Khi làm chiến lược theo BSC, công ty cần chuẩn bị những báo cáo số liệu gì của năm trước, năm nay?

Hôm nay vừa họp với anh em trong công ty để hội nhập bạn nhân viên mới và cũng để chia sẻ lại văn hóa tổ chức xong thì khi về đến chỗ ngồi, tôi nhận được câu hỏi:

“Em học viên lớp lương 3P11 ạ

Em vào lớp học muộn hơn các anh/chị trong lớp (giữa tháng 2) nhưng hiện em đang phụ trách xây dựng KPI và lương 3P cho công ty. Em có 1 số câu hỏi, xin nhờ thầy hỗ trợ giúp em được không?

Em cảm ơn thầy.

Hiện bên em đã có mô tả công việc cho các vị trí, nhưng chưa link (liên kết) được mô tả công việc này với chiến lược của công ty, vì các Sếp chưa họp, đưa định hướng chiến lược năm 2023.

Em đã xin và được duyệt buổi họp chiến lược giữa Ban Giám đốc Công ty và các Trưởng phòng để xác định chiến lược tổng của Công ty và giao chỉ tiêu xuống bộ phận để lên chỉ tiêu KPI cho bộ phận mình. Vậy trong buổi họp chiến lược sắp tới, em cần yêu cầu các Trưởng bộ phận bao gồm: Kế toán trưởng, Trưởng phòng chuyên môn, Trưởng phòng Marketing, Trưởng phòng Kinh doanh chuẩn bị những báo cáo số liệu gì của năm trước, năm nay, ... để các Sếp có căn cứ đưa chiến lược.”

Câu hỏi hay quá. Và đây cũng là câu hỏi mà tôi hay được hỏi khi đi tư vấn xây dựng hệ thống Quản trị hiệu suất theo BSCvsKPI cho các đối tác. Với kinh nghiệm triển khai của tôi thì có cho các số liệu, hay nói trước các câu hỏi thì các bên cũng không thể trả lời được. Một phần do họ không có hệ thống (thì thế mới cần xây), một phần cũng do họ bận đến độ không trả lời. Chính vì thế tôi thường trả lời khi có yêu cầu rằng: Họ không cần phải chuẩn bị gì. Nếu họ không trả lời một cách chính xác câu hỏi về số liệu tức là họ không có số liệu. Về sau họ cập nhật cũng ổn.

Bên cạnh đó, việc chuẩn bị các số liệu của năm trước chủ yếu là để tham chiếu là chính. Các số liệu cần ở lúc làm chiến lược thường hay tản mát ở các bộ phận. Vì thế nếu làm chiến lược thì nên có các trưởng bộ phận. Họ sẽ đưa ra được các câu trả lời số liệu chính xác nhất. Trong trường hợp họ không có số liệu thì tức là giống như tôi viết ở trên: Họ không có hệ thống Quản trị tốt.

Thêm nữa, khi làm chỉ tiêu (số liệu chiến lược), tôi thường hay căn cứ vào các con số gốc là doanh thu, lợi nhuận, chi phí rồi “thác đổ”, phân rã xuống các số liệu khác. Cùng với đó là tôi cũng cùng ban lãnh đạo tham chiếu con số của ngành. Vì thế việc cần chuẩn bị số liệu trước cho hội đồng chiến lược với tôi cần nhưng không chuẩn bị trước cũng không sao.

Mặc dù không cần nhưng đối tác yêu cầu thì tôi vẫn có. Dưới đây là các câu hỏi tư duy và số liệu cần có cho việc lập chiến lược theo BSCvsKPI:

1. Câu hỏi tư duy dành cho thành viên hội đồng:
1.1 Buổi 1: Xác định dòng chảy ý tưởng chiến lược doanh nghiệp
A. Phân tích SWOT:
- Công ty có điểm mạnh là gì?
- Công ty có điểm yếu là gì?
- Công ty có cơ hội là gì?
- Công ty có thách thức là gì?

B. Xác đinh chiến lược tổng thể của công ty:
- Nhìn vào bảng SWOT, vui lòng cho biết phương án chiến lược của công ty trong chu kỳ sắp tới là gì?
- CEO chốt phương án chiến lược tới là gì?
- Vui lòng đặt ra một chủ đề chung cho phương án chiến lược đó?

