Mới kế thừa doanh nghiệp của gia đình, làm sao để nắm bắt và bớt rối ren?

Chúc anh chị em có được nhiều niềm vui trong năm mới. Cường mới có tình huống sau, rất mong cả nhà cùng vào trao đổi: "Hi anh Cường, Chúc anh năm mới đạt nhiều thành công mới nhé. Em là A xuất thân cũng là dân kỹ thuật CNTT. Em được kế thừa doanh nghiệp sản xuất nhựa của gia đình. Tuy nhiên hiện tại chỉ quản lý theo kinh nghiệm và thói quen. Đến thời em, em muốn thay đổi nhưng em chưa có kinh nghiệm về quản lý vận hành 1 doanh nghiệp về sản xuất thế này. Anh có thể giúp em định hướng, hoặc các form mẫu file quản lý để em có thể học hỏi được không anh?

Mấy ngày nay em xem blog của anh, nhưng thật sự chưa biết bắt đầu từ đâu. từ việc quản lý nhân sự, quản lý tài chính, kế hoạch các kiểu, nên cũng rối ren lắm."

Trả lời:

A. Theo mình để bắt đầu thì cần hiểu bức tranh này đầu tiên. Bất cứ doanh nghiệp nào đều có 6 lớp văn hóa. Lớp trong sẽ chi phối lớp ngoài.
(Lớp ngoài cùng) 6. Biểu hiện hành vi văn hóa nhân viên - tổ chức
5. Hệ thống Quản trị (bao gồm hệ thống QTNS
4. Chiến lược, phong cách lãnh đạo, quan điểm quản trị
3. Sứ mệnh, tầm nhìn, hoài bão, giá trị cạnh tranh lõi
2. Triết lý tổ chức
(Lớp trong cùng) 1. Tính cách tổ chức

Mọi bài toán đều nằm ở vỏ (lớp 6) và bị chi phối bởi các lớp trong. Vì thế để giải quyết anh cần xây dựng bài bản 5 lớp văn hoá bên trong.

2 bài nói về 6 lớp văn hoá:
- Tổng thể xây dựng Hệ thống QTNS đáp ứng DN bài bản là như thế nào?
- Hệ thống Quản trị nhân sự sinh ra là để phục vụ cho Quan điểm quản trị và chiến lược doanh nghiệp

Còn đây là ví dụ doanh nghiệp theo góc nhìn 6 lớp văn hóa:

- Mô hình văn hóa của Thế Giới Di Động (MWG)
- Mô hình văn hóa “sở hữu” của SRC

B. Sau khi đã hiểu 6 lớp văn hoá thì tiếp theo, trong các lớp ta cần xây lớp 5 là Hệ thống quản trị. Hệ thống QT bao gồm:
- QT điều hành
- QT mar + kinh doanh
- QT sản xuất + dịch vụ
- QT tài chính + kế toán
- QT nhân sự + hành chính

Xây hệ thống là xây chính sách quy trình công cụ. Cùng với việc xây hệ thống thì anh sẽ duy trì tác nghiệp điều hành tất cả các mảng.

Cụ thể là xây:
- Mô tả công việc
- Quy trình triển khai công việc
- Chỉ tiêu thực hiện công việc
- Tài liệu đào tạo hướng dẫn
- Chính sách thúc đẩy làm việc (lương)
- Nội quy/ nguyên tắc làm việc
- Năng lực làm việc

Chúng ta cứ đến từng bộ phận rồi xây. Còn muốn làm chuyên nghiệp thì đi theo lưu đồ sau.

Chi tiết về file: https://blognhansu.net.vn/wp-content/uploads/2017/03/Mo-hinh-he-thong-Quan-tri-Nhan-su.xlsx

C. Nếu muốn tham khảo các file quản lý nhân sự, cả nhà điền thông tin vào đây để hệ thống gửi các tài liệu: https://bit.ly/3CzTQQl

Cách nhanh nhất để hiểu và có thể quản trị được thì cần đến từng bộ phận rồi ngồi xây. Còn nếu muốn nhanh thì cứ bê ở đâu đó về, rồi chỉnh sửa. Xong dùng mệnh lệnh áp dụng.

D. Vừa rồi là tổng quan. Giờ đi sâu vào hiểu tầng 6 và 5. Cụ thể chúng ta cần trả lời câu hỏi sau:

- Tên công ty đầy đủ: để biết loại hình sở hữu công ty.
- Lĩnh vực: để biết tổng quan loại lĩnh vực và sản phẩm công ty, cũng có thể biết thị trường, quy trình, khách hàng chung.
- Quy mô nhân sự và doanh thu: để dự đoán bài toán công ty sẽ gặp.

- Điểm mạnh, điểm yếu hiện tại công ty
- Dòng chảy hoạt động của công ty
- Sơ đồ tổ chức
- Các công cụ chính sách công ty đã có

Thông thường công ty sản xuất hay có:
- Dòng chảy theo sản phẩm: Nghi cứu sản phẩm >> Tìm nguyên vật liệu >> Nhập kho nvl >> Sản xuất >> nhập kho thành phẩm >> Phân phối, quảng cáo >> bán hàng >> chăm sóc kh.
- Sơ đồ tổ chức gồm: BGD, Kinh doanh, Cung ứng, R&D, Kho, Sản xuất, kế toán, HCNS.

E. Hiểu đc lớp 6, 5 rồi thì cần hiểu lớp 4: Chiến lược và quan điển quản trị.
Do là CEO nên Quan điểm quản trị có thể không cần tìm hiểu thêm nhưng chiến lược thì cần rõ. Đây chính là hiểu suy nghĩ ở thượng tầng.

Các chiến lược mà tổ chức duy trì thường là các chiến lược như trong bài sau:
- Ở công ty này làm gì có chiến lược, Cường ơi! https://blognhansu.net.vn/?p=23681
- Cách xác định dòng chảy ý tưởng chiến lược phục vụ xây dựng Bản đồ chiến lược https://blognhansu.net.vn/?p=25276
- Xác định dòng chảy chiến lược của tổ chức trong xây hệ thống QT hiệu suất - tại sao KH lại chọn ta? https://blognhansu.net.vn/?p=26311

F. Đến đây là xong bước bắt đầu rồi. : D Từ đây chúng ta quay lại mục (2) xây hệ thống.

Cụ thể là xây:
- Mô tả công việc
- Quy trình triển khai công việc
- Chỉ tiêu thực hiện công việc
- Tài liệu đào tạo hướng dẫn
- Chính sách thúc đẩy làm việc (lương)
- Nội quy/ nguyên tắc làm việc
- Năng lực làm việc

Chỉ cần xây đủ 7 mục này là chúng ta sẽ hiểu hết doanh nghiệp và không còn rối ren nữa về mặt Quản trị Nhân sự. Chúc bạn tìm lời giải thành công.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản