Bước thứ 2 khi làm HRM – thu phục nhân tâm

Buổi offline thứ 2 của HRMs Club đã diễn ra rất hay và thành công. Thời tiết như ủng hộ khi đến chiều tối, trời tạnh, đường khô, thoáng và mát mẻ. Các thành viên đăng ký đến dần đông và Offline chính thức bắt đầu lúc 18h45. Thành viên tham dự theo danh sách checkin là 35 người.

Mở đầu với phần chia sẻ kinh nghiệm của chị Ánh Phương – HRM Công ty TNHH Tripath Việt Nam. Với kinh nghiệm của mình chị đã chia sẻ nhiều điều trong tình huống của chị. Sau buổi đầu làm quen, chị tạo thế chủ động cho mình bằng cách thay đổi chỗ ngồi, tìm cho mình chỗ phù hợp. Rồi sau chị tự gửi mail giới thiệu mình tới các phòng ban. Trong tuần đầu chị dành thời gian để thu thập hồ sơ, gặp gớ các phòng ban với cường độ cao.

Tuần thứ 2, ngày đầu tuần, chị bắt đầu tiến hành giao lưu với các trưởng bộ phận sâu hơn thông qua việc rủ đi ăn với từng người. Trong lúc ăn, chị cố gắng tìm hiểu sâu hơn nội tình, các vấn đề của công ty thông qua con mắt nhìn của trưởng bộ phận. Sau khi giao lưu và tập hợp hồ sơ, với những gì mình phân tích và nhìn nhận được, vẫn trong tuần này, chị quay trở lại làm việc với Giám đốc. Chị đưa ra các vấn đề và đề xuất chính sách tăng quyền lợi cho nhân viên.

Sang đến tuần 3, GĐ bắt đầu phê duyệt 1 phần của chính sách. Đây chính là dấu ấn đầu tiên khiến nhân viên công ty nhìn chị với con mắt thân thiện. Tuần 4 chị đưa vào áp dụng máy chấm công. Tuần 5, xây dựng và áp dụng nội quy mới. Từ tuần 6 trở đi, chị nhận lại nhiệm vụ làm lương từ bộ phận kế toán, trao đổi với các trưởng bộ phận để phân tích và làm rõ cách thức trả lương, doanh số ... Song song với làm lương, chị cũng bắt đầu nhận lại công việc BHXH bao gồm các thông tin về số lượng, tình hình BHXH ...

Quy mô nhân sự công ty chị lúc đó khoảng 1000 người trên toàn quốc. Chị cũng chia sẻ thêm, khi đề xuất các phương án gia tăng lợi ích cho nhân viên, chị cũng gặp phải phản đối của trưởng bộ phận kế toán. Chị đã kiên quyết "chiến đấu" để giữ cho được các chính sách đó.

Tiếp sau, anh LInh chia sẻ kinh nghiệm của mình. Với một tình huống công ty khác, cách xử lý của anh cũng có đôi chút khác biệt. Khi anh vào, hệ thống quản trị nhân sự của công ty cũng đã được xây dựng khá hoàn chỉnh. Do công ty liên tục phải chịu đánh giá của các đối tác nên các văn bản chính sách phải đầy đủ. Anh vào trước tiên là cần phải duy trì các công việc của phòng. Do đó các bước đi của anh dài hơn so với chị Phương.

Việc đầu tiên trong tuần đầu là tìm hiểu các giấy tờ, chính sách của công ty. Cùng với đó anh tiến hành khảo sát thông qua việc đến từng bộ phận xem cụ thể các công việc. Và dĩ nhiên anh cũng tương tác, giao lưu với các bộ phận và nhân viên. Sau 2 tuần tìm hiểu, anh tiếp tục bỏ ra 2 buổi / 2 tuần để làm việc với Giam đốc, trao đổi các mục tiêu cần đạt được như: tỷ lệ lương / doanh số, chỉ số an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy.

Sang đến tuần thứ 6, anh bắt đầu tiến hành chỉnh sửa các c/s không phù hợp với luật để cho phù hợp. Và anh cũng bắt đầu chỉnh sửa các chính sách lương cho phù hợp.Anh cũng chia sẻ, anh có một cái không may và cũng may trong tình huống của anh là công ty có các sự việc đặc biệt cần có sự tham gia của các trưởng bộ phận nên quá trình làm quen của anh chính là quá trình giải quyết các sự việc đó. Thông qua việc giải quyết sự việc thành công, mọi người cũng ghi nhận và từ đó các công việc nhân sự được triển khai ổn thỏa.

Ở case (tình huống) thứ 3 của chị Hà, chị chia sẻ rằng mình không có được 2 tháng như mọi người mà phải là 1 tháng. Lúc mới vào, chị có đặt hàng của Giám đốc với các mục tiêu cụ thể. Chị dành ngày làm việc đầu tiên để làm quen với mọi người như : GIám đốc giới thiệu, mua hoa quả làm quen. Trước lúc họp giới thiệu, chị đọc trước hồ sơ để nắm một vài thông tin sơ lược các keyperson. Rồi khi trao đổi, chị gọi tên họ. Đây là một cách tạo thiện cảm rất hiệu quả. Trong ngày đầu, chị cũng nhận luôn bàn giao công việc của bộ phận.

Sang đến ngày thứ 2, song song với triển khai công việc vật lý, chị bắt đầu tìm hiểu hồ sơ, kiểm tra thông tin. Việc kiểm tra thông tin này giúp chị biết các thông tin và cả những ẩn dấu bên trong (lương khống) nếu có. Sau đó chị tìm hiểu quy trình và cơ cấu tổ chức, so sánh với những kiến thức mình đã có để đánh giá.

Đấy là công việc tuần 1, sang đến tuần 2, chị tiến hành xây dựng lại nội quy và cơ cấu tổ chức. Sang đến tuần 3 và 4, chị bắt đầu hiệu chỉnh, thay đổi chính sách lương cho phù hợp. Ở thời điểm này, chi bắt đầu phải va chạm với trưởng bộ phận Kế toán và Phó Giám đốc. Đây là thời điểm căng thẳng đòi hỏi HRM phải kiên quyết nhưng cũng cần khéo léo để bảo vệ quan điểm thay đổi chính sách của mình.

Kết thúc 3 chia sẻ, mọi người bắt đầu vào phần đúc rút kinh nghiệm. Có 3 bước được rút ra khi HRM mới muốn lấy thiện cảm của mọi người:
Bc1: Tạo thiện cảm chung đầu tiên thông qua màn chào hỏi và giới thiệu (tự viết mail chào, hoa quả làm quen, nhớ tên, GĐ giới thiệu).
Bc2: Đi sâu vào tạo ảnh hưởng với các trưởng bộ phận thông qua việc thể hiện cho các Trưởng bộ phận thấy HRM quan tâm tới tình trạng của BP, các phát biểu của HRM luôn mang tính chất xây dựng, nói đến lợi ích chung và đưa ra phương án tốt hơn đề nghị suy thêm ...
Bc3: Tạo ảnh hướng với toàn bộ nhân viên cũng như BGĐ bằng cách chọn và triển khai dự án hướng tới gia tăng lợi ích cho cả nhân viên và công ty. Dự án phải tạo ra sự thay đổi nào đó toàn công ty thấy và từ đó kéo nhân viên về phía HRM.

Cuối cùng, trước khi ra về, mọi người cùng thảo luận cách nâng cao kỹ năng của bản thân thông qua việc giới thiệu các quyển sách nên đọc: Lãnh đạo 360, Lãnh đạo không chức danh, Đừng bao giờ đi ăn một mình, Ai che lưng cho bạn.

Phần 1 kết thúc, các thành viên ở lại tiếp tục sang phần 2: bàn việc thành lập câu lạc bộ. Mọi người cùng thống nhất mục tiêu, đối tượng, điều kiện tham gia câu lạc bộ, BCN lâm thời.

Buổi offline kết thúc lúc 21h30 và thực sự kết thúc lúc 22h.

Nguyễn Hùng Cường | kinhcan24
at Blog Nhân Sự | http://blognhansu.net.vn