Làm thế nào để phân công công việc hiệu quả?

Phân công công việc không hề đơn giản đối với bất kỳ nhà quản trị nào. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc và văn hóa công ty. Vậy làm thế nào để phân công công việc hiệu quả? Cùng Blognhansu tìm hiểu nhé!

1. Lựa chọn đúng người phân công công việc

Để trở thành một nhà lãnh đạo giỏi thì bạn phải hiểu được điểm mạnh, điểm yếu và sở thích của nhân viên. Nếu cần ủy thác một nhiệm vụ đòi hỏi nhiều sự hợp tác để hoàn thành, đừng giao nó cho người thích làm việc một mình. Hãy ủy quyền cho một người có tính teamwork cao.

Bên cạnh đó, bạn có thể lập một danh sách các nhiệm vụ và cho các thành viên lựa chọn task phù hợp với năng lực và sở thích của mình nhất. Để cho mỗi người chọn nhiệm vụ là một cách giúp truyền cảm hứng và trách nhiệm với công việc.

2. Giải thích tại sao bạn phân công công việc

Nếu giao công việc, nhiệm vụ cho ai đó, bạn nên giải thích lý do phân công cho người đó. Như người sáng lập The Muse - Alex Cavoulacos từng nói: “Khi bạn giao việc cho ai đó, hãy nói cho họ biết lý do chọn họ cụ thể như thế nào và bạn hy vọng điều này sẽ giúp họ phát triển như thế nào”.

Không chỉ vậy, giúp các thành viên coi mỗi nhiệm vụ được giao là cơ hội để đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn hoặc phát triển những kỹ năng mới.

3. Xây dựng thời gian biểu hợp lý

Xây dựng thời gian biểu hợp lý sẽ giúp mọi người tập trung và theo sát tiến độ công việc, điều này không làm cho nhân viên cảm thấy chênh lệch. Biết được công việc mình làm và những người khác đang làm. Điều này phù hợp cho những công việc ít bị giới hạn bởi thời gian hay các nhiệm vụ phức tạp.

Tương tự các mục tiêu nhiệm vụ, bạn nên gửi một bản tóm tắt qua email nhắc lại từng giai đoạn của tiến trình. Từ đó, đảm bảo rằng mỗi thành viên của dự án có quyền truy cập vào cùng một nguồn thông tin và theo dõi được tiến độ công việc.

4. Hướng dẫn nhân viên

Khi giao một nhiệm vụ cho nhân viên, nhà quản trị nên hướng dẫn đầy đủ cho nhân viên về công việc được giao và lộ trình để hoàn thành công việc. Mô tả công việc đầy đủ cho nhân viên cấp dưới, nhân viên sẽ đảm bảo rằng họ chắc chắn hoàn thành công việc và không “đùn đẩy” cho ai khác.

5. Quản lý công việc không phải là theo dõi mọi lúc

Một số nhà quản lý có thói quen theo dõi chi tiết tiến độ công việc. Nhưng đôi lúc, điều này sẽ gây sự khó chịu và ức chế cho nhân viên. Nên thay vì quản lý những điều nhỏ, hãy để nhân viên chủ động hoàn thành công việc, miễn là mang lại hiệu quả.

Nhà quản trị nên thỉnh thoảng theo dõi những công việc dài hạn. Điều này giúp họ có cái nhìn sâu sắc về tiến độ và cho nhân viên có cơ hội đưa ra bất kỳ câu hỏi hay trở ngại nào phát sinh trong quá trình này.

Lời kết,

Phân công công việc luôn là bài toán nan giải với bất kỳ nhà quản trị nào. Làm thế nào để phân công công việc hiệu quả và tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm? Mong rằng với những gợi ý của Blognhansu bạn sẽ cảm thấy hữu ích. Hẹn gặp trong những bài viết tiếp theo!