Cách xác định cơ cấu chức năng bộ phận tắt để làm KPI

"Không có Mô tả công việc (JD) thì làm sao mà làm KPI được cơ chứ?" Đã bao giờ bạn nghe ai đó than và đưa ra lời nhận xét như vậy chưa? Nếu chính bạn nhận xét hoặc ai đó thì hẳn họ đang theo phương pháp xây dựng KPI từ Mô tả công việc. Đây là phương pháp làm KPI khá đơn giản. Tuy nhiên phương pháp này có yếu điểm đó là không gắn với chiến lược. Nếu một công ty nào đó có JD cho bạn làm KPI thì bạn đã may mắn rồi. Tôi đi tư vấn thường rơi vào hoàn cảnh khó khăn hơn: tổ chức không có bất cứ cái gì. Vậy tôi phải làm thế nào?

Tất nhiên, do tôi sử dụng phương pháp xây dựng hệ thống Quản trị hiệu suất theo BSC mix JD - KPI nên tôi cũng không cần có mô tả công việc. Tôi chỉ cần các chức năng của bộ phận là đủ. Trong trường hợp nếu bộ phận cũng không có nốt thì tôi sẽ chủ động ngồi cùng trưởng bộ phận làm luôn. Nghĩa là tôi dùng phương pháp phỏng vấn để viết ra các chức năng và cơ cấu của bộ phận.

Trong bài trước, tôi nói rằng, khi đi đến các bộ phận xây KPI, tôi thành lập các tiểu ban (CEO, trưởng phòng chuyên môn, HR phụ trách xây KPI) gắn với từng bộ phận để họ làm. Sau khi tiểu ban xác định được các KPI trực tiếp và liên kết giúp cho chiến lược được thành công, các thành viên sẽ đi vào xác định cơ cấu chức năng bộ phận tắt để làm KPI với các câu hỏi sau:
- Mục đích của phòng: Phòng sinh ra với đích là gì? (Hay phòng đảm bảo điều gì cho tổ chức?)
- Sơ đồ tổ chức của bộ phận: Bộ phận có các vị trí nào và sắp xếp ra sao?
- Chức năng của bộ phận: Các công việc lớn của công ty được giao cho bộ phận thực hiện.
- Ma trận phân nhiệm và phân quyền xuống các vị trí: Bảng phân bổ chức năng thành nhiệm vụ cho các vị trí và quyền hạn của vị trí.

Mặc dù là làm tắt nhưng những câu hỏi ở trên cũng khá cân não với nhiều trưởng phòng.

Đầu tiên, cũng khá nhiều trưởng bộ phận không thể trả lời được câu hỏi: "Phòng sinh ra với đích là gì?". Không trả lời được do quá trình họ lên làm trưởng phòng đã không được đào tạo một cách kỹ càng hoặc đơn giản công ty cũng không xác định được rõ tại sao phòng đó sinh ra. Công ty chỉ thấy cần rồi đẻ ra phòng. Trong trường hợp nếu buổi họp này có CEO, tiểu ban sẽ dễ xác định được mục đích của bộ phận hơn thông qua những mong muốn của họ.

Từng bộ phận được sinh ra để đảm bảo điều gì đó. Nếu bạn muốn biết, tôi xin bật mí cách tôi hay làm đó là tưởng tượng ra bản thân là CEO và sau đó kỳ vọng xem bộ phận sẽ giúp mình giải quyết việc gì, tránh các rủi ro ra sao. Chỉ cần tưởng tượng đủ là bạn sẽ thấy. Ví dụ:

Phòng cung ứng:
- Đảm bảo tiến độ và chất lượng sản xuất thông qua việc cung cấp đầu vào đúng theo kế hoạch
- Đảm bảo chi phí đầu vào thấp
- Đảm bảo tiến độ đáp ứng hàng cho kinh doanh, chất lượng hàng hóa trong kho

Phòng kế toán:
- Đảm bảo các số liệu tài chính kế toán trung thực, chính xác; tuân thủ theo quy định pháp luật
- Đảm bảo nguồn vốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh

Phòng sản xuất:
- Đảm bảo sản xuất ra sản phẩm đúng tiến độ, chất lượng và số lượng
- Đảm bảo hạn lãng phí, hao hụt vật tư, đúng định mức trong quá trình sản xuất
...

Tiếp theo, hoàn thành xác định xong mục đích của bộ phận, tiểu ban KPI sẽ đi vào xác định sơ đồ các vị trí. Việc này khá dễ vì chỉ là mô tả lại hiện trạng các vị trí đang được sắp xếp. Các trưởng phòng trả lời câu hỏi "Bộ phận có các vị trí nào và sắp xếp ra sao?" khá dễ. Với kinh nghiệm của tôi, khi bắt đầu vẽ lại sơ đồ các vị trí, trưởng bộ phận lúc này bắt đầu mở lòng và chia sẻ về các vấn đề tồn tại của bộ phận cũng như vị trí. Bạn nào áp dụng giống như tôi và thấy đúng nhớ báo lại cho tôi biết ha.

Có sơ đồ, để tiếp tục làm nhanh, tôi cùng tiểu ban đi tới việc xác định chức năng cần phải làm cho bộ phận. Đây là việc khá khó. Do nhiều công ty chỉ xây mô tả công việc cho vị trí chứ không xây chức năng cho bộ phận. Để ra được các chức năng tôi hay sử dụng các câu hỏi: \
- Chức năng của bộ phận là gì?
- Hoặc các công việc lớn của bộ phận ra sao?
- Hoặc các bước triển khai các công việc lớn của bộ phận?
Thông thường, câu hỏi thứ 3 sẽ dễ trả lời nhất. Thuật ngữ "chức năng" nghe rất quen nhưng không phải ai cũng hiểu ý nghĩa của nó. Với tôi, chức năng được hiểu là các công việc lớn do bộ phận đảm nhiệm.

