Làm gì để có thể quản lý được kỹ thuật hiện đi hiện trường?

Sáng một ngày giữa thu, trời vừa bão xong nên thời tiết thật dễ chịu. Đây là một kiểu thời tiết của Hà Nội mà tôi luôn muốn giới thiệu cho anh chị em các vùng miền để mời họ đến chơi. Họ đến chơi rồi trao đổi về nhân sự với tôi thì còn gì tuyệt vời hơn.

Giờ nếu rơi vào tình huống dưới đây, anh chị em sẽ giải quyết thế nào?

Tình huống: "Chào cả nhà, mình đang sử dụng một phần mềm quản trị nhân sự của Nhật do sếp mình là người Nhật nhưng đang gặp 1 số vấn đề như sau:

- Bài toán chấm công: chủ yếu nhân sự bên mình là kỹ sư thường xuyên đi công tác nên không thể chấm công bằng vân tay nên yêu cầu chụp ảnh báo cáo qua ứng dụng nhưng độ chính xác về thời gian, địa điểm là không cao ảnh hưởng rất nhiều tới việc tính công và lương công tác xa cho các thợ kỹ sư.
- Vấn đề về BHXH: do đặc thù doanh nghiệp là công ty Nhật nên sẽ có cả người lao động nước ngoài nhưng ứng dụng mình đang sử dụng không cập nhật các quy định rõ về đối tượng áp dụng BHXH bắt buộc đối với người lao động Việt Nam nên về BHXH mình luôn phải làm thủ công để tránh vi phạm pháp luật.

Do tính chất công việc nên đội kỹ sư bên mình luôn phải di chuyển làm việc bên ngoài. Mình có làm form để thợ kỹ sư thông báo giờ giấc đi làm, địa điểm công tác và chụp ảnh báo cáo nhưng các anh luôn làm trễ hoặc cuối ngày hay thậm chí là cuối tuần mới điền một thể. Mình cũng tìm hiểu qua một số phần mềm ứng dụng tích hợp các chức năng nhân sự nhưng RẤT MƠ HỒ. Mọi người giúp mình gợi ý một số tên cùng với ưu và nhược điểm của phần mềm nhân sự đó ạ!"

Bài toán này đúng là kinh điển khi tiếp cận để giải quyết vấn đề nhân sự kĩ thuật: Đáng ra, nếu làm trách nhiệm và đúng thì công việc triển khai kỹ thuật ở đối tác sẽ xong trong 2 ngày. Nhưng... lòng người không phải ai cũng vậy. Họ sẽ hoặc đã:
- Đi muộn khi đến đối tác. Thay vì làm từ 8h, họ sẽ đến và làm lúc 10h.
- Về sớm. Thay vì làm đến 17h chiều thì tầm 16h họ sẽ nghỉ.
- Trong quá trình làm: Vừa làm vừa chơi.
Kết quả công việc phải mất 3 ngày mới xong.

Đây là rủi ro. Và đa phần mọi người đều nghĩ cách: Làm form (hoặc phần mềm) để thợ kỹ sư thông báo giờ giấc đi làm, địa điểm công tác và chụp ảnh báo cáo. Nhân viên thì đối phó bằng cách: Luôn làm trễ hoặc cuối ngày hay thậm chí là cuối tuần mới điền một thể. Thậm chí là làm giả dữ liệu. Kinh hơn là bao che cho nhau kể cả trưởng bộ phận.

Thực ra đây chỉ là 1 trong những rủi ro. Nếu nữa thì còn là các vấn đề:
- Kĩ thuật hỗn với khách
- Kĩ thuật tuồn hàng ngoài
- Kĩ thuật cướp khách
- ...

Theo tôi cách giải quyết không phải ở máy chấm công hay phần mềm. Nó nằm ở cái gì đó sâu hơn: Tâm lý và động lực của con người. Do đó cần có giải pháp tổng thể.

Đầu tiên chúng ta cùng thống nhất hành vi của con người trên góc độ sinh học. Trung ương thần kinh (bao gồm não và tủy sống) là nơi điều khiển các hành vi. Để quyết định nên có hành vi A hay hành vi B, não sẽ dựa vào thông tin tiếp nhận được kết hợp hóc môn. Ví dụ: Nếu nhận được nhiều hóc môn hưng phấn và thông tin phía trước có cái hố, não có thể sẽ ra quyết định cho cơ thể nhảy qua. Ngược lại nếu nhận được nhiều hóc môn sợ hãi kết hợp với thông tin phía trước có cái hố, não sẽ ra quyết định cho cơ thể dừng lại.

Chi tiết về việc hóc môn tác động đến hành vi, thân mời bạn đọc bài: Dopamine – hóc môn hạnh phúc tạo ra động lực làm việc

Quá trình ra quyết định của não (khi đã có thông tin và hóc môn) dựa trên một loạt các hiệu ứng tâm lý (suy nghĩ bên trong). Các hiệu ứng tâm lý này còn có thể được gọi là các thuật toán. Hiệu ứng tâm lý là đầu ra của tổng hợp giữa:
- Tính cách.
- Nhận thức (Giá trị - cái mà con người coi trọng + kiến thức kinh nghiệm đã trải qua + thái độ động cơ (hay còn gọi là động lực) + cảm xúc cá nhân lúc nhận thức).
- Học hỏi (môi trường văn hóa của nơi làm việc).
Ví dụ như: Hiệu ứng viên kẹo (Đối đãi với ai đó tốt và đủ lâu, họ sẽ coi đó là điều đương nhiên), hiệu ứng cửa sổ vỡ (Khi một vấn đề xảy ra mà không được giải quyết, con người sẽ coi đó như không phải vấn đề và tiếp tục tạo ra các vấn đề tương tự). Nghĩa là: Khi có thông tin A + hóc môn B đi vào não thì hiệu ứng tâm lý C xuất hiện trong não, từ hiệu ứng C, hành vi D được thể hiện ra ngoài.

Sau khi nắm được tổng quan cách thức con người đưa ra hành vi, chúng ta tác động dần tới các yếu tố nhằm giải quyết các bài toán trên. Cụ thể, chúng ta sẽ tác động đến đủ cả 5 hoạt động QTNS: Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải:

1. Tuyển: Tìm ra được người có tính cách trách nhiệm, không lươn lẹo, phù hợp với công việc kĩ thuật.
2. Dạy: Liên tục đào tạo, truyền thông nâng cao văn hóa trách nhiệm và trung thực (tăng cường nhận thức cho các kĩ thuật và quản lý).
3. Dùng: Xây dựng hệ thống quản lý thực hiện công việc với các yếu tố:
+ Người quản lý: Làm đúng nhiệm vụ của quản lý. Thực hiện đầy đủ chu trình P (lập kế hoạch) D (triển khai công việc) C (kiểm tra, giám sát) A (cải tiến, chỉnh sửa, hướng dẫn).
+ Người hỗ trợ quản lý (nhân sự, kế toán, kiểm soát nội bộ): Cũng giống như quản lý, họ cần làm đúng nhiệm vụ của mình, nghiêm minh.
+ Công cụ chính sách cần xây dựng sao cho các bên kiểm soát chéo, hậu kiểm và dự phòng được các rủi ro và hạn chế các lãng phí (7 loại) trong quá trình thực hiện công việc. Tức phải có các công cụ sau:
- Mô tả công việc với nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể, tránh đưa các nhiệm vụ theo kiểu vừa đá bóng vừa thổi còi.
- Quy trình thực hiện công việc sao cho vừa sát thực tế vừa dự phòng được các rủi ro, hạn chế lãng phí.
- Chỉ tiêu thực hiên công việc (định mức, định biên, tiêu chuẩn công việc, kpi) có đủ.
- Chính sách thưởng (tạo động lực bên ngoài) khi tuân thủ đúng quy định chính sách.
- Quy chế, quy định dành riêng cho các kỹ thuật để thực hiện và giám sát công việc
4. Giữ: Đưa ra các chính sách lương, phúc lợi sao cho công bằng giữa bên trong và bên ngoài
5. Thải: Cần có quy trình, chế tài xử lý kỷ luật và liên tục duy trì luật lệ không phân biệt người có vị trí nào. Loại bỏ dần người không thích hợp với tổ chức.

Lý thuyết là vậy, giờ chúng ta đi chi tiết hơn vào tình huống của câu hỏi.

Bối cảnh của câu hỏi:
- Sếp mình là người Nhật, đặc thù doanh nghiệp là công ty Nhật: Như vậy khả năng cao công ty sẽ có văn hóa Nhật tức đề cao lòng trung thành, không muốn sa thải ai. Lương trả cả cục theo thời gian và cao so với mặt bằng thị trường.
- Nhân sự bên mình là kỹ sư thường xuyên đi công tác: Lĩnh vực của công ty chắc là dịch vụ gì đó liên quan đến kĩ thuật. Suy ra công ty sẽ có nhiều nam và đa phần là dân kỹ thuật người Việt.
- Cách quản lý: Yêu cầu chụp ảnh báo cáo qua ứng dụng nhưng độ chính xác về thời gian, địa điểm là không cao ảnh hưởng rất nhiều tới việc tính công và lương công tác xa cho các thợ kỹ sư.

Giải pháp:
1. Tuyển: Không rõ công ty đã đủ định biên chưa. Nếu đủ rồi thì thôi. Nếu chưa thì:
- Xây dựng bộ tiêu chí tuyển dụng và các bài đánh giá tuyển dụng kĩ thuật
- Tiếp tục tuyển dụng để tìm ra được người có tính cách trách nhiệm, không lươn lẹo, phù hợp với công việc kĩ thuật.

2. Dạy:
- Liên tục đào tạo, truyền thông nâng cao văn hóa trách nhiệm và trung thực (tăng cường nhận thức cho các kĩ thuật và quản lý).
- Đào tạo cho sếp Nhật biết người Việt có suy nghĩ khác người Nhật. Cho sếp biết về 6 chiều văn hóa dân tộc của Hofstede. Từ đó để sếp đồng ý cho phép thay đổi chính sách và công cụ quản trị phù hợp với người Việt hơn.

3. Dùng: Xây dựng hệ thống quản lý thực hiện công việc với các yếu tố:
+ Người quản lý:
- Kiểm tra lại xem Quản lý kĩ thuật có làm đúng nhiệm vụ của quản lý. Thực hiện đầy đủ chu trình P (lập kế hoạch) D (triển khai công việc) C (kiểm tra, giám sát) A (cải tiến, chỉnh sửa, hướng dẫn) không? Nếu không thì yêu cầu họ làm đúng việc hoặc đào tạo họ để họ làm đúng.
- Đưa ra công cụ để giúp quản lý và văn phòng giám sát công việc tốt hơn và không bị làm giả dữ liệu. Ở đây tác giả đang tìm kiếm phần mềm.

+ Người hỗ trợ quản lý (nhân sự, kế toán, kiểm soát nội bộ): Cũng giống như quản lý ở trên, kiểm tra xem khối hỗ trợ làm đúng nhiệm vụ của mình, nghiêm minh chưa? Nếu công ty có quá nhiều địa điểm và tình trạng quản lý bao che nhân viên, khối hỗ trợ buông lỏng quản lý và chưa có phòng Kiểm soát nội bộ thì thiết lập bộ phận kiểm soát nội bộ. Cung cấp cho Kiểm soát nội bộ đủ quyền và tách họ ra khỏi những bộ phận khác để họ có uy và can đảm kiểm soát.

+ Công cụ chính sách cần xây dựng sao cho các bên kiểm soát chéo, hậu kiểm và dự phòng được các rủi ro và hạn chế các lãng phí (7 loại) trong quá trình thực hiện công việc. Tức phải có các công cụ sau:
- Mô tả công việc với nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể, tránh đưa các nhiệm vụ theo kiểu vừa đá bóng vừa thổi còi.
- Quy trình thực hiện công việc sao cho vừa sát thực tế vừa dự phòng được các rủi ro, hạn chế lãng phí. Cụ thể là có thêm quy trình: Quy trình kiểm soát nội bộ
- Chỉ tiêu thực hiên công việc: Tiến hành định mức lao động, xác định định biên và tiêu chuẩn công việc, kpi.
- Chính sách thưởng (tạo động lực bên ngoài) khi tuân thủ đúng quy định chính sách:
--+ Do chính sách của công ty hiện thời đang là ăn lương theo thời gian nên tôi đề nghị đổi sang chính sách khoán công nhật (nếu có thể tính được công nhật) hoặc thưởng KPI.
--+ Áp dụng chính sách xếp hạng theo ngăn xếp nếu như thực sự đang có tình trạng quản lý bao che nhân viên.
--+ Kiểm tra lại các chính sách về tài chính, không chế hạn mức, không cho phép vượt quá ngân sách.
- Quy chế, quy định dành riêng cho các kỹ thuật để thực hiện và giám sát công việc.

4. Giữ: Đưa ra các chính sách lương, phúc lợi sao cho công bằng giữa bên trong và bên ngoài. Giống như trên, thay đổi chính sách lương thời gian thành lương khoán hoặc lương 3P.

5. Thải: Cần có quy trình, chế tài xử lý kỷ luật và liên tục duy trì luật lệ không phân biệt người có vị trí nào.

Bài cũng dài, nếu bạn muốn biết chi tiết từng giải pháp và ví dụ, biểu mẫu cụ thể, hãy reply ở bài này. Tôi sẽ tiếp tục trao đổi để làm rõ hơn.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản