Truyền thông trong doanh nghiệp

Như George Bernard Shaw từng nhận xét “ Vấn đề lớn nhất với truyền thông chính là sự ảo tưởng rằng nó đã hoàn tất”

Bất kỳ chiến lược, dự án, chương trình nào trong doanh nghiệp đều cần phải truyền thông.

Lý do cần phải truyền thông chắc ai cũng rõ: một khi một chính sách, dự án, chiến lược … đều tác động đến một hoặc nhiều mặt của người lao động. Sự tác động này có thể là tốt, cũng có thể là chưa tốt. Nếu tốt, người lao động hân hoan đón chờ, nếu chưa tốt, một loạt các phản ứng xảy ra có thể dẫn tới thất bại của dự án.

Khi bạn triển khai hệ thống KPI tại doanh nghiệp, cán bộ nhân viên của bạn phản ứng ra sao? Nhóm người làm việc chăm chỉ, đạt năng suất cao thì vui sướng hân hoan vì lương tăng, nhóm làm việc kém hiệu quả thì lo lắng, phản đối “Ồ, sao phải sử dụng KPI, như bây giờ vẫn tốt đó thôi, chuyển đổi làm gì, chuyển đổi lại vẽ thêm việc, lại đo, đong, đếm”.

❓ Vậy làm thế nào để có thể giải quyết vấn đề này?

Việc truyền thông liên tục tiến trình thay đổi đòi hỏi phải hoạch định nhằm xác định những nhóm đối tượng chính và hiểu nhu cầu của họ để có thể được trang bị cho sự thay đổi.

💓  Việc truyền thông sự thay đổi không đơn giản là các thước đo chỉ số dành cho cấp lãnh đạo đọc, không đơn giản là những bản slide, là những email, là website mà việc truyền thông phải dựa trên sự thông hiểu và hội thoại 2 chiều.

- Truyền thông 1 chiều bao gồm: quản cáo, mục tin, tờ quảng cáo, thư ngỏ, trang web, fax, thư in đại trà, thư viết tay, email/tin nhắn/blog/ thư thoại, trình bày slide

- Truyền thông 2 chiều sẽ bao gồm: mạng xã hội, họp từ xa, nói chuyện điện thoại, họp qua video, thảo luận nhóm lớn, thảo luận nhóm nhỏ hay thảo luận cá nhân.

Và việc truyền thông 2 chiều luôn có hiệu quả hơn truyền thông 1 chiều.

❓ Truyền thông khi nào.

Việc truyền thông cần phải được thực hiện trước – trong – sau khi dự án/chương trình được thực hiện.

Truyền thông cái gì và tại sao cũng giúp cho người lao động hiểu rõ về vấn đề, nhận thức được rằng đó là việc “Cần thiết” và “Cấp bách” cần phải làm, người lao động cần chung tay vào quá trình để tổ chức đạt được mục tiêu đề ra.

Tâm lý sự thay đổi: bất kỳ sự thay đổi nào cũng sẽ trải qua các cung bậc cảm xúc: từ sốc đến phủ nhận, thất vọng rồi chán nản, sau đó mới trải nghiệm, rồi mới quyết định thay đổi và cuối cùng mới hòa hợp.

Nhiều dự án thất bại ngay từ những bước đi đầu tiên. Nên hãy sử dụng truyền thông để dẫn dắt tập thể.

Tác giả: Lưu Thị Kim Nhung