C. Xác định chiến lược SBU:
a. Chiến lược R&D sản phẩm:
- Hiện tại công ty có các dòng sản phẩm là gì?
- Trong dòng sản phẩm đó thì công ty có các sản phẩm là gì?
- Trong chu kỳ chiến lược mới, công ty có định nghiên cứu và phát triển thêm dòng hay sản phẩm nào mới không?
- Các sản phẩm của công ty được nghiên cứu phát triển theo định hướng chiến lược bán nào? (Bán lẻ, bán combo, bán hỗn hợp)
- Công ty có nghiên cứu và phát triển theo định hướng chiến lược chuỗi giá trị sản phẩm? Nếu có thì đâu là sản phẩm phễu, neo, key, upsale, tái bán?
- Các sản phẩm của mình cho nhóm đối tượng khách hàng nào (B2B hay B2C)?
- Công ty có định phát triển theo hệ sinh thái sản phẩm? (đa dạng hóa đồng tâm hay khác tâm)
- Nếu có thì đâu là sản phẩm gốc, đâu là sản phẩm ứng dụng?

b. Chiến lược thương hiệu:
- Kinh phí làm thương hiệu của công ty cho từng sản phẩm nhiều hay ít?
- Uy tín công ty mẹ hay dòng sản phẩm mạnh hay yếu?
- Lĩnh vực kinh doanh cho các thương hiệu là cùng lĩnh vực hay khác lĩnh vực?
- Mức độ nhận biết của khách hàng về thương hiệu là nhiều người biết hay ít người biết?

c. Chiến lược vận hành:
- Quy mô và doanh thu trong chu kỳ chiến lược của dòng sản phẩm? Lớn hay nhỏ?
- CEO chốt chọn chiến vận hành là gì? Chọn holding - vận hành độc lập hay coporate - vận hành phụ thuộc?

d. Chiến lược phát triển thị trường:
- Chân dung khách hàng (nhân khẩu học) cho từng dòng sản phẩm hiện tại của công ty là gì?
- Chân dung khách hàng (nhân khẩu học) cho từng dòng sản phẩm mới của công ty là gì?
- Chúng ta vẫn tiếp tục dùng các sản phẩm hiện tại bán cho thị trường hiện tại hay bán cho thị trường mới?
- Các sản phẩm mới của chúng ta sẽ được bán vào thị trường nào? hiện tại hay mới?

e. Chiến lược giá:
- Tính chất cạnh tranh của thị trường cao hay thấp?
- Lĩnh vực công ty có là sản xuất hay bán lẻ?
- Nhu cầu khách hàng theo mùa vụ cao hay thấp?
- Sản phẩm độc đáo hay bình thường?
- Thời điểm gia nhập thị trường của sản phẩm?
- Loại khách hàng của sản phẩm là gì?
- Sản phẩm là bán lẻ hay combo?

f. Chiến lược phân phối:
- Kênh phân phối hiện tại là kênh nào? Trực tiếp hay gián tiếp?
- Sắp tới chúng ta có định phát triển thêm kênh nào không? Kênh đó là kênh gì?

g. Chiến lược xúc tiến (quảng cáo):
- Mức độ tăng trưởng (năm trước/ năm trước nữa) của sản phẩm? Lớn hơn 10% hay thấp hơn 10%
- Mức độ thị phần sản phẩm của mình so với đối thủ lớn nhắt cùng phân khúc (Doanh thu SP của công ty/ DT Sp của đối thủ)? Lớn hơn 1 hay nhỏ hơn 1

h. Chiến lược cạnh tranh:
- Tại sao khách hàng lại chọn sản phẩm của công ty mà không phải là của đối thủ cạnh tranh?
- Lợi thế sản phẩm của công ty là gì?
- Các hoạt động chính của công ty là gì?
- Cho sản phẩm chạy qua chuỗi giá trị, điểm chúng ta hơn so với đối thủ cạnh tranh cùng phân khúc là gì?

D. Xác định chiến lược cấp chức năng:
- Từ chiến lược cạnh tranh, các bộ phận sẽ có ý tưởng định làm gì để phục vụ cho chiến lược cạnh tranh?
- Bộ phận nhân sự sẽ đưa ra chiến lược nhân sự là gì?
- Bộ phận kế toán có chiến lược là gì?
- Bộ phận sản xuất sẽ có chiến lược gì?

