Việc truyền thông khi triển khai các dự án Nhân sự

Sáng nay (lại là sáng :o ), đọc được tình huống của SHRM Vietnam. Thế là tôi lại có động lực lôi blog ra để viết. Câu truyện tôi muốn kể đó là : Truyền thông khi triển khai các dự án Nhân sự. Tôi có may mắn được tham gia một số dự án về Nhân sự, cả tái cơ cấu lẫn nâng cấp hệ thống. Một dự án nó có thông, suôn sẻ hay không nhiều khi nó lại nằm ở khâu đầu dự án - truyền thông. Hay đi sâu hơn đúng hơn là tâm lý nhân viên - những người tham gia và chịu ảnh hưởng của dự án.

Để bàn tiếp, chúng ta cùng đọc tình huống dễ nhất mà SHRM Vietnam viết ra: Nếu bạn là người Trưởng phòng Nhân sự trong câu chuyện dưới đây bạn sẽ làm gì?

“Trưởng phòng nhân sự đang triển khai một chính sách mới về phúc lợi sức khoẻ. Chính sách này mang lại hiệu quả cao hơn cho công ty nhưng lại chuyển phần trách nhiệm cho nhân viên nhiều hơn. Người trưởng phòng đã lý giải về những khoản phúc lợi và việc công ty cần quản lý chi tiêu, đồng thời cũng chia sẻ thông tin về kế hoạch triển khai cho nhân viên.Chính sách mới này vấp phải nhiều kháng cự vì nhiều nhân viên không muốn thay đổi và điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến thái độ làm việc và năng suất của nhân viên. Lẽ ra người trưởng phòng có thể làm gì để thay đổi chính sách này hiệu quả hơn?

A) Tìm cách cô lập người có khả năng phá rối và cản trở sự thay đổi
B) Chia sẻ nội tình của quyết định thay đổi chính sách này để đạt được sự thấu hiểu chung
C) Kêu gọi sự tham gia của nhân viên trong việc lựa chọn chính sách, chế độ phúc lợi sức khoẻ mới
D) Yêu cầu bên đối tác cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khoẻ đến trình bày những phúc lợi mới để đảm bảo tính khách quan”

Đáp án:
Theo lý giải của SHRM, khi triển khai một sự thay đổi, người trưởng phòng phải tiên liệu được sự kháng cự vì đây là bản chất của công việc “quản trị sự thay đổi” . Do vậy, ngay từ đầu, phương án hiệu quả nhất để triển khai sự thay đổi là: (C). Người trưởng phòng cần khéo léo kêu gọi sự tham gia của nhân viên trong quá trình triển khai chính sách mới để:
- Thấu hiểu nhu cầu họ, lắng nghe ý kiến của họ,
- Sau đó chia sẻ họ hiểu nguyên nhân của quết định thay đổi,
- Sau cùng là khuyến khích nhân viên tham gia đóng góp triển khai chính sách mới để tạo sự đồng thuận vì nhân viên cũng cảm thấy chính sách mới là sản phẩm của cả tập thể.

Phương án (A) không đúng vì việc làm này thể hiện sự thất bại trong năng lực lãnh đạo.

Phương án (B) không đúng vì chia sẻ nội tình không sẽ không giúp giải quyết được vấn đề mà còn có thể tiết lộ thông tin mật hay tạo ra những đồn thổi không hay cho sự thay đổi. Việc chia sẻ nội tình chỉ hiệu quả trong bối cảnh làm việc chính thức, đường hoàng trước tập thể, như trong đáp án (C).

Phương án (D) tạm chấp nhận được nhưng nếu chỉ sử dụng cách này thì uy tín của người Trưởng phòng Nhân sự không được nâng cao trong mắt nhân viên cũng như trong mắt đội ngũ lãnh đạo.

Đây là tình huống dễ nhất trong các dự án nhân sự: chính sách mới về phúc lợi sức khoẻ. Chính sách này mang lại hiệu quả cao hơn cho công ty nhưng lại chuyển phần trách nhiệm cho nhân viên nhiều hơn. Quyền lợi không tăng nhưng trách nhiệm lại tăng thì rõ là chẳng ai khoái cả.

Khi nghĩ đến việc triển khai một dự án nhân sự, việc này sẽ ảnh hưởng tới nhiều người nên ta cần cân nhắc mức độ ảnh hưởng của nó và tính toán việc đả thông tư tưởng cho những người là 1 phần của dự án. Tôi thường khuyên những ai khi chuẩn bị triển khai dự án: ít nhất phải có 1 buổi họp giữa các trưởng bộ phận và toàn công ty để Giám đốc công bố quyết định triển khai dự án và có 1 tờ quyết định có đóng dấu đỏ. Dự án nào mà không có điều này, cứ tự âm thầm triển khai thì tự âm thầm dừng.

Chúng ta làm ở phòng Nhân sự, dự án Nhân sự triển khai thì tất nhiên chúng ta gần như sẽ kiêm luôn cả vai trò làm quản lý dự án. Tôi hay đặt tên cho công việc này là trợ lý dự án. Trợ lý dự án sẽ phải có trách nhiệm hỗ trợ leader truyền thông các thông điệp của dự án cho tất cả mọi người hiểu. Kể cả người thực hiện dự án và người thụ hưởng dự án. Nhiều dự án nhân sự, tôi thấy bản thân những thành viên của ban dự án còn không hiểu đầy đủ tầm quan trọng của dự án. Họ làm vì "bị" sai vào đó.

Viết đến đây, tự nhiên tôi lại cả nghĩ. Có thể sẽ có ai đó đọc bài viết này và nghĩ rằng truyền thông trong dự án = giao tiếp, trao đổi thông tin giữa các thành viên ban dự án . Truyền thông có nhiều cách hiểu. Ý của tôi chỉ muốn nói đến việc: đưa thông điệp, ý nghĩa, trách nhiệm, quyền lợi cho những người thuộc dự án (triển khai và đối tượng) để họ hiểu, thấm nhuần.

Tôi thấy các dự án thường “thất bại” bởi vì những người tham gia dự án không rõ ràng tầm nhìn và điều kiện thành công của dự án. Tầm nhìn này phải được truyền đạt thành công đến từng đối tượng và nhóm thành viên. Cả đội sẽ có thể hình dung ra kết quả cuối cùng để tất cả hướng tới một mục tiêu chung để chạy.

Hình ảnh này là ví dụ cho việc truyền thông phải là một phần của kế hoạch triển khai dự án.

Như tôi đã viết ở trên, chúng ta phải có ít nhất 1 cuộc họp để chính danh. Nhưng thực ra nói về truyền thông chúng ta có thể truyền thông chủ động (Active) hoặc thụ động (Passive)

ACTIVE – Truyền thông chủ động, ví dụ:
- Các cuộc họp
- Hội nghị video
- Hội nghị điện thoại
- Webinars

PASSIVE – Phương pháp truyền thông thụ động, ví dụ như:
- Email
- Bảng tin nội bộ
- Blogs
- Website
- Bảng tin dự án

Cách nào cũng được miến đạt được điều như tôi vừa viết xong: họ hiểu, thấm nhuần. Bàn một chút về tâm lý con người. Hẳn mọi người đều sẽ công nhận với tôi rằng, cứ là con người thì ai cũng có vòng an toàn của mình. Vòng an toàn này chính là những thói quen, những gì đã quen thuộc những gì họ thấy thoải mái. Các dự án Nhân sự thường sẽ làm cho vòng an toàn của từng người tốt hơn. Đơn giản rằng tổ chức tốt thì sẽ có điều kiện để lo thành viên của tổ chức đó tốt. Tuy nhiên đã là dự án thì sẽ tác động và tạo ra sự thay đổi. Nói đến thay đổi là người ta không thích rồi. Càng có nhiều quyền lợi thì người lao động càng không thích thay đổi. Dù nó có tốt đến mấy người ta cũng nghi ngại. Do đó việc truyền thông dự án cần phải rất cố gắng để họ chấp nhận sự thay đổi đó.

Viết lai rai buổi sáng nhưng phải đến hết chiều mới xong. Tôi có bài này bổ sung cũng khá được. Mọi người cùng đọc nhé: Tái cơ cấu – cơn sóng thần – và quả bom nguyên tử cắt giảm nhân sự - http://goo.gl/l4rAfO

#truyềnthôngdựán
#truyềnthôngdựánnhânsự
#blognhansu