Cách gắn thưởng cuối năm (lương tháng 13) vào KPI để hợp lý

Sáng nay đang ngồi làm việc thì tôi được bạn trợ lý bảo có anh gọi điện bảo gọi lại cho anh ý. Tôi hỏi lại có vấn đề gì không thì bạn trợ lý kêu không có nội dung gì. Tính tôi là "chúa" ghét những người thích sai bảo (tôi). Tôi không biết là có lợi ích gì, tuy nhiên như thế là tôi không vui rồi. Tôi không rảnh để gọi điện hay trao đổi những việc vô bổ. Có gì thì báo lại, nhắn lại, cần giúp hay làm gì thì nói luôn nội dung để tôi còn chuẩn bị. Khoảng thời gian đó, tôi ngồi để làm việc còn thích hơn. Ví dụ như viết bài này chả hạn.

Dưới đây là một đoạn trao đổi trên cộng đồng mà tôi thấy thú vị. Đại khái nội dung liên quan đến thưởng cuối năm (hoặc lương tháng 13). Xin mời cả nhà đọc: "Em chào các anh/chị, ngày Tết đến gần rồi bên em chưa thưởng T13 và sếp cũng mong muốn làm rõ T13 là thưởng cho điều gì? Tại sao cần thưởng cho nhân viên để có thể dễ dàng đưa ra quyết định duyệt chi khoản này. Những câu trả lời chung chung dạng "T13 là khoản phúc lợi Công ty thưởng cho nhân viên vào dịp cuối năm" thì em cũng có search và tìm đọc được rất nhiều tuy nhiên em mong muốn hỏi thêm các anh/chị để hiểu thêm về thực trạng T13 trên thị trường hiện nay đang thưởng cho điều gì của nhân viên và cách tính T13 bên các anh/chị như nào để có thể có thêm góc nhìn đưa cho sếp ạ.

Bên em không có quy chế quy định khoản T13 ạ. Trong hợp đồng cũng không quy định khoản này và e cũng biết nó không bắt buộc. Khoản này chỉ là tiền lệ các năm trước ít nhất là 3 năm gần nhất bên em đều có. Và sếp em cũng muốn có thêm góc nhìn thị trường xem T13 các công ty đang thưởng cho điều gì để có thể có chính sách cụ thể và truyền thông cho nhân viên về khoản này trong 2024. Thực tế thì sếp cũng chia sẻ có điều quan ngại là nếu mặc định ai cũng có thưởng T13 trong khi kết quả công việc không tốt hoặc thái độ làm việc chưa tốt thì có vẻ chưa hợp lý nên em mới hỏi thêm để hiểu hơn về thực trạng T13 các công ty thường áp dụng như nào và trả cho điều gì ạ.

Em cảm ơn anh/chị."

Đọc đoạn trao đổi, đến chỗ sếp hỏi "T13 là thưởng cho điều gì? Tại sao cần thưởng cho nhân viên" thì tôi hiểu ý sếp là không muốn thưởng. Đọc tiếp phần diễn giải, tôi thấy đồng cảm với tư duy của sếp. Tâm lý của con người rất lạ. Khi chúng ta trao cho ai đó cái gì thường xuyên thì dần dần người ta sẽ coi cái đó là mặc định, là nghiễm nhiên phải có. Đây là hiệu ứng tâm lý "viên kẹo". Chúng ta cứ thưởng cuối năm đều đặn 1 tháng lương thì về sau nhân viên sẽ coi đó là điều đương nhiên. Trong khi "lương tháng 13" là một thuật ngữ không có quy định trong luật một cách cụ thể. Và nếu chúng ta cố tình đưa lương tháng 13 vào trả cho nhân viên có thể sẽ bị tính là chi phí không hợp lý rồi bị phạt.

Chi tiết về lương tháng 13, thân mời bạn đọc 2 bài này:
- Khoản chi phí thưởng hiệu quả công việc có được xem như chi phí hợp lệ không bị xuất toán không nhỉ?
- Đừng gọi thưởng cuối kỳ kinh doanh là lương tháng 13 hoặc bài tương tự!