1.2 Buổi 2 : Lên bản đồ chiến lược theo phương pháp BSC
A. Viễn cảnh tài chính:
- Để công ty phát triển hơn so với năm trước thì công ty cần gì?
- Cổ đông và người chủ cần gì từ tổ chức?
- Chiến lược về lợi nhuận của chúng ta là gì trong chu kỳ này?
- Để đạt được chiến lược lợi nhuận thì chúng ta cần làm gì?
- Chiến lược về bán hàng của chúng ta là gì?
- Chiến lược về chi phí của chúng ta là gì?
- Để chiến lược bán hàng thành công chúng ta sẽ làm gì?
- Để chiến lược chi phí thành công thì chúng ta định làm gì?
- Chúng ta còn định làm gì trong viễn cảnh tài chính?

B. Viễn cảnh Khách hàng:
- Để chiến lược doanh thu thành công thì chúng ta cần làm gì?
- Chúng ta sẽ làm gì để có thể gia tăng bảo vệ thị phần?
- Ngoài chiến lược ở trên, để chiến lược doanh thu thành công thì chúng ta cần làm gì nữa?
- Trên khía cạnh khách hàng chúng ta còn định làm gì nữa không?

C. Viễn cảnh Nội bộ:
- Để các chiến lược ở 2 viễn cảnh trên thành công thì chúng ta cần gì và cần làm gì?
- Chúng ta còn định làm gì trong viễn cảnh nội bộ?
- Các bộ phận có định làm gì không trong chu kỳ chiến lược tới?
- Các chiến lược đó sinh ra để làm gì?

D. Viễn cảnh Phát triển:
- Công ty cần làm gì để những chiến lược ở phía trên thành công
- Công ty có cần phải làm những gì trong viễn cảnh liên quan đến con ngừoi và nguồn lực vô hình?

E. Xác định mức độ quan trọng của các viễn cảnh:
- Chúng ta có 4 viễn cảnh, nếu tổng điểm là 100 thì CEO sẽ chia cho mỗi viễn cảnh mấy điểm?
- Giữa tài chính và khách hàng thì viễn cảnh nào quan trọng hơn?
- Giữa tài chính và Nội bộ, cái nào quan trọng hơn?
- Giữa tài chính và Phát triển cái nào quan trọng hơn?
- Giữa Khách hàng và Nội bộ cái nào quan trọng hơn?
- Giữa khách hàng và Phát triển cái nào quan trọng hơn?
- Giữa Phát triển và Nội bộ thì cái nào quan trọng hơn?

1.3 Buổi 3 : Xác định KPI chiến lược (KPI CEO)
- Chiến lược …, để thực thi thành công thì có nhân tố hành động hay chiến thuật nào?
- Chiến lược … và chiến thuật … như thế nào là đạt kỳ vọng về số lượng, chất lượng, thời gian, chi phí?
- Thước đo diễn đạt lại kỳ vọng đó là gì?
- Chỉ tiêu là bao nhiêu?
- Tần suất kiểm soát thước đo đó?
- Nếu tổng điểm các chiến lược trong 1 viễn cảnh là 100 thì chúng ta sẽ cho mỗi chiến lược bao nhiêu điểm?

1.4 Buổi 4 : Hoàn thiện thẻ điểm cân bằng BSC
- Chúng ta sử dụng C,T,H và phân bổ các thước đo chiến lược nào xuống các bộ phận?
- Các bộ phận có tham gia vào tạo ra kết quả cho thước đo (KPI) … không?