Mặc dù câu hỏi thứ 3 khá dễ để trả lời, nhưng đôi khi vẫn khó với một số người. Để có thể tư vấn và hỗ trợ các bộ phận tìm ra chức năng. Tôi thường hay giúp đỡ và hướng dẫn các trưởng bộ phận liên tưởng đến dòng chảy công việc. Các bộ phận luôn có dòng chảy công việc. Đôi khi các công việc này khi vẽ ra thì nó thành 1 vòng tròn. Ví dụ như các công việc nhân sự là: Tuyển - Dạy - Dùng - Giữ - Thải. Các công việc nhân sự xoay quanh vòng đời của một nhân viên trong tổ chức.

Một ví dụ khác là phòng kế toán: Dòng chảy công việc của phòng sẽ xoay quanh dòng chảy của tiền. Mọi việc bắt đầu từ có tiền (Quỹ). Có tiền xong công ty sẽ Chi tiền để mua đầu vào rồi nhập kho (Tài sản, NVL). Có đầu vào rồi thì tiến hành sản xuất (Giá thành, chi phí sản xuất). Sản xuất ra thảnh phẩm thì tiến hành nhập kho (Thành phẩm). Có sản phẩm, công ty mang đi bán và thu tiền về (Thu). Có tiền rồi thì sẽ trả nợ và theo dõi đòi nợ nếu chưa thu hết (Công nợ). Đến kỳ, công ty sẽ cần phải thống kê và báo cáo về tiền (Báo cáo quản trị). Báo cáo xong ra lỗ lai, công ty sẽ đóng thuế cho nhà nước (Thuế). Hoàn thành đóng thuế, số tiền còn lại sẽ bắt đầu chia (phân bổ Quỹ). Cứ vậy, dòng tiền chảy liên tục.

Phân tích được dòng chảy tiền, việc viết chức năng kế toán trở thành đơn giản hơn:
1. Thực hiện các hoạt động thanh toán, hạch toán thu chi
2. Quản lý tài sản, nguyên vật liệu, sản phẩm, vật tư tồn kho về mặt giá trị sổ sách
3. Theo dõi chi phí sản xuất, tính toán giá thành
4. Quản lý công nợ
5. Tiến hành lập báo cáo quản trị tài chính
6. Triển khai các hoạt động tuân thủ luật thuế
7. Thực hiện phân bổ, quản lý quỹ, ngân sách
8. Thực hiện đầu tư và huy động vốn

Công việc cuối cùng hoàn thành xác định cơ cấu chức năng bộ phận tắt là: phân bổ nhiệm vụ xuống cho các vị trí. Để phân bổ, tôi hay dùng ma trận phân nhiệm. Tức là tạo ra ma trận với dòng là các chức năng và cột là các vị trí. Sau đó gán C (chịu trách nhiệm chính, báo cáo, giải trình) - T (tham gia vào dòng chảy công việc) - H (hỗ trợ, cung cấp thông tin) vào từng ô.

Câu hỏi đầu tiên để phân bổ nhiệm vụ tôi dùng: "Trưởng bộ phận có phải là người chịu trách nhiệm chính cho các công việc của bộ phận?" Sở dĩ tôi phải dùng câu hỏi này vì quá trình tôi đi tư vấn, đã từng gặp phải tình huống trưởng bộ phận nhưng năng lực yếu nên có mảng không phải chịu trách nhiệm trước giám đốc mà để cho phó phòng. Sau đó, câu hỏi tiếp theo để phân bổ nhiệm vụ, tôi dùng là: "Từng chức năng một, các vị trí có tham gia không hay hỗ trợ?". 2 câu hỏi này tôi dùng để hỏi trưởng bộ phận, giúp họ có thể chủ động đưa ra các phương án phân bổ cho mình.

Bạn đừng sợ trưởng bộ phận không biết phân bổ chức năng xuống thành nhiệm vụ cho các vị trí. Bản thân họ là người nắm vững nhất công việc của bộ phận nên họ biết cách bố trí. Có thể chúng ta sẽ gặp phải cảnh phân bổ hơi "chéo ngoe" và có chút rủi ro như quản lý quỹ đi với thu chi. Lúc đó chúng ta sẽ cần đưa ra cảnh báo là đủ. Nếu công ty hoặc bộ phận vẫn phân bổ mà không sợ rủi ro thì có thể họ đã dự phòng việc đó. Ví dụ người làm vị trí vừa quản lý quỹ vừa thực hiện thu chi có thể là vợ giám đốc.

Cách làm tắt này của tôi tiêu tốn của tiểu ban KPI mất khoảng 30 phút. Bộ phận nào chậm cần hướng dẫn lâu thì khoảng 1 giờ đồng hồ. Hoàn thành xong cơ cấu bộ bận là chúng ta có thể đi vào xác định các KPI cho các chức năng.

Tái bút: Đây chỉ là cách làm tắt. Còn cách làm đầy đủ ra chức năng bộ phận khá dài. Nó bắt đầu từ chuỗi hoạt động tạo ra giá trị cho khách hàng của công ty. Sau đó phân bổ các hoạt động đó xuống các bộ phận bằng cách gán CTH. Từ các hoạt động trong chuỗi được gán đó, chúng ta phân tích thực trạng bộ phận để hoàn thiện (viết) lại các chức năng của bộ phận cho hợp. Sau đó xác định sơ đồ vị trí và phân bổ nhiệm vụ. Nói chung, nếu viết đầy đủ là một bài dài. Tôi sẽ dành việc viết cách làm chi tiết hơn trong một quyển sách sau.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
Tư vấn xây dựng hệ thống QTNS bài bản