Mở cửa hàng thứ hai, mà hiện tại chưa biết quản lý thế nào?

Chiều nay, tự dưng được 1 anh add zalo. Anh nói có ý định tìm mua tài liệu về quản trị nhưng khi vào các website đề thấy địa chỉ công ty không chính xác. Tìm hiểu thêm mới biết hóa ra các bên đó đều là giả, lấy tài liệu của tôi đi bán lại. Vì thế anh nhắn tin trao đổi. Nói chuyên một lúc thì anh ra đầu bài như thế này:

Đầu bài: Em đang là hộ kinh doanh đèn led dạng nhỏ lẻ. Năm nay tính mở cửa hàng thứ hai, mà hiện tại chưa biết quản lý thế nào? Cửa hàng thứ nhất vợ em bán chính, 1 nhân viên phụ, em làm kỹ thuật, 1 cu cháu làm nhân viên giao hàng. Nay mở rộng kinh doanh thì cần ít nhất 1 nhân viên bán hàng, 1 nhân viên kỹ thuật, 1 nhân viên giao hàng, 1 nhân viên sale web nữa

Câu hỏi ngắn nhưng để trả lời được nó thì quả là dài và khó nhằn. Nhưng đã là lá thì việc là lá là xanh. Vì thế tôi liền ngồi hì hụi tập hợp tài liệu để giải đề này. Tự nhiên tôi nhớ đến một bộ phim có phân cảnh một nhà khoa học bị bắt cóc rồi thả vào 1 phòng. Trong phòng có chiếc bảng viết dở được sao chép y nguyên như văn phòng làm việc của ông, với phấn cùng với đó là toàn bộ giấy tờ nghiên cứu. Nhà khoa học đang phản ứng về việc bắt cóc, thấy cái bảng liền tự dưng theo phản ứng cầm phấn viết tiếp. Cứ thế ông làm tiếp công trình nghiên cứu của mình mà không biết rằng công trình đó có thể hủy diệt nhân loại. Biết đâu mấy tài liệu và bài viết của tôi hủy diệt thế giới thì sao? : )) ha ha.

Thôi tôi viết tiếp đây!

Tóm lại: Mở cửa hàng thứ hai, mà hiện tại chưa biết quản lý thế nào. Vậy phải làm sao?

A. Tổng thể toàn công ty: Về mặt tổng thể để quản lý cần phải có những thứ sau

Không nói về yếu tố kinh doanh và thị trường, nếu chỉ bàn ở góc độ tổ chức và quản trị nhân sự thì việc đầu tiên là cần phải xác định được chiến lược trong bài toán. Về cơ bản, đây là chiến lược phát triển công ty thông qua việc sử dụng sản phẩm hiện tại để phát triển thị trường (mở cửa hàng mới và bán online). Theo như anh kể, lơi thế cạnh tranh của anh là anh có mối quen. Từ chiến lược đó, tôi lập ra bản đồ chiến lược:

Việc tiếp theo, cần làm làm xác định xem sơ đồ tổ chức nào sẽ phù hợp với chiến lược. Ở tình huống trên, tôi thấy có 2 sơ đồ: Phụ thuộc, độc lập.

Tôi có hỏi lại và được anh xác nhận là chọn phương án 1. Vì thế tôi xây tiếp các tài liệu theo phương án này với mục tiêu làm thế nào để có thể quản lý được khi mở cửa hàng thứ 2. Trong sơ đồ tổ chức tôi có viết ra các tóm tắc nhiệm vụ của phòng ban.
1. Ban Giám đốc
- Đưa ra các phương án chiến lược
- Duy trì và triển khai các kế hoạch kinh doanh
- Tìm kiếm lợi nhuận
- Xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp
2. Phòng Kế toán - Nhân sự
- Theo dõi quản lý dòng tiền, chi phí, nhân sự và môi trường doanh nghiệp
- Thực hiện các hoạt động tác nghiệp liên quan đế kế toán, hành chính và nhân sự
3. Cửa hàng
- Thực thi các kế hoach kinh doanh offline (cửa hàng)
- Tìm kiếm doanh thu và chăm sóc khách hàng
4. Phòng Sale web - markeitng
- Thực thi các kế hoach kinh doanh online (web)
- Tìm kiếm doanh thu và chăm sóc khách hàng
- Xây dựng thương hiệu và hình ảnh công ty thông qua các hoạt động online
5. Phòng Kỹ thuật
- Lắp đặt, thi công, lên phương án kỹ thuật triển khai cho khách hàng
6. Phòng Vận chuyển
- Triển khai vận chuyển hàng hóa

Thực ra còn có một cách khác để phân bổ nhiệm vụ cho các phòng đó là sử dụng ma trận chức năng. Chúng ta viết ra toàn bộ các quy trình (các đầu công việc lớn) để công ty có thể vấn hành. Rồi sau đó sử dụng ma trận để phân bổ.

Có sơ đồ xong rồi là lập ra các mục tiêu - KPI cho công ty dựa trên Bản đồ chiến lược. Vì tôi cũng không có số thực nên tôi không thể đưa nó vào trong bảng mà chỉ có thể đưa ra được các chỉ số và các mục tiêu.

Cụ thể là các mục tiêu sau:
- Lợi nhuận
- Doanh thu
- Mở cửa hàng
- Mở bán trên web
- Xây dựng mô hình doanh nghiệp
- Áp dụng quy trình/ phần mềm để quản lý
- Nâng cao năng lực quản lý
- Nâng cao năng lực nhân viên

Từ các mục tiêu đó, tôi ra một loạt các tiêu chí:
- Tỷ lệ lợi nhuận
- Tổng lợi nhuận
- Tổng doanh thu cần đạt
- Số cửa hàng cần mở
- Tống số khách cần ghé cửa hàng
- Tổng số đơn hàng cần bán
- Giá trị trung bình của 1 đơn hàng
- Tống số khách cần ghé web
- Tổng số đơn hàng cần bán
- Giá trị trung bình của 1 đơn hàng
- Thống nhất sơ đồ tổ chức
- Hoàn thành các mục tiêu DN
- Thời gian hoàn thành các chính sách
- Số lượng phòng ban cần hoàn thành
- Số lần đào tạo nội bộ và bên ngoài
- Tổng chi phí đào tạo
- Tổng số nhân viên sale cần tuyển thêm
- Tổng số nhân viên kỹ thuật cần tuyển thêm
- Tổng số nhân viên Vận chuyển cần tuyển thêm

Trên đây là các mục tiêu và tiêu chí dành cho CEO. Ít thế này thôi mà đã mấy chục. Có lẽ các thánh OKR sẽ thấy như thê này là nhiều và sẽ la toáng lên rằng sao nhiều thế. : ))

Có:
1. Chiến lược (bản đồ chiến lược)
2. Sơ đồ tổ chức với các chức năng phòng ban
3. Các chỉ số - KPI công ty
tiếp theo là cần vẽ ra được sơ đồ tổng quát toàn bộ quy trình của Doanh nghiệp. Việc vẽ quy trình này cũng đơn giản. Chỉ cần bỏ chút thời gian là làm được.

Có quy trình rồi, sang bước tiếp là viết nội quy cho công ty. Cơ bản nội quy là những diễn giải điều cần phải làm và không nên làm. Ví dụ như nội quy công ty tôi:

NỘI QUY – NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC TẠI KC24 GROUP
+ Làm việc 6 ngày trong tuần, từ thứ 2 đến thứ 7 và được nghỉ chủ nhật.
+ Làm linh hoạt miễn sao làm hết việc và đủ 6 tiếng hành chính / ngày tức là làm từ 9h sáng – 12h trưa và từ 13h trưa – 16h chiều.
+ Thứ 7 làm tự do không phải đến công ty
+ Có ít nhất 3 buổi tập võ Aikido/ tuần tại công ty. Thời gian tập võ từ 16h – 17h30
+ Tham gia offline cộng đồng nếu có (ít nhất 1 buổi/ tháng).
+ Việc trong ngày phải giải quyết / hồi đáp (nếu không giải quyêt được) ngay, nếu phát sinh sau 6h làm việc thì phải giải quyết/ hồi đáp trong 6h làm việc tiếp theo.
+ Học tiếng Anh 1h/ ngày.

+ Khi làm việc thì cần tuân theo nguyên tắc:
1. Nhân quả trong hiện tại
2. Win - win
3. Ăn 1 quả trả cục vàng
4. Đền đáp tiếp nối

+ Hiểu được giá trị cạnh tranh cốt lõi (vì cộng đồng) và giá trị văn hoá cốt lõi.
+ Chi phí tham gia offline hay các hoạt động phục vụ công việc của công ty sẽ được hỗ trợ chi phí. Với hoạt động offline, mỗi buổi được hỗ trợ 30.000 VND.
+ Ăn uống tự túc

+ Cần trao đổi lại trước khi thực hiện công việc để rõ ràng thông tin.
+ Quy tắc tạo mail: tenhodem.kc24@... Ví dụ: Nguyễn Hùng Cường : cuongnh.kc24@gmail.com
+ Nguyên tắc, quy trình kế hoạch báo cáo:
- Những vị trí kinh nghiệm

Đấy. Có những thứ đấy là chúng ta đã sáng hơn nhiều rồi. Nhưng như thế này là chưa đủ. Việc vẫn còn nhiều phải làm để mọi thứ nằm trong tầm kiểm soát (quản lý được). Có nội quy rồi, có lẽ tôi sẽ vẽ ra cái lõi của công ty: tính cách tổ chức, triết lý tổ chức, hoài bão, tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cạnh tranh lõi. Việc làm này có vẻ xa vời nhưng nó rất tốt để thúc đẩy và phát triển mọi thứ trong tổ chức. Nó giống như việc chúng ta tạo ra một hạt giống.