Tuy nhiên "lương tháng 13" lại là 1 yếu tố tâm lý của người Việt Nam. Thường cuối năm, chúng ta, ai cũng muốn có khoản thưởng nào đó để về sắm Tết. Nên năm nay sếp ko duyệt, là tôi thì tôi đề xuất cho năm sau. Cụ thể, công ty sẽ có KPI (chỉ tiêu hiệu quả công việc) năm và lấy luôn để làm căn cứ tính thưởng năm (lương tháng 13) cho nhân viên. Công thức đơn giản lắm: T13 (thưởng tháng 13) thực nhận = %hoàn thành KPI năm * Mức thưởng T13 của mỗi vị trí. Thông thường tổng thưởng sẽ bằng 1 tháng lương.

Cách xác định mức thưởng như thế nào là hợp lý?

Để trả lời câu hỏi này, tôi đã có nhiều bài viết hướng dẫn. Tôi hay tính mức thưởng lương tháng 13 = % thưởng P3 trích ra * 12 tháng. Trong đó: % thưởng P3, tùy theo độ lớn mà trích ra x% miễn sao khi nhân ra được khoảng 1 tháng lương cơ bản là ổn. Ví dụ một cách cụ thể vị trí Nhân sự để bạn dễ hình dung:
- Lương P1 (vị trí): 5 triệu. Cách tính ra lương P1 = Đơn giá tiền lương * hệ số giá trị công việc. Lương này trả cố định hàng tháng.
- Lương P2 (năng lực): 3 triệu. Căn cứ để ra 3 triệu là dựa vào lương thị trường - lương P1.
- Thưởng P3 (hiệu quả): 2 triệu. Căn cứ để ra 2 triệu này là dựa vào % thưởng P3 = 20% tổng thu nhập (lương P1 + lương P2 + thưởng P3). Con số 20% này là dựa vào khảo sát thị trường. Mỗi vị trí, mỗi ngày sẽ có % khác nhau. Khi có Thưởng P3, tôi trích ra khoảng 21% để tích lũy cuối năm trả thưởng. 21% * 2 triệu * 12 tháng = 5,04 triệu. Số tiền này tương đương lương P1.

Khi có mức thưởng lương tháng 13, tùy vào quan điểm chúng ta sẽ tiếp tục chế biến. Như trên, ta có quy định: Thưởng lương tháng 13 = % hoàn thành KPI năm * mức thưởng lương tháng 13.

Sau đó chúng ta sẽ đưa thêm các điều kiện khác như: Nếu là công ty tôi thì tôi còn quy không cần biết công ty lỗ hay lãi, chỉ cần nhân viên đạt >= 60% KPI năm là tôi thưởng. Tuy nhiên, đó là công ty tôi, còn công ty khác thì tùy. Bạn có thể gắn nhân viên với tình hình kinh doanh bằng cách đưa ra chính sách có yếu tố lỗ hoặc lãi vào thưởng. Tức chúng ta có công thức thưởng: Thưởng lương tháng 13 = % hoàn thành KPI * mức thưởng lương tháng 13 * % hoàn thành mục tiêu lợi nhuận.

Lưu ý: Khi gắn thưởng nhân viên với việc lỗ hay lãi thì đồng nghĩa với việc cần công khai doanh thu và chi phí. Nếu công ty không công khai và cứ áp 1 con số bất kì thì việc thưởng này sẽ ít nhiều mất đi động lực bên ngoài cho nhân viên.

Cách xác định KPI năm như nào là hợp lý?

Đối với trưởng bộ phận, cách tôi làm là hay gắn thưởng cuối năm (thưởng tháng 13) với % hoàn thành KPI chiến lược năm được phân bổ cho bộ phận. Ví dụ như công ty tôi có bản đồ chiến lược thế này:

Các chiến lược bao gồm:
- Viễn cảnh tài chính: Đầu tư công ty tư vấn; Tối ưu chi phí; Gia tăng lợi nhuận; Huy động vốn; Gia tăng doanh thu bán hàng.
- Viễn cảnh khách hàng: Tăng cường Marketing Performance (QC); Củng cố thương hiệu GSA; Gia tăng sự hài lòng của khách hàng; Tìm kiếm khách hàng mới; Đẩy mạnh Affiliate Marketing; Gia tăng tương tác cộng đồng; Tối ưu hóa tìm kiếm (SEO).
- Viễn cảnh nội bộ: Gia tăng cam kết Nhân sự; Tối ưu sử dụng VP2; Phát triển sản phẩm mới; Duy trì dịch vụ tư vấn, đào tạo online.
- Viễn cảnh phát triển: Tăng năng lực đội ngũ