2. Số liệu cần có để lập chiến lược :
Dưới đây là khoảng 54 số liệu có thể sẽ cần khi dùng xây dựng chiến lược. Tuy nhiên đây chỉ là tham khảo.
- 1 . Tổng lợi nhuận cần đạt tỷ
- 2 . Tỷ lệ lợi nhuận / doanh thu %
- 3 . Tổng doanh thu cần đạt tỷ
- 4 . Tổng số khách mua mới cần có khách
- 5 . Tổng số hợp đồng cần có Hợp đồng
- 6 . Tỷ lệ dự án đấu thầu thành công/ tổng số dự án tham gia đấu thầu %
- 7 . Giá trị trung bình / 1 hợp đồng tỷ
- 8 . Thời gian chuẩn bị thầu trung bình / 1 lần đấu thầu Manday
- 9 . Chi phí làm thầu trung bình/ 1 lần đấu thầu triệu
- 10 . Tổng chi phí tối đa Tỷ
- 11 . Tổng công nợ cần thu tỷ
- 12 . Tỷ lệ công nợ quá hạn trên 30 ngày/ tổng công nợ cần thu %
- 13 . Tổng số data khách hàng tiềm năng quan tâm Data
- 14 . Tỷ lệ chuyển đổi từ data khách hàng tiềm năng thành khách mua hàng %
- 15 . Chi phí trung bình / 1 data khách tiềm năng mới triệu
- 16 . Tổng số lượng khách cũ được "chiều" Khách cũ
- 17 . Số lời khen của khách cũ về chăm sóc Lời khen
- 18 . Số khách cũ mua lại Khách
- 19 . Điểm đồng ý giới thiệu khách mới (NPS) Điểm
- 20 . Chi phí trung bình chiều 1 khách cũ Triệu
- 21 . Tỷ lệ tổng số phàn nàn khiếu nại của khách được giải quyết/ tổng số khiếu nại của khách %
- 22 . Số lần phàn nàn lặp lại của khách về cùng một lỗi Lần
- 23 . Số lần chậm xử lý khiếu nại so với cam kết trên hợp đồng Lần
- 24 . Số bài báo PR cần có Bài PR
- 25 . Tỷ lệ khách biết thương hiệu/ tổng số khách được khảo sát %
- 26 . Tổng số lượt xem bài PR lượt xem
- 27 . Số thị trường mới (tỉnh mới) được mở Tỉnh
- 28 . Số data khách hàng tiềm năng tại thị trường mới Data
- 29 . Số hợp đồng ở thị trường mới Hợp đồng
- 30 . Thời gian có hợp đồng đầu tiên
- 31 . Tổng chi phí mở thị trường mới triệu
- 32 . Số đối tác cần hợp tác Đối tác
- 33 . Số hợp đồng có được từ đối tác Hợp đồng
- 34 . Tổng sản phẩm cần nhập Công
- 35 . Số lần chậm tiến độ theo yêu cầu của khách hàng Lần
- 36 . Thời gian giao hàng trung bình / 1 đơn Ngày
- 37 . Tỷ lệ nhân viên hiểu quy trình kinh doanh/tổng số người có liên quan %
- 38 . Số lỗi vi phạm quy trình làm việc của phòng kinh doanh lỗi
- 39 . Tỷ lệ nhân viên chính thức nghỉ việc/ tổng nhân viên %
- 40 . Tổng số nhân viên nghỉ việc
- 41 . Tỷ lệ nhân viên tồn tại > 5năm / tổng số nhân viên %
- 42 . Tổng số nhân viên ở công ty > 5 năm
- 43 . Tỷ lệ tổng số thời gian nhân viên ở công ty / tổng số thời gian định mức %
- 44 . Tổng số nhà cung ứng mới NCU
- 45 . Tổng số nhà cung ứng ký hợp đồng độc quyền NCU
- 46 . Tỷ lệ nhà cung cấp được quản lý giá/tổng số nhà cung cấp %
- 47 . Tỷ lệ nhà cung ứng có giá thấp so với thị trường/tổng số nhà cung ứng trong thư viện giá %
- 48 . Tổng số nhân viên
- 49 . Số nhân viên cần tuyển thêm Nhân viên
- 50 . Tỷ lệ nhân viên đáp ứng >= chuẩn năng lực/ tổng số nhân viên %
- 51 . Tỷ lệ nhân sự ở ngạch quản lý %
- 52 . Số buổi đào tạo kỹ thuật Buổi
- 53 . Tỷ lệ nhân viên tuân thủ nội quy / tổng số nhân viên %
- 54 . Tổng số cải tiến được áp dụng trong công ty Cải tiến

Đấy, với từng đó câu hỏi và thước đo, tha hồ cho ban lãnh đạo và công ty chuẩn bị. Tôi tin, rồi thì công ty của bạn tôi sẽ giống như tôi nói thôi.

Tái bút: Bạn học viên còn hỏi câu nữa: “Em đã thực hành xong phần lương P1 theo hướng dẫn của thầy, hiện lớp mới học đến lý thuyết P2, em có thể xin thầy trước 1 tài liệu tham khảo khung năng lực công ty và áp mức lương P2 theo khung năng lực ấy, để em mày mò cách thức làm được không ạ. Vì vấn đề lương đang là vấn đề rất cấp bách của công ty em giai đoạn này, nhân viên rời bỏ tổ chức đến 20% sau tết và có thể tình trạng vẫn tiếp diễn nếu không thay đổi. Thầy có thể giúp em không?” Câu này tôi sẽ trả lời trong bài sau.

Nếu anh chị và các bạn quan tâm, hãy trả lời (comment, reply) động viên tôi nhé.

Nguyễn Hùng Cường (mr Kinhcan)
Tư vấn xây dựng Hệ thống QT hiệu suất BSCvsKPI