Cách quản lý nhân viên để đạt hiệu quả công việc đơn vị tốt

Một ngày chủ nhật hoạt động gần như tối đa công suất cũng đã trôi qua. Một ngày mùa đông không lạnh lắm. Fidel Castro cũng về nơi cụ Giáp, bác Hồ đang ở. Còn tôi ngồi đây ngẫm lại mấy bài viết về quản lý nhân viên. Tôi có 2 bài viết về chủ đề này:

- Cách quản lý nhân sự như thế nào cho hiệu quả ? ( https://goo.gl/y8tBXR )
- Cách quản lý nhân sự như thế nào cho hiệu quả – phần 2 ? ( https://goo.gl/5DIvGq )

Làm thế nào để quản lý nhân viên hiệu quả, đạt kết quả công việc đơn vị cao là một câu hỏi mà ai lên làm lãnh đạo, vai mang trọng trách cũng muốn có câu trả lời. Tôi cũng vậy. Và tôi biết một người có thể trả lời được câu hỏi đó. Ấy chính là Fiedler với thuyết lãnh đạo theo bối cảnh tình huống.

Mọi người nhìn cái hình tôi mới vẽ ra để hiểu hơn:

Một tổ chức hay đơn vị hay nhóm khi được hình thành và hoạt động sẽ rơi vào 1 trong 8 tình huống (bối cảnh). Dù đơn vị đó mới thành lập hay đã hoạt động lâu thì đều như vậy cả. 8 tình huống này được hình thảnh bởi sự kết hợp của 3 yếu tố:

1. Mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên (đo bằng thước đo LPC):
- Tốt
- Xấu
2. Cấu trúc công việc của tổ chức (mô tả công việc, cách thức giao việc, quy trình công việc, cơ cấu tổ chức ...) :
- Chặt chẽ, rõ ràng
- Không chặt chẽ, rõ ràng
3. Quyền lực địa vị của lãnh đạo (khả năng khuyên nhủ, ép buộc, ảnh hưởng, khen thường ...)
- Mạnh
- Yếu

Tổ hợp chập của 3 trong 6 yếu tố trên tạo thành 8 tình thuống:
T1: T - C - M
T2: T - C - Y
T3: T - K - M
T4: T - K - Y
T5: X - C - M
T6: X - C - Y
T7: X - K - M
T8: X - K - Y

Xin nhắc lại là dù doanh nghiệp hay đơn vị mới thành lập hoặc tồn tại lâu đều rơi vào 1 trong 8 tình huống trên. Ta thấy T1,2,3 là các tình huống thuận lợi. Theo cái lý của người miền xuôi thì tổ chức ở 3 tình huống này sẽ có kết quả công việc (doanh thu, lợi nhuận ...) tốt. Ai cũng hỉ hả vui vẻ. Nhưng thực tế có vậy không ?

Thực tế là đơn vị đó chưa chắc đã có kết quả công việc tốt. Mọi người tưởng vậy nhưng thực ra kết quả của nó có thể chỉ ở mức kém hoặc ở mức trung bình. Vậy khi nào thì kết quả công việc sẽ tốt (cao). Đó là khi người lãnh đạo áp dụng cách quản lý và phong cách lãnh đạo phù hợp với tình huống 1, 2, 3 đó. Đọc đến đây, đừng ai hỏi tôi những điều ở trên có đúng không. Mọi người đi mà hỏi ông Fiedler. Ông ý mất 30 năm nghiên cứu để chỉ ra điều đó.

Chúng ta vừa thống nhất với nhau rằng, một doanh nghiệp rơi vào tình huống thuận lợi thì cũng chưa chắc là kết quả kinh doanh sẽ cao nếu như người giám đốc (lãnh đạo) không có cách quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp phù hợp. Giờ chúng ta sẽ cùng nhau đi tìm hiểu thế nào là cách quản lý, lãnh đạo phù hợp với tình huống.

Như mọi người đã biết, dựa vào việc cho phép nhân viên tham gia vòa việc ra quyết định, điều hành và lãnh đạo công việc, người lãnh đạo thường có 2 phong cách:
- Phong cách dân chủ
- Phong cách độc đoán
Tuy nhiên không phải ai cũng hoàn toàn dân chủ hay độc đoán nên các chuyên gia chia lãnh đạo thành nhiều cấp độ (5 cấp độ) ( Đọc bài Cách cải thiện chất lượng và thái độ làm việc của nhóm nhân sự thực tập ? - https://goo.gl/iZSw2Q để biết thêm 5 cấp độ lãnh đạo 360 ). Rồi người ta tiếp tục nghiện cứu và chia ra :
- Có lãnh đạo định hướng và công việc, nhiệm vụ
- Có lãnh đạo định hướng vào con người, các mối quan hệ
Thôi chốt lại, chúng ta có 2 phong cách lãnh đạo là:
- Dân chủ, định hướng vào con người, mối quan hệ.
- Độc đoán, định hướng vào công việc, nhiệm vụ.

Theo như ở phần gần đầu chúng ta thấy rằng tổ chức ở tình huống thuận lợi (1,2,3) là tổ chức có mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên tốt. Tức là lãnh đạo quan tâm tới nhân viên, dân chủ, định hướng vào con người, mối quan hệ. Giờ muốn tổ chức đạt kết quả tốt thì Người sếp (lãnh đạo) đó cần phải thay đổi phong cách lãnh đạo. Tức là phải có phong cách lãnh đạo định hướng vào công việc.

Tương tự như vậy, tổ chức ở tình huống bình thường 4,5,6 thì sếp nên chọn phong cách lãnh đạo dân chủ. Phong cách dân chủ sẽ đưa tổ chức đạt hiệu quả cao nhất ở tình huống 5: Mỗi quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên kém nhưng cấu trúc công việc chặt chẽ rõ ràng (cao) và quyền lực địa vị mạnh.

Nếu doanh nghiệp rơi vào tình huống bất lợi (quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên kém, cấu trúc công việc không rõ ràng và quyền lực vị trí lãnh đạo yếu) thì phong cách lãnh đạo của người đứng đầu phải là độc đoán (định hướng công việc) thì mới có thể dẫn dắt doanh nghiệp đạt kết quả tốt. Chứ dùng phong cách lãnh đạo dân chủ (định hướng con người) thì sẽ làm cho tổ chức đi xuống. Khi một tổ chức đi vào khủng hoảng thì chúng ta cần phải làm sao cho các cá nhân trong tổ chức đó đồng lòng. Nhưng dùng dân chủ để tìm kiếm sự đồng lòng là không thể. Mà lúc đó chúng ta cần tới sự độc đoán để làm điều đó. Anh chị em cứ xem phim là thấy. Lúc khó khăn là lúc lãnh đạo rất độc đoán nhưng khi bình thường thì lại dân chủ.

Đọc đến đây chắc mọi người đã hiểu: một doanh nghiệp sẽ ở một tình huống nào đó và việc doanh nghiệp đó có đạt được kết quả tốt hay không dựa trên việc điều chỉnh phong cách lãnh đạo của người đứng đầu cho phù hợp với tình huống. Nếu chưa hiểu, mọi người cứ gọi điện cho tôi.

Đoạn cuối này bonus (thưởng thêm) cho những ai hay tò mỏ. Thế làm thế nào để biết được 3 yếu tố trên tốt xấu, mạnh yếu, cao thấp ? Thực ra là Fiedler có bộ câu hỏi (LPC) để đánh giá mối quan hệ :

và các bộ câu hỏi khác để đánh giá 2 yếu tố trên. Nhưng chúng ta cứ dùng cảm tính (định tính) để đánh giá. Như vậy cũng đủ rồi.

Để đánh giá người lãnh đạo hiện tại theo phong cách nào, chúng ta cũng có thể dùng LPC. Mặc dù LPC được dùng như là công cụ đánh giá Mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên. Chúng ta có thể dùng cách khác hoặc cảm tính cho nhanh. Điều đó tùy mọi người. Thang điểm LPC từ 16 (rất độc đoán) đến 128 (rất dân chủ).

