Sơ đồ Gantt là gì? Phương pháp quản lý tiến độ hiệu quả

Sơ đồ Gantt hay biểu đồ Gantt là một trong những công cụ quan trọng nhất trong quản trị và quản lý. Ra đời cách đây 100 năm nhưng Gantt vẫn là một biểu đồ hữu ích cho việc lên kế hoạch và giúp người dùng cải thiện cách quản lý công việc. Vậy bạn có biết biểu đồ Gantt là gì chưa? Cùng Blognhansu tìm hiểu trong bài viết này nhé!

1. Sơ đồ Gantt là gì?

Sơ đồ Gantt hay có tên gọi là biểu đồ Gantt hay sơ đồ ngang Gantt. Trong tiếng Anh, từ Gantt Chart được dùng để gọi chung cho tên công cụ quản lý dự án chuyên nghiệp với hai thành phần chính là trung tung và trục hoành. Trục tung biểu thị tên công việc và trục hoành thể hiện các mốc thời gian cho những công việc đó.

Dựa vào biểu đồ Gantt, bạn có thể dễ dàng nắm bắt những thông tin cần thiết của từng đầu công việc cũng như mốc thời gian của cả dự án. Nhờ các bố trí, sắp xếp thông tin rõ ràng, dễ hiểu nên sơ đồ Gantt trở thành công cụ yêu thích trong việc quản lý dự án.

Quá trình lập kế hoạch, lên timeline thực hiện và quản lý tiến độ công việc trở nên đơn giản hơn rất nhiều với sự trợ giúp của sơ đồ Gantt.

2. Tổng quan lịch sử của sơ đồ Gantt

Vào giữa những năm 1890, sơ đồ Gantt lần đầu được lập ra bởi Karol Adamiecki - một kỹ sư người Ba Lan. Ông đang điều hành một xưởng thép ở miền Nam Ba Lan và bắt đầu quan tâm đến các ý tưởng và kỹ thuật quản lý.

Khoảng 15 năm sau Adamiecki, Henry Gantt - kỹ sư người Mỹ và nhà tư vấn quản lý dự án đã phát minh ra biểu đồ của riêng mình. Chính biểu đồ tưởng chừng đơn giản nhưng đã trở nên nổi tiếng và phổ biến ở các nước phương Tây. Vậy nên, tên tuổi của Henry Gantt cũng gắn liền với các biểu đồ kiểu này.

Ban đầu, biểu đồ Gantt được chuẩn bị một cách công phu bằng tay. Tuy nhiên, mỗi khi dự án thay đổi, cần phải sửa đổi hay vẽ lại biểu đồ, điều này đã hạn chế tính hữu dụng của chúng. Thay đổi liên tục là đặc điểm dễ nhận thấy của hầu hết mọi dự án. Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ, biểu đồ Gantt có thể tạo nên một cách nhanh chóng.

Biểu đồ Gantt được sử dụng phổ biến trong việc theo dõi lịch trình dự án. Chúng có thể hiển thị thông tin bổ sung về các nhiệm vụ, giai đoạn khác nhau của dự án. Chẳng hạn, cách các nhiệm vụ liên quan đến nhau, tiến độ của từng nhiệm vụ, nguồn lực sử dụng cho mỗi nhiệm vụ.

3. Sơ đồ Gantt được dùng trong trường hợp nào?

Về cơ bản, Gantt là biểu đồ ngang được biến thể cho mục đích minh họa về mốc thời gian của các giai đoạn trong một dự án. Nó cung cấp cái nhìn tổng quan về các hoạt động hay nhiệm vụ khác nhau có mối liên kết như thế nào. Cũng như, chúng đang ở đâu trong tiến trình tổng thể của dự án.

3.1 Lập kế hoạch dự án và xác định thời gian hoàn thành

Đây chính là chức năng chính của biểu đồ Gantt: lên kế hoạch và xác định thời gian hoàn thành. Gantt hoàn thành rất tốt trong việc hiển thị những đầu công việc sẽ được thực hiện. Vì vậy, người quản lý có thể xây dựng rõ ràng hơn các mốc thời gian và đảm bảo khả năng hoàn thành cho dự án.

3.2 Tóm tắt lịch trình

Với khả năng thể hiện các thông tin một cách đơn giản và trực quan, biểu đồ Gantt giúp bạn có cái nhìn tổng thể về lịch trình của dự án dưới dạng một bản tóm tắt. Bạn có thể gửi sơ đồ này đến nhân viên và đối tác để họ nắm rõ lịch trình, theo dõi tiến độ của dự án.

3.3 Hiển thị tài nguyên và lịch trình

Gantt được sử dụng để hiển thị các tài nguyên và lịch trình của dự án. Bằng cách phân bổ tài nguyên cho công việc và xác định thời gian cần thiết cho mỗi công việc, người quản lý có thể theo dõi và đảm bảo công việc hoàn thành đúng hạn.

3.4 Phân bổ nguồn lực hợp lý

Biểu đồ Gantt cho phép người sử dụng có được hình dung chi tiết về các nhiệm vụ tại một thời điểm cụ thể và giai đoạn chuyển tiếp công việc cho người sau. Bên cạnh đó, Gantt cũng cho bạn biết cần bao nhiêu thời gian và nhân sự để hoàn thành dự án. Người quản lý dự án từ đó mà sắp xếp và phân công nhiệm vụ đến nhân viên hợp lý hơn.

4. Lợi ích khi sử dụng sơ đồ Gantt trong quản lý công việc

Bởi vì là định dạng biểu đồ thanh nên người dùng có thể nhanh chóng kiểm tra tiến độ. Khi quan sát sơ đồ Gantt, chúng ta dễ dàng nhận thấy:

• Màn hình trực quan toàn bộ dự án rõ ràng
• Thời gian bắt đầu và thời hạn của các nhiệm vụ
• Mối quan hệ và sự phụ thuộc giữa những đầu công việc khác nhau
• Các giai đoạn của dự án

Lời kết,

Trên đây là bài viết chia sẻ về biểu đồ Gantt là gì và vai trò trong quản lý dự án. Mong rằng những thông tin mang đến cho bạn nhiều điều hữu ích giúp việc quản lý hiệu quả hơn. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào về chủ đề này hãy để lại bình luận bên dưới nhé! Blognhansu sẽ giải đáp nhanh nhất cho bạn.

• Phương pháp sử dụng ma trận Eisenhower, bạn có biết?
• KRI là gì? Phân biệt KRI và KPI trong quản trị doanh nghiệp