Mô hình cửa sổ lãnh đạo của Johari và ứng dụng trong Quản trị Nhân sự

Có cái này thấy hay hay nên giới thiệu cho cả nhà cùng tìm hiểu: Mô hình cửa sổ lãnh đạo của Johari và ứng dụng trong Quản trị Nhân sự.

A. LÝ THUYẾT CHUNG CỬA SỔ JOHARI TRONG LÃNH ĐẠO
Nhà lãnh đạo, quản lý, quản trị thường là người đưa ra các quyết sách, chủ trương, chính sách, quyết định, phương án, cách giải quyết một vấn đề. Và việc này sẽ tác động đến quyền lợi và lợi ích của các bên liên quan (hữu quan).

Trong Doanh nghiệp thì các bên liên quan là Khách hàng, Chủ sở hữu, Giám đốc điều hành, Người lao động, Nhà nước và Cộng đồng địa phương. Mỗi một bên liên quan sẽ có quyền lợi, lợi ích khác nhau và đều có tổ chức để bảo vệ họ.

Bản chất của lãnh đạo là bài toán chia lợi ích (hàm lợi ích) – đưa lợi ích các bên về thế cân bằng. Johair đã nghiên cứu và đưa ra mô hình Cửa sổ:

Vùng chung càng rộng thì tính khả thi và hiệu quả của các quyết định, chính sách càng cao. Vì vậy muốn hiệu quả công việc cần mở rộng vùng chung bằng cách:
- Tăng cường thêm thông tin (tổ chức các hoạt động đào tạo, teambuilding, các diễn đàn chia sẻ và các hoạt động có chủ đích)
- Mở rộng diễn đàn trao đổi (Hội thảo, chuyên gia, đi học, xây dựng công cụ phản biển xã hội)

B. TÌNH HUỐNG THỰC TẾ TRONG DOANH NGHIỆP
Tình huống Lãnh đạo bị rơi vào Vùng Mù xảy ra rất nhiều trong doanh nghiệp nhất là trong công việc Quản trị Nhân sự: Nhân viên biết nhưng lãnh đạo không biết. Cụ thể, hiện tại trong công ty Dịch vụ kế toán KC24GROUP có nhân viên dự định nghỉ khi ra Tết nhưng không ai trong Ban lãnh đạo hay.

Công ty KC24GROUP là công ty chuyên làm dịch vụ kế toán cho các công ty. KC24GROUP có 3 bộ phận: Hành chính, Nghiệp Vụ và KCS.
- Hành chính: lo các công việc liên quan đến nội bộ doanh nghiệp
- Nghiệp vụ: lo các công việc liên quan đến kế toán cho khách hàng (cân đối, lên báo cáo tài chính, làm các thủ tục thuế và quyết toán thuế)
- KCS: kiểm soát lại các giấy tờ, kết quả trước khi trả lại cho khách hàng.
Nhân viên khi vào làm ở công ty đều phải cam kết làm việc 3 năm và bị giữ bằng gốc. Khi nhân viên nghỉ sẽ bị phạt một khoản tiền nếu không báo trước 3 tháng. Chính sách tuy vi phạm luật lao động nhưng nhân viên không phản đối nên ban giám đốc vẫn giữ các điều kiện này.

Bộ phận KCS có 3 người: 1 trưởng phòng và 2 nhân viên (N và M). Nhân viên N vừa rồi có chuyện gia đình, mẹ bị vỡ nợ bỏ trốn và nhân viên đó phải gánh chuyện trả nợ thay cho mẹ. Bản thân N cũng vay công ty 1 khoản tiền khá lớn là 10 triệu nhưng chưa trả. Khoản tiền đó công ty trừ dần bằng lương hàng tháng.

Có một số việc về nhân viên N mà ban lãnh đạo chưa biết: N và chông đã làm bằng giả và đóng tiền chuẩn bị đi xuất khẩu lao động. N dự định ra Tết xin nghỉ luôn. N chỉ trao đổi với M và không nói với ai. Trong khi đó ra Tết là mùa cao điểm của công ty – mùa báo cáo tài chính. Các kết quả không được KCS sẽ không đảm bảo để trả cho khách hàng. Nếu vậy công việc sẽ bị ùn và có nguy cơ bị phạt.

C. PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG
Nhận định: Đây chính là tình huống Lãnh đạo công ty KC24GROUP bị rơi vào Vùng Mù.
Nguyên nhân:
+ Công ty không có chính sách để thúc đẩy nhân viên thông báo kế hoạch của mình, chính sách quản trị nhân sự chưa phù hợp.
+ Công ty không có trao đổi định hướng động viên nhân viên.
+ Lãnh đạo chưa tâm lý, nhạy cảm trong công việc quản trị nhân sự.
+ Lãnh đạo chưa xây dựng được công cụ phản hồi các thông tin phi chính thống từ nhân viên.

Hướng giải quyết: Việc xin nghỉ sẽ chắc chắn xảy ra do N đã làm bằng giả và đã đóng tiền đi xuất khẩu. Do đó gần như không có hướng để ngăn việc này xảy ra. Chúng ta chỉ có thể làm giảm bớt thiệt hại khi biết trước tình huống để tuyển người thay thế.

Để biết trước tình huống và đưa ra được quyết định hạn chế rủi ro, theo lý thuyết là chúng ta cần mở rộng vùng Biết của lãnh đạo. Như vậy, lãnh đạo cần phải thay đổi chính sách nhân sự, tăng cường khuyến khích nhân viên hiểu và thông báo các dự định của bản thân sớm cho công ty. Tăng cường giao lưu giữa lãnh đạo và nhân viên thông qua các hoạt động trong và ngoài công ty để nhân viên có cơ hội chia sẻ thông tin dự định và các thông tin ngoài lề.

Tuy nhiên nếu chỉ mở rộng vùng Biết của Lãnh đạo thì việc giải quyết vấn đề có thể sẽ không đạt kết quả cao. Ví dụ như: lãnh đạo biết thông tin nhân viên N dự định nghỉ và tuyển thêm 1 nhân viên A nữa vào bộ phận KCS. Nhưng các nhân viên khác của công ty không biết điều đó. Họ sẽ thắc mắc tại sao lại tuyển thêm. Do không biết tuyển thêm để làm gì nên họ sẽ có cách hành xử khách so với mong muốn của lãnh đạo là đào tạo nhân viên mới hòa nhập công việc càng sớm càng tốt. Họ có thể là tẩy chay nhân viên mới hoặc gây sức ép để nhân viên mới nghỉ việc do lo ngại nhân viên mới đến để thay thế ai đó. Vì vậy chúng ta nên mở rộng vùng Nhận ra (biết) của nhân viên. Có thể khi biết thông tin, nhân viên trong công ty sẽ tư vấn cho Lãnh đạo phương án tối ưu hơn. Cách mở rộng vùng Nhận ra của Nhân viên có rất nhiều như họp công ty và lãnh đạo đưa thông tin rồi xin hướng tư vấn giải quyết. Hoặc gặp riêng từng nhân viên liên quan để trao đổi cụ thể.