Cuối của cuối là cách thức áp dụng vào thực tế. Mọi người cứ làm theo các bước sau:
Bc1: Đánh giá tình hình (bối cảnh) thực tế của đơn vị.
- Mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên thế nào?
- Cấu trúc công việc có cao, chặt chẽ, rõ ràng không ?
- Quyền lực vị trí của lãnh đạo có mạnh không ?
Từ đánh giá, chúng ta ra kết luận được đơn vị đó đang ở tình huống số mấy.
Bc2: Đánh giá phong cách lãnh đạo của người đứng đầu đơn vị: định hướng công việc hay con người ?
Bc3: Đưa các kết quả đánh giá ở 2 bước trên vào biểu đồ mối quan hệ giữa kết quả công việc với cách thức lãnh đạo và bối cảnh thực tế.
Bc4: Ra kết luận và đưa phương án điều chỉnh.

DC: Dân chủ - định hướng con người, mối quan hệ
DD: Độc đoán - định hướng công việc, nhiệm vụ
M: Mạnh
Y: Yếu
T: Tốt
X: Xấu

Thực tế tôi còn thấy có phương án điều chỉnh: Cấu trúc công việc và Quyền lực vị trí lãnh đạo nữa. Tức là thay đổi chính sách, quy chế, nội quy, văn hóa.

Bổ sung: như vậy chúng ta có 3 phương án điều chỉnh:
1. Thay đổi bản thân lãnh đạo cho phù hợp tình huống
2. Thay đổi bản thân tình huống (tổ chức) cho phù hợp lãnh đạo
3. Thay thế lãnh đạo không phù hợp bằng lãnh đạo phù hợp với tình huống.

Ví dụ điển hình là tình huống: Trương Đình Anh làm CEO của FPT.

Hoặc 1 ví dụ sách vở hơn:

Nguyễn Văn A là nhà lãnh đạo định hướng mối quan hệ (a relationship-oriented leader). A làm việc cho một nhà máy nhỏ, là người đang ở trong một tình huống rất không thuận lợi (tình huống 8). A có một thời gian dài khó khăn lãnh đạo đội công nhân của mình:
- Cấp dưới của anh ta đã không tin tưởng anh ta để tìm ra cho phúc lợi của họ (quan hệ nhà lãnh đạo - thành viên lúc này xấu);
- Các công việc xây dựng ông giám sát xu hướng mới và phức tạp (cấu trúc công việc thấp);
- Và A đã không kiểm soát được các phần thưởng và kỷ luật cấp dưới của mình nhận được (vị thế quyền lực yếu).
Nhận thức được sự cần thiết phải cải thiện vấn đề, giám sát của A, công ty đã cho anh: Quyền lực để thưởng cho các thành viên trong đội với các khoản tiền thưởng và làm thêm giờ khi thấy phù hợp và xử lý kỷ luật các thành viên trong đội cho công việc kém chất lượng và hành vi không an toàn vào trong công việc. Như vậy tình hình lãnh đạo của anh ta được cải thiện để thuận lợi vừa phải (chuyển sang tình huống 7), và hiểu quả công việc của đội do A lãnh đạo tăng lên.

Tuy nhiên phương án trên chưa phải tối ưu. Chúng ta có thể thay thế A bằng 1 người khác. Nếu không thì cố gắng đưa tình huống về phương án 5, đưa cấu trúc công việc, nhiệm vụ cho rỗ ràng. (Ví dụ này được tham khảo từ VCCI)

Câu hỏi cuối của cuối nhưng chưa chắc đã là cuối: Tiếp sau tình huống 8 là gì? Ta thấy Doanh nghiệp dù thuận lợi hay bất lợi thì đều nên dùng phong cách định hướng công việc. Nhưng chả lẽ cứ mãi Độc đoán ? Theo tôi, khi ở tình huống 8, lãnh đạo độc đoán mãi thì Quyền lực vị trí sẽ Mạnh lên và có một hiệu ứng tâm lý rằng người ta sẽ bắt đầu yêu thích lãnh đạo độc đoán như vậy Quan hệ giữa Lãnh đạo và nhân viên Tốt lên dù đó là một chiều. Tình huống 8 sẽ rơi vào tình huống 3: Doanh nghiệp đi vào bối cảnh thuận lợi nhưng kết quả công việc bắt đầu đi xuống.