Review về khóa học kỹ năng lập KPI chuẩn Lean

Tối qua tôi, khi đứng lớp buổi 6 chia sẻ về Kỹ thuật xây dựng hệ thống QT hiệu suất theo BSCvsKPI phần thiết lập thư viện KPI bộ phận, tôi nhận được một nhận xét: "Cách làm này có phải là theo chuẩn Lean không thầy?". Có chút ngạc nhiên vì lần đầu tiên tôi nghe đến thuật ngữ "KPI chuẩn Lean" nên tôi đã hỏi chị học viên thêm thông tin về phương pháp này.

Khi kết thúc lớp học, tôi được chị chia sẻ slide liên quan đến "Khóa học kỹ năng lập KPI chuẩn Lean". Chị cũng đã học khóa này. Xem xong, tôi thấy có chút thú vị nên bảo chị là buổi học sau, chị nhớ nhắc để Cường review và hướng dẫn chị lại cho nhớ về nội dung khóa học. Và dưới đây là nội dung tôi muốn chia sẻ (review) cho chị:

1. Đầu tiên chúng ta cùng tìm hiểu thuật ngữ:
- Sản xuất tinh gọn hay sản xuất tiết kiệm (tiếng Anh: lean manufacturing; viết tắt: lean) là một trong những phương pháp quản trị hiện đại nhằm tinh gọn hóa sản xuất, giảm thiểu lãng phí trong doanh nghiệp, gia tăng hiệu quả kinh doanh. (Nguồn Wiki)
- KPI, hiện nay trong giới Quản trị Nhân sự đang tồn tại 3 kiểu định nghĩa về KPI cho dù khi viết tiếng anh, KPI đều là Key Performance Indicators. Cụ thể:
+ Định nghĩa số 1: Đơn giản nhất, đa phần mọi người đều hiểu KPI là công cụ đo hiệu suất hiệu quả công việc. Ví dụ như trong tình huống sếp hỏi nhân viên: KPI của em thế nào? Tức là hiệu quả công việc của em thế nào? Định nghĩa này có vẻ giống như định nghĩa trong bài viết số 1 ở trên.
+ Định nghĩa số 2: Cách định nghĩa này phức tạp hơn một chút do có từ "Key" nên một số anh chị em hay định nghĩa KPI là công cụ đo hiệu suất hiệu quả công việc quan trọng. Đây là định nghĩa hay được dùng bởi những ai đã từng tiếp xúc thường xuyên với KPI như là các HR chuyên đánh giá hoặc HRM hoặc những người đã có tìm hiểu, qua lớp đào tạo về KPI cơ bản. Ví dụ: Mỗi vị trí sẽ có những chỉ số đo hiệu quả công việc quan trọng. Các chỉ số đó được gọi là KPI. Nó thể màu sắc của vị trí đó. Mỗi công việc sẽ có một màu khác nhau. Như sale sẽ là doanh thu, kế toán là chi phí, nhân sự là hiệu quả công việc. Định nghĩa này giống như định nghĩa trong bài viết số 2 ở ý: Nhìn vào KPI chúng ta có thể hiểu rõ một ...một cá nhân đang thực hiện công việc gì.
+ Định nghĩa số 3: KPI là công cụ đo hiệu suất hiệu quả cốt yếu. KPI này là chỉ số cốt yếu, có tác động đến toàn bộ tổ chức, được theo dõi thường xuyên bởi lãnh đạo. Đây là định nghĩa phức tạp nhất mà giới chuyên gia - những người tìm hiểu sâu hoặc thiên hướng đi vào học thuật hay dùng. Ví dụ: Tôi đã từng đọc một bài báo về kinh doanh của 1 hàng xe công nghệ. Trong bài báo đó, CEO đã trả lời về 2 chỉ số quan trọng mà anh ấy quan tâm đó là: Tỷ lệ khách gọi được xe và tỷ lệ xế có khách gọi. Anh CEO chia sẻ là luôn theo dõi 2 chỉ số này và tìm cách để các chỉ số đó cao và cân bằng. Như vậy, chúng ta có thể hiểu 2 chỉ số này chính là chỉ số hiệu suất cốt yếu của tổ chức.

Từ các định nghĩa thì có thể hiểu: "lập KPI chuẩn Lean" từ là tìm ra các thước đo hiệu suất (hoặc hiệu quả) theo phương pháp tinh gọn.

2. Tôi hiểu vậy nhưng khi xem slide xong thì có vẻ không như vậy. Tôi xem nội dung các slide và phát hiện ra phương pháp này gần như giống như phương pháp Winning KPI (hay CSF - KPI) của David Parmenter.

Trong bài: "Bạn có phân biệt được BSC – KPI và CSF – KPI khác nhau ở điểm nào không?", tôi có tổng kết các bước tìm ra các thước đo hiệu quả công việc từ các Nhân tố thành công của David Parmenter từ quyển sách của ông:
Bước 1: Xác định các yếu tố tạo ra thành công và các yếu tố thành công then chốt cho tổ chức
Bước 2: Xác định các thước đo kết quả (KPI, PI, KRI, RI) - chỉ số
Bước 3: Tính toán định lượng các kết quả - chỉ tiêu
Bước 4: Phân bổ xuống các bộ phận
Bước 5: Phân bổ xuống các vị trí

Trong quyển sách về KPI của ông, ông cho rằng tìm ra KPI cho tổ chức không nhất thiết cần phải có bản đồ chiến lược mà chỉ cần bản đồ mối quan hệ giữa các nhân tố thành công.

Còn nếu muốn phân các nhân tố thành công thành các nhóm thì ông đề xuất phân vào bản đồ 6 viễn cảnh cân bằng. Ở đó các nhân tố thành công được chia thành 6 nhóm.

Từ đó ông đưa ra bức tranh tổng quan về việc thiết lập KPI như sau:

Dựa trên nền tảng đó, có một số chuyên gia sáng tạo ra phương pháp như BSC - CSF - KPI:

3. Dưới đây là một số slide về phương pháp Leam KPI. Xin phép che tên tác giả để tránh đạp đổ miếng cơm của đồng nghiệp.

Đầu tiên là slide hệ thống KPI chuẩn Lean. Slide này giống hệt như bức tranh tổng thể cách xây dựng KPI theo phương pháp Winning KPI ở trên.

Tác giả cũng đề xuất sử dụng 6 viễn cảnh

Cách làm KPI cũng giống như các bước tôi tổng hợp ở trên.

Tức là xác định các nhân tố thành công rồi kết nối các nhân tố đó lại theo mối quan hệ nhân quả. Sau khi kết nối xong, nếu thấy nhân tố nào có nhiều mũi tên đi ra thì đó là nhân tố thành công cốt lõi.

Khi kéo đến phần cuối của slide. Ở đấy có các ví dụ, tác giả lấy ví dụ về KPI của Toyota. Nhắc đến công ty này là nhắc đến Lean. Đến đây thì tôi hiểu vì sao tác giả lại đặt tên là "KPI chuẩn Lean". Lý do là: Tác giả kết hợp giữa phương pháp Winning KPI của David Parmenter và cách làm KPI của Toyota để ra "KPI chuẩn Lean".

Cuối cùng của slide, tác giả có viết: Một số ví dụ, hình ảnh minh họa được tổng hợp từ nhiều nguồn, sách. Các tri thức cốt lõi và hệ thống KPI tree là của tác giả. Do không được học nên tôi chưa hiểu KPI tree của tác giả là gì. Tôi mò chắc là cách tìm ra KPI:
- Đầu tiên là gốc: Mục tiêu của công ty là gì?
- Tiếp đến là thân: Để đạt mục tiêu đó (gốc) thì cần có các nhân tố thành công hoặc nhân tố thành công cốt lõi nào nào (thân)
- Các nhân tố thành công đó dẫn tới những yếu tố nào cần thiết (cành)
- Các yếu tố cần thiết đó thì có những KPI nào (lá)
Thân mời cả nhà xem hình để rõ hơn:

Ví dụ:
- Gốc: Mục tiêu công ty phát triển
- Thân: Duy trì một nơi làm việc an toàn, hạnh phúc & lành mạnh
- Cành: An toàn, hạnh phúc, sức khỏe, văn hóa, môi trường làm việc
- Lá:
+ Số lượng sáng kiến về an toàn lao động

Thôi thế cũng là một cách diễn giải khác của cách làm KPI. Phương pháp làm KPI của tôi (BSCvsKPI) thì cũng tương tự. Phương pháp này, tôi có tham khảo từ bản gốc BSC của Kplan.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống Quản trị hiệu suất theo BSCvsKPI