Cách làm KPI từ OGSM

Trong nhiều công cụ để quản trị hiệu suất và hiệu quả công việc, chúng ta có OGSM. Đây là công cụ quản trị đã lâu đời và nhiều khi chúng ta đã dùng mà không cần phải biết đến thuật ngữ này. Theo tôi OGSM được dùng để có thể định lượng được hiệu quả, ra được các KPI công việc. Như trong bài "Sự phát triển của các phương pháp đánh giá", tôi liệt kê ra một loạt phương pháp để xây KPI:
1 JD - KPI: Từ mô tả công việc tìm ra các thước đo hiệu quả công việc.
2 CSF - KPI: Từ nhân tố thành công tìm ra KPI
3. S - KPI: Từ chiến lược tìm ra KPI
4. O - G - SM: Từ các mục tiêu tìm ra KPI
5. O - KR: Từ điều quan trọng tìm ra kết quả quan trọng
6. S - CSF - KPI: Từ chiến lược tìm ra chiến thuật rồi ra thước đo hiệu quả công việc
7. B - S - KPI (BSC - KPI): Từ chiến lược cân bằng 4 khía cạnh ra thước đo KPI
8. B - S - CSF - KPI (BSC - CSF - KPI): Từ chiến lược cân bằng 4 khía cạnh tìm ra chiến thuật rồi từ đó tìm ra KPI.
9. B - O - KR (BSC - OKR): Từ điều quan trọng trong 4 khía cạnh tìm ra kết quả quan trọng.
10. B - S - JD - KPI (BSC mx JD - KPI): Từ chiến lược cân bằng 4 khía cạnh kết hợp với chức năng công việc để tìm ra thước đo hiệu quả công việc.

Ở bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về phương pháp số 4. Trước khi bình luận tiếp xin mời cả nhà tham khảo công cụ:

Định nghĩa: Công cụ OGSM là cách tiếp cận hiệu quả giúp các nhà lãnh đạo quản trị một cách tổng thể toàn bộ quá trình, liên kết được 3 yếu tố mục tiêu, chiến lược và đo lường để đạt được kế hoạch đã đề ra. OGSM là viết tắt của Objectives, Goals, Strategies and Measurements.

Phương thức triển khai OGSM: Bắt đầu từ xác định mục tiêu tổng thể của tổ chức (Objectives). Từ đó hình thành những đích nhắm (Goals) để đạt mục tiêu trên. Trên cơ sở đó, lãnh đạo đề ra những chiến lược nhằm đạt được những đích nhắm. Đồng thời có chỉ số đo lường để xem xét tiến trình và sự hiệu quả trong thực thi chiến lược.

Khi tìm hiểu sâu hơn về OGSM, tôi thấy cũng có vài phiên bản triển khai ở Việt Nam:
- Phiên bản triển khai 1: Coi O như là chiến dịch (tổng hợp của nhiều chiến lược). G là chiến lược (mục đích). S là chiến thuật. M là các chỉ số và chỉ tiêu cần đạt (KPI). Các triển khai:

Giai đoạn 1: Làm OGSM cho công ty.
- Bước 1: Xác định chiến dịch (nhóm chủ đề chiến lược hoặc viễn cảnh) (O)
- Bước 2: Xác định chiến lược cần triển khai (G)
- Bước 3: Xác định các chiến thuật cần có (S)
- Bước 4: Xác định thước đo và kế quả của chiến thuật (M)

Giai đoạn 2: Làm OGSM cho bộ phận.
- Bước 1: Xác định chiến lược của bộ phận dựa vào phần G trong OGSM công ty (O)
- Bước 2: Xác định chiến thuật cần triển khai (G)
- Bước 3: Xác định các công việc lớn cần có (S)
- Bước 4: Xác định thước đo và kế quả công việc lớn (M)

Giai đoạn 3: Làm OGSM cho vị trí.
- Bước 1: Xác định chiến thuật cần triển khai dựa vào phần G trong OGSM của bộ phận (O)
- Bước 2: Xác định công việc lớn cần triển khai (G)
- Bước 3: Xác định các kế hoạch hành động công việc cần có (S)
- Bước 4: Xác định thước đo và kế quả của công việc cần hành động (M)

Ví dụ về biểu mẫu:

- Phiên bản triển khai 2: Coi O là chiến lược. G là chỉ số và chỉ tiêu cần đạt (KPI). S là chiến thuật (hoặc kế hoạch hành động). M là cách thức và công cụ đo. Các bước làm như sau:

Giai đoạn 1: Làm OGSM cho công ty.
- Bước 1: Xác định chiến lược (O)
- Bước 2: Xác định thước đo và kết quả (G)
- Bước 3: Xác định các chiến thuật cần có (S)
- Bước 4: Xác định cách thức, công cụ đo lường (M)

Giai đoạn 2: Làm OGSM cho bộ phận.
- Bước 1: Xác định chiến thuật cho bộ phận dựa vào OGSM của công ty (O)
- Bước 2: Xác định thước đo và kế quả (G)
- Bước 3: Xác định các kế hoạch hành động cần có (S)
- Bước 4: Xác định cách thức, công cụ đo lường (M)

Giai đoạn 3: Làm OGSM cho vị trí.
- Bước 1: Xác định công việc cho cá nhân dựa vào OGSM của bộ phận (O)
- Bước 2: Xác định thước đo và kế quả (G)
- Bước 3: Xác định các kế hoạch hành động cần có (S)
- Bước 4: Xác định cách thức, công cụ đo lường (M)

Ví dụ về biểu mẫu:

Nguồn tham khảo ODclick và Giamdoc.net

Nhìn vào biểu mẫu là chúng ta ra cách làm KPI rồi đúng không ạ? Tôi thấy phiên bản 2 có vẻ dễ hiểu và áp dụng hơn. Nhưng phiên bản 1 nếu nhìn rộng ra thì lại giống như phương pháp BSC - KPI (số 7). Cả 2 phiên bản này khá tương đồng với phương pháp OKR (số 5).

Nhắc đến OKR là tôi lại nhớ đến bài "Nếu OK rồi thì ta có OKR". Trong bài, tôi đã viết rằng OKR đã tồn tại từ xưa mà người ta không cần biết đến thuật ngữ chứ không phải đến bây giờ mới biết OKR. Và ở bài này cũng vậy. OGMS cũng đã được giới quản trị Việt Nam ta ứng dụng từ lâu rồi và cũng không cần phải phương tây nào hướng dẫn cả. Xin tiếp tục lấy lại cái ảnh kế hoạch của tôi những năm 2008 để so sánh với bản OGSM ở trên

Các kế hoạch này được tôi lập mà không cần biết đến thuật ngữ OKR hay OGSM gì cả. Lúc đó lập chỉ làm sao cho có thể cân đo đong đếm được, cụ thể nhất có thể.

Anh chị có thấy các mẫu OGSM ở trên và kế hoạch của tôi ở dưới giống nhau không?

Vậy là tôi đã giới thiệu thêm với bạn một công cụ quản trị hiệu suất nữa. Tùy vào quan điểm (khẩu vị) của tổ chức và trình độ con người bên trong, chúng ta sẽ chọn lấy 1 trong các công cụ. Không nhất thiết cứ phải công cụ A hay B như nhiều chuyên gia đã nói.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QT Nhân sự bài bản