Từ bản đồ chiến lược, bộ phận Marketing sẽ được phân bổ các chiến lược và chỉ tiêu sau:

- Tổng doanh thu năm: 2,000,000 nghìn VNĐ
- Tỷ lệ toàn bộ các loại chi phí dành cho marketing / doanh thu: 20 %
- Chi phí marketing: 400,000 triệu VNĐ
- Số thành viên tham gia group Hrshare Facebook: 169,211 mem
- Số người đăng và bình luận trung bình trong nhóm: 4,415 mem
- Số sự kiện offline có trung bình 20 người tham gia trở lên cần tổ chức: 12 sự kiện
- Số người mới nhận giá trị (data mới vào CRM): 3600 data
- Số cơ hội khách hàng đăng ký vào chiến dịch trả phí: 1092 cơ hội
- Số từ khóa top 10: 30 từ khóa
- Tỷ lệ click từ tìm kiếm/ tổng lượt hiển thị: 6 %
- Số lượt click qua search: 77,684 lượt
- Số bài viết PR thương hiệu GSA: 10 bài
- Số sự kiện GSA chia sẻ: 4 sự kiện
- Số video 1 phút cần có: 312 video
- Tỷ lệ chi phí marketing performance (chi phí dành cho quảng cáo)/ doanh thu do Mar Per mang về: 30 %
- Tỷ lệ mở mail/ tổng số mail gửi đi trên ultralmailer: 7 %
- Tỷ lệ chuyển đổi Message sang Data/ tổng số Message: 12 %
- Số sự kiện offline tại văn phòng mới: 2 sự kiện

Đối với nhân viên, tôi có 3 cách để xây dựng KPI năm:
- Cách 1: Lấy luôn bộ của trưởng phòng để làm bộ chỉ tiêu. Cách này hay là cho nhân viên thấy được bức tranh toàn cảnh của cả bộ phận và biết được sự liên kết giữa các cá nhân và vị trí. Tuy nhiên do mỗi người chỉ góp 1 phần vào bức tranh chung nên có thể cách này sẽ tạo cảm giác cho nhân viên rằng họ không thể hoàn thành.
- Cách 2: Tách ra 1 vài chỉ tiêu (khoảng 8) chiến lược phù hợp với vị trí rồi dùng 8 chỉ tiêu này làm KPI năm.
- Cách 3: Tạo ra một thẻ KPI tháng (bao gồm 1 số KPI chiến lược và KPI chức năng) rồi sau đó cuối năm tính trung bình 12 tháng. Tức là KPI năm chính là KPI tháng * 12 tháng.

Tôi đề xuất chúng ta dùng cách 1 để làm KPI năm. Tuy nhiên KPI tháng và quý thì sẽ không phải chỉ lấy từ KPI chiến lược mà còn lấy từ KPI chức năng. Ví dụ vị trí SEO:
- KPI năm (để tính thưởng tháng 13): Giống như của trưởng phỏng (ở trên)
- KPI quý (để tính thưởng quý): Có 1 số thước đo được lấy từ chiến lược, một số thước đo được lấy từ nhiệm vụ của vị trí.
+ Thời gian trung bình ở lại trang web: Giây 154
+ Tổng số lượt visit trang website blognhansu.net.vn: Click 114,642
+ Số lượng nhấp chuột từ google search vào website: Click 19,421
+ Số lượng bài viết >= 500 từ trên webiste hoặc vệ tinh có chứa backlink hoặc emailmarketing gửi đi trong tháng: Bài 468
+ Số từ khóa money ở TOP 10: Từ khóa 22
+ Số data thu được (Số đăng người đăng ký vào form): Lượt đăng ký 900
+ Số cơ hội khách hàng đăng ký vào chiến dịch trả phí: data 273
+ Tổng doanh thu quý: Triệu 500,000
+ Số bài báo chí được đăng: Bài 3
- KPI tháng (để tính thưởng tháng): Giống KPI quý nhưng bỏ chỉ tiêu "Số bài báo chí được đăng".

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản