Cách xây dựng chức năng nhiệm vụ của phòng ban.

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng ban có lẽ đã quá quen thuộc với mọi người, thậm chí ngay trong văn bản pháp luật cũng luôn có phần này.

Vậy chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn xây dựng như thế nào cho phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Hôm trước, Nhung có được 1 bạn hỏi: chị ơi, hiện nay công ty có 2 ph òng ban có chức năng giống nhau, em cần phải xử lý như thế nào ạ?

Ồ, hóa ra thực tế các doanh nghiệp vẫn có những thực trạng này, và HR với vị thế của mình sẽ là người đưa ra “biện pháp khắc phục”.

Chúng ta cùng nghiên cứu chủ đề này nhé.

Theo wiki, chức năng được hiểu theo 2 nghĩa:

Một là: đó là một từ dùng để chỉ khả năng của một cái gì đó, những gì cái đó có thể làm được.

Hai là Miêu tả tính chất có thể hoạt động thuộc hoặc của sự vật được đề cập hoặc do sự vật tạo ra

Ví dụ: Chức năng của xe máy mới hiện nay là phun xăng tiết kiệm.

Hay theo nghĩa Hán việt, chức là việc phần mình còn năng là sức làm được. NHư vậy có thể hiểu chức năng là khả năng của cá nhân, tổ chức có thể thực hiện và hoàn thành một hoặc một số công việc nhất định

Vậy làm thế nào để hoàn thiện được chức năng của công ty?

Theo Nhung, thứ nhất là phải căn cứ vào bản đồ chiến lược của công ty để biết công ty dự định sẽ làm gì, làm như thế nào trong năm tiếp theo từ đó chọn lựa ra cơ cấu tổ chức của công ty.

Tiếp theo sẽ xác định cơ cấu tổ chức của công ty. Công ty theo cơ cấu một chỉ huy hay đa chỉ huy, theo cơ cấu trực tuyến, chức năng, trực tuyến – chức năng hay theo cơ cấu ma trận.

Khi đã xác định cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, công ty cần vẽ ra sơ đồ dòng chảy công việc của công ty sẽ bao gồm những gì. Nhung thì hay đi theo hướng input – process – output để đảm bảo không bị thiếu các hạng mục nào. Trong chuỗi giá trị chúng ta sẽ có các hoạt động chính và các hoạt động phụ trợ. Hôm nào đó Nhung sẽ viết bài chi tiết hơn về áp dụng chuỗi giá trị nhé.

Tiếp theo chúng ta sẽ đặt tên cho các bộ phận làm những công việc đó. Việc đặt tên này tùy theo văn hóa, giá trị cốt lõi của công ty.

Vậy là gần xong rồi đó, giờ chỉ cần lập kế hoạch họp các trưởng bộ phận lại, để các trưởng bộ phận quyết định xem đâu là chức năng chính của bộ phận, đâu là chức năng mà bộ phận chỉ hỗ trợ, đâu là chức năng bộ phận tham gia.

Như thế sẽ giải quyết được bài toán chồng chéo chức năng của các bộ phận rồi.

Chỉ ngắn ghọn thế thôi, nhưng chắc chắc công ty sẽ phải dành không ít thời gian để làm đâu.

Chúc các bạn thành công nhé.

Tác giả: Lưu Thị Kim Nhung