16 loại chi phí Quản trị nhân sự nên biết

Ai quan tâm tới 3Ps - Kỹ thuật triển khai và xây dựng hệ thống lương thì nên biết các điều này. Đến cuối, khi bước vào chốt hệ thống đãi ngộ lúc này dù muốn hay không thì người xây hệ thống cũng phải nhìn "Đãi ngộ" như là một khoản chi phí chứ không phải đầu tư. Vậy thì chi phí như thế nào là hợp lý?

Hợp lý tức là đc thuế chấp nhận như là một loại chi phí.

Chi phí chỉ chuyển hoá thành đầu tư khi lợi nhuận trên đầu người > 0. Lợi nhuận trên đầu người = doanh thu - Chi phí nvl - chi phí khấu hao - chi phí năng lượng - chi phí quản lý nhà nước - chi phí khác không liên quan đến con người. Lúc này hiệu quả của Đại ngỗ sẽ xuất hiện.

Nhắc đến hiệu quả của Đãi ngộ, tácex nhớ đến: thời gian tồn tại của nhân viên cao, tỷ lệ nghỉ việc thấp, thời gian vắng mặt của nhân viên thấp. Nhưng đó chỉ là "chất dẫn". Lợi nhuận đầu người không > 0 thì cũng không ổn.

Thán mời bạn cùng tìm hiểu thêm chi phí về nhân sự qua bài dưới đây!

***

16 loại chi phí Quản trị nhân sự nên biết

1. Các khoản chi lễ 8/3, 1/6, sinh nhật, sinh con, trung thu, tiền lì xì cho nhân viên... đều thuộc nhóm các khoản chi có tính chất phúc lợi.
- Doanh nghiệp tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN Nhưng các khoản này phải cộng vào các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động để xác định mức được trừ cụ thể.
Công văn 158/TCT - CS ngày 12/1/2017
Công văn số 5435/TCT-CS ngày 27/11/2017 của Tổng cục Thuế về chính sách thuế TNDN

2. Phí đào tạo ngoại ngữ cho nhân viên được hạch toán.
- Trường hợp Công ty có phát sinh chi phí thuê người nước ngoài dạy ngoại ngữ cho cán bộ, công nhân viên nhằm phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh thì được căn cứ vào hợp đồng dịch vụ và chứng từ thanh toán để tính vào chi phí hợp lý.
Công văn 7579/CT-TTHT ngày 15/9/2014 của Cục thuế HCM

3. Chi phí mua sách cho nhân viên.
- Khoản chi mua sách chuyên ngành cho nhân viên tham khảo để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp nếu đáp ứng các điều kiện nêu trên thì Khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Công văn số 2759/TCT-CS ngày 23/6/2017 của Tổng cục Thuế

4. Mất tiền đặt cọc do vi phạm hợp đồng được tính vào chi phí.
Trường hợp Công ty ký hợp đồng thuê mặt bằng, có đặt cọc một khoản tiền giữ chỗ nhưng về sau không thực hiện hợp đồng nên bị mất cọc thì số tiền cọc bị mất được tính vào chi phí hợp lý.
Hồ sơ hạch toán cần có: hợp đồng thuê mặt bằng (quy định rõ việc mất cọc nếu không thực hiện hợp đồng), chứng từ chi tiền.
Công văn số 3603/CT-TTHT ngày 24/4/2017 của Cục Thuế TP. HCM

5. Tặng quà cho khách hàng nhân dịp lễ tết.
Trường hợp Công ty mua hàng hóa (rượu, trà, bánh, kẹo) để tặng khách hàng trong các dịp lễ, tết nhằm tri ân, duy trì, phát triển mối quan hệ với khách hàng thì khoản chi này được xem là liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Theo đó, nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với hóa đơn trị giá từ 20 triệu đồng) thì được trừ khi tính thuế TNDN.
Cần lưu ý, khi biếu tặng hàng hóa cho khách hàng, Công ty vẫn phải lập hóa đơn, tính thuế GTGT như hàng bán ra. Nhưng không phải ghi nhận doanh thu để tính thuế TNDN.
Công văn số 12129/CT-TTHT ngày 9/12/2016 của Cục Thuế TP. HCM

6. Khoản lãi phát sinh do chậm thanh toán.
Trường hợp Công ty có phát sinh chi phí tiền lãi do chậm thanh toán theo thỏa thuận trong hợp đồng mua bán hàng hóa thì khoản chi tiền lãi này được hạch toán vào chi phí hợp lý.
Công văn số 464/CT-TTHT ngày 16/1/2017 của Cục Thuế TP. HCM

7. Tiền ăn trả vào lương, chi phí mua thêm thức ăn không được chấp nhận.
Trường hợp Công ty đã trả phụ cấp tiền ăn cho nhân viên vào lương, đồng thời có mua thêm thức ăn (mì gói, bánh ngọt, nước ngọt...) để dự trữ cho nhân viên thì chi phí mua thêm thức ăn dự trữ này không được chấp nhận.

8. Hóa đơn mua vào lập không đúng thời điểm.
Trường hợp Công ty có mua nguyên vật liệu nhưng bên bán lập hóa đơn trễ so với quy định (giao hàng tháng trước nhưng tháng sau mới lập hóa đơn), nếu các điều kiện khác vẫn đáp ứng thì Công ty vẫn được tính vào chi phí hợp lý, được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Hồ sơ cần có:
+ Hợp đồng kinh tế
+ Biên bản giao nhận hàng hóa (tháng giao)
+ Hóa đơn
+ Chứng từ thanh toán đúng quy định.
Đối với bên bán sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm
Công văn số 2731/TCT-CS ngày 20/6/2016 của Tổng cục Thuế
Được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo công văn 2104/TCT-KK ngày 06/06/2014

9. Tiền hàng ứng trước không thu hồi được.
Trường hợp Công ty có phát sinh khoản tiền ứng trước không thu hồi được từ nhà cung cấp nước ngoài thì đây là khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế nên không được tính vào chi phí được trừ

10. Thuê cá nhân vận chuyển bằng xe ba gác, xe máy (xe ôm), may gia công.
Trường hợp Công ty có thuê các cá nhân cung cấp dịch vụ vận chuyển bằng xe máy, may gia công với mức doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm.
Căn cứ vào hợp đồng, chứng từ chi tiền, chứng từ khấu trừ thuế Công ty lập bảng kê 01/TNDN để hạch toán vào chi phí hợp lý
Nếu tổng mức chi trả thu nhập từ 02 triệu đồng/lần trở lên thì phải khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10%, trừ trường hợp cá nhân có lập cam kết thu nhập thấp thì miễn khấu trừ.
Công văn số 22684/CT-HTr ngày 22/4/2016 của Cục Thuế TP. Hà Nội

11. Tiền lì xì cho nhân viên.
Trường hợp Công ty có chi chi lì xì mừng năm mới thì được xem là một khoản chi "phúc lợi" được trừ khi tính thuế TNDN

12. Chi phí tàu xe hỗ trợ người lao động.
Trường hợp Chi nhánh có chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết, thì được xem là một khoản chi "phúc lợi" được trừ khi tính thuế TNDN

13. Thanh toán bằng thẻ tín dụng của cá nhân đối với các khoản có hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.
Trường hợp Công ty ủy quyền cho cá nhân là người lao động của Công ty sử dụng thẻ tín dụng cá nhân để thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ cho người bán, sau đó Công ty sẽ thanh toán cho cá nhân thông qua hình thức chuyển khoản ngân hàng từ tài khoản của Công ty đã đăng ký với cơ quan thuế vào tài khoản của cá nhân.
Nếu hình thức thanh toán này được:
+ Quy định cụ thể tại quy chế quản lý tài chính của Công ty
+ Hoặc Quyết định về việc ủy quyền của Công ty cho cá nhân
+ Đồng thời các khoản chi nêu trên có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mang tên và mã số thuế của Công ty; hồ sơ liên quan đến việc ủy quyền của doanh nghiệp cho cá nhân thanh toán với người bán và thanh toán lại với doanh nghiệp;
+ Có chứng từ chuyển tiền từ tài khoản thẻ tín dụng của cá nhân cho người bán.
+ Có chứng từ chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng của Công ty cho cá nhân
=> Thì hình thức thanh toán trên được coi là đáp ứng đủ điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, làm căn cứ để kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và được tính, vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Công ty có trách nhiệm lập và theo dõi danh sách các tài khoản thẻ tín dụng cá nhân của người lao động được ủy quyền để thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ theo hình thức nói trên và cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền khi cần.
Công văn số 5465/TCT-KK ngày 25/11/2016 của Tổng cục Thuế về việc khấu trừ thuế GTGT đối với khoản chi thanh toán bằng thẻ tín dụng cá nhân

14. Khoản chi phương tiện đi dự đám hiếu hỷ.
khoản chi phương tiện đi dự đám hiếu, hỷ của người lao động cũng được chấp nhận là khoản chi phúc lợi và được trừ khi tính thuế TNDN.
Công văn số 43626/CT-HTr ngày 3/7/2015 của Cục Thuế TP. Hà Nội

15. Chi phí tiền lương của những đối tượng phải tham gia BH bắt buộc nhưng không đóng.
Theo Công văn này, chi phí tiền lương chỉ cần có đầy đủ các chứng từ sau là được chấp nhận, không bắt buộc phải có chứng từ đóng BHXH:
1. Chứng từ chi lương;
2. Bảng lương;
3. Hợp đồng lao động;
4. Chứng từ nộp thuế TNCN.
Do vậy, trường hợp doanh nghiệp có vi phạm quy định về BHXH (không đóng BHXH chẳng hạn) thì chi phí tiền lương vẫn được chấp nhận
Công văn số 3884/TCT-CS ngày 18/11/2013 của Tổng cục Thuế về chính sách thuế TNDN

16. Về chi phí cải tạo, sửa chữa văn phòng.
Trường hợp doanh nghiệp phát sinh chi phí cải tạo, sửa chữa văn phòng (văn phòng đi thuê) được quy định rõ trong hợp đồng thuê là bên đi thuê có trách nhiệm cải tạo, sửa chữa trong thời gian thuê thì chi phí cải tạo, sửa chữa lại văn phòng này được hạch toán vào chi phí hoặc phân bổ dần vào chi phí nhưng thời gian tối đa không quá 03 năm.
Công văn số 38267/CT-TTHT ngày 7/6/2017 của Cục Thuế TP. Hà Nội về chính sách thuế.

Nguồn: Tự học kế toán