Giờ em biết phải làm sao khi 1 cổ 2 tròng?

Tối thứ 7, trời nóng như đổ lửa. Không hiểu sao trời nóng như vậy. Tôi xem dự báo thời tiết mà hốt hoảng. Lúc 2h sáng, nhiệt độ còn có 30 độ. Nói chung là "mát rượu". Lúc xem dự báo ấy là lúc nhà tôi vừa ăn cơm tối xong. Cả nhà đang vừa xem tivi vừa nói chuyện còn tôi thì nằm nghe livestream. Buổi live này là của một anh trong giới QTNS trong miền nam. Nội dung anh chia sẻ về Cơ cấu tổ chức và cách xác định chức danh. Trong buổi live, có người hỏi:

"2 chức danh cùng quản lý những phòng ban giống nhau và việc báo cáo bị chồng chéo, nhân viên không biết liên hệ ai. Và 2 người này đôi khi cũng đùn đẩy nhau ạ. Vậy phải làm thế nào?"

Đây gọi là bài toán 1 cổ 2 tròng. Tôi hay gọi vậy. Và bài toán này xuất hiện khi áp dụng cơ cấu đa chỉ huy. Cơ cấu này cũng có cái tốt và cái không tốt. Cơ cấu đa chỉ huy là cơ cấu mà một nhân viên có thể bị/được chỉ huy bởi nhiều hơn 1 quản lý. Như tên gọi, nhân viên sẽ phải báo cáo và làm việc dưới nhiều lãnh đạo.

Đặc điểm của cơ cấu đa chỉ huy: Nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phận riêng biệt theo các chức năng quản lý. Những hoạt động có mối quan hệ tương đồng sẽ được hợp vào một bộ phận, theo đó hình thành nên những người lãnh đạo được chuyên môn hóa, chỉ đảm nhận thực hiện một hoặc một số chức năng nhất định. Các bộ phận trong tổ chức chịu sự quản lý của thủ trưởng và mối liên hệ giữa các bộ phận trong tổ chức rất là phức tạp. Các nhân viên trong từng bộ chịu sự chi phối của nhiều lãnh đạo.

Cơ cấu đa chỉ huy bao gồm các loại:
- Cơ cấu theo chức năng (Một nhân viên tất cả chỉ huy)
- Cơ cấu theo ma trận (Một nhân viên một số chỉ huy. Nhân viên sẽ có 1 quản lý cố định (ngành dọc - trực tuyến, tuy nhiên nhân viên cũng có thêm 1 số quản lý theo dự án (ngành ngang))
- Cơ cấu theo chức năng - tham mưu (Giống như cơ cấu chức năng nhưng có thêm bộ phận tham mưu như trợ lý, cố vấn, phó phòng không có nhân viên)

Đặc điểm của cơ cấu đa chỉ huy:
- Ưu điểm:
• Thu hút được nhiều chuyên gia giỏi
• Gánh nặng của người lãnh đạo được giảm bớt so với mô hình trực tuyến

- Nhược điểm
• Vi phạm chế đột một thủ trưởng (thống nhất chỉ huy)
• Các bộ phận phục vụ nhiều lệnh chỉ đạo nên việc thực hiện công việc trở nên khó khăn, mối liên hệ giữa các bộ phận không được chặt chẽ

Nhược điểm này chính là bài toán "1 cổ 2 tròng" như ở trên. Tôi đi tư vấn cũng đã gặp tình huống tương tự. Lúc ấy, đang ngồi trong phòng họp để làm Hệ thống QTNS, tôi được nghe bạn HR trong miền Nam báo cáo về việc nhân viên không biết nên báo cáo thế nào khi mà ngoài Hà Nội thì yêu cầu báo cáo ngay nhưng giám đốc chi nhánh thì yêu cầu phải hỏi trước khi gửi thông tin. Thường công ty phải có quy mô nào đó mới phát sinh vấn đề "1 cổ 2 tròng". Đó có thể là những công ty kiểu gia đình hoặc những công ty có một quy mô nhất định nào đó như có chi nhánh, số nhân viên > 100 hoặc quy mô doanh thu tầm > 200 tỷ có thể gặp tình huống. Những công ty nhỏ, tôi thấy họ ít gặp bài toán như vậy.

Để giải quyết những vấn đề kiểu 1 cổ 2 tròng, tôi thấy có 2 cách:
1. Thay đổi cơ cấu từ đa chỉ huy thành cơ cấu thống nhất 1 chỉ huy (trực tuyến chức năng). Cơ cấu này sẽ tăng áp lực cho quản lý.

2. Hoặc không thì chuyển sang cơ cấu ma trận và xây dựng ma trận phối hợp các vị trí kết hợp ma trận phân quyền. Sau khi có ma trận phân quyền, phối hợp thì đưa nó vào trong mô tả công việc để nhân viên nắm rõ hơn.

Hình trên Cơ cấu ma trận

Ma trận phân quyền, phối hợp

Mô tả công việc có mối quan hệ công việc

Chủ đề livestream là chủ đề khó, không phải bạn nào cũng có trải nghiệm để đặt câu hỏi. Còn anh streamer thì trả lời hơi nông nên có thể đoán là a dấu nghề hoặc không chuyên trong việc xác định cơ cấu tổ chức.

Giờ cũng đã 5h chiều. Vậy là mất đứt hơn 1h đồng hồ chỉ để viết vài dòng với hi vọng giúp được các đồng đạo tránh được một bài toán kinh điểm trong Quản trị nhân sự. Bài này đã được tôi giải trong buổi chia sẻ của lớp "3Ps - Kỹ thuật triển khai và xây dựng hệ thống lương" hôm trc, trong lúc xây dựng cơ cấu tổ chức.

Bài này đọc kèm với bài: Phân tích và hoàn thiện cơ cấu tổ chức như thế nào?
Và nó bổ sung cho bài: Setup công việc nhân sự cho starup – công ty mới khởi nghiệp như thế nào ?

Trong bài Setup, tôi có nói các công việc dành cho HR nên làm gì khi mới bắt đầu mở công ty. Trong các công việc cần làm có:
- Xác định sơ đồ tổ chức
- Viết mô tả công việc
Đây là 2 đầu việc trong các công việc liên quan đến xây dựng cơ cấu tổ chức. Đó là lý do tôi nói bài này bổ sung. Mặc dù vậy, với công ty kiểu này thì đúng là chả ai quan tâm tới cơ cấu làm gì cho mệt. Bài sẽ "ngon cơm" với những ai có cơ hội được tham gia các dự án tái cấu trúc, tái tạo hệ thống Quản trị nhân sự.

Nhắc đến cơm, tôi phải đi ăn cái gì đó rồi tối còn vào lớp. Hẹn các bạn ở bài sau.

Nguyễn Hùng Cường (kinhcan24)
HRM consultant / HRM blogger at blognhansu.net.vn