, vừa là một công việc trong một bản mô tả công việc khác: Chúng ta có thể tìm nhân viên đang làm công việc gần giống, ít tốn nguồn lực (đào tạo) chuyển đổi. Vẫn giữ nguyên chỉ tiêu công việc (KPI) theo định mức lao động. Giống như trong câu hỏi là nhân viên vẫn làm X với 5 đầu việc chính. Lương thưởng của họ vẫn theo vị trí công việc cũ (vị trí X). Sau đấy họ làm thêm công việc Y có 2 đầu việc và:
+ Tính lương làm thêm giờ (overtime). Phương án này tôi không khuyến khích vì nếu đã làm thêm việc khác (việc Y) thì nhân viên sẽ không giỏi và chỉ hoàn thành mức tối thiểu. Tính lương làm thêm giờ theo lương cứng.
+ Hoặc tính thưởng (KPI hoặc hoa hồng...) cho nhân viên khi hoàn thành việc Y. Tức coi nhân viên như là một đơn vị thuê ngoài. Nếu họ hoàn thành chỉ tiêu công việc của nhân viên đang làm vị trí Y (với 2 đầu việc) thì sẽ nhận thưởng tương ứng. Giải pháp này giống như kiểu chúng ta tuyển thêm công tác viên kinh doanh. Thưởng dựa trên thưởng P3 của vị trí Y.
+ Hoặc tính thưởng (lương) kiêm nhiệm. Tức là nhân viên vẫn làm công việc X, chỉ tiêu công việc, lương thưởng như cũ nhưng sẽ có thêm một mức thưởng để làm 2 công việc thuộc vị trí Y. Họ chỉ cần hoàn thành 2 đầu công việc Y là xong và không có chỉ tiêu. Cứ phát sinh là làm thêm (giờ) không thì thôi. Khoản thưởng này sẽ lấy nguồn từ lương của nhân viên làm công việc Y. Nếu nhiều người cùng làm thì lấy số tiền đó chia cho từng người theo mức độ nặng nhẹ (tỷ trọng) của các đầu việc. Công việc phân chia nặng nhẹ này giao cho trưởng bộ phận. Để hợp lý hóa với các yêu cầu nhà nước (hiện nay) về các loại phí, chúng ta nên coi đây là một loại thưởng. Hàng tháng, trưởng bộ phận cần phải đánh giá mức độ hoàn thành công việc thêm. Lương kiêm nhiệm tính trên lương cứng của vị trí kiêm nhiệm (vị trí Y).

Theo như tôi tìm hiểu, nhà nước ta cũng có quy định về việc kiêm nhiệm này. Ví dụ: Thông tư 78/2005/TT-BNV có quy định: Phụ cấp kiêm nhiệm chức danh lãnh đạo đứng đầu cơ quan, đơn vị khác được tính bằng 10% mức lương chức vụ hoặc mức lương chuyên môn, nghiệp vụ cộng với phụ cấp chức vụ lãnh đạo và phụ cấp thâm niên vượt khung (nếu có) hiện hưởng của người giữ chức danh lãnh đạo kiêm nhiệm.

Một ví dụ khác: Tại Điều 10 Nghị định 92/2009/NĐ-CP, sửa đổi tại Nghị định 34/2019/NĐ-CP có quy định về phụ cấp kiêm nhiệm chức danh. Cán bộ, công chức cấp xã kiêm nhiệm chức danh mà giảm được 01 người trong số lượng quy định tối đa tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 92/2009/NĐ-CP, kể từ ngày được cấp có thẩm quyền quyết định việc kiêm nhiệm thì được hưởng phụ cấp kiêm nhiệm gồm: 50% mức lương (bậc 1), cộng phụ cấp chức vụ lãnh đạo (nếu có) của chức danh kiêm nhiệm.

Thêm một ví dụ nữa: Thông tư 25/2007/TT-BQP của Bộ Quốc phòng có quy định: Phụ cấp kiêm nhiệm = 10% mức lương cấp hàm + phụ cấp chức vụ lãnh đạo.

(4) Cuối cùng, nếu việc mới và việc cũ được kết hợp và cố định trong thời gian dài thì chúng ta tạo ra vị trí công việc mới. Mọi thứ đi lại từ đầu giống như trên tôi đã nói:
- Thiết kế lại mô tả công việc.
- Thiết kế lại chính sách lương thưởng cho công việc mới. Lương P1, P2, thưởng P3.
- Xác định lại chỉ tiêu công việc mới cho phù hợp định mức lao động.
- Tìm nhân viên đang làm công việc gần giống, ít tốn nguồn lực (đào tạo) chuyển đổi.
5 bước nhỏ này tưởng là mất nhiều thời gian nhưng thực ra nếu làm quen thì nhanh. Tôi ước chừng khoảng 1 buổi làm việc (nửa ngày) là tối đa. Còn nhanh thì khoảng 1h làm việc chuyên tâm.

Vậy là tôi đã trả lời xong câu hỏi của đầu bài. Tuy nhiên do bài này trong seri chia sẻ về cách thức xây dựng hệ thống đãi ngộ 3P nên chúng ta cần phải đưa các giải pháp (1,2,3,4) vào trong chính sách lương 3P tại điều khoản về làm thêm việc. Lưu ý khi đưa vào chính sách lương, bạn cần phải hành văn khác đi chứ không thể theo kiểu blog như trên được. Ví dụ:

Điều 20. Trợ cấp thay thế trong thời gian thai sản/nghỉ ốm (kiêm nhiệm)
1. Nhân viên làm thay thế công việc cho người nghỉ thai sản hoặc nghỉ ốm từ 01 tháng trở lên được tính trợ cấp cho phần công việc này.
2. Số Nhân viên làm việc thay thế cho 01 vị trí không vượt 05 người. Phụ trách Bộ phận có trách nhiệm lập danh sách người thay thế, xác định tỷ lệ công việc thay thế và gửi cho phòng Tổ chức Hành chính vào cuối quý.
3. Mức căn cứ tính trợ cấp thay thế là thu nhập cố định tháng của Nhân viên đang nghỉ thai sản hoặc nghỉ ốm

Tái bút: Tôi thấy có anh đưa ra giải pháp là xây dựng P1 theo bậc. Đồ rằng anh đang muốn có ý bảo tăng lương nhiều lên vì họ làm nhiều việc hơn. Ý này, tôi đồng cảm. Bản chất các giải pháp của tôi ở trên cũng theo hướng vậy.

Chính sách lương 3P mà tôi xây dựng theo quan điểm: Năng lực tăng thì thu nhập tăng. Thu nhập tăng thì chỉ tiêu công việc tăng hoặc làm việc khó hơn hoặc làm nhiều việc hơn. Đây là nguyên tắc Win - Win (cùng chiến thắng). Tuy nhiên tôi sẽ không chỉ tăng P1 mà là cả P1, P2, P3. Bên cạnh đó, công việc tôi tăng thêm (nếu có) vẫn trong MTCV được xây từ đầu.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản