Tổ chức xanh ngọc – văn hóa tự quản và hệ thống quản lý Amoeba – hệ thống của tính linh động

Cái hay của nghề tư vấn là phải đọc nhiều. Nhất là tư vấn về Quản trị Nhân sự thì sẽ cần phải đọc nhiều về mô hình tổ chức và văn hóa. Một trong những quyển sách tô đọc là "Tái tạo tổ chức". Quyển sách này giới thiệu mô hình mới với thuật ngữ "tổ chức xanh ngọc" đề cao văn hóa "tự quản". Cũng trong sách, họ có đưa ra 1 số ví dụ về các tổ chức kiểu này.

Một lúc nào đó, chúng ta sẽ thấy mỗi sách đưa ra một kiểu thuật ngữ để nói về "văn hóa sẽ làm cho mọi người làm việc năng suất, trách nhiệm và từ đó tổ chức phát triển" như:
- Tốt đến vĩ đại ( Văn hoá kỷ luật )
- Quản lý linh hoạt ( Văn hoá linh hoạt )
- Lãnh đạo giỏi phải biết tạo niềm vui ( Văn hoá hạnh phúc)
- Tái tạo tổ chức - Tổ chức xanh ngọc (Văn hoá tự quản)
- Mở rộng tổ chức (Văn hoá trách nhiệm)
...

Hôm nay, có anh Tùng Netviet Travel vào trao đổi về một bài viết có tiêu đề: Hệ thống quản lý Amoeba – hệ thống của tính linh động. Đọc xong tôi thấy nó tương tự với Tổ chức xanh ngọc với Văn hoá tự quản. Để cho dễ nhớ, xin gửi anh chị em bài viết này.

Hệ thống quản lý Amoeba là gì

Amoeba Dynamic Management System (ADMS) là hệ thống quản lý do Dr. Kazuo Inamori (chủ tịch và sáng lập Kyocera, chủ tịch Japan Airlines, KDDI – hãng viễn thông) tạo ra và được xem là bí mật tạo ra lợi nhuận cao và liên tục trong suốt 57 năm bất kể biến động thị trường. Hệ thống chỉ được công bố rộng rãi từ 2012 do trước đó được xem như bí quyết chiến lược của công ty. Sau sự thành công trong việc cấu trúc lại và biến chuyển Japan Airlines từ một công ty đang lỗ nặng trở thành có lợi nhuận cao trong vòng 1 năm, Inamori đã cho công bố giải thích chi tiết về hệ thống quản lý kiểu Amoeba kết hợp từ triết lý, cách thức tổ chức chia nhỏ và hệ thống kế toán tức thời.

Hệ thống quản lý Amoeba đã được kiểm chứng qua hơn 750 trường hợp mà nhánh tư vấn của KCCS (công ty con của Kyocera) tư vấn trực tiếp, cũng như hàng ngàn công ty học tập và ứng dụng cho thấy hiệu quả vượt trội của nó trong điều kiện thị trường kinh doanh biến động liên tục. Khảo sát trên 77 công ty cho thấy 75% lập tức cải thiện tình hình kinh doanh sau 1 năm áp dụng, 12% sau 2 năm, 10% có kết quả hoạt động ổn định và 3% chưa có kết quả.

Về loại hình công ty ứng dụng, công ty sản xuất hay dịch vụ đều có thể ứng dụng (xem biểu đồ minh họa). Về quy mô tính theo số lượng nhân sự, ta có thể tìm thấy số lượng công ty từ nhỏ (dưới 100 người) đến lớn (trên 1000 người) đều dùng được mô hình quản lý này.

Cấu trúc tổ chức dạng Amoeba

Amoeba là từ tiếng Anh chỉ loài amip – sinh vật đơn bào tự kiếm ăn thông qua các chân của nó, và khi đủ lớn amip sẽ tự tách ra làm đôi. Amip cũng có khả năng kết thành những “bè” amip để cộng sinh với nhau. Có thể nói ví von, amip là “loài bất tử” do nó không thực sự “chết” mà chỉ chuyển thể qua việc để lại sự sống cho nhân mới. Các đặc trưng thú vị này cũng thể hiện qua hệ thống quản lý của Inamori. Ví dụ tại Kyocera Group, 70.000 nhân viên được tách ra làm hơn 3000 nhóm amoeba. Tại Spaceaa Group (VN), hơn 300 nhân viên được tách ra làm 80 amoeba cho đến tháng 3/2017.

Đặc trưng của ADMS là chia công ty thành các nhóm nhỏ 10-20 người (gọi là amoeba) hoạt động dựa trên cơ sở thị trường nhằm tăng tính linh động tối đa, tạo ra cảm nhận về thị trường (market sense) sát đến từng nhân viên, hiện thực hóa khả năng “quản lý bởi tất cả – management by all” để phát triển khả năng lãnh đạo từ cấp nhỏ nhất. Cách tổ chức này cho phép công ty biến chuyển các bộ phận trước đây được xem là “gián tiếp, hỗ trợ” thành các trung tâm lợi nhuận. Mỗi amoeba tạo ra lợi nhuận bằng cách chủ động tăng doanh thu và cắt giảm chi phí, thương lượng với bên trong hoặc bên ngoài một cách tự chủ và công bằng với thị trường. Thiết kế cấu trúc tổ chức kiểu này làm cho tính minh bạch của tổ chức tăng lên, nhân công ở tất cả mọi cấp độ của tổ chức đều có cơ hội áp dụng kỹ năng chuyên môn của mình cho các vấn đề kinh doanh và kỹ thuật chứ không bị “học xong cất tủ”. Khi là thành viên của một nhóm amoeba, người nào cũng có thể thấy được kết quả trực tiếp của việc làm của mình tác động lên kết quả kinh doanh, giống như họ là chủ sở hữu thực thụ của doanh nghiệp. Bằng cách đó, mỗi người đều có khả năng nhìn nhận mọi vấn đề với góc nhìn của khách hàng một cách trực tiếp, chứ không bị “chôn” trong một cấu trúc tổ chức nhiều lớp. Cấu trúc Amoeba này thúc đẩy người ta phải tăng cường kiến thức chuyên sâu và yêu cầu đầu óc kiểu khởi nghiệp rất lớn. Mọi người đều phải chịu trách nhiệm cao với thành quả, và chiến đấu hết cỡ vào mọi lúc để thích nghi liên tục với thị trường.

Cách thức tổ chức này giải quyết khá tốt tình trạng chung của các doanh nghiệp: càng lớn lên càng kém năng động vì cõng trên mình quá nhiều hệ thống quan liêu (bureaucratic), lãnh đạo và quản lý xa rời thị trường, nhân viên hầu như không ai cho rằng mình có trách nhiệm tạo ra lợi nhuận (kể cả dân sales), người có tiềm năng lại ra đi vì không có “chỗ để lên tiếp”.

Hơn nữa, amoeba không hoạt động một mình mà có thể gắn như một tập thể tấn công rất mạnh (giống như tế bào bạch cầu trong máu người vậy). Các nhóm amoeba được thiết kế để hoạt động xuyên suốt thông qua các nền tảng khác nhau trong tổ chức, tạo nên tính cộng lực và các giải pháp tổng thể cho khách hàng.

Xin vui lòng tham khảo slides trình chiếu về Hệ thống quản lý Amoeba.
Link download: https://www.imt.vn/wp-content/uploads/2018/08/He-thong-quan-ly-Amoeba-Kazuo-Inamori.pdf

Hệ thống kế toán Amoeba

Tinh thần chung của toàn công ty, hay còn được gọi là “sự thật căn bản của kinh doanh”, đơn giản là “tối đa hóa doanh thu, tối thiểu hóa chi phí” – nguyên tắc đơn giản nhưng nhiều nhà quản lý “công ty lớn” đang càng lúc càng xa rời để khoác lên mình những công cụ quản lý mỹ miều hơn nhưng cồng kềnh và kém hiệu quả hơn.

ADMS cũng không chấp nhận các số liệu kế toán báo cáo hàng tháng mà hình thành nên hệ thống báo cáo kế toán quản trị tính hiệu quả hằng ngày, và toàn bộ amoebas chỉ tập trung vào đúng 1 chỉ số chính là “hiệu quả theo giờ – hourly efficiency” – một chỉ số đơn giản, ai cũng hiểu, có tính thách thức cao và bao hàm được bản chất của kinh doanh (tối đa hóa doanh thu, tối thiểu hóa chi phí). Quan điểm của hệ thống quản lý Amoeba cho rằng nếu đợi có báo cáo kế toán hàng tháng thì cũng như lái xe hết một đoạn đường mới biết mình chạy bao nhiêu km/h, vì vậy, số liệu kế toán càng là tức thời càng tốt. Từng tổ trưởng Amoeba đều có trách nhiệm lập, tính toán, báo cáo và đưa ra thảo luận trên những con số từ bảng báo cáo lãi lỗ hàng ngày như vậy thông qua các cuộc họp buổi sáng (chorei), trong đó người chủ nhiệm amoeba sẽ trình bày số liệu và các vấn đề, toàn bộ thành viên amoeba được đóng góp ý kiến trong cuộc họp.

Chủ nhiệm amoeba là người phải lập các bảng báo cáo lãi lỗ và tính hiệu quả theo giờ, với doanh thu là giá trị hàng sản xuất được đàm phán trên cơ sở giá trị trường với amoeba đầu vào, các chi phí gia công tính từ giá của amoeba gia công cho mình, các chi phí vận hành amoeba và các chi phí chung được phân bổ. Hệ thống này đòi hỏi tính minh bạch về số liệu đến mọi ngóc ngách của công ty, và tập cho các quản lý từ cấp nhỏ nhất kỹ năng làm việc với con số, cảm nhận về lãi lỗ và thị trường (market sense) và khả năng thương lượng.

Triết lý quản lý Amoeba

Điểm đặc sắc là các amoeba mặc dù có tính chủ động rất cao nhưng vẫn liên kết chặt chẽ với nhau trên nền tảng triết lý “làm điều mà một con người đúng đắn phải làm – Do the Right Thing as a Right Human being?”, hay “Kính thiên ái nhân – Respect Divine, Love People”. Từ việc lan tỏa, biến chuyển triết lý này thành cách sống của mọi thành viên, hệ thống quản lý Amoeba mới được hoạt động suôn sẻ. Bên trong các công ty như Kyocera, việc “trả giá” qua lại của các amoeba được thực hiện có tính cạnh tranh cao nhưng không có tính sát phạt, việc bo bo giữ lợi ích cá nhân hay chây ì trong cải tiến cũng không xảy ra. Câu hỏi đơn giản nhất mọi người luôn phải nhớ đó là: “mình đang làm việc này là vì lợi ích bản thân hay lợi ích chung?” – đây là kim chỉ nam xuyên suốt các hoạt động hàng ngày theo tinh thần “không vị kỷ” (altruism) của Inamori.

Cụ thể hóa triết lý Kính thiên ái nhân, Inamori đưa ra “6 nỗ lực” dành cho cấp nhân viên và “12 nguyên tắc quản lý” dành cho quản lý. Triết lý của công ty được in thành các sổ tay bỏ vừa túi áo của nhân viên, và chủ nhiệm amoeba sẽ phải lấy ra để đọc lại hàng ngày cho mọi người đều đặn trong các cuộc họp chorei.

12 nguyên tắc quản lý
- Chỉ rõ ra mục đích và sứ mệnh nhánh kinh doanh của mình
- Lập mục tiêu cụ thể
- Giữ lửa đam mê
- Nỗ lực hơn hẳn người thường
- Tối đa hóa doanh thu, tối thiểu hóa chi phí
- Giá chính là quản lý
- Ý chí quyết định khả năng thành công
- Sở hữu tinh thần chiến binh
- Đối diện mọi thách thức bằng lòng can đảm
- Luôn sáng tạo trong công việc
- Làm người đàng hoàng và tử tế
- Luôn tích cực và tươi vui. Giữ ước mơ và hy vọng lớn lao với trái tim trong sáng

6 nỗ lực hành động
- Nỗ lực hơn hẳn người thường
- Giữ tính khiêm tốn
- Nhìn lại mình hàng ngày
- Biết ơn cuộc sống
- Làm điều tốt và phục vụ tha nhân
- Không bới móc quá khứ

Nguồn: Saigon, tháng 03/2018
Cập nhật gần nhất: 28/08/2018 – thay đổi slides và chỉnh sửa từ ngữ
Lưu Nhật Huy, MD, IMT

Đây là đoạn trao đổi của tôi với anh Tùng:
- Anh Tùng: việt nam có đơn vị nào đào tạo cái này chưa em
+ Tôi: Mô hình này được đề cập trong quyển Tái tạo tổ chức. Trong mô hình này nó thúc đẩy cơ chế Tự quản. Mỗi đơn vị nhỏ như là 1 đơn vị kinh doanh
- Anh Tùng: vấn đề xây dựng chỉ số đo lường doanh thu lợi nhuận cho tưng dơn vị nhỏ là khó và chia nhỏ team theo product
+ Tôi: Em đoán là họ để cho các đơn vị tự xây. Chỉ đưa ra 1 khoản chị phí gọi là đầu tư.

Chúc cả nhà một tuần làm việc vui vẻ.