Ý tôi tức là tôi sẽ bỏ thời gian ra để vẽ 3 vòng lõi trung tâm của mô hình văn hóa trên. Thực sự tốt khi chúng ta biết chúng ta tạo ra tổ chức để làm gì. Sau khi có lõi tổ chức xong rồi, việc tiếp theo, tôi sẽ tính toán định biên chi phí cho từng bộ phận để tính toán ra định biên nhân lực cho từng bộ phận. Như trong đầu bài, anh bạn của tôi chắc đang sử dụng kinh nghiệm và cảm tính của mình để định biên nhân sự. Để tính được định biên chi phí dự kiến cho bộ phận thì cần phải có kế hoạch doanh thu dự kiến.

Từ kế hoạch doanh thu dự kiến, tôi sẽ cân chỉnh lại % phân bổ chi phí cho từng bộ phận. Căn cứ dựa trên tham chiếu của năm trước và các đối thủ cùng ngành. Hôm trước có trao đổi trên facebook về việc có tỷ lệ nào cố định giữa các loại chi phí mà không liên quan đến tham chiếu ngành không thì tôi có tìm ra thông tin sau:

Đây cũng có thể coi như 1 tham khảo tốt. Xin trích để anh chị em đọc rõ hơn: "Thông thừơng tôi hay cân đối như sau:
Doanh thu = 100 triệu = > Doanh thu giữ lại ko phân bổ = Lợi nhuận=100 triệu x 15%=15 triệu
Chi phí phải phân bổ= doanh thu – lợi nhuận=100 triệu – 15 triệu = 85 triệu

Chi phí phân bổ: được cân đối như sau
Gia công =Nhân công : nguyên liệu: sản xuất chung=80%:15%:5%
Sản xuất= Nhân công : nguyên liệu: sản xuất chung=30%:60%:10%
Dịch vụ= Nhân công : nguyên liệu: sản xuất chung=70%:20%:10%

Phần 10% lợi nhuận giữ lại ko phân bổ chi phí được bổ sung bồi đắp bằng chi phí quản lý: lương quản lý ( kế tóan, phó giám đốc, ….văn phòng phẩm….)
-Tùy theo đặc điểm doanh nghiệp để có cách phân bổ và tính giá thành phù hợp với công tác kế tóan và phù hợp luật quản lý thuế
- Còn nội bộ doanh nghiệp thì có sao ghi vậy chứ ko có chuyện cân đối, lỗ thì ghi lỗ, lãi thì lãi"

Rồi, tiếp theo là tính toán định biên nhân sự cho từng bộ phận. Đây là công việc khá chi tiết và phải đi vào từng bộ phận nên tạm dùng ước tính như anh bạn tôi ở trên.

B. Chi tiết từng bộ phận: Để từng bộ phận vận hành được chúng ta cần có mọi thứ được đóng gói.

Để đóng gói thì từng mộ phận sẽ phải có các công cụ sau:

1. So do to chuc - MTCV (mô tả công việc của từng vị trí trong bộ phận)
2. Quy trinh cong viec
3. Chi tieu va quy che DG HQCV (Đánh giá hiệu quả công việc)
4. Tai lieu dao tao
5. Chinh sach luong thuong
6. Noi quy - Quy dinh cua BP (Bộ phận)

C. Con người: Xây dựng công cụ xong mà không có con người thì thực sự rất khó vận hành. Tốt nhất nếu là tôi thì tôi sẽ cố gắng tuyển được người làm được việc ngay để đỡ mất công đào tạo. Tuy nhiên việc này hơi khó. Để mở ra cửa hàng, nếu chúng ta tìm được quản lý hợp tình hợp lý thì quá ổn.

Chốt Mở cửa hàng thứ hai, mà hiện tại chưa biết quản lý thế nào. Vậy phải làm sao?
Trả lời: Để quản lý được cửa hàng thứ 2 thì cần:
A. Tổng thể toàn công ty: xác định rõ văn hóa, chiến lược, sơ đồ tổ chức ...
B. Chi tiết từng bộ phận: Có đủ các công cụ
C. Con người cho từng bộ phận: Làm được việc

Vậy là tôi đã viết xong. Chúc cả nhà bữa trưa ngon miệng.

Nguyễn Hùng Cường | kinhcan24
HRM consultant/ HRM blogger at blognhansu.net.vn